Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này
Với doanh nghiệp đã bật Tính lương: xem và chỉnh các con số luật (tỷ lệ, ngưỡng, bậc thuế) cho đúng tình huống của bạn → thêm nhân viên → soạn hợp đồng lao động bằng AI → chạy bảng lương tháng → rà soát và chốt lương → xem bút toán lương tự động lên sổ cái → gửi phiếu lương cho nhân viên. Toàn bộ quy trình nhân sự và lương, trong cùng một hệ thống với bán hàng và kế toán.
Chưa nắm tổng quan tính năng? Xem trước bài Quản Lý Nhân Sự & Tính Lương.
Chuẩn bị trước
1. Đăng nhập GTG CRM, được cấp quyền quản lý Nhân sự / Tính lương (HR Manager). — Chỉnh bộ dữ liệu và chốt lương là thao tác của người quản lý nhân sự.
2. Đã có Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) trong Kế toán. — Để bút toán chi phí lương ghi được vào sổ cái. Hệ thống tài khoản cần có tài khoản 3382 (Kinh phí công đoàn) đang hoạt động: bộ tài khoản Việt Nam theo Thông tư 99 và Thông tư 200 mà GTG cung cấp đã có sẵn; nếu bạn tự tạo hoặc nhập bộ tài khoản riêng, hãy kiểm tra trước khi chốt lương.
3. Biết quốc gia áp dụng cho doanh nghiệp bạn. — Để chọn đúng bộ dữ liệu tính lương: hiện hạch toán lương đầy đủ cho Việt Nam (nhập VN); các quốc gia khác đang được chuẩn bị.
Bước 1 — Trước khi bật Tính lương: trao đổi với GTG
Bạn có thể bắt đầu ngay với hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động (Bước 3 đến Bước 5). Riêng phần tính lương hàng tháng (Bước 2 và Bước 6 đến Bước 9), trước khi bật Tính lương trong Cài đặt, hãy nhắn cho đội GTG để cùng rà lại số liệu luật của quốc gia bạn.
Bước 2 — Xem & chỉnh bộ dữ liệu tính lương (tùy chọn nhưng nên làm)
- Trong Cài Đặt Tính lương, mở danh sách khoản mục luật (tỷ lệ BHXH, ngưỡng, bậc thuế TNCN, mức trần…).
- Mỗi khoản mục hiển thị con số mặc định của GTG, để bạn biết mình đang chỉnh từ đâu.
- Bấm Sửa một khoản mục, nhập giá trị đúng thực tế của bạn, rồi Lưu.
- Muốn quay lại con số GTG cấp? Bấm Đặt lại mặc định.
✅ Kết quả mong đợi: Giá trị bạn chỉnh được lưu và sẽ dùng cho kỳ lương kế tiếp; nút Đặt lại mặc định đưa khoản mục về con số GTG. Mọi thay đổi được ghi vào nhật ký hoạt động của Cài đặt lương (ai đổi, từ giá trị nào sang giá trị nào).
💡 Mẹo: Nếu chưa chắc, cứ giữ nguyên mặc định của GTG — đó là con số mặc định do GTG cấp. Bạn (hoặc kế toán của bạn) có thể chỉnh bất cứ lúc nào khi luật đổi hoặc tình huống khác đi.
Bước 3 — Thêm nhân viên
- Vào Nhân Sự → Nhân viên, bấm thêm nhân viên.
- Điền thông tin cơ bản (họ tên, chức danh, phòng ban, CCCD/hộ chiếu…).
✅ Kết quả mong đợi: Nhân viên xuất hiện trong danh sách với hồ sơ đầy đủ.
💡 Đã có danh sách nhân viên trên Excel? Dùng nhập hàng loạt bằng CSV để đưa cả đội vào trong vài phút.
Bước 4 — Tạo hợp đồng lao động & soạn bằng AI
- Mở hồ sơ nhân viên → tạo Hợp đồng lao động (loại hợp đồng, thời hạn, lương cơ bản, phụ cấp).
- Bấm Tạo bằng AI để sinh văn bản HĐLĐ chuẩn (tự chèn thương hiệu doanh nghiệp) — hoặc tải lên bản đã ký.
✅ Kết quả mong đợi: Có văn bản HĐLĐ (DOCX/PDF) gắn với nhân viên.
Bước 5 — Kích hoạt hợp đồng
- Trên hợp đồng, bấm Kích hoạt (Activate).
✅ Kết quả mong đợi: Hợp đồng ở trạng thái đang hiệu lực; mỗi nhân viên chỉ có một hợp đồng hiệu lực tại một thời điểm.
Nhập sai loại hợp đồng hoặc ngày? Vào Nhân sự → Nhân viên, bấm dấu + ở dòng nhân viên, bấm Sửa trên hợp đồng (đang nháp hay đang hiệu lực đều sửa được), đổi Loại, Ngày bắt đầu hoặc Ngày kết thúc rồi bấm Lưu. Xóa ngày kết thúc thì hợp đồng không thời hạn. Lương và phụ cấp không sửa ở đây và không hiện với người không có quyền xem lương. Loại hợp đồng và ngày kết thúc cũng là căn cứ lập tờ khai thuế TNCN theo quý, nên chỉ sửa khi bạn nhập sai: hợp đồng đúng là thử việc hay dưới 3 tháng thì giữ nguyên (xem cuối Bước 7).
Bước 6 — Tạo bảng lương tháng
- Vào Nhân sự → Kỳ tính lương, tạo kỳ lương cho tháng.
- Hệ thống tính Lương gộp → BHXH/BHYT/BHTN → thuế TNCN → Lương thực nhận (Net) cho từng nhân viên, theo bộ dữ liệu (đã chỉnh ở Bước 2).
✅ Kết quả mong đợi: Bảng lương hiển thị đủ các cột lương gộp, các khoản trích, thuế và lương thực nhận cho mỗi nhân viên.
Tạo nhầm bảng lương? Khi bảng lương còn Nháp hoặc Đã tính, mở nó, bấm Hủy bảng lương nháp rồi xác nhận. Hủy không tạo bút toán nào, và bảng lương chuyển sang Đã hủy. Muốn chạy lại tháng đó, tạo bảng lương của tháng đó một lần nữa: bảng lương đã hủy được mở lại thành bản nháp. Việc này do người phụ trách bảng lương làm bằng tay, không có tự động hóa nào làm thay; kế toán không hủy được thì nhờ người đó. Bảng lương đã chốt (Bước 7) thì không hủy được, vì chốt là hạch toán vào sổ cái và không hoàn tác được.
Bước 7 — Rà soát & chốt lương (Finalize)
- Rà soát các con số; thêm khoản ngoài kỳ (off-cycle) / thưởng nếu cần.
- Bấm Chốt lương (Finalize).
✅ Kết quả mong đợi: Bảng lương chuyển sang trạng thái đã chốt; hệ thống tự sinh bút toán chi phí lương.
ℹ️ Lần đầu trên workspace mới: dòng chi phí lương của bộ phận văn phòng và quản lý (Lương — văn phòng & quản lý) chưa có tài khoản và hiện Cần chọn tài khoản, vì lương đó thuộc loại chi phí nào là do kế toán của bạn quyết định, GTG CRM không chọn thay. Nếu bảng lương có khoản cần ghi sổ, bảng lương vẫn chốt được nhưng bút toán chưa được ghi và bảng lương hiện Đang chờ ghi sổ (bảng lương không có khoản nào cần ghi sổ thì không bị giữ). Để ghi sổ, vào Tự Động Hóa → Quy Trình Của Bạn, mở quy trình Hạch toán bảng lương vào sổ cái (danh sách có thể hiện tên tiếng Anh Record payroll to ledger), bấm bước tạo bút toán (thẻ bước hiện tên Create Journal Entry), chọn tài khoản cho dòng Lương — văn phòng & quản lý rồi bấm Lưu. Sau đó mở Chi tiết lần chạy của quy trình, bấm Chạy lại lần này ở lần chạy chưa ghi sổ được và xác nhận Chạy lại. Người chọn tài khoản cần có quyền kế toán để thay đổi quy tắc hạch toán. Từ các kỳ lương sau, GTG CRM dùng lại tài khoản bạn đã chọn.
Ghi ngày trả lương. Ở bảng lương đã chốt (Nhân sự → Kỳ tính lương), ô Ngày trả lương: chọn Đã trả ngày và điền ngày công ty thực sự chuyển lương, không phải ngày bấm Chốt & hạch toán. Nếu chưa trả thì chọn Chưa trả tính đến ngày rồi chọn ngày: tới ngày đó bảng lương vẫn chưa trả, nên khoản này rơi vào một quý sau. GTG CRM không tự điền ô này. Tờ khai thuế TNCN theo quý (05/KK-TNCN, GTG CRM lập từ quý 3/2026) tính lương vào quý có ngày trả này, nên bảng lương chưa có ngày trả thì chưa xuất được tờ khai quý đó. Quý có người thử việc, hợp đồng dưới 3 tháng hoặc nhận lương sau khi hợp đồng hết thì GTG CRM không lập được, bạn lập trên HTKK. Cách lập: hướng dẫn Kế Toán & Hóa Đơn Điện Tử, Bước 10b.
Bước 8 — Xem bút toán lương tự động trên sổ cái
- Mở Kế toán → Sổ cái / Bút toán.
✅ Kết quả mong đợi: Có bút toán cân đối chi phí lương (Nợ chi phí lương / Có phải trả người lao động 334 + các khoản trích BHXH và kinh phí công đoàn 3382); thuế TNCN hạch toán riêng khi phát sinh. Nếu bảng lương còn Đang chờ ghi sổ thì chưa có bút toán này: nó xuất hiện sau khi bạn chọn tài khoản và chạy lại như ở Bước 7.
Bước 9 — Gửi phiếu lương cho nhân viên
- Từ bảng lương đã chốt, gửi phiếu lương (payslip) cho nhân viên.
✅ Kết quả mong đợi: Nhân viên nhận email phiếu lương từ chính địa chỉ hộp thư công ty bạn.
Bảng tra nhanh kết quả mong đợi
Chọn bộ dữ liệu quốc gia — Danh sách khoản mục luật của quốc gia đó hiện ra
Sửa một tỷ lệ rồi Lưu — Kỳ lương sau dùng con số của bạn; thay đổi được ghi nhật ký
Bấm Đặt lại mặc định — Khoản mục quay về con số GTG cấp
Tạo bảng lương tháng — Cột lương gộp, các khoản trích, thuế, lương thực nhận cho mỗi người
Chốt lương — Sinh bút toán chi phí lương tự động trên sổ cái (workspace mới: sau khi kế toán chọn tài khoản cho dòng lương văn phòng, trước đó bảng lương hiện Đang chờ ghi sổ)
Hủy bảng lương nháp — Bảng lương chuyển sang Đã hủy, không có bút toán nào
Ghi ngày trả lương — Ô Ngày trả lương hiện ngày bạn chọn; tờ khai thuế TNCN theo quý dùng ngày này
Lưu ý
- Bạn làm chủ con số: GTG cấp mặc định; giá trị cuối cùng dùng để tính lương là do bạn quyết. Hãy kiểm tra khi luật thay đổi hoặc khi tình huống doanh nghiệp khác đi.
- Dữ liệu lương là nhạy cảm: chỉ người có quyền xem lương mới thấy lương/ngân hàng/thuế; hệ thống ghi nhật ký ai đã xem.
- Quốc gia: nhập VN; hiện chỉ Việt Nam hạch toán lương lên sổ cái, các quốc gia khác đang được chuẩn bị.
