Študija primera: Gospa Lan Anh – Od zmede pri upravljanju več kanalov do učinkovite prodaje z GTG CRM

V zadnjih nekaj let je prodaja na več platformah e-trgovine postala priljubljen trend. Namesto da bi prodajali samo na eni platformi, se mnogi lastniki trgovin širijo na Shopee, Lazada in TikTok Shop, da bi dosegli več strank.

Gospa Lan Anh, stara 35 let, je ena izmed njih. Že skoraj 3 leta se ukvarja s spletno prodajo ženske mode in trenutno svoje izdelke prodaja na vseh treh platformah. Z dobro izkoriščeno obiskanostjo s platform, njena trgovina beleži stabilen prihodek in visoko stopnjo vračanja strank.

Vendar pa je s povečanjem naročil večkanalna prodaja prinesla tudi težave, na katere prej ni pomislila.

Ko se naročila povečajo, postane upravljanje kaotično

Gospa Lan Anh vsak dan obravnava približno 40–60 naročil s treh različnih platform. Delo, ki se zdi preprosto, je v resnici precej zapleteno.

Vsako jutro je prvo, kar mora storiti, zaporedno odpreti sisteme za upravljanje vsake platforme:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Mora preveriti, ali obstajajo nova naročila, natisniti nalepke za pošiljanje, uskladiti podatke o izdelkih in potrditi naročila.

Preklapljanje med več sistemi ji vzame veliko časa. Včasih že samo preverjanje naročil dnevno vzame več ur.

Večkanalni prodajalci morajo pogosto preverjati naročila na več platformah

Večkanalno upravljanje zalog: velika boleča točka spletnih prodajalcev

Največje težave gospe Lan Anh niso pri prejemu naročil, temveč pri upravljanju zalog pri prodaji na več platformah.

Njena trgovina ima približno 50 modelov oblačil, vsak model pa je na voljo v več velikostih in barvah. Skupno število SKU-jev (zaloga enot izdelkov) dejansko dosega na stotine različic.

Težava je v tem, da vsaka platforma e-trgovine upravlja zaloge neodvisno.

Praktičen primer:

Gospa Lan Anh ima v skladišču dejansko še 50 izdelkov, vendar pa se na platformah prikazuje:

• Shopee: 30 izdelkov
• Lazada: 30 izdelkov
• TikTok Shop: 30 izdelkov

Če se izdelek istočasno prodaja na več platformah, lahko skupno število naročil preseže dejansko zalogo v skladišču.

V tem primeru je prisiljena:

• Odpovedati naročila
• Stopiti v stik s strankami in jih prositi za zamenjavo izdelka
• Opravičiti se zaradi razprodane zaloge

To neposredno vpliva na oceno trgovine in izkušnjo strank.

Skladiščni delavci imajo tudi težave pri obdelavi naročil

Ko se število naročil poveča, je gospa Lan Anh najela dodatne skladiščne delavce za pomoč pri pakiranju in pripravi blaga.

Vendar pa je zaradi naročil na različnih platformah priprava blaga postala kaotična. Delavci pogosto sprašujejo:

• S katere platforme je to naročilo?
• Kje je številka naročila?
• Katere izdelke je treba vzeti iz skladišča?

Samo usklajevanje naročil z izdelki v skladišču vzame precej časa.

V konicah se lažje pojavljajo napake pri pakiranju ali pripravi blaga.

Ko se davčne določbe spremenijo, je izdajanje računov še bolj zapleteno

Poleg težav z naročili in zalogami se gospa Lan Anh sooča tudi z zahtevo po izdajanju elektronskih računov, ko stranke potrebujejo DDV račune.

Prej je morala ob vsaki zahtevi za račun:

1. Ponovno odpreti podatke o naročilu na platformi
2. Vnesti podatke v program za elektronske račune
3. Ponovno preveriti izdelke in količine

Ta postopek ni pretirano zapleten, vendar se s povečanjem števila naročil ročno vnašanje podatkov enostavno pomoti in vzame veliko časa.

Spodila je ugotovila, da za nadaljnjo širitev posla potrebuje sistem, ki bi povezal vse prodajne procese.

GTG CRM – rešitev za osredotočanje vseh prodajnih dejavnosti

Po pregledu številnih orodij za upravljanje prodaje na več kanalih se je Lan Anh odločila preizkusiti GTG CRM.

Posebej jo je navdušil sistem, ki ne samo da upravlja naročila, ampak tudi povezuje skladišče, izdelke in račune na eni platformi.

Ustvarjanje skladišč v sistemu

Prva stvar, ki jo je storila, je bila, da je v GTG CRM ustvarila skladišče.

Vnesla je osnovne podatke, kot so:

• Ime skladišča
• Naslov skladišča
• Vodja skladišča

Zaradi tega so vse prihodnje operacije skladiščenja in odpreme zabeležene v sistemu.

Ustvarjanje izdelkov in kod SKU

Nato je vse izdelke vnesla v Središče za izdelke.

Vsakemu izdelku je bila dodeljena edinstvena koda SKU, na primer:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Zahvaljujoč kodam SKU lahko sistem prepozna enak izdelek, tudi če je prodan na različnih platformah.

To omogoča natančnejše upravljanje zalog.

Povezovanje platform Shopee, Lazada in TikTok Shop

Po nastavitvi skladišča in izdelkov je povezala GTG CRM s svojimi prodajnimi računi na teh platformah.

Ko je povezava končana, je dovolj en klik na gumb "sinhroniziraj", da se naročila s:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

sinhronizirajo na en sam vmesnik.

Naročila so zbrana na enem mestu

Postopek obravnave naročil je postal enostavnejši

Po uporabi GTG CRM se je Lan Anhin prodajni proces opazno spremenil.

Nov postopek:

1. Naročila se pojavijo na nadzorni plošči GTG CRM
2. Lan Anh premakne status naročila na čaka na prevzem
3. Sistem ustvari odpremnico
4. Delavci v skladišču pripravijo izdelke glede na odpremnico

Zaradi tega delavci v skladišču ne potrebujejo več preverjati vsake platforme posebej, ampak delajo na enem samem vmesniku.

E-računi se ustvarijo samodejno

Druga funkcija, ki Lan Anh prihrani čas, je samodejno ustvarjanje e-računov.

Potrebovala je le enkratno nastavitev v razdelku z nastavitvami:

• Čas ustvarjanja računa
• Status računa
• Privzeta predloga računa

Ko je naročilo potrjeno za odpremo, sistem ustvari ustrezen račun.

Če se v naročilu spremeni količina izdelkov, GTG CRM podpira tudi samodejno popravljanje računov, kar olajša natančno davčno obračunavanje.

Rezultati po 6 mesecih uporabe GTG CRM

Po približno pol leta uporabe sistema je Lan Anh opazila številne očitne spremembe:

Prihranjen čas

Prej je vsak dan porabila več ur za preverjanje naročil na posameznih platformah. Zdaj je vse zbrano na eni sami nadzorni plošči.

Prihranek: 3–4 ure dela na dan

Natančno upravljanje zalog

Upravljanje zalog je postalo natančnejše. Sistem samodejno posodablja količine na zalogi po vsakem naročilu, kar znatno zmanjšuje prodajo nad zalogami.

Stopnja odpovedi naročil zmanjšana: z 8 % na 2 %

Izboljšane ocene

Ocene na platformah so se izboljšale zaradi zmanjšanja odpovedi naročil in natančnejših dobav.

Zaposleni delajo bolj učinkovito

Tudi skladiščniki vaše sodelavke delajo bolj učinkovito, saj jim ni več treba ročno primerjati naročil kot prej.

Zaključek

Zgodba gospe Lan Anh je tipičen primer izzivov, s katerimi se srečujejo številni prodajalci na več kanalih.

Ko je naročil malo, je ročno upravljanje morda še obvladljivo. Ko pa se število naročil poveča in prodajate na več platformah hkrát, pomanjkanje osrednjega sistema za upravljanje povzroči zmedo v poslovanju.

Tako lahko prodajalci svoje trgovine upravljajo učinkoviteje in se osredotočijo na razvoj poslovanja, namesto da bi se ukvarjali z ročnimi opravili.