Vilka kostnader är skatteavdragsgilla i verksamheten?

Principer för att fastställa avdragsgilla kostnader vid beräkning av företagsskatt (FTS)

Vad är avdragsgilla kostnader?

Avdragsgilla kostnader vid fastställandet av beskattningsbar inkomst för företagsskatt är de utgifter som, om de uppfyller lagens villkor, kan dras av som rimliga kostnader, vilket minskar den beskattningsbara inkomsten och därmed minskar det företagsskatt som ska betalas.

Enligt punkt 1 i artikel 4 i cirkulärskrivelse 96/2015/TT-BTC kan en utgift dras av om den uppfyller följande villkor samtidigt.

3 obligatoriska villkor för att en kostnad ska vara avdragsgill

1. Verkliga kostnader som uppstått och är relaterade till produktions- och affärsverksamhet

Utgiften måste tjäna direkt eller indirekt till att generera intäkter och ha ett tydligt affärsmål.

2. Tillräckliga lagliga fakturor och dokumentation

Utgiften måste styrkas med fakturor och dokumentation enligt lagens bestämmelser, beroende på vilken typ av utgift det rör sig om kan det inkludera:

• Elektroniska fakturor
• Avtal
• Godkännandeprotokoll
• Utleveranssedlar
• Löneunderlag, närvarolistor
• Bevis på skatt inbetald åt någon annan

3. Fakturor på 20 miljoner VND eller mer måste betalas utan kontanter

För inköp av varor och tjänster som överstiger 20 miljoner VND per tillfälle (inklusive mervärdesskatt) måste företaget ha bevis på kontantfri betalning för att kostnaden ska kunna dras av.

Vanliga kategorier av kostnader som accepteras som avdragsgilla

Nedan följer vanliga kostnadskategorier i praktiken, tillsammans med viktiga kontrollpunkter. Huruvida de kan dras av eller inte beror också på den specifika dokumentationen för varje företag.

1. Kostnader för råmaterial, varor och insatsmaterial

Inkluderar inköp av råmaterial, hjälpmedel, varor för försäljning, kostnader för bearbetning, paketering, transport, lastning/lossning, lagring och andra kostnader direkt relaterade till inköp av varor.

Kontrollpunkt: Relevans och rimlighet: Det måste finnas en grund för användning i affärsverksamheten, dokumentation för in- och utleveranser, och det ska kunna jämföras med fastställda normer eller verksamhetens logik.

2. Kostnader för hyra av lokaler, lager, tillgångar

Inkluderar kostnader för hyra av affärslokaler, lager, verkstäder, fordon, maskiner.

Kontrollpunkt: Avtal och betalningsdokumentation: Det måste finnas ett hyresavtal och bevis på betalning. Om företaget betalar skatt åt en enskild person som hyr ut enligt avtal, krävs bevis på skatt inbetald åt någon annan.

3. Arbetskostnader: löner, bonusar, tillägg, försäkringar

Inkluderar löner, ersättningar, bonusar, tillägg, sociala avgifter och andra kostnader av lönekaraktär.

Kontrollpunkt: Interna regler och utbetalningsdokumentation: Nivån och villkoren för utbetalning måste anges i anställningsavtal, lönepolicy, kollektivavtal eller finansiella regler, tillsammans med löneunderlag, kvittenser och utbetalningsbevis.

4. Personalvårdskostnader för anställda

Inkluderar kostnader som vid bröllop/begravning, helgdagar, semesterresor, hälsokontroller, studiestöd, stöd vid svårigheter.

Kontrollpunkt: Det måste finnas en policy och en budgetgräns: Dokumentationen måste vara komplett och den totala kostnaden för personalvård får inte överskrida fastställda gränser.

5. Avskrivningar av anläggningstillgångar

Inkluderar avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar som används i affärsverksamheten.

Kontrollpunkt: Lagliga tillgångar, används i verksamheten, avskrivningar enligt regler: Det måste finnas tillgångsdokumentation, överlämnandeprotokoll, registrering, spårning och avskrivningar enligt fastställd ram, metod och tid.

6. Räntekostnader

Räntekostnader som är relaterade till produktions- och affärsverksamhet, med ett låneavtal och giltig betalningsdokumentation.

Kontrollpunkter: Lånehandlingar och betalningskvitton: Det bör finnas låneavtal och kvitton på räntebetalningar. Vid lån från privatpersoner eller andra enheter än kreditinstitut bör man vara särskilt försiktig med handlingar och relaterade skatteförpliktelser.

7. Kostnader för el, vatten, internet, driftskostnader för anläggningen

Inkluderar kostnader för förnödenheter som används för verksamhetslokalen.

Kontrollpunkter: Avtal och fakturor: Det bör finnas fakturor för el, vatten och internet. Tydliggör vem som ska betala enligt hyresavtalet och ha betalningskvitton.

8. Kostnader för kampanjartiklar, kundgåvor

Inkluderar kostnader för varuprover, gratisartiklar, kampanjgåvor, kundvård i samband med affärsverksamhet.

Kontrollpunkter: Inköpskvitton och utleveranskvitton för gåvor: Det bör finnas inköpsfakturor, handlingar för kampanjprogram, lageruttagsdokument och korrekt hantering av fakturor och skatter för gåvor.

9. Kostnader för avsättningar

Vissa avsättningar görs enligt anvisningar från finansministeriet, såsom avsättningar för minskad värdering av lager, kundfordringar som inte kan drivas in, produktgarantier.

Kontrollpunkter: Bevisdokumentation och avsättningsvillkor: Det bör finnas avstämningshandlingar, protokoll, beslut om avsättning och beräkningsunderlag som följer anvisningarna.

10. Kostnader för skador från naturkatastrofer, bränder, skadade varor

Kan endast medräknas om det är en faktisk förlust och det finns dokumentation som tydligt anger den del som ersätts och den del som inte ersätts.

Kontrollpunkter: Fullständiga skadehandlingar: Inventeringsprotokoll, redogörelser, försäkrings- eller ersättningshandlingar och relaterade kvitton.

Läs mer: Hur mycket intäkter krävs för att betala skatt?

5 misstag som gör att kostnader "verkligen spenderade men inte avdragsgilla"

För det första: Brist på giltiga fakturor och kvitton. Detta är den vanligaste anledningen till att kostnader underkänns.

För det andra: Kontantbetalning för fakturor på 20 miljoner VND eller mer. Brist på kvitton för icke-kontantbetalning leder till att kostnaden underkänns.

För det tredje: Kostnader som inte kan bevisas vara relaterade till affärsverksamhet. Även om utgiften är verklig men syftet inte kan bevisas vara affärsmässigt, kan den fortfarande underkännas.

För det fjärde: Brist på personalhandlingar som anställningsavtal, lönespecifikationer, bonusregler eller kvittenser.

För det femte: Felaktig periodisering eller brist på godkännandehandlingar. Särskilt gäller detta kostnader för tjänster, byggprojekt, inhyrd arbetskraft eller bearbetning.

Hur hanterar man om man upptäcker kostnader som inte uppfyller kraven?

Om företaget upptäcker det självt innan skattemyndigheten kontrollerar

Företaget måste proaktivt granska och ta bort de poster som inte uppfyller kraven från avdragsgilla kostnader vid inlämnande av skattedeklarationen.

Om skattemyndigheten fastställer det vid en kontroll

Kostnaden kommer att underkännas enligt kontrollprotokollet och företaget kan behöva:

• Justera upp den skattepliktiga inkomsten
• Betala ytterligare skatt
• Ådraga sig förseningsavgifter och relaterade avgifter enligt bestämmelserna

Läs mer: Sammanfattning av ersättningsfakturor och justeringsfakturor

Slutsats

Avdragsgilla kostnader är inte "vad som helst som kan dras av", utan handlar om att spendera korrekt, verkligt, relaterat till affärsverksamhet, med giltiga handlingar och betalning enligt bestämmelserna.

Om du håller på att skapa en serie "Skattehandbok för nya säljare", bör den här artikeln placeras som ett grundläggande principkapitel, innan du går djupare in i praktiskt innehåll för olika modeller: försäljning på e-handelsplattformar, offline-försäljning eller multikanalsförsäljning.