Študija primera: Gospa Lan Anh – Od zmede pri upravljanju več kanalov do učinkovite prodaje s GTG CRM

V zadnjih nekaj letih je prodaja na več platformah e-trgovine postala priljubljen trend. Namesto da bi prodajali samo na eni platformi, mnogi lastniki trgovin razširijo svoje poslovanje na Shopee, Lazada in TikTok Shop, da bi dosegli več strank.

Gospa Lan Anh, stara 35 let, je ena izmed njih. Že skoraj 3 leta se ukvarja s spletno prodajo ženskih oblačil in trenutno svoje izdelke prodaja na vseh treh platformah. Zahvaljujoč dobremu izkoristku prometa s platform, njena trgovina beleži stabilen prihodek in precej visoko stopnjo ponovnih nakupov.

Vendar pa se je s povečanjem naročil pojavila tudi težava pri prodaji na več kanalih, na katero predhodno ni pomislila.

Ko se naročila povečajo, postane upravljanje zapleteno

Vsak dan mora gospa Lan Anh obravnavati približno 40–60 naročil s treh različnih platform. Delo, ki se zdi preprosto, je v resnici precej zapleteno.

Vsako jutro je njeno prvo opravilo, da zaporedoma odpre sisteme za upravljanje vsake platforme:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Preveriti mora, ali so nova naročila, natisniti nalepke za pošiljanje, primerjati podatke o izdelku in potrditi naročila.

Preklapljanje med različnimi sistemi ji vzame veliko časa. Včasih samo preverjanje naročil porabi več ur na dan.

Prodajalci na več kanalih pogosto preverjajo naročila na več platformah

Upravljanje zalog na več kanalih: velika težava spletnih prodajalcev

Največja težava gospe Lan Anh ni v prejetih naročilih, temveč v upravljanju zalog pri prodaji na več platformah.

Njena trgovina ima približno 50 modelov oblačil, vsak model pa je na voljo v več velikostih in barvah. Skupno število SKUjev dejansko doseže več sto različic.

Težava je v tem, da vsaka platforma e-trgovine upravlja zaloge neodvisno.

Praktičen primer:

V resničnem skladišču ima še vedno 50 izdelkov, na platformah pa je prikazano:

• Shopee: 30 izdelkov
• Lazada: 30 izdelkov
• TikTok Shop: 30 izdelkov

Če se izdelek hkrati prodaja na več platformah, lahko skupno število naročil preseže dejansko količino zalog v skladišču.

V takem primeru je prisiljena:

• Preklicati naročila
• Kontaktirati stranke za zamenjavo izdelka
• Opravičiti se zaradi razprodanosti

To neposredno vpliva na oceno trgovine in uporabniško izkušnjo.

Delavci v skladišču se tudi soočajo s težavami pri obravnavi naročil

S povečanjem števila naročil je gospa Lan Anh najela dodatne delavce v skladišču za pomoč pri pakiranju in pripravi blaga.

Vendar pa je zaradi naročil na različnih platformah tudi priprava blaga postala zapletena. Delavci pogosto sprašujejo:

• S katere platforme je to naročilo?
• Kje je številka naročila?
• Kateri izdelek je treba vzeti iz skladišča?

Samo primerjava naročila z izdelkom v skladišču vzame precej časa.

V dneh največje obremenitve je tudi lažje storiti napake pri pakiranju ali pripravi blaga.

Ko se davčna pravila spremenijo, postane izdajanje računov še bolj zapleteno

Poleg težav z naročili in zalogami se gospa Lan Anh sooča tudi z zahtevo po izdajanju elektronskih računov, kadar stranke potrebujejo DDV račune.

Prej je morala za vsako zahtevo za račun:

1. Ponovno odpreti podatke o naročilu na platformi
2. Vnesti podatke v program za elektronske račune
3. Ponovno preveriti izdelke in količine

Ta postopek ni preveč zapleten, toda s povečanjem števila naročil lahko ročno vnašanje podatkov povzroči napake in vzame veliko časa.

Spraševala se je, če želi še naprej širiti svoje poslovanje, potrebuje sistem, ki bi povezal vse prodajne procese.

GTG CRM – rešitev za osredotočenje vseh prodajnih dejavnosti

Po iskanju številnih orodij za upravljanje prodaje na več kanalih se je gospa Lan Anh odločila preizkusiti GTG CRM.

Kar jo je pritegnilo, je, da sistem ne upravlja samo naročil, ampak povezuje tudi skladišče, izdelke in račune v eni sami platformi.

Ustvarjanje skladišča v sistemu

Prvo, kar je storila, je bilo ustvarjanje skladišča v GTG CRM.

Vnesla je osnovne podatke, kot so:

• Ime skladišča
• Naslov skladišča
• Odgovorna oseba za skladišče

Zahvaljujoč temu so vse prihodnje dejavnosti vstopa in izstopa iz skladišča zabeležene v sistemu.

Ustvarjanje izdelkov in SKU-jev

Nato je vnesla vse izdelke v Center za izdelke.

Vsakemu izdelku je dodelila edinstveno kodo SKU, na primer:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Zahvaljujoč SKU-ju lahko sistem prepozna isti izdelek, ne glede na to, na kateri platformi je prodan.

To omogoča natančnejše upravljanje zalog.

Povezovanje platform Shopee, Lazada in TikTok Shop

Po nastavitvi skladišča in izdelkov je povezala GTG CRM s svojimi prodajnimi računi na platformah.

Ko je povezava končana, je s klikom na gumb "sinhroniziraj" naročila s:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

zbrala v en sam vmesnik.

Naročila so zbrana na enem mestu

Postopek obravnave naročil je postal enostavnejši

Po uporabi GTG CRM se je prodajni proces gospe Lan Anh znatno spremenil.

Nov postopek:

1. Naročila se pojavijo na nadzorni plošči GTG CRM
2. Spremeni status naročila v čakanje na prevzem
3. Sistem ustvari odpremnico
4. Delavci v skladišču pripravijo izdelke po odpremnici

Zahvaljujoč temu delavci v skladišču ne potrebujejo več preverjati vsake platforme, temveč delajo samo na enem vmesniku.

Elektronski računi se ustvarijo samodejno

Druga funkcija, ki gospe Lan Anh prihrani čas, je samodejno ustvarjanje elektronskih računov.

Nastaviti ga je morala samo enkrat v nastavitvah:

• Čas ustvarjanja računa
• Status računa
• Privzeti predlogo računa

Po potrditvi izdaje naročila iz skladišča sistem samodejno ustvari ustrezen račun.

Če se pri naročilu spremeni količina izdelkov, GTG CRM podpira tudi samodejno prilagajanje računov, kar omogoča natančnejše davčno obračunavanje.

Učinkovitost po 6 mesecih uporabe GTG CRM

Po približno pol leta uporabe sistema je gospa Lan Anh opazila številne očitne spremembe:

Prihranjen čas

Prej je porabila več ur na dan za preverjanje naročil na posameznih platformah. Zdaj je vse zbrano na eni sami nadzorni plošči.

Prihranek: 3–4 ure dela na dan

Natančno upravljanje zalog

Upravljanje zalog je postalo natančnejše. Sistem samodejno posodobi količino zalog po vsakem naročilu, kar znatno zmanjša prodajo nad količino.

Stopnja odpovedi naročil se je zmanjšala: z 8 % na 2 %

Izboljšane ocene

Ocene na platformah so se izboljšale zaradi zmanjšane stopnje odpovedi naročil in natančnejše dostave.

Delavci delajo učinkoviteje

Njeni delavci v skladišču delajo tudi učinkoviteje, saj jim ni treba več ročno primerjati naročil kot prej.

Zaključek

Zgodba gospe Lan Anh je tipičen primer izzivov, s katerimi se sooča veliko prodajalcev na več kanalih.

Ko je naročil malo, je ročno upravljanje morda še obvladljivo. Vendar pa se s povečanjem števila naročil in prodajo na več platformah hkrati, pomanjkanje osrednjega sistema za upravljanje povzroči zmedo v poslovanju.

Zato lahko prodajalci bolj učinkovito vodijo svoje trgovine in se osredotočijo na razvoj poslovanja, namesto da bi se ukvarjali z ročnimi opravili.