บทนำคุณสมบัติ

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เป็นคุณสมบัติหลักของ GTG CRM ที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออกทั้งหมดได้อย่างเป็นระบบ อัตโนมัติ และมีประสิทธิภาพ

อินเทอร์เฟซใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เหตุใดการจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จึงมีความจำเป็น?

ในโลกธุรกิจ มีแนวคิดที่สำคัญที่สุดอยู่สองประการ:

แนวคิด อธิบาย ประเภทใบแจ้งหนี้
รายได้ จำนวนเงินที่ได้รับจากการขาย ใบแจ้งหนี้ (ออกให้ลูกค้า)
ค่าใช้จ่าย จำนวนเงินที่ใช้ซื้อสินค้าเพื่อขายต่อ ใบกำกับภาษี (ที่ผู้จำหน่ายออกให้คุณ)

GTG CRM ทำให้ การสร้าง และ จัดการใบแจ้งหนี้ เป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ!

คุณสมบัติหลัก

1. การจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้า

การจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้า

การอัปโหลดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

  • ลากและวาง หรือเลือกไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้
  • ระบบจะระบุและดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติ
  • รองรับการออกใบแจ้งหนี้ที่ซับซ้อนซึ่งมีสินค้าหลายรายการ

รวบรวมข้อมูลจากอีเมลโดยอัตโนมัติ

นี่คือคุณสมบัติ พิเศษ ของ GTG CRM!

  • เชื่อมต่ออีเมลธุรกิจของคุณกับ GTG CRM
  • เปิดใช้งานฟีเจอร์ "การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ"
  • ระบบจะดึงใบแจ้งหนี้จากอีเมลโดยอัตโนมัติและนำเข้าสู่ระบบ

รวบรวมข้อมูลจากอีเมลโดยอัตโนมัติ

💡 ข้อดี: ไม่ต้องดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทุกเดือนอีกต่อไป! ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้อย่างเป็นระเบียบ นักบัญชีสามารถดาวน์โหลดและจัดทำรายงานภาษีได้อย่างง่ายดาย

กล่องจดหมายใบแจ้งหนี้

ตอนนี้คุณสามารถสร้าง กล่องจดหมายใบแจ้งหนี้แยกต่างหากได้แล้ว ซึ่งแยกออกจากช่องทางอีเมล (ข้อความ) บริการลูกค้าของคุณอย่างสิ้นเชิง

  • สร้างที่อยู่อีเมลอย่างน้อยหนึ่งรายการ สำหรับรับใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ (เช่น invoice@company.com , ketoan@company.com )
  • การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแยกต่างหาก : เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาต (นักบัญชี ผู้จัดการฝ่ายการเงิน) เท่านั้นที่สามารถดูกล่องจดหมายใบแจ้งหนี้ได้ โดยอีเมลธุรกิจทั่วไปจะไม่ปะปนอยู่ด้วย
  • ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งไปยังกล่องจดหมายเหล่านี้จะถูกเพิ่มลงในรายการ "ใบแจ้งหนี้ขาเข้า" โดยอัตโนมัติ
  • รายการ "ใบแจ้งหนี้ขาเข้า" สามารถ กรองได้ตามกล่องจดหมายต้นทาง ซึ่งจะทำให้ทราบได้ทันทีว่าใบแจ้งหนี้ใดมาจากกล่องจดหมายใด ช่วยลดความสับสนระหว่างแผนกหรือสาขาต่างๆ

💡 ข้อดี: ใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของฝ่ายบริการลูกค้าอีกต่อไป นักบัญชีจะมี "คลังใบแจ้งหนี้" ที่สะอาดและสามารถกรองได้เป็นของตัวเอง ทำให้การกระทบยอดสิ้นเดือนรวดเร็วขึ้นอย่างมาก

2. ออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

GTG CRM ได้ร่วมมือกับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีชื่อเสียงหลายราย:

ผู้จัดหา อธิบาย
ใบแจ้งหนี้ S (Viettel) ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของ Viettel
มิซา ซอฟต์แวร์บัญชีและการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ติดต่อซัพพลายเออร์

สร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย

สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่

  • เลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม
  • กรอกข้อมูลผู้ซื้อ (ชื่อ, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี, ที่อยู่)
  • เพิ่มสินค้า/บริการ พร้อมระบุราคาต่อหน่วย จำนวน และอัตราภาษี
  • การสนับสนุนส่วนลดตามผลิตภัณฑ์
  • ดูตัวอย่างไฟล์ PDF ก่อนส่งออก

ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF

3. ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

เมื่อจำเป็นต้องปรับแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว (เช่น สินค้าคืนจากลูกค้า ข้อผิดพลาด ฯลฯ):

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

  • สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่โดยตรงจากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม
  • ปรับข้อมูลผลิตภัณฑ์ จำนวน และราคาให้เหมาะสม
  • ระบบจะเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับโดยอัตโนมัติ

💡 หมายเหตุ: การเปลี่ยนรายการเป็นเพียงวิธี หนึ่ง ในการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้หลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว หากต้องการยกเลิกใบแจ้งหนี้โดยสมบูรณ์ (ไม่ใช่การปรับเปลี่ยน) โปรดใช้ฟังก์ชัน ยกเลิกใบแจ้งหนี้ ด้านล่าง

4. ยกเลิกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เมื่อจำเป็นต้อง ยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วโดยสมบูรณ์ (เช่น ออกให้ลูกค้าผิดคน ข้อผิดพลาดร้ายแรง การยกเลิกคำสั่งซื้อ ฯลฯ) ระบบ GTG CRM รองรับ การยกเลิกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยตรงภายในระบบ กับทั้งซัพพลายเออร์:

ผู้จัดหา ยกเลิกใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ S (Viettel) ✅ ยกเลิกโดยตรงผ่าน API
มิซา ✅ ยกเลิกโดยตรงผ่าน API
  • เปิดใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ → เลือก "ยกเลิกใบแจ้งหนี้" → ยืนยัน
  • ระบบ GTG CRM จะส่งคำสั่งยกเลิกไปยังซัพพลายเออร์ (S-Invoice/MISA) และอัปเดตสถานะใบแจ้งหนี้
  • การบันทึกรายการบัญชีอัตโนมัติ (การกลับรายการบัญชี): หากมีการบันทึกใบแจ้งหนี้ลงในสมุดบัญชีแล้ว ระบบ จะสร้างรายการกลับรายการโดยอัตโนมัติ — รายรับ ภาษี และเจ้าหนี้การค้าจะถูกปรับกลับไปยังยอดคงเหลือที่ถูกต้อง ทำให้ไม่จำเป็นต้องปรับปรุงบัญชีด้วยตนเอง

💡 ข้อดี: การยกเลิกใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องทำทีละขั้นตอน เช่น "ล็อกอินเข้าซอฟต์แวร์ของผู้ขาย + แก้ไขบัญชี" อีกต่อไป เพียงแค่ดำเนินการเดียวใน GTG CRM ใบแจ้งหนี้ก็จะถูกยกเลิกอย่างถูกต้อง และ บันทึกบัญชีจะตรงกันโดยอัตโนมัติ (ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบัญชีแบบคู่ในฟีเจอร์ บัญชี ของ GTG CRM)

5. การประสานงานและการจัดการ

  • ซิงโครไนซ์ใบแจ้งหนี้ จากซัพพลายเออร์ไปยัง GTG CRM
  • ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วในรูปแบบ PDF
  • แก้ไข ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ตามความจำเป็น
  • ตรวจสอบสถานะการชำระเงิน (ชำระแล้ว / ยังไม่ชำระ)

ออกใบแจ้งหนี้แล้ว

ประโยชน์สำหรับธุรกิจ

ผลประโยชน์ อธิบาย
ประหยัดเวลา รวบรวมใบแจ้งหนี้ขาเข้าจากอีเมลโดยอัตโนมัติ
การจัดการส่วนกลาง ใบแจ้งหนี้ขาเข้า/ขาออกทั้งหมดรวมอยู่ในที่เดียว
ลิงก์ซัพพลายเออร์ ออกใบแจ้งหนี้โดยตรงผ่าน S-Invoice และ MISA
รายงานได้ง่าย นักบัญชีสามารถดาวน์โหลดและจัดทำรายงานภาษีได้อย่างง่ายดาย
ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ ดำเนินการปรับเปลี่ยนและคืนเงินอย่างรวดเร็ว
ยกเลิกบิลของคุณอย่างปลอดภัย ยกเลิกใบแจ้งหนี้ S-Invoice/MISA ได้ในขั้นตอนเดียว — กลับรายการทางบัญชีโดยอัตโนมัติ และจับคู่บัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ
กล่องจดหมายใบแจ้งหนี้ส่วนตัว รวบรวมใบแจ้งหนี้ขาเข้าไว้ในกล่องจดหมายแยกต่างหาก กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และกรองตามแหล่งที่มา
ติดตามบัญชีลูกหนี้ การทราบสถานะการชำระเงินของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ

การผสานรวมกับ GTG CRM

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีการบูรณาการอย่างลึกซึ้งกับโมดูลอื่นๆ ของ GTG CRM:

  • ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) : การเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับลูกค้า
  • การจัดการคำสั่งซื้อ : สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเมื่อคำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์
  • รายงาน : สถิติรายรับและรายจ่ายแยกตามใบแจ้งหนี้

สรุป

ระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ของ GTG CRM เป็นโซลูชันที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถ: - ✅ จัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้าโดยอัตโนมัติ (ด้วยกล่องจดหมายใบแจ้งหนี้แยกต่างหาก กรองตามแหล่งที่มา) - ✅ ออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มได้อย่างง่ายดาย - ✅ ยกเลิกใบแจ้งหนี้ได้อย่างปลอดภัย — กลับรายการทางบัญชีโดยอัตโนมัติ และจับคู่บัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ - ✅ ประหยัดเวลาสำหรับนักบัญชี - ✅ ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษี

สัมผัสประสบการณ์นั้นได้แล้ววันนี้!

เอกสารฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของ GTG CRM ซึ่งเป็นระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าแบบครบวงจร

พร้อมทดลองใช้ฟีเจอร์นี้ฟรีสำหรับธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง?

ลองใช้ฟรีได้เลย