Hướng Dẫn Nhập Số Dư Đầu Kỳ Từ Tệp CSV Hoặc Excel

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Số dư cuối năm của sổ cũ đã nằm trong một tệp CSV hoặc Excel? Thả tệp vào, cột nào đứng trước và tên gì cũng được: bạn chọn cột, khớp tài khoản, chọn ngày rồi gửi duyệt.

Giới hạn cần biết trước

• Số dư đầu kỳ chỉ nhập được vào ngày đầu của một năm tài chính (phiên bản này hỗ trợ năm kế toán theo năm dương lịch), và mỗi công ty (workspace) chỉ có một.
• Chỉ nhận tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; tài khoản doanh thu và chi phí bị từ chối. Công ty vào giữa năm vì vậy chưa nhập được số liệu từ đầu năm đến ngày chuyển sang bằng cách này: nhập số dư đầu năm ở đây, rồi ghi phần phát sinh bằng các chức năng thường của GTG CRM (nhập sao kê, hóa đơn mua, hóa đơn bán).
• Số dư phải thu (131), phải trả (331) và hàng tồn kho vào được sổ cái và Bảng cân đối phát sinh. Nhưng danh sách hóa đơn bán, hóa đơn mua và các màn hình kho không hiện chúng: công nợ từng khách, từng nhà cung cấp và tồn kho từng mặt hàng chưa nhập được theo cách này. Màn hình có ghi chú màu vàng nói điều đó.

Chưa nắm tổng quan? Xem Bút toán thủ công, đảo hoặc sửa, số dư đầu kỳ: tổng quan. Cần lập, duyệt, đảo hoặc sửa một bút toán? Xem Hướng dẫn bút toán thủ công: lập, duyệt, đảo hoặc sửa.

Chuẩn bị trước

Bước 1 — Thả tệp và chọn cột

1. Bấm + Bút toán mới → Số dư đầu kỳ (khi Danh sách còn trống, cũng có nút Số dư đầu kỳ). Màn hình có bốn bước: Tệp, Cột, Tài khoản và tổng, Xem lại. Chưa có gì được lưu cho đến khi bạn bấm Gửi duyệt ở bước cuối.
2. Tệp: thả tệp số dư cuối năm của sổ cũ vào khung, đúng như phần mềm cũ xuất ra, rồi bấm Tiếp tục. Tệp được đọc ngay trong trình duyệt: chưa gửi đi đâu cho đến khi bạn chọn Gợi ý bằng AI.
3. Cột: trả lời Số trong tệp này viết thế nào? (1.234.567,89 hoặc 1,234,567.89); không chọn sẵn. Với tệp Excel, chọn kiểu viết giống số bạn thấy trong ô: ô hiện 120,000,000 thì chọn 1,234,567.89.
4. Ở Cột nào là cột nào?, bấm Gợi ý bằng AI (tốn 100 credit cho mỗi tệp; chỉ tên cột và tối đa 8 dòng mẫu được gửi đi; AI chỉ gợi ý cột) hoặc Dùng cách ánh xạ của tôi (tự ghép cột, không tốn credit). Gợi ý có thể sai: cột nào sai thì mở ô chọn cột ở dòng đó và chọn lại.
5. Đọc Các dòng đầu, đọc lại: số nào đọc ra sai thì đổi kiểu viết số, vì đọc sai dấu chấm, dấu phẩy thì bảng vẫn cân mà có thể sai gấp 1.000 lần. Rồi bấm Tiếp tục.

✅ Kết quả mong đợi: bảng Cột của bạn ứng với Chúng tôi hiểu là đúng ý bạn, và các dòng đọc lại ra đúng số.

Bước 2 — Khớp tài khoản và chọn ngày

1. Ở Tài khoản và tổng, mỗi dòng của tệp được khớp với một tài khoản của bạn: khớp theo mã, rồi khớp theo tên (không phân biệt chữ hoa, chữ thường và dấu). Dòng Chưa khớp thì bạn chọn tài khoản; nhãn khi đó là do bạn chọn. GTG không đoán tài khoản. Muốn bỏ một dòng (ví dụ dòng tổng cộng), bấm Bỏ dòng này.
2. Tài khoản doanh thu và chi phí bị từ chối, kèm một câu giải thích.
3. Chọn Ngày số dư đầu kỳ (ngày đầu của một năm tài chính, không chọn sẵn), điền Nguồn của các số dư này (bắt buộc) và tại ngày.
4. Tổng Nợ phải bằng Tổng Có: dòng báo Cân đối.
5. Màn hình có thể hiện thêm ghi chú của GTG: đọc rồi mới bấm Tiếp tục.

✅ Kết quả mong đợi: màn hình ghi “Mọi dòng đều đã khớp.” và dòng Tổng Nợ … Tổng Có … báo Cân đối.

Bước 3 — Gửi duyệt và xem kết quả

1. Ở Xem lại, đọc một lượt rồi bấm Gửi duyệt. Mặc định, chưa có gì vào sổ cho đến khi người thứ hai duyệt.
2. Người thứ hai vào Kế toán → Bút toán → Bản nháp → Xem xét (ngăn Xem xét: số dư đầu kỳ) → Duyệt và ghi sổ, như trong hướng dẫn bút toán thủ công.

Nếu Gửi duyệt bị từ chối với câu “Đã có bút toán ghi trước ngày này, nên ngày này không thể là ngày số dư đầu kỳ.”: sổ đã có bút toán đề ngày sớm hơn ngày bạn chọn. Màn hình ở lại bước Xem lại và chưa có gì vào sổ. Ngày số dư đầu kỳ phải là ngày đầu của năm mà các số dư mở ra (số dư cuối năm 2025 mở ngày 01/01/2026); tại ngày là ngày các số dư tính đến và không được muộn hơn ngày đó. Chỉ chọn ngày đầu của một năm sớm hơn (bấm Quay lại để đổi) khi tệp của bạn đúng là số dư cuối năm liền trước năm đó. Tệp là số dư cuối năm 2025 mà sổ đã có bút toán tháng 12/2025? Hãy hỏi kế toán của bạn hoặc liên hệ GTG trước khi gửi lại.

✅ Kết quả mong đợi: sau khi duyệt, Bảng cân đối phát sinh (kế toán thường gọi là bảng cân đối số phát sinh; Kế toán → Báo cáo tài chính, cần quyền Xem báo cáo tài chính) mở đầu bằng các số của bạn ở Dư đầu kỳ Nợ và Dư đầu kỳ Có, tháng nào của năm cũng vậy, và số dư đầu kỳ không bị tính là phát sinh.

Nhập sai? Mở số dư đầu kỳ từ Danh sách, bấm Đảo hoặc sửa và chọn Bút toán này sai: tôi sửa một sai sót (số dư đầu kỳ chỉ đảo được theo cách này). Ở câu Có cần ghi một bút toán đúng thay thế không? chọn Không: số dư đúng bạn nhập lại ở màn hình Số dư đầu kỳ (+ Bút toán mới → Số dư đầu kỳ) sau khi bản đảo được duyệt. Sau đó cột Phát sinh có thể hiện số đảo (Nợ bằng Có); số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ vẫn là số của lần nhập đúng.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Lưu ý

• Chưa đính kèm được tệp chứng từ: Nguồn của các số dư này và tại ngày là chỗ ghi nguồn gốc của số dư.
• Mở lại Số dư đầu kỳ khi còn bản nháp của chính bạn chưa gửi duyệt, màn hình nói: “Bạn đã lưu một bản nháp số dư đầu kỳ nhưng chưa gửi duyệt. Hãy bỏ bản nháp rồi làm lại, hoặc quay về danh sách bút toán.” Bấm Bỏ bản nháp và làm lại: bản nháp bị bỏ ngay và bạn về bước Tệp.

Đã có số dư đầu kỳ và cần lập, duyệt, đảo hoặc sửa một bút toán? Xem Hướng dẫn bút toán thủ công.