Upravljanje s človeškimi viri in obračun plač neposredno v CRM — samodejni izračun pogodb o zaposlitvi, plač, socialnega zavarovanja in dohodnine

Predstavitev funkcij

Prodajate, upravljate zaloge, izdajate račune in vodite računovodske knjige v sistemu GTG CRM. Kaj pa izplačilo plač zaposlenim ob koncu meseca? Še vedno ločena datoteka Excel, še vedno ročno vnašanje vsake postavke socialnega zavarovanja, dohodnine, še vedno ročno prenašanje zneskov v računovodske knjige. In vsakič, ko država spremeni stopnje ali minimalno plačo, vas je strah, da bo programska oprema izračunala napako glede na zakonodajo.

Tega je danes konec.

GTG CRM ima popoln modul Kadrovska služba (HRM) — Izračun plač: upravljanje kadrovskih evidenc, pogodb o zaposlitvi, mesečno obračunavanje plač, in vsakič, ko zaključite obračun plač, se samodejno ustvari knjižni zapis za uskladitev glavne knjige — vse v istem sistemu, ki ga uporabljate za prodajo in računovodstvo. Obračun plač temelji na prednastavljenih nacionalnih podatkih — trenutno popolnoma obračunava za Vietnam (socialno, zdravstveno, pokojninsko zavarovanje, sindikalni prispevki, ki jih plača podjetje, progresivna dohodnina), druge države so v pripravi — in pomembna novost: GTG zagotavlja privzete zakonske zneske, vi pa jih lahko pregledate in jih sami prilagodite glede na svojo situacijo — vi nadzorujete končne zneske, ne črna skrinjica.

Težave, s katerimi se soočajo podjetja

Obračun plač v Excelu, računovodstvo v drugi programski opremi — Dvojni ali trojni vnos podatkov, enostavno odstopanje med plačami in knjigovodstvom

Socialno zavarovanje, dohodnina ročno izračunano po formuli — Napaka v eni davčni stopnji → celotna tabela je narobe, tveganje pri davčni kontroli

Pogodbe o zaposlitvi ročno pripravljene v Wordu — Vsakemu zaposlenemu posebej ponovno pripraviti besedilo, enostavno spregledati določbe

Obračun plač je zaključen, nato se knjiži le strošek plač — Pozabljen knjižni zapis ali napačen račun 334/642

Ne veste, katere stopnje/meje uporablja programska oprema, ne morete jo spremeniti — Zakon se spremeni ali situacija je drugačna → čakati morate ponudnika, nimate nadzora

Kadrovske evidence razpršene na več mestih — Ni enega samega mesta, kjer bi imeli vse informacije, pogodbe, plače

GTG CRM združuje vse v en sam vir podatkov: zaposleni → pogodbe → obračun plač → računovodski knjižni zapisi, samodejno in brezhibno — brez ločene kadrovske programske opreme, brez dvojnega vnosa podatkov.

Ključne prednosti

1. Kadrovske evidence in pogodbe o zaposlitvi na enem mestu

• Celovite kadrovske evidence: ime, položaj, oddelek, osebna izkaznica/potni list, veščine, izkušnje, delovna zgodovina, delovna doba — in priložene dokumente za vsako osebo.
• Pogodbe o zaposlitvi (HĐLĐ): ustvarjanje pogodb za zaposlenega (vrsta pogodbe, rok veljavnosti, osnovna plača, dodatki). Vsak zaposleni ima eno veljavno pogodbo — sistem to samodejno nadzoruje.
• Priprava pogodb z umetno inteligenco: kliknite "Ustvari z AI", da ustvarite standardno besedilo pogodbe o zaposlitvi (DOCX/PDF), samodejno vstavite podatke o blagovni znamki podjetja; ali naložite podpisano kopijo.
• Letni dopust glede na delovno dobo, podaljšanje/prekinitev/dodatki k pogodbam o zaposlitvi — upravljanje celotnega življenjskega cikla pogodbe.

💡 Hitri vnos obstoječih podatkov: imate seznam zaposlenih v Excelu? Uporabite množični uvoz s CSV, da v nekaj minutah vnesete vse kadre v sistem.

2. Mesečni obračun plač — Samodejno po vietnamskih standardih

• Enokotno obračunajte plače: sistem izračuna bruto plačo → prispevke za socialno varnost/zdravstveno zavarovanje/zaposlovanje → davek na dohodek posameznika → neto plačo za vsakega zaposlenega.
• Prednameščeni nabor podatkov za državo: trenutno za Vietnam (socialna in zdravstvena zavarovanja se izračunavajo na podlagi polne plače, 2 % sindikalnih prispevkov plača podjetje, progresivna davčna lestvica za dohodek, izračun sorazmerno glede na dneve ob začetku/prenehanju zaposlitve sredi meseca, minimalna regionalna plača in kumulativni dohodek od začetka leta za pravilen izračun davka). Samodejno knjiženje plač je trenutno na voljo za Vietnam; nabori podatkov za druge države so v pripravi.
• Dodatna plačila / izredna plačila (off-cycle), strukturirane ugodnosti in odločitve o nagradah → enkratni dohodek → obračun plače — vse v enem procesu.
• Obračun plače poslano iz vašega e-poštnega predala — zaposleni prejmejo e-poštno sporočilo z obračunom plače z naslova vašega podjetja, ne z neznanega naslova.

3. Nabor Podatkov za Obračun Plač — Privzete Nastavitve GTG, Vi Nadzorujete Številke (NOVO)

To je velika sprememba za vaš mir. Prej so bile zakonske številke (stopnje socialne varnosti, pragovi, davčni razredi, zgornje meje) fiksne — spreminjal jih je lahko le ponudnik. Zdaj jih lahko vidite in sami prilagodite neposredno v nastavitvah obračuna plač.

• Privzete vrednosti GTG, ki jih pregledate in nadzorujete: vsaka postavka prikazuje privzete vrednosti GTG, tako da veste, od kod prilagajate. Glavne pravne podlage za vietnamski nabor podatkov: Zakon o socialni varnosti 2024, Zakon o zaposlovanju 2025, Zakon o davku na dohodek posameznika 2025, Zakon o sindikatih skupaj z Uredbo 105/2026/ND-CP in Uredbo 293/2025/ND-CP. Za sindikalne prispevke: GTG izračuna in knjiži ta znesek, plačilo sindikatu je odgovornost podjetja; če je pristojni sindikat odobril vaši enoti znižanje, začasno ustavitev ali oprostitev plačila, prilagodite stopnjo, da bo ustrezala.
• Vi prilagajate glede na vašo situacijo: spremenite stopnje, pragove, razrede, zgornje meje glede na dejansko stanje podjetja; naslednji obračunski cikel bo takoj uporabil vaše številke.
• Ponastavitev na privzeto kadarkoli: z enim klikom se vrnete na vrednosti, ki jih je določil GTG.
• Vse spremembe se dnevniško beležijo: kdo je spremenil, iz katere vrednosti v katero — ker gre za podatke, ki neposredno vplivajo na dejansko plačo.

ℹ️ Zakaj je to pomembno: GTG ne "potrjuje zakonskih številk namesto vas", da bi vi odgovarjali. GTG zagotavlja transparentno in spremenljivo privzeto vrednost — vi (ali vaš računovodja) pregledate, prilagodite in nadzorujete končno številko, tako kot deluje vsa profesionalna programska oprema za obračun plač.

4. Zaključek Plače → Samodejno Knjiženje v Glavno Knjigo

Ko zaključite (finalizirate) obračun plač, GTG CRM samodejno objavi obračun stroškov plač v Glavno knjigo — uporablja isti mehanizem avtomatizacije računovodstva, ki deluje za račune in plačila.

• Usklajen obračun (Dolg stroški plač / Kredit obveznosti do zaposlenih 334 + prispevki za socialno varnost in sindikalne prispevke 3382). Davek na dohodek posameznika se zadrži in knjiži ločeno ob nastanku.
• Pravila knjiženja si lahko ogledate in jih prilagodite — to je vaš delovni proces, ne črna skrinjica.
• Dejansko izplačana plača "čaka" na računu 334 do izplačila — v skladu z računovodskimi načeli.
• Obračun si takoj ogledate v dnevniku delovnega procesa in v Glavni knjigi / Obračunih, enako kot se knjižijo računi.

5. Plače (Plačni razred) & Kadrovske odločbe

• Plačni razred (Salary Scale): AI predlaga plačne razrede glede na položaj + minimalni paket plače po regijah + standardni besedila; uporablja se kot osnova pri zaposlovanju in izdajanju ponudb.
• Odločbe o nagrajevanju / disciplinskih ukrepih / prenehanju delovnega razmerja: ustvarite besedila odločb (globalni privzeti predlog + nabor standardnih predlogov za Vietnam).

6. Dodeljevanje dovoljenj za občutljive podatke — Zaščita podatkov o plačah

Plače, bančni računi in davčne številke so občutljivi podatki. GTG CRM ločuje med »vidnostjo zaposlenih« in »vidnostjo plač«:

• Uporabniki, ki imajo samo dovoljenje za ogled seznama zaposlenih, ne bodo videli plač/bančnih podatkov/davčnih podatkov — ta polja so skrita že na ravni strežnika, ne le na vmesniku.
• Predlagani sta dve skupini dovoljenj: HR Manager (polna pooblastila) in HR Viewer (samo seznam).
• Dnevniki dostopa: sistem beleži, kdo je dostopal do podatkov o plačah — za lastnika podjetja kot revizijski sled.

7. Dodeljevanje dostopa do platforme zaposlenim (NOVO)

Zaposlite osebo, ustvarite njen profil — kako naj zaposleni dostopa do GTG CRM? Prej ste morali pomniti, da greste na Nastavitve → Upravljanje uporabnikov, ponovno vnašati elektronski naslov, vnesen v profil zaposlenega, in ročno izbrati vlogo. Zdaj to storite neposredno v profilu zaposlenega, z gumbom Dodelite dostop do platforme.

• Elektronski naslov in ime sta predhodno izbrana iz profila zaposlenega — ni treba ponovno vnašati, ni strahu pred napačnim vnosom elektronskega naslova.
• Vloge se predlagajo glede na delovno mesto: če vaša delovna postaja že ima vlogo z istim imenom kot delovno mesto zaposlenega (na primer delovno mesto »Blagajnik« se ujema z nastavljeno vlogo), sistem samodejno izbere to vlogo — vam jo morate le potrditi ali spremeniti, če želite.

• Zaposleni že ima račun? Sistem ga samodejno prepozna in poveže — ni treba ponovno povabiti, ni dodatnih mest, ni spremembe obstoječe vloge. To je pogosto pri tistih, ki ste jih povabili ročno pred uvedbo tega gumba.
• Še nimate računa → pošljite povabilo po elektronski pošti z izbrano vlogo. GTG CRM vedno jasno pove, preden potrdite: »Ta dejanje bo dodalo eno mesto v vašo trenutno naročnino.« — brez skritih stroškov.
• Profil zaposlenega takoj prikaže status dostopa: čaka na aktivacijo ali je že v uporabi, katera vloga, kdo ga je dodelil in kdaj — vse v istem 360° pogledu s pogodbo in plačilom zaposlenega.

• Ko ob prekinitvi pogodbe z zaposlenim, zaslon za prekinitev pogodbe vključuje dodatno možnost (ni samodejno vklopljena) "Ob istem času odvzemi dostop do platforme". Ko je ta možnost omogočena, vas sistem prisili, da izberete, kdo bo prevzel naloge in zapise, ki so trenutno na imenu zaposlenega — da nobeno nedokončano delo ne bo pozabljeno ob odvzemu dostopa.

ℹ️ Kdo vidi to ikono: Kadrovsko osebje, ki ima pravico upravljati profile zaposlenih, bo videlo gumb "Podeli dostop", vendar bo dejanska dodelitev dostopa še vedno potrebovala odobritev osebe z dovoljenjem za upravljanje uporabnikov delovnega prostora. Če nimate dovolj dovoljenj, vas bo sistem jasno obvestil, da prosite skrbnika, naj vam pomaga pri potrditvi, namesto da bi tiho odpovedal.

Oglejte si podrobna navodila v vodniku za uporabo Kadrovske evidence & obračun plač.

Koristi za podjetja

Samodejni izračun plač + socialnih prispevkov + dohodnine — konec ročnega izračuna, konec napak pri davčnih razredih — izplačilo plač v nekaj minutah.

Vnaprej pripravljen nabor pravnih predpisov, ki ga lahko prilagodite — Bodite prepričani, da je v skladu z zakonom, nadzorujte svoje številke, če se zakon spremeni, ga spremenite sami, ne da bi čakali na nikogar.

Nabor podatkov za Vietnam, podatki za druge države se pripravljajo — En sistem za postopno širitev na druge trge.

Zaključek plače → samodejni knjižni vnos — Ne pozabite evidentirati stroškov plač, nobene napake pri računih.

Ena platforma za kadrovsko + prodajno + računovodsko evidenco — Manj programske opreme za nakup, eno mesto za primerjavo.

Pogodbe, sestavljene z AI — Vsaka pogodba o zaposlitvi v nekaj sekundah, pravilna, z vgrajeno blagovno znamko.

Dodela dovoljenj za občutljive podatke o plačah + dnevnik dostopa — Plače so ustrezno zaščitene, s sledmi revizij.

Uvoz zaposlenih v velikem številu iz CSV — Prenesite vse osebje v sistem v nekaj minutah.

Komu je namenjeno?

• Lastniki malih in srednje velikih podjetij, ki želijo upravljati kadre in plače brez nakupa ločene kadrovske programske opreme.
• Kadrovski / upravni oddelek, ki potrebuje eno mesto za upravljanje evidenc, pogodb in obračunov plač.
• Računovodje, ki želijo, da se stroški plač samodejno knjižijo na ustrezne račune in v pravilnem obdobju — in želijo sami prilagoditi stopnje/meje glede na dejansko stanje.
• Podjetja v Vietnamu, ki se širijo ali se bodo širila v več držav, želijo obračunavati plače na istem sistemu (države zunaj Vietnama se pripravljajo).

Kako začeti?

Modul Kadrovska evidenca je že na voljo v vašem delovnem prostoru. Začnite z Kadrovska evidenca → Zaposleni: dodajte prvo evidenco zaposlenega (ali uvozite celoten seznam iz CSV), nato ustvarite pogodbo o zaposlitvi za vsako osebo. Oglejte si podrobna navodila za uporabo Kadrovske evidence & obračun plač po korakih ali preberite zakaj je pomembno obračunavati plače v skladu z zakonom in hkrati nadzorovati svoje številke.

Brezplačna preizkusna različica — kreditna kartica ni potrebna.

→ Začnite brezplačno z GTG CRM