Hướng Dẫn Quản Lý Nhà Hàng & Quán Cafe (F&B)

Bạn sẽ làm được những gì theo hướng dẫn này

Chọn cửa hàng (điểm bán) và bổ sung bàn → dựng thực đơn với nhóm món đồ và các món đồ → mở đơn theo bàn và chuyển bếp trên máy tính tiền → xem đầu bếp chạy phiếu trên màn hình bếp (Mới → Đang làm → Sẵn sàng) → tạo và quản lý một đơn đặt bàn. Từ setup đến server client tại bàn làm việc, tất cả trong cùng một hệ thống.

Chưa có tính năng tổng hợp? Xem trước bài Quản Lý Nhà Hàng & Quán Cafe (F&B) để hiểu bộ công cụ làm được gì.

Chuẩn bị trước

1. Đăng nhập GTG CRM bằng tài khoản có quyền quản lý F&B / thực đơn (thường là chủ quán hoặc quản lý). — Chỉ người có quyền mới được thực thi đơn, chọn cửa hàng và thêm bàn.

2. Đã có ít nhất một kho hàng trong không gian làm việc. — Kho được dùng làm cửa hàng (điểm bán) cho máy tính tiền và là nơi trừ nguyên liệu.

3. Đã tạo sẵn một số sản phẩm/món hàng trong danh mục (Trung tâm Sản phẩm) để đưa ra thực đơn. — Thực đơn được xây dựng bằng cách chọn mục từ danh mục sản phẩm.

4. Thu ngân có quyền bán hàng trên máy tính tiền (POS); đầu bếp có quyền vận hành màn hình bếp. — Mỗi người chỉ làm đúng phần công việc của mình (thu ngân bán, đầu bếp bếp).

Bước 1 — Chọn cửa hàng (điểm bán) và thêm bàn

Vào Bán hàng & CRM → Danh mục → Thực đơn F&B (F&B Menu) .

Ở thẻ "Cài đặt F&B" (Set up F&B) màu xanh, tại dòng Cửa hàng (Cửa hàng POS) nhấn Chọn cửa hàng → (chọn) kho của bạn (ví dụ Kho chính) → nhấn Đặt làm cửa hàng .

Bấm Thêm bàn mẫu (Thêm bảng mẫu) để tạo nhanh một số bàn làm việc (chỉ cần phục vụ tại chỗ).

✅ Kết quả được mong đợi : Dòng cửa hàng hiện màu xanh và thông báo "Đã đặt cửa hàng" ; danh sách bàn có T1–T5 (mỗi bàn 2–6 chỗ). Thẻ cài đặt hiển thị ba mục ✓: Thực đơn · Cửa hàng · Bàn — sẵn sàng phục vụ tại bàn làm việc.

💡 Mẹo : Nếu không gian làm việc chỉ có một kho chính xác, hệ thống có thể tự động đặt kho đó làm cửa hàng cho bạn — chỉ cần kiểm tra lại dấu tích màu xanh.

Bước 2 —Xây thực đơn: tạo thực đơn, bổ sung nhóm món ăn

Vẫn ở Thực đơn F&B , nhấn Mới Thực đơn (New menu) → đặt tên (ví dụ Thực đơn) → lưu.

Bấm Thêm nhóm món (Thêm phần) → đặt tên nhóm (ví dụ Đồ bán, Món chính).

Trong nhóm vừa tạo, nhấn Thêm món vào nhóm (Thêm sản phẩm vào phần này) → (chọn) một món từ danh mục (ví dụ Cà phê sữa).

✅ Kết quả được mong đợi : Món xuất hiện dưới nhóm đính kèm giá bán đúng (ví dụ Cà phê sữa dưới "Đồ uống" ở mức 35.000₫). Lặp lại để bổ sung thêm các món ăn khác.

💡 Mục tùy chọn (không bắt buộc) : If a item có tùy chọn — size , trình độ đá/đường , hoặc toppping có phụ thu — mở mục đó và thêm nhóm tùy chọn kèm theo giá cộng thêm . Tùy chọn của khách hàng khi gọi sản phẩm và giá được tính đúng, tự động.

ℹ️ Muốn "hết món" tạm thời? Chỉ cần tắt trạng thái còn món trên món đó — khách và thu ngân sẽ không được gọi, khi có lại thì bật lên.

Bước 3 — Mở đơn tại bàn và chuyển bếp (máy tính tiền / POS)

Mở ứng dụng Máy tính tiền (POS) và truy cập quyền truy cập chính xác của bạn (đăng nhập bằng cùng tài khoản).

Vào tab F&B → Chạm vào một bàn (ví dụ T1 ) → Mở đơn (Kiểm tra mở) → nhập Số khách (ví dụ 2) → Mở .

Chạm vào ô món (ví dụ Cà phê sữa ) để thêm vào đơn bàn; select option nếu có.

Trên đơn đang mở, Chuyển nhấn bếp (Fire to Kitchen) .

✅ Kết quả mong đợi : Một đơn mở ra trên bàn T1 (bàn hiện "Đang phục vụ" ), đơn hiển thị các món ăn và tổng tiền; sau khi Chuyển bếp, nút chuyển thành Đánh dấu nhiệm vụ .

💡 Với bán mang đi tại dưỡng, dùng Bán nhanh (Đặt hàng nhanh) : Hạt món → Thanh toán → chọn hình thức (tiền mặt / thẻ / chuyển khoản).

Bước 4 — Chạy màn hình bếp (KDS): Mới → Đang làm → Sẵn sàng

Đầu bếp mở ứng dụng Màn hình bếp (KDS) — một ứng dụng dành riêng cho khu bếp — và đăng nhập bằng cùng tài khoản.

Chọn Quán (không gian làm việc) → chọn Trạm bếp (Station) là Kitchen → nhấn vào bếp (Vào bếp) .

Chờ phiếu chuyển bếp ở Bước 3 xuất hiện ở cột Mới/Chờ (New/Queued) .

Trên phiếu bầu đó, hãy nhấn Bắt đầu (Bắt đầu) , sau đó nhấn nút Sẵn sàng (Sẵn sàng) .

✅ Kết quả được mong đợi : ghi hiện trên bàn bếp trong khoảng 2–3 giây sau khi Chuyển bếp, kèm số bàn, các món ăn + số lượng và đồng hồ đếm thời gian chờ ; nhấn nút Khởi động rồi sẵn sàng rồi bỏ phiếu qua các cột Mới/Cờ → Đang làm → Sẵn sàng . xử lý lâu đổi màu cảnh báo (xanh → vàng → đỏ).

ℹ️ Màn hình bếp tự động thực hiện mới mỗi vài giây , nên mới bỏ phiếu có thể mất tới ~3 giây để hiện thị. Tải lại trang thì bếp vẫn mở trạm đã chọn đúng, không đăng nhập lại. Quản lý cũng có thể xem bàn bếp nhanh trong hệ thống tại Bán hàng & CRM → Dine-in → Kitchen Display .

Bước 5 — Tạo và quản lý bàn làm việc

Trong hệ thống, vào Bán hàng & CRM → Ăn tại chỗ → Đặt bàn (Đặt chỗ) .

Bấm tạo đơn đặt bàn mới → nhập tên khách hàng , số khách hàng , ngày và bàn mong muốn (nếu có).

Lưu đơn đặt bàn.

✅ Kết quả mong đợi : Đơn vị đặt bàn xuất hiện trong danh sách Đặt bàn với bàn / số khách / giờ. Nếu hiện tại bạn đang cố gắng đặt một bàn đang có khách ngồi cho khung ngay bây giờ , hệ thống sẽ cảnh báo không còn bàn phù hợp và mẹo bàn trống khác; Nhưng đặt bàn đó vào khung giờ chậm hơn (sau khi khách hàng hiện tại về) thì vẫn được.

💡 Đơn vị đặt bàn cũng hiện diện trên lịch đặt chỗ (Bán hàng & CRM → Bookings) đúng theo giờ địa phương của quán.

Kết quả bảng nhanh được mong đợi

Chọn kho làm cửa hàng — Dòng Cửa hàng có tích xanh + "Đã cài cửa hàng"

Thêm mẫu bàn — Hiển thị các bàn T1–T5 (2–6 chỗ)

Thêm món ăn vào nhóm — Món hiện dưới giá bán kèm theo nhóm đúng

Tắt trạng thái còn món — Khách/thu ngân hàng không được gọi món đó

Mở đơn tại bàn — Bàn chuyển sang "Đang phục vụ"; hiện đơn + tổng tiền

Chuyển bếp — Nút đổi thành "Đánh dấu nhiệm vụ"; bỏ phiếu lên màn hình bếp trong ~2–3 giây

Bấm Khởi đầu / Sẵn sàng trên màn hình bếp — phiếu chạy/Chờ → Đang làm → Sẵn sàng

Đặt bàn đang có khách cho hiện tại — Báo "không còn bàn phù hợp", mẹo ý bàn trống khác

Đặt bàn cho khung giờ muộn hơn — Đơn vị đặt bàn được tạo và hiển thị trong danh sách

Lưu ý

Màn hình bếp (KDS) là ứng dụng dành riêng cho khu bếp, đăng nhập bằng cùng tài khoản; đầu bếp cần có quyền vận hành màn hình bếp mới mở và chạy phiếu bầu.

Máy tính tiền (POS) cũng là ứng dụng riêng ; thu ngân hàng cần có quyền bán hàng POS .

Tab Dine-in (bán tại bàn) chỉ hiện khi cửa hàng đã có bàn — hãy hoàn tất Bước 1 trước.

Màn hình bếp mới theo từng giây (chưa đưa ra thời gian), nên mới bỏ phiếu có thể mất tới ~3 giây để hiện — đây là hoạt động bình thường.

Hiện mọi phiếu chuyển bếp về một trạm bếp chung; định tuyến mục tới nhiều trạm (bếp/bar/nướng) đặc biệt là tính năng sẽ bổ sung sau.

Muốn theo dõi giá từng món (tự động trừ nguyên liệu, ghi sổ)? Hãy gắn công thức cho sản phẩm vào danh mục sản phẩm — xem hướng dẫn Quản lý Sản xuất để xây dựng công thức.