นั่นคือจุดเริ่มต้นที่การควบคุมระดับการเข้าถึง (Access Level Control) กลายเป็นหัวใจสำคัญของแพลตฟอร์มการจัดการสมัยใหม่ทุกแพลตฟอร์ม ตั้งแต่ Slack ไปจนถึง GTG CRM

Slack คืออะไร?

Slack คือแพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่มีชื่อเสียงระดับโลก ซึ่งเป็นกรรมสิทธิ์ของ Salesforce เปิดตัวในปี 2013 ปัจจุบัน Slack มีธุรกิจกว่า 200,000 แห่งและผู้ใช้งานประจำวันกว่า 35 ล้านคน รวมถึงบริษัทชื่อดังอย่าง Airbnb, IBM, Shopify และ NASA

แพลตฟอร์มการสื่อสาร Slack

จุดแข็งของ Slack อยู่ที่ความสามารถในการเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นการส่งข้อความ การแชร์เอกสาร และการผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ อีกหลายพันรายการ (เช่น Google Drive, Zoom, Notion เป็นต้น) ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่เดียว

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทำให้ Slack โดดเด่นอย่างแท้จริงไม่ใช่แค่เพียงอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย แต่เป็นวิธีการจัดการการเข้าถึงและข้อมูล ซึ่งช่วยให้พนักงาน คู่ค้า และซัพพลายเออร์หลายพันคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

การจัดการสิทธิ์ผู้ใช้คืออะไร?

การควบคุมระดับการเข้าถึงเป็นกลไกที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนดสิ่งต่อไปนี้ได้:

• ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง?
• ใครบ้างที่สามารถแก้ไข ลบ หรือส่งออกข้อมูลได้?
• ใครบ้างที่มีสิทธิ์ดูข้อมูล รับการแจ้งเตือน หรือรับรายงานเท่านั้น

การจัดการสิทธิ์ผู้ใช้

อาจดูเหมือนง่าย แต่สิ่งนี้เป็นรากฐานของความปลอดภัย ประสิทธิภาพ และความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการดำเนินงาน เมื่อสิทธิ์การเข้าถึงไม่ได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน ธุรกิจก็มีความเสี่ยง:

• ข้อมูลลูกค้ารั่วไหล
• ข้อผิดพลาดในแคมเปญการตลาด
• พนักงานคนดังกล่าวปฏิบัติงานอยู่นอกพื้นที่ที่กำหนดไว้
• ขาดความรับผิดชอบเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้น

ในทางกลับกัน เมื่อมีการกำหนดสิทธิ์อย่างชัดเจน ทุกอย่างก็จะราบรื่น โปร่งใส และปลอดภัยยิ่งขึ้น ดังเช่นที่ Slack ได้ทำมาแล้ว

ปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนที่ Slack จะนำระบบกระจายอำนาจมาใช้

ก่อนที่จะนำระบบการอนุญาตขั้นสูงมาใช้ Slack ก็เคยเผชิญกับปัญหาที่คุ้นเคยมาก่อนเช่นกัน:

• ช่องทางการแชทที่มากเกินไปทำให้พนักงานได้รับข้อมูลมากเกินไปจนรับมือไม่ไหว
• ยังไม่ชัดเจนว่าใครได้รับอนุญาตให้แก้ไขหรือแบ่งปันเอกสารใดบ้าง
• ความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลภายในเกิดขึ้นเมื่อทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

Slack ตระหนักว่าการเติบโตอย่างรวดเร็วไม่สามารถมาพร้อมกับความวุ่นวายได้ พวกเขาจึงต้องการรูปแบบการบริหารที่ยืดหยุ่น ปลอดภัย และรับประกันการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

Slack ออกแบบระบบการอนุญาตอัจฉริยะอย่างไร

Slack แบ่งสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้เป็นสามระดับหลัก:

• เจ้าของ/ผู้ดูแลระบบ: บริหารจัดการพื้นที่ทำงานทั้งหมด กำหนดค่าแอปพลิเคชัน และเพิ่มหรือลบสมาชิก
• ผู้จัดการ: บริหารจัดการทีม มอบสิทธิ์ในการดูเอกสาร อนุมัติการเข้าถึง และติดตามการสื่อสาร
• สมาชิก: สามารถเข้าถึงช่องทาง เนื้อหา และแหล่งข้อมูลที่เหมาะสมกับบทบาทของตน

ระบบการอนุญาตโดยรวมของ Slack

จุดเด่นที่ไม่เหมือนใครคือ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ ทำให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบประวัติการอนุญาตได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ Slack ยังผสานรวม SSO (Single Sign-On) และการควบคุมการเข้าถึงด้วย IP ทำให้สามารถซิงโครไนซ์การเข้าสู่ระบบอย่างปลอดภัยในหลายแพลตฟอร์มได้

ผลลัพธ์ที่ได้จากโมเดลแบบกระจายอำนาจของ Slack

จากรายงานในอุตสาหกรรม ระบบควบคุมระดับการเข้าถึง (Access Level Control) ของ Slack มีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการดำเนินงาน:

• ลดปริมาณข้อมูลที่มากเกินไป: ด้วยการกำหนดระดับสิทธิ์การเข้าถึง สมาชิกแต่ละคนจะเห็นเฉพาะช่องทางและแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของตนโดยตรงเท่านั้น ซึ่งจะช่วยให้พนักงานมีสมาธิมากขึ้น ลดสิ่งรบกวน และปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• ลดต้นทุนการควบคุมภายใน: การเพิ่ม ลบ หรือปรับสิทธิ์การเข้าถึงจะดำเนินการจากส่วนกลางผ่านผู้ดูแลระบบ ระบบจะบันทึกการดำเนินการโดยอัตโนมัติ ทำให้ธุรกิจตรวจสอบได้ง่าย ลดเวลาและต้นทุนด้านไอทีและการรักษาความปลอดภัย
• ออกแบบมาเพื่อการขยายธุรกิจไปทั่วโลก: โครงสร้างลำดับชั้นหลายระดับเหมาะสำหรับธุรกิจข้ามชาติ ทีมงานในแต่ละภูมิภาคสามารถทำงานได้อย่างอิสระตามกฎของตนเอง แต่ยังคงอยู่ภายใต้กรอบการกำกับดูแลที่เป็นหนึ่งเดียวและปลอดภัย

รายงานจาก ClickUp, AMIS และ Base.vn ยังระบุว่า รูปแบบการอนุญาตของ Slack ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบ ลดข้อผิดพลาด ปกป้องข้อมูลภายใน และลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผสานรวมกับโซลูชันด้านความปลอดภัยขั้นสูง เช่น SSO หรือการควบคุมการเข้าถึงด้วย IP

GTG CRM Access Control – โซลูชันควบคุมการเข้าถึงที่คล่องตัว ยืดหยุ่น และปลอดภัย

Slack แสดงให้เห็นว่าประสิทธิภาพและความปลอดภัยจะยั่งยืนได้อย่างแท้จริงก็ต่อเมื่อมีการควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวดเท่านั้น

GTG CRM Access Control มอบกลไกการควบคุมการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย เหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต ทุกขนาด ตั้งแต่สตาร์ทอัพขนาดเล็กไปจนถึงทีมการตลาดมืออาชีพ

1. ล้างการตั้งค่าสิทธิ์ ตั้งค่าเสร็จภายในไม่กี่นาที

GTG CRM ช่วยให้คุณสร้างบทบาทผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด พนักงานฝ่ายการตลาด หรือสร้างบทบาทที่กำหนดเองได้อย่างยืดหยุ่นตามโครงสร้างเฉพาะของบริษัทของคุณ

การจัดการสิทธิ์อย่างรวดเร็วใน GTG CRM

แต่ละบทบาทสามารถจำกัดการเข้าถึงเพื่อดู แก้ไข ลบ และส่งออกข้อมูลในแต่ละโมดูล เช่น หน้า Landing Page, แคมเปญ, CRM, การส่งข้อความ หรือระบบอัตโนมัติ ทั้งหมดนี้ทำได้ในไม่กี่คลิก โดยไม่จำเป็นต้องขอความช่วยเหลือด้านเทคนิค

2. การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการควบคุมจากส่วนกลาง

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบทบาทหรือบุคลากร การเข้าถึงจะถูกซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติทั่วทั้งระบบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผู้ติดต่อ และแคมเปญต่างๆ ได้รับการปกป้องอยู่เสมอ

นอกจากนี้ GTG CRM ยังบันทึกประวัติการดำเนินงานเพื่อให้ตรวจสอบ ตรวจสอบบัญชี หรือกู้คืนข้อมูลได้ง่ายเมื่อจำเป็น ช่วยให้ธุรกิจรักษาความโปร่งใสและความปลอดภัยได้อย่างสมบูรณ์

3. การทำงานเป็นทีมราบรื่น ไม่มีข้อขัดแย้งเรื่องงาน

สมาชิกแต่ละคนมองเห็นเพียงส่วนของงานที่พวกเขารับผิดชอบเท่านั้น

ผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้า อนุมัติเนื้อหา และมอบหมายงานได้โดยตรงภายใน GTG CRM ทำให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่นและไร้รอยต่อโดยไม่มีการทับซ้อนกัน

เหตุใด GTG CRM จึงแตกต่างจากแพลตฟอร์มอื่นๆ?

ไม่ใช่แค่ระบบควบคุมการเข้าออกเท่านั้น แต่ระบบนิเวศ CRM ของ GTG ทั้งหมดสร้างขึ้นบนปรัชญานี้:

• 💡 ราคาประหยัด: GTG CRM นำเสนอเครื่องมือทางการตลาด CRM ระบบอัตโนมัติ และระบบส่งข้อความครบวงจร ในราคาที่ต่ำกว่าแพลตฟอร์มระดับองค์กรระหว่างประเทศอย่างเห็นได้ชัด
• ⚙️ ประสบการณ์ที่คล่องตัว: อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย การทำงานที่เข้าใจง่าย และการออกแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็ก ช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพึ่งพาฝ่ายไอที
• 🚀 พลังโดยรวม: โมดูลทั้งหมด (หน้า Landing Page, อีเมล, โซเชียลมีเดีย, ระบบอัตโนมัติ, CRM…) เชื่อมต่อกันอย่างราบรื่น ช่วยให้คุณจัดการกิจกรรมทางการตลาด การขาย และบริการลูกค้าทั้งหมดได้ภายในแพลตฟอร์มเดียว

ด้วย GTG CRM คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่ซับซ้อนเพื่อดำเนินงานเหมือนองค์กรขนาดใหญ่ เพียงแค่มีระบบที่มีประสิทธิภาพ ขนาดกะทัดรัด และยืดหยุ่นเพียงพอที่จะเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

สรุป

Slack ได้พิสูจน์แล้วว่าการควบคุมการเข้าถึงอย่างชาญฉลาดเป็นรากฐานของการดำเนินงานที่ราบรื่น และตอนนี้ ด้วย GTG CRM Access Level Control ธุรกิจ SME ในเวียดนามก็สามารถทำเช่นเดียวกันได้โดยไม่ต้องใช้ระบบที่ซับซ้อนหรือทีมไอทีเฉพาะทาง

แพลตฟอร์มเดียว รองรับหลายบทบาท ทุกอย่างทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น นี่คือวิธีที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถดำเนินงานได้เหมือนธุรกิจขนาดใหญ่ ปลอดภัยยิ่งขึ้น คล่องตัวยิ่งขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นทุกวัน