Vilka kostnader kan dras av vid företagande?

Principer för att fastställa avdragsgilla kostnader vid beräkning av bolagsskatt

Vad är avdragsgilla kostnader?

Avdragsgilla kostnader vid fastställande av skattepliktig inkomst från bolagsskatten är de utgifter som, om de uppfyller lagens villkor, kan räknas som rimliga kostnader, vilket minskar den skattepliktiga inkomsten och därmed den skatt som ska betalas.

Enligt 1 § i Cirkulär 96/2015/TT-BTC kan en utgift dras av om den samtidigt uppfyller alla följande villkor.

3 obligatoriska villkor för att en utgift ska vara avdragsgill

1. Kostnader som faktiskt har uppstått och är relaterade till produktions- och affärsverksamhet

Utgiften måste tjäna direkt eller indirekt till att generera intäkter och ha ett tydligt affärssyfte.

2. Tillräcklig med lagliga fakturor och handlingar

Utgiften måste kunna styrkas med fakturor och handlingar enligt lagens bestämmelser, beroende på typen av utgift kan detta inkludera:

• Elektroniska fakturor
• Avtal
• Mottagningsprotokoll
• Utleveranssedlar
• Lönespecifikationer, närvarolistor
• Handlingar för betalning av skatt åt tredje part

3. Fakturor över 20 miljoner VND måste betalas icke-kontant

För utgifter för inköp av varor och tjänster, per tillfälle, med ett värde från och med 20 miljoner VND (inklusive moms), måste företaget ha en icke-kontant betalningshandling för att utgiften ska kunna dras av.

Vanliga kategorier av avdragsgilla kostnader

Nedan följer vanliga kostnadskategorier i praktiken, med kontrollpunkter. Huruvida de är avdragsgilla eller inte beror också på specifika bevishandlingar för varje företag.

1. Kostnader för råmaterial, varor, insatsvaror

Inkluderar inköp av råmaterial, hjälpmedel, varor för försäljning, kostnader för legotillverkning, paketering, transport, lastning, lossning, lagring och andra kostnader direkt relaterade till inköp av varor.

Kontrollpunkt: Relevans och rimlighet: Det måste finnas grund för användning i affärsverksamheten, med handlingar för in- och utleveranser, som kan jämföras med standarder eller driftlogik.

2. Kostnader för hyra av lokaler, lager, anläggningar

Inkluderar kostnader för hyra av affärslokaler, lager, verkstäder, fordon, maskiner.

Kontrollpunkt: Avtal och betalningshandlingar: Det måste finnas ett hyresavtal och betalningskvitton. I de fall då företaget betalar skatt åt privatpersoner som hyr ut enligt avtal, krävs handlingar för betalning av skatt åt tredje part.

3. Personalkostnader: löner, bonusar, tillägg, försäkringar

Inkluderar löner, arvoden, bonusar, tillägg, försäkringsavgifter och andra kostnader med karaktär av lön.

Kontrollpunkt: Interna bestämmelser och utbetalningshandlingar: Nivåer och villkor för ersättning måste anges i arbetsavtal, löne- och bonusbestämmelser, kollektivavtal eller finansiella bestämmelser, tillsammans med lönespecifikationer, kvittenser och utbetalningshandlingar.

4. Personalvälfärdskostnader

Inkluderar kostnader för till exempel bröllop, högtider, semesterresor, hälsokontroller, studiestöd, stöd vid svårigheter.

Kontrollpunkt: Bestämmelser och gränser: Handlingarna måste vara fullständiga och den totala välfärdskostnaden får inte överstiga lagstadgade gränser.

5. Avskrivningar på anläggningstillgångar

Inkluderar avskrivningar på materiella och immateriella anläggningstillgångar som används i affärsverksamheten.

Kontrollpunkt: Lagliga tillgångar, för affärsverksamhet, avskrivningar enligt bestämmelserna: Det måste finnas tillgångsdokumentation, överlämningsprotokoll, registrering, uppföljning och avskrivning enligt gällande ramar, metoder och tidsperioder.

6. Räntekostnader

Räntekostnader som hänför sig till produktions- och affärsverksamhet, med ett låneavtal och giltiga betalningshandlingar.

Kontrollpunkt: Lånedokumentation och betalningshandlingar: Det måste finnas ett låneavtal och räntebetalningshandlingar. Vid lån från privatpersoner eller organisationer som inte är kreditinstitut, måste särskild försiktighet iakttas gällande dokumentation och relaterade skatteförpliktelser.

7. Kostnader för el, vatten, internet, driftskostnader för lokaler

Inkluderar kostnader för tjänster som används i affärslokaler.

Kontrollpunkt: Avtal och fakturor: Det måste finnas fakturor för el, vatten, internet. Den part som ska stå för kostnaden enligt hyresavtalet måste vara tydligt definierad, och betalningshandlingar måste finnas.

8. Kostnader för kampanjvaror, kundgåvor

Inkluderar kostnader för prover, gåvor, kampanjer, kundvård som används i affärsverksamheten.

Kontrollpunkt: Inköpshandlingar och utlämningshandlingar: Det måste finnas inköpsfakturor, dokumentation för kampanjprogram, utleveranshandlingar och korrekt hantering av fakturor och skatter för gåvor.

9. Avsättningar

Vissa avsättningar görs i enlighet med Finansdepartementets anvisningar, såsom avsättningar för minskning av värdet på lager, kundfordringar som är svåra att driva in, produktgarantier.

Kontrollpunkt: Bevisdokumentation och avsättningsvillkor: Det måste finnas dokumentation för jämförelse, protokoll, beslut om avsättning och beräkningsgrund enligt anvisningarna.

10. Kostnader för förluster på grund av naturkatastrofer, bränder, skadade varor

Kan endast dras av om det är en verklig förlust och det finns dokumentation som tydligt fastställer den del som ersätts och den del som inte ersätts.

Kontrollpunkt: Fullständig dokumentation för förlusten: Protokoll för inventering, förklaringar, försäkrings- eller ersättningshandlingar och relaterade kvitton.

Läs mer: Hur mycket omsättning måste man ha för att betala skatt?

5 misstag som gör att kostnader "faktiskt spenderade men inte avdragsgilla"

För det första: Brist på lagliga fakturor och handlingar. Detta är den vanligaste orsaken till avslag.

För det andra: Kontant betalning för fakturor på 20 miljoner VND eller mer. Brist på icke-kontanta betalningshandlingar leder till att kostnaden inte godkänns.

För det tredje: Kostnader som inte kan kopplas till affärsverksamheten. Verkliga kostnader som inte kan kopplas till ett affärssyfte kan ändå nekas avdrag.

För det fjärde: Personalhandlingar saknar bestämmelser eller utbetalningshandlingar. Avsaknad av arbetsavtal, lönespecifikationer, bonusbestämmelser eller kvittenser.

För det femte: Felaktig periodisering eller brist på godkännandehandlingar. Särskilt för tjänster, projekt, externa tjänster eller legotillverkning.

Vad gör man om man upptäcker att kostnader inte uppfyller villkoren?

Om företaget upptäcker det själva innan skattemyndigheten granskar

Företaget måste aktivt granska och utesluta de kostnader som inte uppfyller villkoren från avdragsgilla kostnader vid upprättandet av skattedeklarationen.

Om skattemyndigheten fastställer det vid en granskning

Kostnaden kommer att nekas enligt granskningsprotokollet och företaget kan behöva:

• Justera den skattepliktiga inkomsten uppåt
• Betala ytterligare skatt
• Ådraga sig förseningsavgifter och relaterade kostnader enligt gällande bestämmelser

Läs mer: Sammanfattning av ersättningsfakturor och justeringsfakturor

Slutsats

Avdragsgilla kostnader är inte "vad som helst kan dras av", utan det är kostnader som är korrekta, verkliga, relaterade till affärsverksamheten, har laglig dokumentation och betalas enligt bestämmelserna.

Om du håller på att skapa en serie "Skatthandbok för nya säljare", bör den här artikeln placeras som ett grundläggande principkapitel, innan du går djupare in på praktiska tillämpningar för olika modeller: försäljning på e-handelsplattformar, offline-försäljning eller multikanalsförsäljning.