Navodila za uporabo: Bančno usklajevanje v GTG CRM

Kaj boste znali po tem priročniku

Naložite bančne izpiske → razvrstite vsako transakcijo v pravilen računovodski konto → ustvarite pravila za samodejno usklajevanje in predlaganje v prihodnje → oglejte si poročilo o usklajevanju in ga izvozite → omogočite samodejno knjiženje izravnalnih vnosov. Rezultat: denar na banki se ujema z evidencami in računi, zapiranje obdobja traja le nekaj minut namesto celo popoldne.

Še niste seznanjeni s splošnim pregledom? Najprej si preberite članek Bančno usklajevanje, da boste razumeli, kaj zmore ta funkcija.

Predhodne priprave

#	Pogoj	Zakaj je potrebno
1	Prijavite se v GTG CRM, imejte dodeljene pravice za usklajevanje bančnih transakcij in pravice za ogled plačilnih dokumentov.	Le osebe s pravicami lahko razvrščajo/knjižijo bančne transakcije.
2	Nastavljen imate Sklad računov (Chart of Accounts) v Računovodstvu.	Za razvrščanje transakcij in ustvarjanje izravnalnih vnosov.
3	Na voljo imate podatke bančnega izpiska: povezan bančni račun ali naložena datoteka izpiska.	Usklajevanje potrebuje seznam transakcij kot vhodne podatke.

1. korak — Odprite prostor za usklajevanje in naložite izpisek

1. Pojdite na Računovodstvo ▸ Bančno usklajevanje.
2. Izberite bančni račun, ki ga želite uskladiti; naložite izpisek (povežite račun ali naložite datoteko) in izberite časovno obdobje.

✅ Pričakovan rezultat: Pojavi se seznam transakcij za obdobje, vsaka vrstica ima stolpec za razvrstitev in stanje usklajenosti (neusklajeno/usklajeno).

2. korak — Razvrstite transakcijo v ustrezen račun

1. Izberite neusklajeno transakcijo.
2. Izberite vrsto posla (prihodki / stroški / interni prenosi / gotovina–banka / COD…) in ustrezen računovodski konto; če gre za plačilo s strani kupca, povežite z ustreznim računom.
3. Shranite.

✅ Pričakovan rezultat: Transakcija se premakne v stanje "usklajeno", povezana z računom (in računom, če obstaja). Če je knjiženje omogočeno, se za to transakcijo ustvari izravnalni vnos.

3. korak — Ustvarite pravilo za samodejno usklajevanje v prihodnje

1. Pri transakciji izberite Ustvari pravilo (ali pojdite v razdelek Pravila usklajevanja).
2. Nastavite pogoje (opis / partner / znesek) ter vrsto + račun, ki ga želite dodeliti.
3. Shranite — pravilo je takoj aktivno.

✅ Pričakovan rezultat: Prihodnje transakcije, ki izpolnjujejo pogoje, bodo samodejno razvrščene; novo pravilo bo v stanju veljavnosti.

4. korak — Naj pravilo predlaga razvrstitev za podobne transakcije

1. Naložite izpisek za naslednje obdobje (ali dodajte nove transakcije).
2. Transakcije, ki izpolnjujejo pogoje pravil, ustvarjenih v 3. koraku, bodo samodejno predlagane za razvrstitev; vi jih pregledate in odobrite za množično uporabo.

✅ Pričakovan rezultat: Transakcije, ki so podobne prejšnjim, bodo predlagane za razvrstitev; vi jih le odobrite, namesto da bi ponavljali postopek od začetka.

ℹ️ Usklajevanje in predlaganje s pravili sta brezplačna. Kmalu na voljo: AI pomočnik za predlaganje razlag za popolnoma nove transakcije.

5. korak — Oglejte si poročilo o usklajevanju in ga izvozite

1. Odprite zavihek Pregled/Poročilo o usklajevanju.
2. Oglejte si usklajene zneske, ostanke, razlike; izvozite poročilo za arhiviranje.

✅ Pričakovan rezultat: Pregledna tabela prikazuje stopnjo usklajenosti in preostale postavke; izvoženo poročilo je popolno za obrazložitev.

6. korak — Omogočite samodejno knjiženje izravnalnih vnosov (neobvezno)

1. V nastavitvah računa vklopite možnost Knjiži v dnevnik (Post to ledger).
2. Od tega trenutka naprej bodo razvrščene transakcije (razvrstitev/prenos/gotovina–banka/COD) samodejno ustvarile izravnalne vnose. Odstranitev povezave transakcije bo obrnila knjiženje.

✅ Pričakovan rezultat: Vsaka usklajena transakcija ustvari izravnalni vnos v glavne knjige; preklic usklajenosti povzroči ustrezen povratni knjižni vnos.

Tabela za hiter pregled pričakovanih rezultatov

Dejanje	Rezultat, ki ga boste videli
Nalaganje izpiska	Seznam transakcij + stanje usklajenosti
Razvrščanje transakcije	Prehod v "usklajeno", povezava z računom/računom
Ustvarjanje pravila	Podobne transakcije se bodo v prihodnje samodejno razvrščale
Pravilo za samodejno predlaganje + odobritev	Podobne transakcije bodo predlagane za razvrstitev, množična odobritev
Ogled poročila	Usklajeni/preostali/razlike; poročilo je mogoče izvoziti
Omogočanje knjiženja	Izravnalni vnos se ustvari samodejno; preklic usklajenosti → povratni knjižni vnos

Opombe

• Izravnalni vnosi zahtevajo Sklad računov, ki je nastavljen v Računovodstvu.
• Vsa predlaganja vedno zahtevajo vašo odobritev pred uporabo — vi ste končni odločevalec. (Predlaganja z AI za popolnoma nove vrstice bodo kmalu dodana.)
• Usklajevanje COD: ko vam enota za pošiljanje/platforma vrne denar, uporabite korak razvrstitve COD za uskladitev in čiščenje postavke "denar v tranzitu".