Under verksamheten uppstår ofta kostnader som saknar faktura, särskilt vid transaktioner med privatpersoner. Om företag inte förstår den juridiska innebörden korrekt, är det lätt att dessa kostnader underkänns vid skatteavstämningen, vilket leder till ökad bolagsskatt och risk för efterbeskattning och straffavgifter.

Så, kan kostnader utan faktura dras av, och i vilka fall?

Vad är en avdragsgill kostnad enligt skattereglerna?

Avdragsgilla kostnader (kostnader som får dras av) är de kostnader som kan dras av vid beräkning av skattepliktig inkomst, förutsatt att de samtidigt uppfyller alla lagkrav.

Enligt gällande bestämmelser anses en kostnad vara avdragsgill om:

  • Den uppstått i verkligheten och är direkt relaterad till produktion eller affärsverksamhet.
  • Det finns tillräcklig laglig dokumentation och bevis för varje specifik situation.
  • Den inte ingår i en lista över kostnader som är förbjudna eller begränsade enligt skattelagstiftningen.

Viktig notering: Vissa kostnader kräver ingen faktura, men kan ändå dras av som avdragsgilla kostnader om ersättande dokumentation är korrekt enligt bestämmelserna.

Fall där kostnader utan faktura ändå kan dras av

Inköp av varor och tjänster från privatpersoner som inte bedriver näringsverksamhet

Företag får underlåta att använda faktura vid inköp av:

  • Tillgångar från privatpersoner som inte bedriver näringsverksamhet.
  • Tjänster från privatpersoner som inte är registrerade för näringsverksamhet.
  • Varor som producerats, utvunnits eller fiskats av privatpersoner och som säljs direkt.

I dessa fall måste företaget upprätta en förteckning över inköp utan faktura (mall 01/TNDN) och bära ansvar för dess riktighet.

Praktisk notering: Om inköpspriset som anges i förteckningen överstiger marknadspriset, har skattemyndigheten rätt att justera kostnaden till marknadspriset.

Inköp av varor och tjänster från handelsbodar eller privatpersoner som bedriver näringsverksamhet med en årlig omsättning under 100 miljoner VND

I fall där handelsbodar eller privatpersoner är undantagna från att utfärda fakturor, kan företag fortfarande dra av kostnader om:

  • En förteckning 01/TNDN finns.
  • Det finns fullständig dokumentation för den faktiska transaktionen.
  • Källan och innehållet i kostnaden kan bevisas.

I detta fall:

  • Ingen inkomstskatt för säljaren.
  • Företaget är inte skyldigt att använda kontantfria betalningar, även för transaktioner över 20 miljoner VND.

Inköp av varor och tjänster från privatpersoner eller handelsbodar med en årlig omsättning över 100 miljoner VND

Detta är en mycket viktig juridisk gräns.

Om säljaren:

  • Är en privatperson eller en handelsbod.
  • Har en årlig omsättning över 100 miljoner VND.

KRÄVS en faktura.

I detta fall:

  • Privatpersonen eller handelsboden måste besöka skattemyndigheten för att köpa fakturor.
  • Företaget får inte använda förteckningen 01/TNDN som ersättning för fakturor.

Om ingen faktura finns, kommer hela kostnaden att underkännas vid bolagsskattens avstämning.

Anställning av säsongsarbetare, kortvariga uppdrag

Företag kan dra av kostnader när de:

  • Anställer privatpersoner för säsongsanställning eller kortvariga uppdrag.
  • Arbetet är kortvarigt och inte regelbundet.

Skatteplikt:

  • Företaget drar av 10% inkomstskatt innan utbetalning.
  • Denna avdragna skatt kan dras av som en avdragsgill kostnad.

Hyra av tillgångar från privatpersoner (hus, bilar, lagerlokaler...)

Hyreskostnader kräver ingen faktura, men skatt måste betalas å den privatpersonens vägnar i vissa fall.

Skillnaderna:

  • Avtal under 100 miljoner VND/år: ingen moms, ingen inkomstskatt, ingen licensavgift.
  • Avtal över 100 miljoner VND/år:
    • Moms: 5%
    • Inkomstskatt: 5%

Företaget kan betala skatten å dennes vägnar om det avtalats i kontraktet.

Beräkning av bolagsskatt och inkomstskatt för kostnader utan faktura

Varje typ av kostnad har en annan skattehantering, en gemensam formel kan inte tillämpas.

Grundläggande principer att komma ihåg:

  • Avdragsgilla kostnader för bolagsskatt beror på dokumentation och transaktionens natur.
  • Inkomstskatt uppstår endast när privatpersoner är skattepliktiga enligt bestämmelserna.

Exempel:

  • Inköp av varor producerade av privatpersoner: ingen inkomstskatt.
  • Hyra av tjänster från privatpersoner som inte bedriver näringsverksamhet: avdrag på 10% inkomstskatt.
  • Hyra av tillgångar från privatpersoner med hög omsättning: 5% inkomstskatt + 5% moms.

Läs mer: Hur mycket omsättning måste man ha för att betala skatt?

Vanliga misstag som leder till att kostnader utan faktura underkänns

Vid skatterevisioner är de vanligaste felen:

  • Felaktig användning av förteckning 01/TNDN.
  • Oförmåga att bevisa att privatpersonen inte bedriver näringsverksamhet.
  • Inga mottagningsbevis eller kontrakt.
  • Angivande av inköpspriser som är ovanliga jämfört med marknadspriset.
  • Underlåtenhet att dra av inkomstskatt enligt bestämmelserna.

Bara ett litet fel kan leda till att hela kostnaden underkänns.

Läs mer: Vilka kostnader är avdragsgilla vid företagande?

Slutsats

Att en kostnad saknar faktura innebär inte automatiskt att den kommer att underkännas vid skatteberäkningen. Gällande skattelagstiftning tillåter företag att redovisa många kostnader utan faktura, under förutsättning att företaget korrekt fastställer transaktionens natur, rätt motpart för kostnaden och har tillräcklig ersättande dokumentation enligt bestämmelserna.

I praktiken ligger risken inte i bristen på fakturor, utan i felaktig tillämpning av fall, användning av förteckningar för fel motparter, underlåtenhet att dra av inkomstskatt när det krävs, eller oförmåga att bevisa transaktionens verklighet. I sådana fall, även om kostnaden har uppstått verkligen, kan företaget bli underkänt för kostnaden och få efterbeskattning av bolagsskatt.

Därför, för att skydda sina skatterättigheter, måste företag förstå varje grupp av kostnader, behärska motsvarande juridiska villkor och organisera arkivering av dokumentation på ett fullständigt och konsekvent sätt från det ögonblick transaktionen uppstår. Att göra rätt från början hjälper inte bara till att optimera lagliga kostnader, utan är också en viktig grund för att företag ska kunna verka transparent, säkert och hållbart på lång sikt.

Gör det du just läst till verklighet – använd GTG CRM, gratis.

Ansök nu