Vad du kommer att kunna göra efter den här guiden
Ladda upp bankkontoutdrag → kategorisera varje transaktion till rätt redovisningskonto → skapa regler för att matcha och föreslå automatiskt nästa gång → visa avstämningsschemat och exportera rapporter → aktivera automatisk bokföring för balanserade poster. Resultat: pengar på banken stämmer överens med böcker och fakturor, stängning av böcker på några minuter istället för hela morgonen.
Är du inte övergripande? Se först artikeln Bankavstämning för att förstå vad funktionen kan göra.
Förberedelser
| # | Villkor | Varför det behövs |
|---|---|---|
| 1 | Logga in på GTG CRM, ha behörighet att avstämma banktransaktioner och behörighet att visa betaldokument. | Endast personer med behörighet kan kategorisera/boka banktransaktioner. |
| 2 | Kontoplan (Chart of Accounts) har konfigurerats i Redovisning. | För att kategorisera transaktioner och generera balanserade bokföringsposter. |
| 3 | Transaktionsdata finns tillgänglig: anslut bankkonto eller ladda upp kontoutdragsfil. | Avstämning kräver en lista över transaktioner som indata. |
Steg 1 — Öppna avstämningsutrymmet och ladda upp kontoutdrag
- Gå till Redovisning ▸ Bankavstämning.
- Välj bankkonto som ska avstämmas; ladda upp kontoutdrag (anslut konto eller ladda upp fil) och välj tidsperiod.
✅ Förväntat resultat: En lista över transaktioner för perioden visas, varje rad med en kategoriseringskolumn och matchningsstatus (ej matchad/matchad).
Steg 2 — Kategorisera en transaktion till rätt konto
- Välj en transaktion som inte är matchad.
- Välj typ av transaktion (intäkt / avgift / intern överföring / kontanter–bank / COD…) och motsvarande redovisningskonto; om det är betalning från kund, länka till lämplig faktura.
- Spara.
✅ Förväntat resultat: Transaktionen ändras till status "matchad", kopplad till ett konto (och faktura om tillämpligt). Om bokföring har aktiverats, skapas en balanserad bokföringspost för denna transaktion.
Steg 3 — Skapa en matchningsregel för automatisk framtida användning
- Från en transaktion, välj Skapa regel (eller gå till avsnittet Avstämningsregler).
- Ange villkor (beskrivning/partner/belopp) och typ + konto som ska tilldelas.
- Spara — regeln aktiveras omedelbart.
✅ Förväntat resultat: Framtida transaktioner som matchar villkoret kategoriseras automatiskt; den nya regeln är i tillämpningsstatus.
Steg 4 — Låt regeln föreslå för liknande transaktioner
- Ladda upp kontoutdraget för nästa period (eller lägg till nya transaktioner).
- Transaktioner som matchar villkoren i regeln som skapades i Steg 3 föreslås automatiskt för kategorisering; du granskar och godkänner för massanvändning.
✅ Förväntat resultat: Transaktioner som liknar tidigare gånger föreslås med en kategoriseringsmetod; du behöver bara godkänna istället för att börja om från början.
ℹ️ Matchning och förslag med regler är gratis. Kommer snart: en AI-assistent som föreslår hur transaktioner som är helt nya ska tolkas.
Steg 5 — Visa avstämningsschemat och exportera rapporter
- Öppna fliken Översikt/Avstämningsrapport.
- Visa matchade belopp, kvarvarande belopp, avvikelser; exportera rapporten för att spara dokumentationen.
✅ Förväntat resultat: Översiktstabellen visar matchningsgraden och kvarvarande poster; rapporten exporteras fullständigt för redovisning.
Steg 6 — Aktivera automatisk bokföring av avstämningsposter (valfritt)
- I kontoinställningarna, aktivera alternativet Bokför (Post to ledger).
- Därefter genererar klassificerade transaktioner (klassificering/överföring/kontanter–bank/COD) automatiskt avstämningsposter. Att avmarkera en transaktion kommer att ångra posten.
✅ Förväntat resultat: Varje avstämd transaktion skapar en avstämningspost i huvudboken; att avstämma leder till en motsvarande omvänd post.
Snabböversikt över förväntat resultat
| Åtgärd | Resultat du kommer att se |
|---|---|
| Ladda upp kontoutdrag | Lista över transaktioner + avstämningsstatus |
| Klassificera transaktion | Ändras till "avstämd", kopplas till konto/faktura |
| Skapa regel | Liknande transaktioner klassificeras automatiskt senare |
| Regelförslag + godkännande | Liknande transaktioner föreslås för klassificering, godkänns i batch |
| Visa rapport | Antal avstämda/icke-avstämda/skillnader; rapport kan exporteras |
| Aktivera bokföring | Automatisk generering av avstämningsposter; avstämning → omvänd post |
Noteringar
- Avstämningsposter kräver att ett Kontosystem är konfigurerat i Redovisning.
- Alla förslag kräver alltid ditt godkännande innan de tillämpas — du är den slutliga beslutsfattaren. (AI-förklaringar för helt nya rader kommer att läggas till inom kort.)
- Avstämning av COD: när transportören/plattformen betalar, använd COD-klassificeringssteget för att stämma av och rensa upp "pågående betalningar".
