Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này
Đăng nhập màn hình thu ngân và chọn kho cửa hàng → thêm sản phẩm vào giỏ (quét mã / duyệt / tìm) → giảm giá và gắn khách nếu cần → thu tiền mặt hoặc QR/MoMo → in biên lai và (tuỳ chọn) để khách tự lấy hoá đơn GTGT → giữ đơn/gọi lại khi cần → và trả hàng, hoàn tiền đúng sổ sách. Kết thúc: bạn chạy được trọn một ca bán hàng tại quầy, và mọi đơn đều đồng bộ tồn kho + khách hàng với hệ thống bán online.
Chưa nắm tổng quan? Xem trước bài Bán Hàng Tại Quầy (POS) để hiểu POS làm được gì.
Chuẩn bị trước
1. Tài khoản GTG CRM có quyền Create POS sale (Bán hàng tại quầy). — Không có quyền này thì không hoàn tất được đơn tại quầy.
2. Đã có kho của cửa hàng trong hệ thống, và các sản phẩm có giá, mã vạch (nếu quét), tồn kho trong kho đó. — POS trừ tồn từ kho cửa hàng; quét mã cần có mã vạch trên sản phẩm.
3. (Nếu thu QR/ví) Đã bật và cấu hình MoMo/VNPay trong phần thanh toán của cửa hàng online. — POS dùng chung cấu hình thanh toán; chỉ hiện phương thức đã sẵn sàng.
4. (Nếu trả hàng) Tài khoản có quyền trả hàng (cao hơn thu ngân thường). — Trả hàng là nghiệp vụ đảo tiền nên cần quyền riêng; không có thì mục Returns bị ẩn.
5. (Tuỳ chọn) Máy in nhiệt 58mm/80mm kết nối với máy ở quầy. — Để in biên lai và mở ngăn kéo tiền tự động.
Bước 1 — Đăng nhập POS và chọn kho cửa hàng
Mở trình duyệt tại pos.gtgcrm.com trên máy ở quầy, đăng nhập bằng tài khoản GTG CRM.
Nếu bạn có nhiều workspace/cửa hàng, chọn đúng cửa hàng cần bán.
Lần đầu dùng: vào Settings (Cài đặt) → chọn kho của cửa hàng (store warehouse).
✅ Kết quả mong đợi: Màn hình POS hiện ra (không có giao diện CRM), thanh trên cùng hiển thị tên kho cửa hàng và tên thu ngân. Lưới sản phẩm hiện sẵn ở giữa màn hình.
Bước 2 — Thêm sản phẩm vào giỏ (quét mã / duyệt / tìm)
Quét mã vạch bằng máy quét USB (đặt con trỏ ở ô quét rồi quét), hoặc gõ mã rồi Enter.
Hoặc duyệt lưới sản phẩm: chạm vào thẻ sản phẩm để thêm; chạm tab danh mục để lọc theo nhóm; cuộn xuống để tự tải thêm.
Hoặc tìm kiếm: gõ tên/mã sản phẩm vào ô tìm kiếm, chạm kết quả để thêm.
Chỉnh số lượng trong giỏ: bấm + / −, hoặc chạm thẳng vào con số số lượng để gõ số (ví dụ 12); xoá dòng bằng biểu tượng thùng rác 🗑.
✅ Kết quả mong đợi: Sản phẩm xuất hiện trong giỏ với đúng giá; Tổng tiền (Total) cập nhật tức thì mỗi lần thêm/sửa/xoá. Sản phẩm hết hàng bị làm mờ và không thêm được.
💡 Mẹo: Quầy không có máy quét vẫn bán bình thường — cứ chạm sản phẩm trong lưới hoặc tìm theo tên.
Bước 3 — (Tuỳ chọn) Áp dụng giảm giá
Giảm giá một dòng: chạm nút giảm giá trên dòng sản phẩm, chọn theo số tiền hoặc phần trăm (%).
Giảm giá cả đơn: mở ô giảm giá của đơn, nhập số tiền hoặc phần trăm.
✅ Kết quả mong đợi: Giỏ hiện rõ ba dòng Subtotal (Tạm tính) / Discount (Giảm giá) / Total (Tổng); tổng được máy chủ tính lại. Nếu nhập giảm giá lớn hơn tạm tính, hệ thống từ chối và tổng không bao giờ âm.
Bước 4 — (Tuỳ chọn) Gắn khách hàng theo số điện thoại
Ở ô khách hàng, gõ số điện thoại của khách.
✅ Kết quả mong đợi: Nếu số đã có trong CRM, tên liên hệ hiện thay cho "Walk-in (Khách vãng lai)" và đơn sẽ được liên kết với khách đó. Không gõ số thì đơn là khách vãng lai — vẫn bán bình thường.
Bước 5 — Thanh toán tiền mặt
Bấm Pay (Thanh toán) → chọn Cash (Tiền mặt).
Nhập số tiền khách đưa bằng bàn phím số, hoặc chạm các nút mệnh giá nhanh (10K–500K), hoặc Exact (Đúng số tiền).
Bấm Confirm (Xác nhận).
✅ Kết quả mong đợi: Màn hình hiện Total / Tendered (Tiền khách đưa) / Change (Tiền thối); sau khi xác nhận, đơn được tạo (nguồn POS), trừ kho ngay, giỏ hàng trở về trống và con trỏ quay lại ô quét cho khách kế tiếp.
ℹ️ Nếu bán vượt số tồn đang có, hệ thống chặn và cho biết sản phẩm nào thiếu — không trừ kho phần nào.
Bước 6 — Thanh toán bằng QR ngân hàng / ví MoMo
Bấm Pay (Thanh toán) → chọn MoMo hoặc VNPay (chỉ hiện nếu bạn đã bật/cấu hình).
Bấm hiện QR thanh toán — mã QR hiển thị trên màn hình phụ hướng về khách.
Khách quét để trả: MoMo quét bằng app MoMo (không dùng camera điện thoại); VNPay mở trang QR của VNPay.
✅ Kết quả mong đợi: Khi tiền vào, đơn tự hoàn tất, kho được trừ, biên lai in ra; một thông báo "đã nhận thanh toán" hiện ở chuông 🔔 trên thanh POS. Nếu khởi tạo thanh toán lỗi, giỏ hàng được giữ nguyên để thử lại.
Bước 7 — In biên lai và (tuỳ chọn) mở ngăn kéo tiền
Lần đầu mỗi quầy: vào Settings → Printer (Máy in), chọn Connection (Kết nối) phù hợp (System printer / WebUSB / Web Serial), chọn khổ giấy 58mm/80mm, bật/tắt mở ngăn kéo khi bán tiền mặt, rồi Print test receipt (In thử).
Từ đó, mỗi đơn hoàn tất tự in biên lai (và mở ngăn kéo trên đơn tiền mặt nếu đã bật).
Cần in lại? Bấm Print again (In lại) ở màn hình vừa bán, hoặc mở Recent sales (Đơn gần đây) và in lại đơn bất kỳ.
✅ Kết quả mong đợi: Biên lai in ra đúng tiếng Việt (có dấu), đủ thông tin cửa hàng, danh sách hàng, tổng tiền, tiền thối; bản in lại được đánh dấu RE-PRINT. Nếu máy in trục trặc, đơn vẫn hoàn tất — chỉ hiện thông báo nhỏ kèm nút thử lại.
Bước 8 — Hoá đơn GTGT: xem thuế và để khách tự lấy hoá đơn điện tử
Xem thuế trong giá: giỏ hàng và biên lai tách rõ phần thuế GTGT đã bao gồm trong giá, theo từng mức thuế của sản phẩm (ví dụ 8%, 10%) — tổng tiền không đổi.
Sản phẩm mới chưa có VAT: với cửa hàng có kê khai GTGT, một sản phẩm tạo mới mà chủ cửa hàng chưa chọn VAT sẽ không bán được. Khi thu tiền, màn hình báo “Chưa đặt thuế suất cho …. Hãy nhờ quản lý đặt trong Sản phẩm rồi thử lại, hoặc xóa mặt hàng này để tiếp tục.” Bạn xóa mặt hàng đó khỏi đơn thì các mặt hàng còn lại vẫn bán được. Sản phẩm đã có từ trước vẫn bán như cũ.
Bật/tắt kê khai GTGT: nếu cửa hàng chưa/không kê khai GTGT, tắt trong Settings — POS không hiện và không ghi thuế.
Khách tự lấy hoá đơn điện tử: khách xin hoá đơn GTGT thì tự điền thông tin trên điện thoại của mình, thu ngân không cần gõ lại tên, mã số thuế, địa chỉ. Trên biên lai có mã QR: khách quét bằng điện thoại, mở trang Xuất hoá đơn GTGT, điền thông tin người mua rồi bấm Xuất hoá đơn. Hoá đơn điện tử được phát hành qua nhà cung cấp hoá đơn bạn đã kết nối.
Trang khách thấy khi quét mã QR trên biên lai, trên điện thoại.
Công ty, hộ kinh doanh và cá nhân có mã số thuế đều dùng được trang này. Khách điền:
- Tên công ty, hộ kinh doanh hoặc họ tên (bắt buộc): dòng nhỏ bên dưới nhắc công ty, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi tên và địa chỉ đúng như trên giấy đăng ký.
- MST (bắt buộc): doanh nghiệp ghi mã số thuế 10 số, hoặc 13 số nếu là chi nhánh. Hộ kinh doanh và cá nhân thường ghi số định danh cá nhân 12 số. Trang nhắc khách ghi theo thông báo mã số thuế hoặc giấy đăng ký, và số này được in trên hoá đơn nên cần kiểm tra kỹ.
- Địa chỉ (bắt buộc).
- Email nhận hoá đơn và Số điện thoại: không bắt buộc.
Một hộ kinh doanh điền số định danh cá nhân 12 số vào ô MST (số trong ảnh là số mẫu). Trang chấp nhận số này.
Phía trên nút Xuất hoá đơn, trang ghi rõ thông tin này dùng để làm gì và chuyển cho ai.
Trang chỉ kiểm tra số MST có đúng 10, 12 hoặc 13 chữ số, không kiểm tra số đó có phải của khách hay không. Nếu khách gõ số có độ dài khác (ví dụ 11 chữ số), trang hiện dòng đỏ Không hợp lệ: MST phía trên nút Xuất hoá đơn, giữ nguyên những gì khách đã điền, và chưa phát hành hoá đơn nào. Nếu khách gõ nhầm mà số vẫn có 10, 12 hoặc 13 chữ số, trang vẫn nhận. Số định danh 12 chữ số gõ nhầm sẽ không bị nhà cung cấp hoá đơn chặn mà được in lên hoá đơn, nên hãy nhờ khách đọc lại số trước khi bấm gửi. Thiếu tên hoặc địa chỉ, hay điền tên hoặc địa chỉ dài quá giới hạn của nhà cung cấp hoá đơn, thì trang ghi rõ ô cần sửa.
Gửi xong, khách thấy Đã nhận thông tin và dòng Hoá đơn GTGT đang được phát hành cho bạn.
Nếu hoá đơn không phát hành được. Khách quét lại mã QR trên biên lai thì thấy trang báo Không phát hành được hoá đơn. Với một số lỗi (mã số thuế không hợp lệ, thiếu tên hoặc địa chỉ người mua), trang ghi rõ lý do, ví dụ: Mã số thuế của người mua không hợp lệ. Hãy đối chiếu với thông báo mã số thuế hoặc giấy đăng ký. Với lỗi khác, và với một số nhà cung cấp hoá đơn, trang chỉ báo nhà cung cấp chưa nhận được thông tin này và dặn khách: nếu gửi lại vẫn không được thì liên hệ cửa hàng.
ℹ️ Lưu ý: hiện nay, bấm Gửi lại không đổi được thông tin của hoá đơn chưa phát hành được. Trang vẫn báo đã nhận, nhưng nếu lỗi nằm ở thông tin khách điền thì hoá đơn đó vẫn không ra. Từ trang này khách chưa tự sửa được, nên có thể quay lại hỏi cửa hàng.
Nếu cửa hàng chưa bật tự động phát hành hoá đơn cho đơn này. Trường hợp cửa hàng chưa kết nối hoặc chưa bật tính năng tự động xuất hoá đơn điện tử, khách quét mã QR sẽ thấy thông báo rõ ràng "Chưa khả dụng" — "Cửa hàng chưa bật xuất hoá đơn tự động cho đơn này. Bạn có thể thử lại, hoặc liên hệ cửa hàng." — thay vì một lời hứa hoá đơn "đang được phát hành" mà không bao giờ đến. Khách có thể quay lại thử sau khi cửa hàng bật tính năng, hoặc liên hệ trực tiếp cửa hàng để được hỗ trợ.
Màn hình khách hàng thấy khi cửa hàng chưa bật tự động phát hành hoá đơn cho đơn hàng này — khách có thể bấm "Gửi lại" để thử lại ngay khi cửa hàng đã bật, hoặc liên hệ cửa hàng.
✅ Kết quả mong đợi: Giỏ/biên lai hiển thị đúng số thuế GTGT theo từng mức; biên lai có mã QR để khách tự nhập thông tin xuất hoá đơn; khách điền tên, MST, địa chỉ rồi gửi thì thấy Đã nhận thông tin và dòng Hoá đơn GTGT đang được phát hành cho bạn. Một hộ kinh doanh gõ số định danh cá nhân 12 số vào ô MST thì trang nhận số đó.
ℹ️ Việc phát hành hoá đơn điện tử cần bạn đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn cho cửa hàng. Nếu chưa kết nối, biên lai vẫn ghi rõ đây chưa phải hoá đơn GTGT hợp lệ.
Nếu đơn đã bị trả hàng trước khi có hoá đơn. Các phần trên, kể cả Kết quả mong đợi, nói về đơn không bị trả hàng. Khi khách trả hàng ngay tại quầy lúc chưa ai quét mã QR, hoá đơn của đơn đó chưa có, và hoá đơn nên ghi gì là do chủ cửa hàng tự chọn: GTG CRM không chọn thay bạn. Chủ cửa hàng chọn ở Hóa đơn → tab Tự Động Hóa, mục Đơn bán bị trả hàng trước khi có hóa đơn, giữa hai cách:
- Chỉ xuất hóa đơn cho phần khách giữ lại: hoá đơn ghi phần khách giữ lại, nên lần trả hàng đó không cần hoá đơn điều chỉnh. Nếu khách trả hết, không có hoá đơn nào được xuất.
- Xuất hóa đơn cho cả đơn rồi điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh: hoá đơn ghi cả đơn bán, và kế toán sửa phần khách trả bằng hoá đơn điều chỉnh, như với một đơn đã có hoá đơn.
Màn hình đó ghi rõ: đây là cách đọc của GTG CRM, không phải lời khuyên về thuế, nên hãy hỏi kế toán của bạn. Lúc đầu chưa có cách nào được chọn sẵn. Chủ cửa hàng đổi lựa chọn được, và lựa chọn mới áp dụng cho hoá đơn được tạo sau đó.
Câu hỏi này chỉ hiện với cửa hàng ở Việt Nam đã khai cách xuất hoá đơn và chọn tài khoản giữ khoản hoàn tiền trong cùng tab. Cửa hàng khác vẫn xuất hoá đơn cho cả đơn như trước.
Khách quét mã QR của một đơn đã bị trả hàng thì thấy trang Xuất hoá đơn GTGT khác nhau, tuỳ chủ cửa hàng chọn gì:
- Chọn cách chỉ xuất hóa đơn cho phần khách giữ lại, khách trả một phần: trang hiện tổng tiền của phần khách giữ lại, dòng Một phần đơn hàng đã được trả lại. Hoá đơn chỉ gồm phần bạn giữ lại. và biểu mẫu như thường. Hoá đơn phát hành sau đó chỉ gồm phần khách giữ lại.
- Chọn cách chỉ xuất hóa đơn cho phần khách giữ lại, khách trả hết: trang báo Đơn hàng đã được trả lại và Đơn hàng này đã được trả lại toàn bộ nên không có hoá đơn để xuất. Không có biểu mẫu, không có số tiền, và không có hoá đơn nào được xuất cho đơn đó. Chủ cửa hàng nhận một thông báo cho biết đơn bán đã được trả lại toàn bộ nên không xuất hoá đơn.
- Chưa chọn: trang không hiện số tiền, ghi Đơn hàng này đã có hàng được trả lại. Người bán đang xác nhận nội dung hoá đơn. Thông tin của bạn được giữ lại. và vẫn cho khách điền biểu mẫu. Gửi xong, khách thấy Đã nhận thông tin và dòng Đã lưu thông tin của bạn. Người bán đang xác nhận nội dung hoá đơn., không phải dòng "đang được phát hành". GTG CRM không tự xuất hoá đơn cho đơn đó. Chủ cửa hàng nhận thông báo yêu cầu chọn (tối đa một lần mỗi ngày).
- Chọn cách xuất hóa đơn cho cả đơn rồi điều chỉnh: hoá đơn ghi cả đơn bán, và trang không đổi so với đơn không bị trả hàng.
Đơn bị trả một phần, chủ cửa hàng đã chọn chỉ xuất hoá đơn cho phần khách giữ lại: tổng tiền là của phần khách giữ lại, kèm dòng giải thích.
Đơn đã được trả lại toàn bộ: trang chỉ báo đơn đã trả, không có biểu mẫu và không có số tiền.
Chủ cửa hàng chưa chọn: không có số tiền, có dòng cho biết người bán đang xác nhận nội dung hoá đơn, và biểu mẫu vẫn điền được.
Khách gửi thông tin khi chủ cửa hàng chưa chọn: trang báo đã lưu thông tin và người bán đang xác nhận nội dung hoá đơn.
Một đơn bị trả hàng khi chưa có cách nào được chọn thì chờ. Sau khi chủ cửa hàng đã chọn và thời gian chờ khách quét mã đã qua (mặc định 2 giờ kể từ lúc bán), hãy vào Kế toán → Điều chỉnh doanh thu → Hoàn tiền chờ hóa đơn điều chỉnh: dòng của đơn có nút Xuất hóa đơn ngay. Chọn xong, đơn đang chờ vẫn không tự phát hành: cần một người bấm nút này. Trước khi phát hành, bạn đọc được nội dung hoá đơn sẽ ghi, và mỗi đơn bán chỉ xuất được một hoá đơn.
Bước 9 — Giữ đơn (Park) và gọi lại (Recall)
Khách chần chừ/quên ví? Bấm Park (Giữ đơn) để cất giỏ hàng hiện tại.
Phục vụ khách kế tiếp bình thường.
Mở danh sách đơn đã giữ, bấm Recall (Gọi lại) để khôi phục giỏ cũ.
✅ Kết quả mong đợi: Sau khi Park, giỏ trống và một mục đơn-đã-giữ xuất hiện (số món + tổng + giờ). Khi Recall, giỏ khôi phục đúng các dòng, số lượng, giảm giá và khách đã gắn; đơn đã giữ còn nguyên cả khi tải lại trang.
Bước 10 — Trả hàng và hoàn tiền
Mở menu ⋯ trên thanh POS → Returns (Trả hàng) (chỉ hiện nếu bạn có quyền trả hàng).
Chọn đơn cần trả từ danh sách gần đây (hoặc nhập mã đơn) → Load (Tải).
Nhập số lượng trả trên dòng cần trả, ghi lý do, bấm Issue refund (Hoàn tiền).
✅ Kết quả mong đợi: Hiện thông báo "Refund issued (Đã hoàn tiền): "; hàng trả cộng lại vào kho (dùng lại được); đơn chuyển trạng thái partially_returned/returned (trả một phần/đã trả); một bút toán đảo được ghi để khớp sổ. Nếu trả nhiều hơn số đã bán, hệ thống từ chối.
ℹ️ Đơn có mã QR mà khách chưa quét (đơn chưa có hoá đơn): ngay sau khi hoàn tiền, màn hình trả hàng ghi một câu cho biết hoá đơn của khách sẽ ra sao, theo cách chủ cửa hàng đã chọn ở Bước 8: Hóa đơn của khách chỉ gồm phần khách giữ lại. Không cần làm gì thêm. hoặc Đơn này đã được trả lại toàn bộ nên sẽ không xuất hóa đơn nào. hoặc Hóa đơn của khách sẽ được xuất cho cả đơn, kế toán sẽ điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh. Khi chủ cửa hàng chưa chọn, câu đó là Chưa chọn cách xuất hóa đơn cho đơn có trả hàng. Hãy hỏi chủ cửa hàng.
Bước 11 — Kiểm tra đơn POS và dòng hoạt động 360° trong CRM
Mở CRM (app.gtgcrm.com) → Orders (Đơn hàng): tìm đơn vừa bán, nguồn POS.
Nếu đã gắn khách: mở liên hệ đó → tab Activity (Hoạt động).
Mở menu Orders → Activities để xem feed toàn bộ đơn tại quầy.
✅ Kết quả mong đợi: Đơn hiện với nguồn POS, đúng tổng tiền, không có địa chỉ giao hàng; nếu gắn khách, một hoạt động "POS sale" hiện trên dòng thời gian của khách; toàn bộ đơn tại quầy hiện trong feed Activities của menu Đơn hàng (lọc được theo người bán/ngày).
Bảng tra nhanh kết quả mong đợi
Đăng nhập POS + chọn kho — Màn hình POS hiện tên kho + tên thu ngân, lưới sản phẩm hiện sẵn
Quét mã / chạm sản phẩm — Sản phẩm vào giỏ đúng giá; tổng cập nhật tức thì
Chạm số lượng — Bàn phím số để nhập thẳng số lượng
Áp giảm giá — Hiện Subtotal / Discount / Total; máy chủ tính lại; không cho vượt tạm tính
Gắn khách theo SĐT — Hiện tên liên hệ thay cho "Walk-in"
Thu tiền mặt + Confirm — Hiện tiền thối; đơn (nguồn POS) tạo, trừ kho, giỏ trống lại
Thu QR/MoMo — Khách quét trả; đơn tự hoàn tất; chuông báo "đã nhận thanh toán"
Bán vượt tồn — Bị chặn, nêu tên sản phẩm thiếu, không trừ kho
In biên lai / In lại — Biên lai tiếng Việt rõ; bản in lại đánh dấu RE-PRINT
Xem thuế GTGT — Tách rõ phần thuế đã bao gồm theo từng mức
Park → Recall — Giỏ cất đi rồi khôi phục đúng (kể cả sau khi tải lại trang)
Issue refund — Hoàn tiền + hàng về kho + bút toán đảo; chặn trả quá số bán
Kiểm tra trong CRM — Đơn nguồn POS + hoạt động 360° trên khách và feed Đơn hàng
Lưu ý
Cần quyền Create POS sale để hoàn tất đơn; cần quyền trả hàng riêng để dùng mục Returns — nếu thiếu, liên hệ quản trị workspace và đăng nhập lại để nhận quyền mới.
POS trừ kho từ kho cửa hàng đã chọn trong Settings; mỗi quầy nhớ riêng cấu hình máy in / khổ giấy / ngăn kéo tiền.
QR MoMo phải quét bằng app MoMo, không phải camera điện thoại; chỉ các cổng thanh toán bạn đã bật và cấu hình mới hiện tại quầy.
Phát hành hoá đơn điện tử cho khách cần bạn đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn; khi chưa kết nối, biên lai ghi rõ đây chưa phải hoá đơn GTGT hợp lệ.
Giao diện POS hiện có thể hiển thị nhãn tiếng Anh (Pay, Confirm, Settings, Returns, Recent sales…) — hướng dẫn này ghi kèm nghĩa tiếng Việt để bạn đối chiếu.
Nhập hàng và kiểm kê cửa hàng làm trên màn hình Kho (Warehouse) dùng chung — xem hướng dẫn Kho & Tồn kho.
