Automatisk generering av elektroniska fakturor

Enligt regeringens senaste föreskrifter är företag nu skyldiga att utfärda elektroniska fakturor för varje försäljningstransaktion. Detta gör deklarationen av intäkter och vinster mer transparent och korrekt, samtidigt som det säkerställer att skatter betalas fullt ut enligt reglerna. För många säljare, särskilt de som handlar på flera e-handelsplattformar som Shopee, TikTok Shop och Lazada, är det dock en betydande arbetsbörda att manuellt utfärda fakturor för dussintals, till och med hundratals, ordrar varje dag.

Med förståelse för de svårigheter som säljare står inför, har GTG CRM utvecklat en funktion för automatisk utfärdande av elektroniska fakturor, vilket helt befriar dig från detta tidskrävande manuella arbete. Systemet skapar automatiskt fakturor så snart en order har bekräftats för utleverans, vilket garanterar 100% noggrannhet med informationen från den faktiska ordern. Du behöver bara göra en engångsinstallation, och sedan kan du helt fokusera på försäljning och kundservice.

GTG CRMs funktion för automatisk fakturering

GTG CRM stöder fullständig automatisering av processen för utfärdande av elektroniska fakturor med två huvudfunktioner:

Automatisk utfärdande av originalfakturor: Efter att du har bekräftat utleveransen för en order skapar systemet automatiskt en elektronisk faktura med fullständig produktinformation, kvantitet och värde. Du kan välja att skapa ett utkast för granskning innan du utfärdar, eller utfärda omedelbart för att spara tid.

Automatisk utfärdande av justeringsfakturor: När en kund returnerar en del av en order (till exempel om de köpte 3 artiklar men behåller endast 2), skapar GTG CRM automatiskt en justeringsfaktura som motsvarar den faktiska kvantiteten. Detta hjälper dig att deklarera korrekt och hantera ditt lager på rätt sätt.

Systemet stöder fullständigt de tre mest populära säljkanalerna idag: Shopee, TikTok Shop och Lazada.

Instruktioner för installation och användning

Steg 1: Konfigurera funktionen för automatisk fakturering

Gå till inställningarna för elektroniska fakturor i GTG CRM. Här hittar du två huvudinställningar: "Automatisk faktura" och "Automatisk justeringsfaktura".

För att aktivera funktionen, klicka helt enkelt på den gröna knappen bredvid den säljkanal du vill tillämpa den på: Shopee, TikTok Shop eller Lazada.

Viktig anmärkning: Om du redan har auktoriserat e-handelsplattformen att automatiskt utfärda fakturor, bör du inte aktivera denna funktion i GTG CRM, eftersom det kan leda till dubbla fakturor.

Steg 2: Konfigurera fakturainformation

Efter aktivering behöver du konfigurera den grundläggande informationen för fakturan:

• Fakturastatus: Välj "Skapa utkast" om du vill granska innan utfärdande, eller "Utfärda omedelbart" för fullständig automatisering.
• Tidpunkt för fakturas kapande: Standard är direkt efter bekräftelse av utleverans.
• Fakturamall och signum: Välj en mall som passar dina deklarationsbehov.

Steg 3: Hantera ordrar och automatisk fakturering

När en ny order synkroniseras från e-handelsplattformarna till GTG CRM, kommer ordern att ha statusen "On Hold". Du behöver ändra orderstatusen till "Väntar på plockning" eller "Levereras" för att aktivera processen.

När du ändrar en order till statusen "Väntar på leverans" kommer GTG CRM-systemet automatiskt att skapa en order.

När ordern har bekräftats och ändrats till statusen "Levereras" kommer systemet automatiskt att utfärda ett inleveransformulär. Genom att bekräfta inleveransformuläret kommer systemet automatiskt att skapa en elektronisk faktura.

Du kan kontrollera den nyskapade fakturan i avsnittet "Elektroniska fakturor" i systemet. All information om produkter, kvantiteter och värden fylls i exakt från den ursprungliga ordern.

Steg 4: Hantering av korrigeringsfakturor vid returer från kunder

Om kunden returnerar en del av produkterna, automatiseras processen för korrigeringsfakturor helt. Du behöver bara ange lagersaldot för de returnerade produkterna och klicka på bekräfta, så skapar GTG CRM automatiskt en korrigeringsfaktura åt dig.

Nödvändiga villkor: En korrigeringsfaktura kan endast skapas om den ursprungliga fakturan har utfärdats. Om den ursprungliga fakturan fortfarande är i utkastläge måste du först utfärda den ursprungliga fakturan.

Fördelar med att använda denna funktion

• Betydande tidsbesparing: Istället för att manuellt ange information för varje order behöver du bara bekräfta utleveransen och systemet hanterar resten automatiskt.
• Garanterad absolut noggrannhet: Fakturainformation hämtas direkt från den faktiska ordern, med nära noll risk för fel.
• Flexibel hantering av speciella fall: Automatisk korrigeringsfaktura hjälper till att snabbt hantera retursituationer från kunder.
• Fokusera på försäljning: Ingen mer oro för den administrativa bördan av fakturering.
• Enkel lagstiftningsföljsamhet: Säkerställer fullständig fakturering enligt nya regler.

Viktiga anmärkningar

• Undvik att aktivera den automatiska faktureringsfunktionen i GTG CRM om du redan har gett en e-handelsplattform befogenhet att automatiskt utfärda fakturor, för att undvika dubbla fakturor.
• Korrigeringsfakturor kan endast skapas när den ursprungliga fakturan har utfärdats officiellt.
• Kontrollera noggrant fakturamallen och symbolen vid första installationen.