Hướng Dẫn Sử Dụng: Bán Dịch Vụ & Hợp Đồng Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Tạo dịch vụ trong Catalog → lập báo giá hỗn hợp (sản phẩm + dịch vụ) → chuyển thành hợp đồng → điền Bên B + mốc nghiệm thu → gửi hợp đồng (.docx) → tải bản đã ký lên → xuất hóa đơn từng đợt → xem bút toán kế toán.

Chuẩn bị trước

#	Điều kiện	Vì sao cần
1	Đăng nhập GTG CRM, có quyền quản lý CRM (tạo sản phẩm, dịch vụ, báo giá, hợp đồng).	Để thực hiện toàn bộ luồng.
2	Đã thiết lập Hệ thống tài khoản (CoA) + (để xuất hóa đơn) workspace cấu hình hóa đơn/ERP.	Để hóa đơn lên sổ kế toán.
3	Một liên hệ/công ty để làm khách hàng (Bên B).	Hợp đồng cần bên ký.

Bước 1 — Tạo dịch vụ trong Catalog

1. Mở CRM → Catalog → Dịch vụ → Tạo.
2. Tạo "Thiết kế website" — giá 20,000,000, tính phí Một lần. Lưu. Tạo tiếp "SEO theo tháng" — giá 5,000,000, Định kỳ → hàng tháng. Lưu.

✅ Kết quả mong đợi: Dịch vụ nằm dưới Catalog ▸ Dịch vụ; mỗi dịch vụ có giá + chu kỳ tính phí. (Sản phẩm nằm dưới Catalog ▸ Sản phẩm và cũng có thể đặt định kỳ.)

Bước 2 — Lập báo giá hỗn hợp (sản phẩm + dịch vụ)

1. Mở CRM → Sales → Báo giá (Quotations) → Tạo, chọn một liên hệ.
2. Dòng 1: Loại = Dịch vụ → "Thiết kế website" (1). Dòng 2: Loại = Dịch vụ → "SEO theo tháng" (1). Dòng 3: Loại = Sản phẩm → "Giấy phép hosting" (số lượng 3).
3. Lưu báo giá → Gửi → đánh dấu Đã chấp nhận (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Kết quả mong đợi: Mỗi dòng có thẻ Loại (Dịch vụ = xanh lá, Sản phẩm = xanh dương); dòng dịch vụ hiện chu kỳ. Tổng cộng tất cả các dòng. Khi ACCEPTED, hiện nút Convert to Contract.

Bước 3 — Chuyển báo giá → Hợp đồng

1. Đưa báo giá về trạng thái Accepted (Đã chấp nhận): mở báo giá → Mark as Sent → Mark as Accepted (xác nhận).
2. Trên dòng báo giá Accepted ở bảng Quotations, bấm biểu tượng Convert to Contract (nút hành động trên dòng — KHÔNG nằm trong drawer chi tiết; drawer chỉ có Convert to Order). Mở hợp đồng mới tạo ở Sales → Contracts.

✅ Kết quả mong đợi: Toast/kết quả kèm số hợp đồng định dạng CTR-YYYYMM-NNNNN. Hợp đồng giữ nguyên kiểu/chu kỳ từng dòng; tổng tách thành tổng một lần và tổng theo tháng + VAT. Báo giá chuyển sang CONVERTED/ACCEPTED.

Bước 4 — Điền Bên B và mốc nghiệm thu

1. Trong hợp đồng, mở phần Bên B (Party B) → chọn liên hệ/công ty; thông tin (tên pháp lý, MST, địa chỉ, người đại diện) tự điền khi có dữ liệu làm giàu công ty.
2. Đặt mốc nghiệm thu (Nghiệm thu) để dẫn dắt lịch thanh toán; (tùy chọn) bật song ngữ.

✅ Kết quả mong đợi: Bên B hiển thị trong hợp đồng; các mốc nghiệm thu tạo ra lịch thanh toán tương ứng.

Bước 5 — Gửi hợp đồng cho khách (.docx)

1. Mở chi tiết hợp đồng (bấm dấu + / số hợp đồng để mở panel). Ở mục Documents (Tài liệu): bấm Generate contract để tạo bản .docx, hoặc dùng Upload document để đính bản hợp đồng. Khi đã có tài liệu, mỗi tài liệu có nút Send / Download để gửi cho khách.

✅ Kết quả mong đợi: Hệ thống tạo/đính tài liệu hợp đồng; nút Send (gửi email cho khách) và Download xuất hiện trên dòng tài liệu trong mục Documents.

ℹ️ Lưu ý: Mục Documents của hợp đồng có Generate contract + Upload document; sau khi có tài liệu, mỗi dòng tài liệu hiện Send / Download. Hãy điền Bên B (Bước 4) trước khi Generate contract; nếu chưa có Bên B, bạn vẫn có thể dùng Upload document để đính bản hợp đồng.

Bước 6 — Tải bản đã ký lên

1. Sau khi khách ký và gửi lại, ở mục Documents bấm Upload document → chọn file (loại Signed copy) → xác nhận. (Gợi ý ngay dưới: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Kết quả mong đợi: File đã ký được đính kèm (Type Signed copy) kèm thời điểm ký; hợp đồng tự chuyển sang ACTIVE/Ongoing và Signed at được điền. Bảng Billing (lịch thanh toán) + nút Issue invoice xuất hiện (chưa sinh bút toán).

Bước 7 — Xuất hóa đơn từng đợt

1. Trên hợp đồng đang hiệu lực, trong bảng Billing, bấm Issue invoice ở đợt cần xuất → hộp Issue invoice mở ra với 3 lựa chọn: Issue now / Save as draft / Mark paid now (kèm chú thích: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → chọn rồi xác nhận.

✅ Kết quả mong đợi: Hóa đơn cho đợt thanh toán được xuất qua luồng ERP/hóa đơn; đợt đó gắn với hóa đơn vừa xuất; trạng thái thanh toán cập nhật.

⚠️ Điều kiện tiên quyết: Việc xuất hóa đơn yêu cầu workspace đã cấu hình hóa đơn điện tử / kết nối nhà cung cấp thuế. Nếu chưa kết nối, hộp Issue invoice vẫn hiển thị bản xem trước nhưng bước xuất sẽ chưa thực hiện được. Sau khi kết nối hóa đơn điện tử, đợt sẽ xuất hóa đơn và tự sinh bút toán (Bước 8).

Bước 8 — Xem bút toán kế toán

1. Mở Management (Quản lý) → Accounting (Kế toán) → Journal Entries (Sổ cái / Bút toán).

✅ Kết quả mong đợi: Khi hóa đơn được xuất, một bút toán cân đối tự động: Nợ Phải thu (131) / Có Doanh thu (511) / Có Thuế GTGT (3331). Khi ghi nhận thanh toán: Nợ Tiền (111/112) / Có Phải thu (131).

ℹ️ Lưu ý: Bút toán doanh thu hợp đồng (Nợ 131 / Có 511 / Có 3331) chỉ xuất hiện sau khi xuất được hóa đơn — tức là sau khi đã kết nối hóa đơn điện tử (xem Bước 7).

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Thao tác	Kết quả bạn sẽ thấy
Tạo dịch vụ (Bước 1)	Dịch vụ trong Catalog ▸ Dịch vụ + giá + chu kỳ
Báo giá hỗn hợp (Bước 2)	Thẻ Loại từng dòng; ACCEPTED → nút Convert to Contract
Convert (Bước 3)	CTR-2026-… ; tổng tách một lần / theo tháng; báo giá CONVERTED
Bên B + nghiệm thu (Bước 4)	Bên B điền sẵn; lịch thanh toán theo mốc
Gửi (.docx) (Bước 5)	Email .docx tới khách; SENT
Tải bản ký (Bước 6)	Người ký + thời điểm; SIGNED → ACTIVE; tạo lịch thanh toán
Xuất hóa đơn (Bước 7)	Xem trước → xác nhận → hóa đơn đợt được xuất
Sổ cái (Bước 8)	Bút toán Nợ 131/Có 511+3331; thanh toán Nợ 111/Có 131

Lưu ý

• Báo giá → Đơn hàng vẫn chỉ chép dòng sản phẩm (dịch vụ thuộc về hợp đồng) — đúng thiết kế.
• Nhập danh mục sản phẩm hỗ trợ bất kỳ định dạng bảng tính nào (AI tự ánh xạ cột); nhập dịch vụ là tính năng tiếp theo theo lộ trình.
• VAT: nếu để thuế 0%, VAT theo quốc gia của workspace (vd 10% cho VN) vẫn có thể áp từ gói giá — đây là hành vi sẵn có.