Automatisk fakturautskrift

Enligt regeringens senaste bestämmelser är företagare nu skyldiga att skriva ut en e-faktura för varje försäljningstransaktion. Detta bidrar till att göra deklarationen av intäkter och vinster mer transparent och exakt, samtidigt som det säkerställer att skatter betalas fullt ut enligt bestämmelserna. För många säljare, särskilt de som säljer på flera e-handelsplattformar som Shopee, TikTok Shop och Lazada, är dock den manuella faktureringen för tiotals, eller till och med hundratals, beställningar per dag en betydande arbetsbörda.

GTG CRM, som förstår de svårigheter som säljare står inför, har utvecklat en funktion för automatisk e-fakturering som helt befriar dig från detta tidskrävande manuella arbete. Systemet skapar automatiskt en faktura så snart en beställning bekräftas för utleverans, vilket garanterar 100% noggrannhet med informationen från den faktiska beställningen. Du behöver bara göra en enda inställning, och sedan kan du helt fokusera på försäljning och kundservice.

GTG CRMs funktion för automatisk fakturering

GTG CRM stöder fullständig automatisering av faktureringsprocessen med två huvudfunktioner:

Automatisk utskrift av originalfaktura: Efter att du har bekräftat utleveransen för en beställning skapar systemet automatiskt en e-faktura med fullständig information om produkt, kvantitet och värde. Du kan välja att skapa ett utkast för granskning innan du utfärdar fakturan, eller utfärda den omedelbart för att spara tid.

Automatisk justeringsfaktura: När en kund returnerar en del av produkterna i en beställning (t.ex. köper 3 produkter men behåller bara 2), skapar GTG CRM automatiskt en justeringsfaktura som motsvarar den faktiska kvantiteten. Detta hjälper dig att deklarera exakt och hantera lager korrekt.

Systemet stöder de tre mest populära försäljningskanalerna idag: Shopee, TikTok Shop och Lazada.

Instruktioner för installation och användning

Steg 1: Installation av automatisk fakturafunktion

Gå till inställningarna för e-fakturering i GTG CRM. Där hittar du två huvudinställningar: "Automatisk faktura" och "Automatisk justeringsfaktura".

För att aktivera funktionen behöver du bara klicka på den gröna knappen bredvid den försäljningskanal du vill använda: Shopee, TikTok Shop eller Lazada.

Viktig anmärkning: Om du redan har auktoriserat e-handelsplattformen att automatiskt utfärda fakturor, bör du inte aktivera denna funktion i GTG CRM eftersom det kan leda till dubbla fakturor.

Steg 2: Konfigurering av fakturainformation

Efter aktivering behöver du konfigurera grundläggande fakturainformation:

• Fakturastatus: Välj "Skapa utkast" om du vill granska innan utfärdande, eller "Utfärda omedelbart" för fullständig automatisering.
• Tidpunkt för fakturaskapande: Standard är att skapa direkt efter bekräftelse av utleverans.
• Fakturamall och symbol: Välj en mall som passar dina deklarationsbehov.

Steg 3: Hantering av beställningar och automatisk fakturering

När en ny beställning från e-handelsplattformar synkroniseras med GTG CRM, kommer beställningen att ha statusen "On Hold". Du måste ändra beställningens status till "Väntar på plockning" eller "Levereras" för att aktivera processen.

När du ändrar beställningens status till "Väntar på leverans", kommer GTG CRM-systemet automatiskt att skapa en beställning.

Efter att beställningen har bekräftats och flyttats till statusen "Levereras", kommer systemet automatiskt att skapa en utleveranssedel. Genom att bekräfta utleveranssedeln skapar systemet automatiskt en e-faktura.

Du kan kontrollera den nyskapade fakturan i systemets "E-fakturor"-sektion. All information om produkter, kvantiteter och värden fylls i exakt från den ursprungliga beställningen.

Steg 4: Hantering av justeringsfakturor vid kundreturer

I händelse av att en kund returnerar en del av produkterna, automatiseras processen för justeringsfakturor också helt. Du behöver bara mata in antalet returnerade produkter i lagret och klicka på bekräfta, så skapar GTG CRM automatiskt en justeringsfaktura åt dig.

Nödvändigt villkor: En justeringsfaktura kan endast skapas om originalfakturan redan har utfärdats. Om originalfakturan fortfarande är ett utkast måste du utfärda originalfakturan först.

Fördelar med att använda denna funktion

• Betydande tidsbesparing: Istället för att manuellt ange information för varje beställning behöver du bara bekräfta utleveransen, så hanterar systemet allt automatiskt.
• Absolut noggrannhet garanteras: Fakturainformationen hämtas direkt från de faktiska beställningarna, med nästan noll risk för fel.
• Flexibel hantering av specialfall: Automatisk justeringsfaktura hjälper till att snabbt hantera retursituationer.
• Fokus på försäljning: Inga fler bekymmer om faktureringsadministratörsarbetet.
• Enkel lagföljsamhet: Säkerställer fullständig fakturering enligt nya bestämmelser.

Viktiga anmärkningar

• Undvik att aktivera funktionen för automatisk fakturering i GTG CRM om du redan har auktoriserat e-handelsplattformen att automatiskt fakturera, för att undvika dubbla fakturor.
• Justeringsfakturor kan endast skapas när originalfakturan har utfärdats officiellt.
• Kontrollera fakturamallen och symbolen noggrant vid den första installationen.