Samodejno generiranje elektronskih računov

V skladu z najnovejšo vladno uredbo morajo podjetja zdaj izdati elektronske račune za vsako prodajno transakcijo. To omogoča preglednejše in natančnejše poročanje o prihodkih in dobičku ter zagotavlja popolno plačilo davkov v skladu s predpisi. Vendar pa je za mnoge prodajalce, zlasti tiste, ki prodajajo na več platformah e-trgovine, kot so Shopee, TikTok Shop in Lazada, ročno izdajanje računov za desetine ali celo na stotine naročil na dan resnično znatna delovna obremenitev.

Da bi razumeli težave, s katerimi se soočajo prodajalci, je GTG CRM razvil funkcijo samodejnega izdajanja elektronskih računov, ki vas popolnoma osvobodi tega zamudnega ročnega dela. Sistem bo samodejno ustvaril račun takoj, ko bo naročilo potrjeno kot odposlano, kar zagotavlja 100-odstotno natančnost s podatki iz dejanskega naročila. Nastaviti ga morate le enkrat, nato pa se lahko v celoti osredotočite na prodajo in skrb za stranke.

Funkcija samodejnega izdajanja računov GTG CRM

GTG CRM podpira popolno avtomatizacijo postopka izdajanja elektronskih računov z dvema glavnima funkcijama:

Samodejno izdajanje originalnega računa: Ko potrdite odpošiljanje naročila, sistem samodejno ustvari elektronski račun s polnimi podatki o izdelku, količini in vrednosti. Izberete lahko, da ustvarite osnutek za pregled pred izdajo ali pa ga izdate takoj, da prihranite čas.

Samodejno izdajanje popravnega računa: Ko stranka vrne del naročila (na primer kupi 3 izdelke, obdrži le 2), GTG CRM samodejno ustvari popravni račun, ki ustreza dejanski količini. To vam pomaga pri natančnem poročanju in pravilnem upravljanju zalog.

Sistem podpira vse tri najbolj priljubljene prodajne kanale: Shopee, TikTok Shop in Lazada.

Navodila za namestitev in uporabo

1. korak: Nastavitev funkcije samodejnega izdajanja računov

Pojdite v nastavitve elektronskih računov v GTG CRM. Tu boste našli dva glavna dela nastavitev: "Samodejni računi" in "Samodejni popravni računi".

Če želite aktivirati funkcijo, kliknite zeleni gumb ob prodajnem kanalu, ki ga želite uporabiti: Shopee, TikTok Shop ali Lazada.

Pomembna opomba: Če ste že pooblastili platformo e-trgovine za samodejno izdajanje računov, te funkcije v GTG CRM ne smete dodatno vključiti, saj lahko to povzroči podvojeno izdajanje računov.

2. korak: Konfiguracija podatkov računa

Po aktivaciji morate konfigurirati osnovne podatke za račun:

• Status računa: Izberite "Ustvari osnutek", če želite pred izdajo preveriti, ali pa "Takojšnja izdaja" za popolno avtomatizacijo.
• Čas ustvarjanja računa: Privzeto se ustvari takoj po potrditvi odpošiljanja.
• Predloga računa in simbol: Izberite predlogo, ki ustreza vašim potrebam po poročanju.

3. korak: Obravnavanje naročil in samodejno izdajanje računov

Ko pride novo naročilo s platform e-trgovine v GTG CRM, bo naročilo v statusu "On Hold". Za zagon postopka morate status naročila spremeniti v "Čakanje na prevzem" ali "V dostavi".

Ko premaknete naročilo v stanje "Čaka na dostavo", bo sistem GTG CRM samodejno ustvaril naročilo.

Ko je naročilo potrjeno in premaknjeno v stanje "Na dostavi", bo sistem samodejno ustvaril dobavnico. S potrditvijo dobavnice bo sistem samodejno ustvaril elektronski račun.

V razdelku "Elektronski računi" v sistemu lahko preverite samodejno ustvarjen račun. Vsi podatki o izdelkih, količinah in vrednostih so natančno izpolnjeni iz izvirnega naročila.

Korak 4: Obravnava popravnega računa pri vračilu blaga s strani kupca

V primeru, da kupec vrne del izdelkov, je postopek popravnega računa tudi v celoti avtomatiziran. Samo ponovno vnesite količino vrnjenih izdelkov v skladišče in potrdite, GTG CRM pa vam bo samodejno ustvaril popravni račun.

Potrebni pogoj: Popravni račun je mogoče ustvariti šele, ko je bil izvirni račun že izdan. Če je izvirni račun še v stanju osnutka, morate najprej izdati izvirni račun.

Prednosti uporabe te funkcije

• Znaten prihranek časa: Namesto ročnega vnašanja podatkov za vsako naročilo, samo potrdite izpis iz skladišča in sistem bo vse samodejno obdelal.
• Zagotavljanje absolutne natančnosti: Podatki na računu se pridobivajo neposredno iz dejanskega naročila, kar zmanjšuje možnost napak skoraj na ničlo.
• Prilagodljiva obravnava posebnih primerov: Samodejni popravni računi omogočajo hitro obravnavo situacij vračila blaga s strani kupcev.
• Osredotočenost na prodajo: Ni več skrbi glede administrativnega dela izdajanja računov.
• Enostavna skladnost z zakonodajo: Zagotavlja popolno izdajanje računov v skladu z novimi predpisi.

Pomembne opombe

• Izogibajte se aktiviranju funkcije samodejnega izdajanja računov na GTG CRM, če ste že pooblastili trgovsko platformo za samodejno izdajanje računov, da se izognete podvojenim računom.
• Popravni račun je mogoče ustvariti le, ko je bil izvirni račun uradno izdan.
• Pri prvi namestitvi natančno preverite predlogo računa in simbol.