Kan utgifter utan kvitton dras av?

Under verksamheten uppstår det mycket ofta kostnader utan faktura, särskilt vid transaktioner med privatpersoner. Om man inte förstår den juridiska innebörden korrekt, är det mycket lätt för företaget att få dessa kostnader underkända vid skatteuppgörelsen, vilket leder till ökad bolagsskatt och risk för eftertaxering och straffavgifter.

Får kostnader utan faktura räknas som kostnader, och i vilka fall?

Vad är en avdragsgill kostnad enligt skattereglerna?

Avdragsgilla kostnader (kostnader som får dras av) är de utgifter som får inkluderas i kostnadsberäkningen vid fastställandet av skattepliktig inkomst, om de samtidigt uppfyller lagens samtliga villkor.

Enligt gällande regler anses en utgift vara avdragsgill om:

• Den uppstått faktiskt och är direkt relaterad till produktions- eller affärsverksamheten.
• Det finns tillräckliga lagliga dokument och bevis för varje specifik situation.
• Den inte ingår i en kategori av kostnader som är förbjudna eller begränsade enligt skattelagstiftningen.

Viktig anmärkning: Vissa utgifter kräver ingen faktura men får ändå räknas som avdragsgilla kostnader om ersättningsdokumentationen är korrekt enligt bestämmelserna.

Fall där kostnader utan faktura fortfarande får räknas som kostnader

Inköp av varor och tjänster från privatpersoner som inte bedriver näringsverksamhet

Företag får vara utan faktura vid inköp av:

• Tillgångar från privatpersoner som inte bedriver näringsverksamhet.
• Tjänster från privatpersoner som inte är registrerade för näringsverksamhet.
• Varor som producerats, utvunnits eller fiskats av privatpersoner och säljs direkt.

I detta fall måste företaget upprätta en inköpslista för kostnader utan faktura (formulär 01/TNDN) och ansvara för dess sanningshalt.

Praktisk anmärkning: Om inköpspriset som anges på listan är högre än marknadspriset, har skattemyndigheten rätt att justera kostnaden till marknadspriset.

Inköp av varor och tjänster från handelsidkare eller privatpersoner som bedriver näringsverksamhet med en omsättning under 100 miljoner VND/år

Om hushållet eller individen är undantagen från att utfärda faktura, får företaget fortfarande räkna med kostnaden om:

• En lista 01/TNDN finns.
• Det finns tillräcklig dokumentation för den faktiska transaktionen.
• Ursprunget och innehållet i utgiften kan bevisas.

I detta fall:

• Ingen inkomstskatt uppstår för säljaren.
• Företaget är inte skyldigt att betala kontantfritt, även för transaktioner över 20 miljoner VND.

Inköp av varor och tjänster från privatpersoner eller handelsidkare med en omsättning över 100 miljoner VND/år

Detta är en mycket viktig juridisk gräns.

Om säljaren:

• Är en privatperson eller handelsidkare.
• Har en omsättning över 100 miljoner VND/år.

Då **MÅSTE** en faktura finnas.

I detta fall:

• Privatpersonen eller handelsidkaren måste vända sig till skattemyndigheten för att köpa en faktura.
• Företaget får inte använda listan 01/TNDN som ersättning för fakturan.

Om ingen faktura finns, kommer hela kostnaden att underkännas vid bolagsskattens uppgörelse.

Anställning av säsongsarbetare, uppdrag för kortvariga arbeten

Företaget får räkna med kostnaden när:

• Privatpersoner anställs för säsongsanställning eller projektanställning.
• Arbetet är kortvarigt och inte regelbundet.

Skatteplikt:

• Företaget ska dra av 10% inkomstskatt före utbetalning.
• Denna avdragna skatt får räknas som en avdragsgill kostnad.

Hyra av egendom från privatpersoner (hus, bil, lager...)

Kostnaden för att hyra egendom kräver ingen faktura, men skatt måste betalas å privatpersonens vägnar i vissa fall.

Särskilja tydligt:

• Kontrakt under 100 miljoner VND/år: ingen moms, ingen inkomstskatt, ingen stämpelskatt uppstår.
• Kontrakt över 100 miljoner VND/år:
  • Moms: 5%
  • Inkomstskatt: 5%

Företaget kan betala å privatpersonens vägnar om det avtalats i kontraktet.

Hur man beräknar bolags- och inkomstskatt för kostnader utan faktura

Varje typ av kostnad kommer att hanteras skattemässigt på olika sätt, och en enda generell formel kan inte tillämpas.

Princip att komma ihåg:

• Kostnader som dras av vid beräkning av bolagsskatt beror på dokumentation och transaktionens art.
• Inkomstskatt på förvärvsinkomst uppstår endast när en individ är skattskyldig enligt bestämmelserna.

Exempel:

• Inköp från privatpersoner som själva producerat varorna: ingen inkomstskatt.
• Anlitande av privatpersoner för tjänster (ej näringsverksamhet): avdrag på 10% inkomstskatt.
• Anlitande av privatpersoner för uthyrning av tillgångar (hög omsättning): 5% inkomstskatt + 5% moms.

Läs mer: Hur mycket omsättning krävs för att betala skatt?

Vanliga misstag som leder till att kostnader utan faktura underkänns

Vid skattekontroller är de vanligaste felen:

• Användning av underlag 01/TNDN för fel mottagare.
• Misslyckande med att bevisa att privatpersonen inte bedriver näringsverksamhet.
• Avsaknad av överlämningsprotokoll eller kontrakt.
• Prissättning som är ovanlig jämfört med marknaden.
• Underlåtenhet att dra av inkomstskatt enligt gällande regler.

Bara ett litet fel kan leda till att hela kostnaden underkänns.

Läs mer: Vilka kostnader är avdragsgilla vid företagande?

Slutsats

Att en kostnad saknar faktura innebär inte automatiskt att den kommer att underkännas vid skatteberäkningen. Gällande skattelagstiftning tillåter företag att redovisa många typer av kostnader utan faktura, under förutsättning att företaget korrekt identifierar transaktionens art, korrekt identifierar den part som kostnaden uppstått hos och förbereder all nödvändig ersättningsdokumentation enligt bestämmelserna.

I praktiken ligger risken inte i avsaknaden av faktura, utan i felaktig tillämpning av fall, användning av underlag för fel mottagare, underlåtenhet att dra av personlig inkomstskatt när det krävs, eller oförmåga att bevisa transaktionens verklighet. Även om kostnaden har uppstått, kan företaget då bli av med kostnadsavdraget och bli skyldigt att betala bolagsskatt retroaktivt.

För att skydda sina skatterättsliga intressen måste företag därför noga förstå varje kostnadsgrupp, behärska de relevanta juridiska villkoren och organisera sin dokumentationslagring på ett fullständigt och konsekvent sätt från det att transaktionen uppstår. Att göra rätt från början hjälper inte bara till att optimera lagliga kostnader, utan utgör också en viktig grund för att företaget ska kunna verka transparent, säkert och hållbart på lång sikt.