Samodejno izdajanje elektronskih računov

V skladu z najnovejšimi vladnimi predpisi morajo gospodinjstva zdaj izdajati elektronske račune za vsako prodajno transakcijo. To pomaga pri preglednejšem in natančnejšem obračunu prihodkov in dobičkov ter zagotavlja polno plačilo davkov v skladu s predpisi. Vendar je za mnoge prodajalce, zlasti tiste, ki poslujejo na več platformah e-trgovine, kot so Shopee, TikTok Shop in Lazada, ročno izdajanje računov za desetine ali celo več sto naročil na dan resnično znatna delovna obremenitev.

Razumevanje težav, s katerimi se srečujejo prodajalci, je GTG CRM razvil funkcijo samodejnega izdajanja elektronskih računov, ki vam popolnoma sprosti to zamudno ročno delo. Sistem bo samodejno ustvaril račun takoj, ko bo naročilo potrjeno za odpremo, kar zagotavlja 100% natančnost s podatki iz dejanskega naročila. Nastavite ga morate le enkrat, nato pa se popolnoma osredotočite na prodajo in skrb za stranke.

Funkcije samodejnega izdajanja računov GTG CRM

GTG CRM podpira popolno avtomatizacijo postopka izdajanja elektronskih računov z dvema glavnima funkcijama:

Samodejno izdajanje osnovnih računov: Ko potrdite odpremo naročila, sistem samodejno ustvari elektronski račun z vsemi podatki o izdelkih, količinah in vrednosti. Lahko izberete ustvarjanje osnutka za pregled pred izdajo ali pa ga takoj izdate, da prihranite čas.

Samodejno izdajanje računov za popravke: Ko stranka vrne del naročila (na primer kupi 3 izdelke, vendar obdrži le 2), GTG CRM samodejno ustvari račun za popravek, ki ustreza dejanski količini. To vam pomaga natančno obračunavati in pravilno upravljati zaloge.

Sistem podpira tri najbolj priljubljene prodajne kanale danes: Shopee, TikTok Shop in Lazada.

Navodila za nastavitev in uporabo

1. korak: Nastavitev funkcije samodejnega izdajanja računov

Pojdite v nastavitve elektronskih računov v GTG CRM. Tu boste našli dve glavni nastavitvi: „Samodejni računi“ in „Samodejni računi za popravke“.

Če želite aktivirati funkcijo, samo kliknite zeleni gumb ob prodajnem kanalu, ki ga želite uporabiti: Shopee, TikTok Shop ali Lazada.

Pomembna opomba: Če ste že pooblastili platformo e-trgovine za samodejno izdajanje računov, te funkcije v GTG CRM ne vklapljajte, saj lahko pride do podvojenega izdajanja računov.

2. korak: Konfiguracija podatkov o računu

Po aktivaciji morate konfigurirati osnovne podatke za račun:

• Status računa: Izberite „Ustvari osnutek“, če ga želite pred izdajo pregledati, ali „Takoj izda“ za popolno avtomatizacijo.
• Čas ustvarjanja računa: Privzeto se ustvari takoj po potrditvi odpreme.
• Predloga računa in simbol: Izberite predlogo, ki ustreza vašim potrebam obračunavanja.

3. korak: Obravnavanje naročil in samodejno izdajanje računov

Ko v GTG CRM prejmete novo naročilo iz katere koli platforme e-trgovine, bo naročilo v statusu „On Hold“. Za aktiviranje postopka morate status naročila spremeniti v „Čakajo na prevzem“ ali „Na poti“.

Ko naročilo spremenite v status „Na poti“, bo sistem GTG CRM samodejno ustvaril naročilo.

Ko je naročilo potrjeno in preneseno v status „Na poti“, bo sistem samodejno izdal odpremnico. S potrditvijo odpremnice bo sistem samodejno ustvaril elektronski račun.

Samodejno ustvarjen račun lahko preverite v razdelku „Elektronski računi“ sistema. Vsi podatki o izdelkih, količinah in vrednostih so natančno izpolnjeni iz prvotnega naročila.

4. korak: Obravnavanje računov za popravke ob vračilu blaga s strani stranke

V primeru, da stranka vrne del izdelkov, je tudi postopek izdajanja računov za popravke popolnoma avtomatiziran. Samo vrnite količino vrnjenih izdelkov v skladišče in potrdite, GTG CRM pa vam bo samodejno ustvaril račun za popravek.

Potrebni pogoji: Račun za popravek je mogoče ustvariti le, če je bil osnovni račun že izdan. Če je osnovni račun še vedno v statusu osnutka, ga je treba najprej izdati.

Prednosti uporabe te funkcije

• Znatno prihrani čas: Namesto ročnega vnašanja podatkov za vsako naročilo, morate le potrditi odpremo in sistem bo samodejno obravnaval vse.
• Zagotavlja popolno natančnost: Podatki na računu se vzamejo neposredno iz dejanskega naročila, kar zmanjšuje možnost napak skoraj na nič.
• Prilagodljiva obravnava posebnih primerov: Samodejni računi za popravke hitro obravnavajo situacije vračila blaga s strani stranke.
• Osredotočite se na prodajo: Brez skrbi glede administrativnih nalog izdajanja računov.
• Enostavna skladnost z zakonodajo: Zagotavlja popolno izdajanje računov v skladu z novimi predpisi.

Pomembni napotki

• Izogibajte se aktiviranju funkcije samodejnega izdajanja računov v GTG CRM, če ste že pooblastili platformo e-trgovine za samodejno izdajanje računov, da bi se izognili podvojenemu izdajanju.
• Račun za popravek je mogoče ustvariti le, če je bil osnovni račun uradno izdan.
• Pri prvi nastavitvi natančno preverite predlogo računa in simbol.