Vse o elektronskih računih: kdaj jih izdati, kako odpraviti napake

Kdaj je obvezno izdati elektronski račun?

Elektronski račun je obvezen dokument ob nastanku prodaje blaga ali zagotavljanja storitev v skladu z davčno zakonodajo in zakoni o računih.

Pravilna določitev časa izdaje računa je odločilna za veljavnost računa in nastale davčne obveznosti.

Čas izdaje računa po zakonu

Čas izdaje računa za prodajo blaga

V skladu s točko a odstavka 6. člena 1. uredbe št. 70/2025/ND-CP, ki spreminja odstavek 1. člena 9. uredbe št. 123/2020/ND-CP, je določeno:

Čas izdaje računa za prodajo blaga je čas prenosa lastninske ali uporabninske pravice do blaga na kupca, ne glede na to, ali je bilo plačilo že prejeto ali ne.

Ta določba se uporablja za:

• Prodaja običajnega blaga
• Prodaja, prenos državnega premoženja
• Prodaja blaga iz državnih rezerv

V primeru izvoza blaga čas izdaje računa določi prodajalec, vendar najkasneje naslednji delovni dan po datumu carinjenja blaga v skladu z carinsko zakonodajo.

Čas izdaje računa za zagotavljanje storitev

Čas izdaje računa za zagotavljanje storitev je čas dokončanja zagotavljanja storitev, ne glede na to, ali je bilo plačilo že prejeto ali ne.

V primeru predplačila ali plačila med zagotavljanjem storitev je čas izdaje računa čas prejema plačila, pri čemer se ne štejejo:

• Pologi
• Predplačila za zagotovitev izvedbe pogodbe

Ta določba se uporablja za posebne storitve, kot so:

• Računovodstvo, revizija
• Finančno svetovanje, davčno svetovanje
• Vrednotenje
• Tehnično raziskovanje, projektiranje
• Nadzorno svetovanje
• Izdelava investicijskih projektov gradnje

Pogoste situacije glede časa izdaje računa

Ali je mogoče izdati elektronski račun z zamikom?

Ne.

Po veljavni zakonodaji izdajanje elektronskih računov z zamikom ni dovoljeno. Izdajanje računov ob napačnem času ali namerno zamikanje datuma je upravni prekršek glede računov.

Ali je mogoče dobaviti blago prej in nato izdati račun?

Ne.

Dobava blaga pred izdajo računa ob času prenosa lastninske ali uporabninske pravice do blaga se šteje za izdajo računa ob napačnem času in bo kaznovana v skladu s predpisi.

Globe za izdajo računa ob napačnem času

Od 1. 1. 2026 bo začela veljati Uredba št. 310/2025/ND-CP, ki določa:

Globe za izdajo računa ob napačnem času lahko znašajo do 70 milijonov VND, odvisno od:

• Narave kršitve
• Stopnje kršitve
• Števila kršitev

Izdajanje računov ob pravilnem času je obvezen zahteva, ne izbira.

Načela obravnavanja elektronskih računov z napakami

Račun je bil izdan, ima davčno številko, vendar še ni bil poslan kupcu, in je bila ugotovljena napaka

Prodajalec mora:

• Izdati nov elektronski račun kot nadomestilo
• Jasno navesti: „Nadomešča račun vzorčne številke… Serije… Številke… Datuma… meseca… leta…“
• Poslati nadomestni račun kupcu
• Hkrati poslati podatke o nadomestnem računu davčnemu organu

Račun je bil poslan kupcu, vendar je bila ugotovljena napaka

a. Napačno ime, naslov kupca (ne napačna davčna številka)

Prodajalec:

• Obvesti kupca
• Ni treba ponovno izdati računa
• Vloži obvestilo davčnemu organu po vzorcu 04/SS-HĐĐT

b. Napačna davčna številka, napačen znesek, stopnja davka, znesek davka ali blago ni ustrezne specifikacije ali kakovosti

Prodajalec in kupec (če gre za pravno osebo) morata:

• Sestaviti pisni sporazum, ki jasno navaja vsebino napake

Nato izbereta **eno od dveh možnosti**:

Popravni račun: Uporablja se, ko je treba popraviti del vsebine.

• Navedite: "Popravek za račun obrazec št… Serija… Št… Datum… mesec… leto…"
• Navedite del povečanja ali zmanjšanja

Nadomestni račun: Uporablja se, ko je treba celoten prvotni račun zamenjati.

• Navedite: "Nadomešča račun obrazec št… Serija… Št… Datum… mesec… leto…"

Po izdaji:

• Prodajalec podpiše s kvalificiranim digitalnim podpisom
• Račun pošljite kupcu
• Posredujte podatke popravljenega ali nadomestnega računa davčnemu organu

Več o tem: Celovit pregled nadomestnih in popravljenih računov

Nekateri posebni primeri obravnavanja

Popusti, promocije, prilagoditve vrednosti projekta: Izdajte nov račun v trenutnem obdobju, navedite razliko v povečanju ali zmanjšanju.

Vračilo blaga, znižanje cene po izdaji računa: Izdajte samo popravni račun, ne nadomestnega računa.

Več napačnih računov za istega kupca v istem mesecu: Lahko izdate en sam popravni ali nadomestni račun, skupaj s podrobnim seznamom prvotnih računov.

Primeri pomanjkljivih obveznih opomb na popravljenem ali nadomestnem računu

• Račun je določen kot neveljaven
• Popraviti ga je treba v prvotni obliki

Primeri, ko je popravljen ali nadomestni račun še vedno napačen

Nadomestni račun se obravnava v zaporedju: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Popravni račun se obravnava po načelu seštevanja: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Pomembna opomba

Od 01.06.2025:

• Elektronskih računov, ki so že bili izdani, ne bo več mogoče preklicati
• Vse napake bo treba odpraviti s popravnim ali nadomestnim računom

Zaključek

Za nove prodajalce je ključnega pomena, da razumejo:

• Kdaj izdati račun
• Da izdajo račun ob pravem času
• Da pravilno odpravijo napake

To je obvezen pogoj za skladnost z zakonodajo, izogibanje tveganju kazni in zagotavljanje preglednega, trajnostnega poslovanja.