Case Study: Chị Lan Anh - Från osäkerhet i kanalhantering till effektiv försäljning med GTG CRM

Under de senaste åren har försäljning på flera e-handelsplattformar blivit en vanlig trend. Istället för att bara sälja på en plattform, expanderar många butiksägare till Shopee, Lazada och TikTok Shop för att nå fler kunder.

Chị Lan Anh, 35 år gammal, är en av dem. Hon har drivit en onlinebutik för damkläder i nästan 3 år och säljer för närvarande sina produkter på alla tre plattformarna. Genom att effektivt utnyttja trafiken från dessa plattformar har hennes butik en stabil omsättning och en ganska hög andel återkommande kunder.

Men när antalet beställningar började öka, medförde även multikanalförsäljning problem som hon aldrig tidigare hade tänkt på.

När beställningarna ökade blev hanteringen rörig

Varje dag måste chị Lan Anh hantera cirka 40–60 beställningar från tre olika plattformar. Arbetet, som kan verka enkelt, är faktiskt ganska komplicerat.

Varje morgon är det första hon måste göra att öppna respektive administrationssystem för varje plattform:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hon måste kontrollera om det finns nya beställningar, skriva ut fraktsedlar, jämföra produktinformation och bekräfta beställningar.

Att växla mellan flera system tar mycket tid. Ibland kan bara att kontrollera beställningar ta flera timmar varje dag.

Multikanalsäljare måste ofta kontrollera beställningar på flera olika plattformar

Lagerhantering över flera kanaler: ett stort problem för online-säljare

Chị Lan Anhs största svårighet ligger inte i att få beställningar, utan i lagerhanteringen när man säljer på flera plattformar.

Hennes butik har cirka 50 klädmönster, och varje mönster har flera storlekar och färger. Det totala antalet SKU:er uppgår faktiskt till hundratals varianter.

Problemet är att varje e-handelsplattform hanterar sitt eget lager oberoende av de andra.

Verkligt exempel:

Butikens faktiska lager har 50 produkter kvar, men på plattformarna visas:

• Shopee: 30 produkter
• Lazada: 30 produkter
• TikTok Shop: 30 produkter

Om en produkt säljer bra på flera plattformar samtidigt, kan det totala antalet beställningar överstiga det faktiska lagret.

Då tvingas hon att:

• Avbryta beställningar
• Kontakta kunder för att byta produkt
• Be om ursäkt för att varan är slut

Detta påverkar direkt butikens betyg och kundupplevelsen.

Lagerpersonalen har också svårt att hantera beställningar

När antalet beställningar ökade anställde chị Lan Anh extra lagerpersonal för att hjälpa till med packning och förberedelse av varor.

Men eftersom beställningarna finns på olika plattformar blev förberedelsen av varorna också rörig. Personalen behövde ofta fråga:

• Vilken plattform kommer den här beställningen ifrån?
• Var är ordernumret?
• Vilken produkt ska hämtas från lagret?

Bara att jämföra beställningar med produkter i lager tar ganska lång tid.

Under högtrafikperioder är det också lättare att göra misstag vid packning eller förberedelse av varor.

När skattereglerna ändras blir faktureringen ännu mer komplicerad

Utöver problem med beställningar och lager, stod chị Lan Anh också inför kravet att utfärda elektroniska fakturor när kunder behövde momsredovisningshandlingar.

Tidigare, varje gång en kund begärde en faktura, var hon tvungen att:

1. Öppna orderinformationen på plattformen igen
2. Mata in data i mjukvaran för elektroniska fakturor
3. Kontrollera produkter och kvantiteter igen

Denna process är inte alltför komplicerad, men när antalet beställningar ökade, orsakade manuell inmatning lätt förvirring och tog mycket tid.

Hon insåg att om hon ville fortsätta att expandera sin verksamhet, behövde hon ett system som kunde koppla samman alla försäljningssteg.

GTG CRM – lösningen för att centralisera all försäljningsverksamhet

Efter att ha undersökt många verktyg för multikanalshantering, beslutade sig chị Lan Anh för att prova GTG CRM.

Det som fick henne att lägga märke till det var att systemet inte bara hanterade beställningar, utan också kopplade samman lager, produkter och fakturor inom en och samma plattform.

Skapa ett lager i systemet

Det första hon gjorde var att skapa ett lager i GTG CRM.

Hon matade in grundläggande information som:

• Lager namn
• Lager adress
• Ansvarig för lagret

Tack vare detta registreras all framtida lagerin- och utleveransverksamhet i systemet.

Skapa produkter och SKU-koder

Därefter matade hon in alla produkter i Produktcentret.

Varje produkt fick en egen SKU-kod, till exempel:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Med SKU-koden kan systemet identifiera samma produkt även om den säljs på olika plattformar.

Detta gör lagerhanteringen mer exakt.

Anslut Shopee, Lazada och TikTok Shop

Efter att ha konfigurerat lager och produkter anslöt hon GTG CRM till sina säljarkonton på plattformarna.

När anslutningen är klar, behöver hon bara trycka på "synkronisera" för att få beställningar från:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

att synkroniseras till ett enda gränssnitt.

Beställningar aggregeras till en enda plats

Orderhanteringsprocessen blir enklare

Efter att ha använt GTG CRM har chị Lan Anhs försäljningsprocess förändrats markant.

Ny process:

1. Beställningar visas i GTG CRM:s instrumentpanel
2. Hon ändrar orderstatusen till väntar på plockning
3. Systemet skapar en utleveranssedel
4. Lagerpersonalen förbereder produkterna enligt lappen

Detta innebär att lagerpersonalen inte längre behöver kontrollera varje plattform, utan bara behöver arbeta i ett enda gränssnitt.

Elektroniska fakturor skapas automatiskt

En annan funktion som hjälper chị Lan Anh att spara tid är automatisk skapande av elektroniska fakturor.

Hon behöver bara ställa in det en gång i inställningarna:

• Tidpunkt för fakturaskapande
• Fakturastatus
• Standardfakturamall

Efter att ordern har bekräftats för utleverans skapar systemet motsvarande faktura.

Om ordern ändrar antal produkter, stöder GTG CRM också automatiska justeringsfakturor, vilket gör skatteinrapporteringen mer korrekt.

Effektivitet efter 6 månaders användning av GTG CRM

Efter cirka ett halvår med systemet märkte chị Lan Anh många tydliga förändringar:

Tidsbesparing

Tidigare var hon tvungen att lägga ner många timmar varje dag på att kontrollera beställningar på varje plattform. Nu är allt samlat på en enda instrumentpanel.

Sparar: 3–4 arbetstimmar per dag

Exakt lagerhantering

Lagerhanteringen har blivit mer exakt. Systemet uppdaterar automatiskt lagermängden efter varje beställning, vilket avsevärt minskar problemet med att sälja mer än vad som finns i lager.

Avbrutna beställningar minskade: från 8 % till 2 %

Förbättrade betyg

Betygen på plattformarna har också förbättrats tack vare minskat antal avbrutna beställningar och mer exakta leveranser.

Personalen arbetar mer effektivt

Hennes lagerpersonal arbetar också mer effektivt eftersom de inte längre behöver jämföra beställningar manuellt som tidigare.

Slutsats

Chị Lan Anhs berättelse är ett typiskt exempel på de utmaningar som många multikanalsäljare står inför.

När antalet beställningar är litet, kan manuell hantering fortfarande vara hanterbar. Men när antalet beställningar ökar och man säljer på flera plattformar samtidigt, kommer bristen på ett centraliserat hanteringssystem att göra verksamheten rörig.

Tack vare detta kan säljare driva sin butik mer effektivt och fokusera på att utveckla verksamheten istället för att hantera manuella uppgifter.