Hướng Dẫn Sử Dụng: Bán Hàng Tại Quầy (POS) Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Đăng nhập màn hình thu ngân và chọn kho cửa hàng → thêm sản phẩm vào giỏ (quét mã / duyệt / tìm) → giảm giá và gắn khách nếu cần → thu tiền mặt hoặc QR/MoMo → in biên lai và (tuỳ chọn) để khách tự lấy hoá đơn GTGT → giữ đơn/gọi lại khi cần → và trả hàng, hoàn tiền đúng sổ sách. Kết thúc: bạn chạy được trọn một ca bán hàng tại quầy, và mọi đơn đều đồng bộ tồn kho + khách hàng với hệ thống bán na spletu.

Chưa nắm tổng quan? Xem trước bài Bán Hàng Tại Quầy (POS) để hiểu POS làm được gì.

Čuan bị trước

1. Tài khoản GTG CRM có quyền Ustvari prodajo POS (Bán hàng tại quầy). — Không có quyền này thì không hoàn tất được đơn tại quầy.

2. Đã có kho của cửa hàng trong hệ thống, và các sản phẩm có giá, mã vạch (nếu quét), tồn kho trong kho đó. — POS trừ tồn từ kho cửa hàng; quét mã cần có mã vạch trên sản phẩm.

3. (Nếu thu QR/ví) Đã bật và cấu hình MoMo/VNPay trong phần thanh toán của cửa hàng online. — POS dùng chung cấu hình thanh toán; chỉ hiện phương thức đã sẵn sàng.

4. (Nếu trả hàng) Tài khoản có quyền trả hàng (cao hơn thu ngân thường). — Trả hàng là nghiệp vụ đảo tiền nên cần quyền riêng; không có thì mục Vrne bị ẩn.

5. (Tuỳ chọn) Máy in nhiệt 58mm/80mm kết nối với máy ở quầy. — Để in biên lai và mở ngăn kéo tiền tự động.

Bước 1 — Đăng nhập POS và chọn kho cửa hàng

Mở trình duyệt tại pos.gtgcrm.com trên máy ở quầy, đăng nhập bằng tài khoản GTG CRM.

Nếu bạn có nhiều delovni prostor/cửa hàng, chọn đúng cửa hàng cần bán.

Lần đầu dùng: vào Nastavitve (Cài đặt) → chọn kho của cửa hàng (skladišče trgovine) .

✅ Kết quả mong đợi : Màn hình POS hiện ra (không có giao diện CRM), thanh trên cùng hiển thị tên kho cửa hàng và tên thu ngân . Lưới sản phẩm hiện sẵn ở giữa màn hình.

Bước 2 — Thêm sản phẩm vào giỏ (quét mã / duyệt / tìm)

Quét mã vạch bằng máy quét USB (đặt con trỏ ở ô quét rồi quét), hoặc gõ mã rồi Enter.

Hoặc duyệt lưới sản phẩm : chạm vào thẻ sản phẩm để thêm; chạm tab danh mục để lọc theo nhóm; cuộn xuống để tự tải thêm.

Hoặc tìm kiếm : gõ tên/mã sản phẩm vào ô tìm kiếm, chạm kết quả để thêm.

Chỉnh số lượng trong giỏ: bấm + / − , hoặc chạm thẳng vào con số số lượng để gõ số (ví dụ 12); xoá dòng bằng biểu tượng thùng rác 🗑.

✅ Kết quả mong đợi : Sản phẩm xuất hiện trong giỏ với đúng giá; Tổng tiền (Skupaj) cập nhật tức thì mỗi lần thêm/sửa/xoá. Sản phẩm hết hàng bị làm mờ và không thêm được.

💡 Mẹo : Quầy không có máy quét vẫn bán bình thường — cứ chạm sản phẩm trong lưới hoặc tìm theo tên.

Bước 3 — (Tuỳ chọn) Áp dụng giảm giá

Giảm giá một dòng : chạm nút giảm giá trên dòng sản phẩm, chọn theo số tiền hoặc phần trăm (%) .

Giảm giá cả đơn : mở ô giảm giá của đơn, nhập số tiền hoặc phần trăm.

✅ Kết quả mong đợi : Giỏ hiện rõ ba dòng Vmesni seštevek (Tạm tính) / Popust (Giảm giá) / Skupaj (Tổng) ; tổng được máy chủ tính lại . Nếu nhập giảm giá lớn hơn tạm tính, hệ thống từ chối và tổng không bao giờ âm.

Bước 4 — (Tuỳ chọn) Gắn khách hàng theo số điện thoại

Ở ô khách hàng, gõ số điện thoại của khách.

✅ Kết quả mong đợi : Nếu số đã có trong CRM, tên liên hệ hiện thay cho "Walk-in (Khách vãng lai)" và đơn sẽ được liên kết với khách đó. Không gõ số thì đơn là khách vãng lai — vẫn bán bình thường.

Bước 5 — Thanh toán tiền mặt

Bấm Plačilo (Thanh toán) → chọn Gotovina (Tiền mặt) .

Nhập số tiền khách đưa bằng bàn phím số, hoặc chạm các nút mệnh giá nhanh (10K–500K), hoặc Natančno (Đúng số tiền) .

Potrdi (Xác nhận) .

✅ Kết quả mong đợi : Màn hình hiện Skupaj / Razpisano (Tiền khách đưa) / Sprememba (Tiền thối) ; sau khi xác nhận, đơn được tạo (nguồn POS ), trừ kho ngay , giỏ hàng trở về trống và con trỏ quay lại ô quét cho khách kế tiếp.

ℹ️ Nếu bán vượt số tồn đang có, hệ thống chặn và cho biết sản phẩm nào thiếu — không trừ kho phần nào.

Bước 6 — Thanh toán bằng QR ngân hàng / ví MoMo

Bấm Pay (Thanh toán) → chọn MoMo hoặc VNPay (chỉ hiện nếu bạn đã bật/cấu hình).

Bấm hiện QR thanh toán — mã QR hiển thị trên màn hình phụ hướng về khách .

Khách quét để trả: MoMo quét bằng app MoMo (không dùng camera điện thoại); VNPay je QR koda VNPay.

✅ Kết quả mong đợi : Khi tiền vào, đơn tự hoàn tất , kho được trừ, biên lai in ra; một thông báo "đã nhận thanh toán" hiện ở chuông 🔔 trên thanh POS. Nếu khởi tạo thanh toán lỗi, giỏ hàng được giữ nguyên để thử lại.

Bước 7 — In biên lai và (tuỳ chọn) mở ngăn kéo tiền

Lần đầu mỗi quầy: vào Settings → Printer (Máy in) , chọn Connection (Kết nối) phù hợp (sistemski tiskalnik / WebUSB / Web Serial), chọn khổ giấy 58mm/80mm , bật/tắt mở ngăn kéo khi bán tiền mặt , rồi Natisni potrdilo o preizkusu (in thử) .

Từ đó, mỗi đơn hoàn tất tự in biên lai (và mở ngăn kéo trên đơn tiền mặt nếu đã bật).

Cần in lại? Bấm Ponovno natisni (In lại) ở màn hình vừa bán, hoặc mở Nedavna prodaja (Đơn gần đây) và in lại đơn bất kỳ.

✅ Kết quả mong đợi : Biên lai in ra đúng tiếng Việt (có dấu), đủ thông tin cửa hàng, danh sách hàng, tổng tiền, tiền thối; bản in lại được đánh dấu PONOVNI TISK . Nếu máy in trục trặc, đơn vẫn hoàn tất — chỉ hiện thông báo nhỏ kèm nút thử lại.

Bước 8 — Hoá đơn GTGT: xem thuế và để khách tự lấy hoá đơn điện tử

Xem thuế trong giá : giỏ hàng và biên lai tách rõ phần thuế GTGT đã bao gồm trong giá, theo từng mức thuế của sản phẩm (ví dụ 8 %, 10 %) — tổng tiền không đổi.

Bật/tắt kê khai GTGT : nếu cửa hàng chưa/không kê khai GTGT, tắt trong Nastavitve — POS không hiện và không ghi thuế.

Khách tự lấy hoá đơn điện tử : trên biên lai có mã QR ; khách quét bằng điện thoại, nhập tên công ty, mã số thuế (MST), địa chỉ, e-pošta , rồi hoá đơn điện tử được phát hành qua nhà cung cấp hoá đơn bạn đã kết nối và gửi về email khách.

✅ Kết quả mong đợi : Giỏ/biên lai hiển thị đúng số thuế GTGT theo từng mức; biên lai có mã QR để khách tự nhập thông tin xuất hoá đơn; sau khi khách gửi, họ thấy màn hình xác nhận "hoá đơn đang được xuất và sẽ gửi qua e-pošta".

ℹ️ Việc phát hành hoá đơn điện tử cần bạn đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn cho cửa hàng. Nếu chưa kết nối, biên lai vẫn ghi rõ đây chưa phải hoá đơn GTGT hợp lệ .

Bước 9 — Giữ đơn (Park) và gọi lại (Odpoklic)

Khách chần chừ/quên ví? Park Bấm (Giữ đơn) để cất giỏ hàng hiện tại.

Phục vụ khách kế tiếp bình thường.

Mở danh sách đơn đã giữ, bấm Odpoklic (Gọi lại) để khôi phục giỏ cũ.

✅ Kết quả mong đợi : park Sau khi, giỏ trống và một mục đơn-đã-giữ xuất hiện (số món + tổng + giờ). Khi Odpoklic, giỏ khôi phục đúng các dòng, số lượng, giảm giá và khách đã gắn; đơn đã giữ còn nguyên cả khi tải lại trang.

Bước 10 — Trả hàng và hoàn tiền

Mở meni ⋯ trên thanh POS → Vračila (Trả hàng) (chỉ hiện nếu bạn có quyền trả hàng).

Chọn đơn cần trả từ danh sách gần đây (hoặc nhập mã đơn) → Naloži (Tải) .

Nhập số lượng trả trên dòng cần trả, ghi lý do , bấm Issue refund (Hoàn tiền) .

✅ Kết quả mong đợi : Hiện thông báo "Izdano vračilo (Đã hoàn tiền): " ; hàng trả cộng lại vào kho (dùng lại được); đơn chuyển trạng thái delno_vrnjeno/vrnjeno (trả một phần/đã trả) ; một bút toán đảo được ghi để khớp sổ. Nếu trả nhiều hơn số đã bán, hệ thống từ chối .

Bước 11 — Kiểm tra đơn POS và dòng hoạt động 360° s CRM

Mở CRM (app.gtgcrm.com) → Naročila (Đơn hàng) : tìm đơn vừa bán, nguồn POS .

Nếu đã gắn khách: mở liên hệ đó → zavihek Dejavnost (Hoạt động) .

Mở meni Naročila → Aktivnosti để xem feed toàn bộ đơn tại quầy.

✅ Kết quả mong đợi : Đơn hiện với nguồn POS , đúng tổng tiền, không có địa chỉ giao hàng; nếu gắn khách, một hoạt động "POS prodaja" hiện trên dòng thời gian của khách; toàn bộ đơn tại quầy hiện trong feed Aktivnosti của meni Đơn hàng (lọc được theo người bán/ngày).

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Đăng nhập POS + chọn kho — Màn hình POS hiện tên kho + tên thu ngân, lưới sản phẩm hiện sẵn

Quét mã / chạm sản phẩm — Sản phẩm vào giỏ đúng giá; tổng cập nhật tức thì

Chạm số lượng — Bàn phím số để nhập thẳng số lượng

Áp giảm giá — Hiện Vmesni seštevek / Popust / Skupaj; máy chủ tính lại; không cho vượt tạm tính

Gắn khách theo SĐT — Hiện tên liên hệ thay cho "Walk-in"

Thu tiền mặt + Potrdi — Hiện tiền thối; đơn (nguồn POS) tạo, trừ kho, giỏ trống lại

Čet QR/MoMo — Khách quét trả; đơn tự hoàn tất; chuông báo "đã nhận thanh toán"

Bán vượt tồn — Bị chặn, nêu tên sản phẩm thiếu, không trừ kho

In biên lai / In lại — Biên lai tiếng Việt rõ; bản in lại đánh dấu PONOVNI TISK

Xem thuế GTGT — Tách rõ phần thuế đã bao gồm theo từng mức

Park → Odpoklic — Giỏ cất đi rồi khôi phục đúng (kể cả sau khi tải lại trang)

Izdaja vračilo — Hoàn tiền + hàng về kho + bút toán đảo; chặn trả quá số bán

Kiểm tra trong CRM — Đơn nguồn POS + hoạt động 360° trên khách và feed Đơn hàng

Lưu ý

Cần quyền Ustvari POS prodajo để hoàn tất đơn; cần quyền trả hàng riêng để dùng mục Vrnitve — nếu thiếu, liên hệ quản trị delovni prostor và đăng nhập lại để nhận quyền mới.

POS trừ kho từ kho cửa hàng đã chọn trong nastavitve; mỗi quầy nhớ riêng cấu hình máy in / khổ giấy / ngăn kéo tiền .

QR MoMo phải quét bằng app MoMo , không phải kamera điện thoại; chỉ các cổng thanh toán bạn đã bật và cấu hình mới hiện tại quầy.

Phát hành hoá đơn điện tử cho khách cần bạn đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn ; khi chưa kết nối, biên lai ghi rõ đây chưa phải hoá đơn GTGT hợp lệ.

Giao diện POS hiện có thể hiển thị nhãn tiếng Anh (Plačilo, potrditev, nastavitve, vračila, nedavne prodaje ...) — hướng dẫn này ghi kèm nghĩa tiếng Việt để bạn đối chiếu.

Nhập hàng và kiểm kê cửa hàng làm trên màn hình Kho (Skladišče) dùng chung — xem hướng dẫn Kho & Tồn kho.