การจัดการกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผิดพลาดเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยในงานบัญชีและภาษี ขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อผิดพลาดและลักษณะของธุรกรรม ผู้ขายอาจเลือกที่จะออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่หรือใบแจ้งหนี้ปรับปรุงแก้ไขตามกฎหมาย

พระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 70/2025/ND-CP (แก้ไขเพิ่มเติมพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 123/2020/ND-CP) ได้ชี้แจงขอบเขตและการบังคับใช้ของแบบฟอร์มทั้งสองนี้ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น บทความด้านล่างนี้จะนำเสนอข้อเท็จจริงทางกฎหมายที่ถูกต้อง เพื่อช่วยให้สามารถแยกแยะความแตกต่างได้อย่างชัดเจนสำหรับการนำไปใช้อย่างแม่นยำ

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

แนวคิด

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ คือ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้น เพื่อแทนที่เนื้อหาทั้งหมดของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับก่อนหน้าที่ออกให้ก่อนหน้านี้ ซึ่งมีข้อผิดพลาดร้ายแรง ทำให้ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมไม่สามารถนำไปใช้ในการยื่นภาษีและการทำบัญชีได้อีกต่อไป

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ต้องระบุอย่างชัดเจนว่า: "ใช้แทนใบแจ้งหนี้ฉบับที่…, สัญลักษณ์…, หมายเลข…, วันที่… เดือน… ปี…"

เมื่อใดจึงจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่?

จะมีการออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่เมื่อใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมมีข้อผิดพลาดที่สำคัญ

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายหรือผู้ซื้อไม่ถูกต้อง
• ข้อมูลการชำระเงินไม่ถูกต้อง รวมถึงจำนวนเงิน อัตราภาษี และจำนวนภาษี
• ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าและบริการ เช่น ประเภท คุณสมบัติ และคุณภาพ
• ใบแจ้งหนี้ชำรุด ฉีกขาด ถูกแก้ไข หรือมีข้อมูลไม่ครบถ้วน
• ใบแจ้งหนี้สูญหายหรือใช้การไม่ได้แล้ว

หลักการทางกฎหมายสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

• การเปลี่ยนสินค้าจะต้องได้รับการตกลงกันหรือแจ้งให้ผู้ซื้อทราบอย่างถูกต้อง
• ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่จะแทนที่ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมโดยสมบูรณ์ และไม่มีอยู่พร้อมกันในแง่ของมูลค่าที่แจ้งไว้
• ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่จะต้องเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมอย่างชัดเจน
• การยื่นภาษีจะทำโดยใช้ใบกำกับภาษีแทน

ใบแจ้งหนี้ปรับปรุง

แนวคิด

ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงแก้ไข คือ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้น เพื่อแก้ไขเนื้อหาบางส่วน ของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ออกไปก่อนหน้านี้ ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้เดิมยังคงมีผลทางกฎหมาย แต่มีข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นที่ต้องมีการปรับปรุงแก้ไข

ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงต้องระบุอย่างชัดเจนว่า: "การปรับปรุงสำหรับใบแจ้งหนี้เลขที่..., สัญลักษณ์..., หมายเลข..., วันที่... เดือน... ปี..."

ควรออกใบแจ้งหนี้ปรับปรุงเมื่อใด?

ประการแรก ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้มีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับ:

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• จำนวน
• อัตราภาษี, จำนวนภาษี
• ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการ

และทั้งสองฝ่ายเลือกที่จะปรับเปลี่ยนแทนการเปลี่ยนใหม่

ประการที่สอง ใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดทำอย่างถูกต้องในขณะออกใบแจ้งหนี้ แต่ต่อมาเกิดปัญหาขึ้น:

• ปรับมูลค่าการชำระเงินระหว่างการทำธุรกรรม
• ปรับปริมาณและมูลค่าตามข้อสรุปของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ประการที่สาม อาจมีกรณีเฉพาะเกิดขึ้นได้:

• ส่วนลดทางการค้าจะคำนวณจากปริมาณการขายและปริมาณการผลิต
• ส่งคืนสินค้าหรือบริการ (ทั้งหมดหรือบางส่วน)
• การปรับปรุงและคืนเบี้ยประกันภัยในภาคธุรกิจประกันภัย
• ควบคุมการทำธุรกรรมในภาคอสังหาริมทรัพย์และการก่อสร้าง
• การปรับค่าธรรมเนียมบริการในภาคธนาคารและตัวกลางการชำระเงิน
• ข้อบังคับในภาคโทรคมนาคม บัตรเติมเงิน

หลักการทางกฎหมายสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ปรับปรุงแก้ไข

• ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงแก้ไขไม่ทำให้ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมเป็นโมฆะ
• การยื่นภาษีจะดำเนินการในงวดที่มีการปรับปรุงใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ย้อนหลังไปยังงวดก่อนหน้า
• การปรับเปลี่ยนจะต้องสะท้อนถึงลักษณะทางเศรษฐกิจของการดำเนินงานอย่างถูกต้องแม่นยำ
• ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงจะต้องแนบเอกสารประกอบ เช่น บันทึกการประชุม และรายละเอียดต่างๆ

การแยกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ทดแทนและใบแจ้งหนี้ปรับปรุง

อ่านเพิ่มเติม: ทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด และวิธีจัดการกับข้อผิดพลาด

สรุป

การเลือกระหว่างการออกใบแจ้งหนี้ใหม่หรือใบแจ้งหนี้ปรับปรุงนั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการส่วนบุคคล แต่ต้องพิจารณาจากลักษณะของข้อผิดพลาดและสาระสำคัญของธุรกรรมทางเศรษฐกิจ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมเป็นโมฆะ: ควรออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

หากมีการปรับเปลี่ยนมูลค่าหรือเกิดข้อผิดพลาดที่สามารถแก้ไขได้ ให้จัดทำใบแจ้งหนี้ปรับปรุงแก้ไข

การใช้รูปแบบที่ถูกต้องไม่เพียงแต่ช่วยให้ปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้และภาษีเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงในระหว่างการตรวจสอบภาษีและการตรวจตรา และรับประกันความโปร่งใสในการปฏิบัติงานด้านบัญชีอีกด้วย