Vodnik za uporabo funkcij avtomatizacije v GTG CRM

Kaj boste znali storiti po tem vodniku?

Dostop do avtomatizacij → ustvarite proces (iz predloge ali iz nič) → nastavite sprožilec, pogoj, dejanje, čakanje, človeka → uporabite »Vprašajte umetno inteligenco« za konfiguriranje hitrih korakov in predlaganje naslednjega koraka glede na kontekst → shranite in aktivirajte → vizualno si oglejte zgodovino izvajanja , da vidite, kje se proces nahaja → uporabite vnaprej pripravljene skripte v dvonivojskem repozitoriju avtomatizacije .

Še niste seznanjeni s funkcijami? Oglejte si predogled Avtomatizacija – Avtomatizacija procesov .

Pripravite se vnaprej

1. Prijavite se v GTG CRM in v levi stranski vrstici boste videli meni Avtomatizacije. – Tukaj lahko ustvarjate in upravljate avtomatizirane procese.

2. (Priporočeno) V orodju za izdelavo e-pošte ustvarite predlogo e-pošte. – Za uporabo pri pošiljanju e-pošte.

1. korak – Dostop do avtomatizacije in ogled seznama

1. Na začetnem zaslonu kliknite meni Avtomatizacije v levi stranski vrstici.
2. Oglejte si seznam ustvarjenih procesov: ime, stanje (aktiven/neaktiven), datum nastanka in datum posodobitve.

✅ Pričakovani rezultat : Prikazan bo seznam avtomatizacij s stanjem posameznega procesa.

2. korak – Ustvarite novo avtomatizacijo (izberite predlogo ali začnite iz nič)

1. Kliknite gumb »Ustvari zdaj« .
2. Izberite vnaprej pripravljeno predlogo za hiter začetek ali pa ustvarite svojo iz nič .
3. Prikaže se vmesnik programa Workflow Builder , ki vam omogoča oblikovanje delovnega toka.

✅ Pričakovani rezultat : Odpre se graditelj poteka dela, pripravljen za dodajanje korakov.

3. korak – Nastavite sprožilec (začetno točko)

1. Povlecite in spustite element Sprožilnik na platno (ali kliknite obstoječe vozlišče Sprožilnik).
2. Izberite vrsto predmeta (vrsto predmeta, ki sproži dejanje).
3. Izberite dejavnost : Ustvari · Posodobi · Izbriši .

✅ Pričakovani rezultat : Sprožilec konfiguriran. Opomba: Po dodajanju pogoja bo sprožilec zaklenjen – prosimo, da ga predhodno pravilno konfigurirate.

4. korak – Nastavite pogoj

1. Element Pogoj povlecite in spustite na platno ter ga povežite s sprožilcem.
2. Izberite polje, ki ga želite preveriti (Stanje, Vrsta, Prioriteta, Lastnik ...).
3. Izberite vrednost za primerjavo (Opravilo, Odprto, V teku, Končano, Preklicano ...).
4. Izberite operator : enako · ni enako · v (na seznamu).

✅ Pričakovani rezultat : Pogoj pred nadaljevanjem izloči želene primere.

5. korak – Nastavitev dejanja

1. Povlecite in spustite element Action na platno in ga povežite s pogojem.
2. Izberite vrsto dejanja. Knjižnica dejanj je obsežna ( več kot 120 dejanj v CRM, prodaji, zalogah, računovodstvu, sporočanju, obvestilih, podpori, opravilih itd.). Na primer , Pošlji e-pošto :

• Izberite prejemnika : Ustrezna kontaktna oseba ali določen član ekipe.
• Izberite predlogo e-pošte, ki ste jo ustvarili v orodju za izdelavo e-pošte.
• Izberite pošiljatelja (e-poštni račun, s katerega je bilo sporočilo poslano).

✅ Pričakovani rezultat : Dejanje je konfigurirano in integrirano v proces.

6. korak – Za konfiguracijo hitrih korakov uporabite »Vprašaj umetno inteligenco«

1. Dodajte še en korak dejanja in nato odprite konfiguracijsko ploščo (ko je prazna, bo na plošči gumb »Vprašaj umetno inteligenco« ).
2. Kliknite »Vprašaj umetno inteligenco« in nato vnesite, kar želite povedati – na primer *»pošlji zahvalno e-pošto novi stranki«*.
3. Umetna inteligenca samodejno izbere ustrezno dejanje in vnaprej konfigurira korake; dodati morate le še podrobnosti.

✅ Pričakovani rezultat : Predhodno izpolnjen korak pravilno predstavlja dejanje, ki ste ga opisali (umetna inteligenca predlaga le dejanja, ki jih sistem lahko izvede).

7. korak – Dodajte naslednji korak s kontekstualnim predlogom.

1. Kliknite »+ dodaj korak« pod obstoječim korakom.
2. Izberite s seznama predlaganih dejanj glede na ciljno publiko izvornega koraka (na primer po »Stik ustvarjen« → Pošlji e-pošto · Ustvari posel · Posodobi stik · Ustvari nalogo).

✅ Pričakovani rezultat : Pojavi se nov , vnaprej konfiguriran korak, ki se samodejno pridruži procesu.

8. korak – Nastavitev čakanja/zamude in človeškega dela (če je potrebno)

1. Čakanje/Zakasnitev : Element Čakanje povlecite na platno, vnesite količino in izberite enoto (minute/ure/dnevi). Na primer: počakajte 10 minut, preden nadaljujete z naslednjim korakom.
2. Človek : Povlecite element Človek , ko je potrebna človeška obdelava – izpolnite Naslov , Opombe , Prioriteta (nizka/srednja/visoka), Odgovorna oseba in Rok (relativni: X dni od tega koraka; ali absolutni: izberite določen datum).

✅ Pričakovani rezultat : Postopek se za določeno trajanje ustavi; korak Človeški korak ustvari nalogo, ki čaka na obdelavo s strani odgovorne osebe, preden se nadaljuje.

9. korak – Shranite in aktivirajte avtomatizacijo

1. Preglejte celoten postopek.
2. Kliknite Shrani , da shranite.
3. Sistem prikaže sporočilo »Shranjevanje uspešno«; za zagon preklopite postopek na Aktivno .

✅ Pričakovani rezultat : Postopek se shrani in aktivira ter se začne izvajati, ko se sproži sprožilec.

10. korak – Vizualni ogled zgodovine izvajanja

1. V programu Builder odprite zgodovino izvajanja .
2. Izberite izvedbo s seznama (s statusom: izvaja se, čaka, uspešen, neuspeh).
3. Oglejte si diagram poteka procesa z barvnim kodiranjem glede na stanje vsakega koraka (zelena = dokončano, rumena = v teku, rdeča = napaka); kliknite na korak za ogled podrobnosti (trajanje, razlog čakanja, napaka, obdelani poslovni podatki).

✅ Pričakovani rezultat : Na diagramu lahko natančno vidite, na katerem koraku se je izvajanje ustavilo, kje se je ustavilo in zakaj.

11. korak – Prebrskajte dvonivojsko avtomatizirano skladišče in uporabite obstoječi skript

1. Pojdite v Avtomatizacije , odprite Katalog avtomatizacije . Brskajte po funkcionalni skupini (CRM/stranka, računovodstvo, kadrovska služba, dodelitev nalog itd.) in nato odprite priročnik v njem.
2. Hitro uporabite:

• Skript za stik/podjetje : dobrodošlica, opomnik za nadaljnje stike za stranke/podjetja – samo vklopite ga in pripravljen je za uporabo.
• Scenarij iskanja potencialnih strank in partnerjev : Po uvozu stika/podjetja iz iskalnika, ki ga poganja umetna inteligenca, uporabite scenarij ozaveščanja, da začnete postopek ozaveščanja.

✅ Pričakovani rezultat : Razpoložljiva skripta je omogočena in se izvaja; neuporabljene skripte so skrite za boljši videz.

Hitra iskalna tabela za pričakovane rezultate

Odprte avtomatizacije – seznam procesov + stanje

Ustvarite novo predlogo in izberite eno – odprl se bo graditelj poteka dela.

Konfiguriranje sprožilca/pogoja/dejanja – koraki za njihovo povezavo v diagram poteka procesa.

Kliknite »Vprašaj umetno inteligenco« – vnaprej izpolnjen korak bo izvedel pravilno dejanje, kot je opisano.

"+ dodaten korak" – Naslednji korak je vnaprej konfiguriran in kontekstualno primeren.

Shrani + Aktivno – Postopek, ki se zažene, ko se sproži sprožilec.

Zgodovina odprtih izvedb – diagram s podrobnostmi o stanju in barvami po korakih;

Odprite skladišče avtomatizacije – vnaprej napisani skripti, organizirani po funkcionalnih skupinah, preprosto ga vklopite in zaženite.

Nasveti za uporabo

1. Začnite preprosto : najprej ustvarite kratek postopek, nato pa ga postopoma širite.
2. Za hitro gradnjo uporabite predloge in funkcijo »Vprašajte umetno inteligenco« .
3. Preizkus pred aktivacijo : zaženite preizkus s testnimi podatki, nato pa odprite zgodovino izvajanja , da preverite vsak korak.
4. Za lažje upravljanje uporabite jasna imena .
5. Preden uporabite predlogo e-pošte v koraku pošiljanja, jo pripravite v orodju za izdelavo e-pošte.