Khi kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ và không được trừ là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế một cách hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro về thanh tra, kiểm tra thuế. Cùng với đó, hệ thống hóa đơn điện tử đóng vai trò then chốt trong việc chứng minh tính hợp lý của các khoản chi phí này.

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các loại chi phí hợp lý được phép trừ khi tính thuế TNDN, cũng như cách GTG CRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn và chứng từ một cách hiệu quả.

Các nguyên tắc cơ bản về chi phí được trừ

Theo Luật Thuế TNDN hiện hành, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Điều kiện chi phí được trừ

• Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
• Khoản chi không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo quy định của pháp luật
• Đã được tính đúng, tính đủ vào giá trị hàng hóa, dịch vụ
• Được kê khai đầy đủ trong hồ sơ kế toán, thuế

Các loại chi phí được trừ phổ biến

1. Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa

• Chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ sản xuất
• Chi phí mua hàng hóa để bán
• Chi phí vật tư, công cụ dụng cụ

Lưu ý: Phải có đầy đủ hóa đơn GTGT đầu vào và chứng từ thanh toán

2. Chi phí nhân công

• Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (phần doanh nghiệp đóng)
• Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
• Kinh phí công đoàn (theo tỷ lệ quy định)

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Tài sản cố định hữu hình (nhà xưởng, máy móc, thiết bị...)
• Tài sản cố định vô hình (phần mềm, bản quyền...)
• Phải được trích khấu hao theo đúng quy định

4. Chi phí dịch vụ mua ngoài

• Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng
• Chi phí tư vấn, kiểm toán, pháp lý
• Chi phí vận chuyển, giao nhận
• Chi phí quảng cáo, marketing (trong giới hạn cho phép)

5. Chi phí bán hàng

• Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng hóa
• Chi phí bao bì, đóng gói
• Chi phí hoa hồng, chiết khấu thương mại
• Chi phí khuyến mại, quảng cáo (theo tỷ lệ quy định)

6. Chi phí quản lý doanh nghiệp

• Văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại
• Chi phí sửa chữa, bảo trì tài sản
• Chi phí bảo hiểm tài sản
• Chi phí đào tạo nhân viên

7. Chi phí lãi vay

• Lãi vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh
• Giới hạn: Lãi vay không được vượt quá 150% lãi suất thị trường (nếu vay không có bảo đảm bằng tài sản hoặc vay từ bên liên quan)

Các khoản chi phí KHÔNG được trừ

1. Chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp lệ

• Hóa đơn không đúng tên, mã số thuế doanh nghiệp
• Hóa đơn không có chữ ký, không có dấu
• Hóa đơn từ doanh nghiệp không hoạt động, không nộp thuế

2. Chi phí phạt vi phạm hành chính

• Phạt vi phạm giao thông
• Phạt vi phạm thuế, chậm nộp thuế
• Phạt vi phạm môi trường, xây dựng...

3. Chi phí không liên quan đến hoạt động SXKD

• Chi tiêu cá nhân của chủ doanh nghiệp
• Chi phí cho hoạt động từ thiện (trừ trường hợp được khấu trừ theo quy định)
• Chi phí mua sắm tài sản cá nhân

4. Chi phí quà tặng, tiếp khách vượt mức

• Chi phí tiếp khách vượt quá giới hạn cho phép (10 triệu đồng/lần)
• Chi phí quà biếu, quà tặng không có danh sách cụ thể

5. Chi phí dự phòng không hợp lệ

• Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (trừ một số ngành đặc thù)
• Dự phòng nợ phải thu khó đòi (trừ tổ chức tín dụng)

6. Các khoản chi khác

• Thuế TNDN, thuế TNCN (phần nộp thay cho người lao động)
• Lãi tiền vay vốn không được vốn chủ sở hữu hỗ trợ (vượt tỷ lệ)
• Chi phí từ các giao dịch bất hợp pháp

Hướng dẫn xác định chi phí hợp lý khi kê khai thuế

Bước 1: Phân loại chi phí theo tính chất

Phân chia các khoản chi phí thành các nhóm:

• Chi phí sản xuất trực tiếp
• Chi phí bán hàng
• Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Chi phí khác

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

Danh sách kiểm tra:

• ✅ Có hóa đơn GTGT hợp lệ
• ✅ Có chứng từ thanh toán (chuyển khoản, séc...)
• ✅ Có hợp đồng kinh tế (với các giao dịch lớn)
• ✅ Có biên bản thanh lý, nghiệm thu (nếu cần)
• ✅ Thông tin trên chứng từ khớp đúng với doanh nghiệp

Bước 3: So sánh với giới hạn chi phí cho phép

Một số khoản chi phí có giới hạn tối đa được trừ:

• Chi phí quảng cáo: Không quá 15% tổng chi phí được trừ
• Chi phí khuyến mại: Không quá 15% tổng chi phí được trừ
• Chi phí tiếp khách: Phải có danh sách, không vượt mức hợp lý
• Lãi vay: Không vượt 150% lãi suất thị trường (trường hợp vay không bảo đảm)

Bước 4: Ghi nhận và lưu trữ chứng từ

• Sắp xếp chứng từ theo thời gian phát sinh
• Đánh số thứ tự, lập sổ sách chi tiết
• Lưu trữ đầy đủ theo quy định (tối thiểu 10 năm)
• Chuẩn bị sẵn sàng cho thanh tra, kiểm tra

Bước 5: Kê khai và quyết toán thuế

• Điền đầy đủ các khoản chi phí vào tờ khai thuế TNDN
• Đối chiếu với sổ sách kế toán
• Lập báo cáo tài chính đầy đủ
• Nộp hồ sơ quyết toán đúng hạn

💡 Lợi ích khi quản lý chi phí hợp lý

• ✅ Tối ưu thuế hợp pháp: Giảm thiểu số thuế phải nộp một cách minh bạch
• ✅ Tránh rủi ro pháp lý: Không bị phạt khi thanh tra, kiểm tra thuế
• ✅ Quản lý tài chính hiệu quả: Nắm rõ cơ cấu chi phí, tối ưu lợi nhuận
• ✅ Tăng uy tín doanh nghiệp: Đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật
• ✅ Dễ dàng vay vốn, hợp tác: Có hệ thống chứng từ minh bạch, đầy đủ

Lưu ý quan trọng khi kê khai chi phí

Cẩn trọng với hóa đơn điện tử

• Kiểm tra trạng thái hóa đơn trên cổng thuế trước khi hạch toán
• Chỉ chấp nhận hóa đơn từ doanh nghiệp đang hoạt động
• Đối chiếu thường xuyên với nhà cung cấp

Thanh toán không dùng tiền mặt

• Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng với các giao dịch lớn (trên 20 triệu đồng)
• Lưu giữ chứng từ chuyển khoản kèm theo hóa đơn
• Ghi rõ nội dung thanh toán trên lệnh chuyển khoản

Hợp đồng kinh tế

• Các giao dịch lớn (từ 50 triệu đồng trở lên) nên có hợp đồng
• Hợp đồng phải ký kết trước khi phát sinh chi phí
• Nội dung hợp đồng phải phù hợp với hóa đơn, chứng từ thanh toán

GTG CRM - Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử tự động

Để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn và chứng từ một cách hiệu quả, GTG CRM cung cấp tính năng xuất hóa đơn điện tử tự động tích hợp sẵn:

Tính năng nổi bật:

• 🧾 Xuất hóa đơn tự động: Tự động tạo hóa đơn điện tử khi hoàn tất đơn hàng
• 📊 Quản lý tập trung: Lưu trữ toàn bộ hóa đơn đầu ra trong một hệ thống
• 🔗 Tích hợp với đơn vị cung cấp hóa đơn: Kết nối với Sinvoice và MISA để xuất hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định
• 🔗 Kết nối phần mềm kế toán: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn sang phần mềm kế toán dễ dàng
• 📱 Gửi hóa đơn tức thì: Tự động gửi hóa đơn qua email/SMS cho khách hàng
• 🔍 Tra cứu nhanh chóng: Tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau

Kết nối với các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

GTG CRM hỗ trợ kết nối trực tiếp với:

Sinvoice

• Tự động đẩy dữ liệu đơn hàng sang Sinvoice khi hoàn tất bán hàng
• Xuất hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định của Tổng cục Thuế
• Tự động nhận mã hóa đơn và ký số điện tử
• Đồng bộ trạng thái hóa đơn (đã phát hành, đã hủy...)

MISA

• Tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử MISA
• Xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng trực tiếp từ GTG CRM
• Tự động cập nhật trạng thái hóa đơn từ MISA về hệ thống
• Hỗ trợ tra cứu và đối soát hóa đơn dễ dàng

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn thủ công
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn
• Đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử
• Hỗ trợ công tác kê khai thuế chính xác, minh bạch
• Hóa đơn hợp pháp được Tổng cục Thuế công nhận
• Quy trình từ bán hàng đến xuất hóa đơn hoàn toàn tự động

Lưu ý quan trọng: GTG CRM là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng và bán hàng, không phải là công cụ kê khai thuế. Tuy nhiên, việc quản lý hóa đơn tự động và chính xác thông qua kết nối với các đơn vị cung cấp hóa đơn uy tín như Sinvoice và MISA sẽ giúp doanh nghiệp có dữ liệu đầu vào đáng tin cậy và hợp pháp cho công tác kế toán và kê khai thuế sau này.

Kết luận

Việc nắm rõ các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi kê khai thuế TNDN là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu thuế hợp pháp và tránh rủi ro. Kết hợp với hệ thống quản lý hóa đơn tự động như GTG CRM - tích hợp với các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín (Sinvoice, MISA), doanh nghiệp sẽ có cơ sở dữ liệu chính xác, minh bạch và hợp pháp cho công tác kế toán và thuế.