Gastos razonables deducibles en la presentación de la declaración del Impuesto sobre Sociedades y el papel de las facturas electrónicas.

Al declarar el impuesto sobre la renta de las empresas (TNDN), es fundamental determinar correctamente los gastos deducibles y no deducibles. Esto no solo ayuda a las empresas a optimizar sus impuestos de manera legal, sino que también evita riesgos de inspecciones y auditorías fiscales. Además, el sistema de facturación electrónica juega un papel clave para demostrar la razonabilidad de estos gastos.

Este artículo le ayudará a comprender los tipos de gastos razonables que se pueden deducir al calcular el TNDN, así como cómo GTG CRM ayuda a las empresas a gestionar facturas y comprobantes de manera eficaz.

Principios básicos de los gastos deducibles

Según la Ley de TNDN vigente, los gastos deducibles al determinar la renta imponible deben cumplir todos los siguientes requisitos:

Condiciones para gastos deducibles

• Gastos reales incurridos relacionados con la actividad de producción y negocio.
• Disponer de facturas y comprobantes legales según lo dispuesto.
• El gasto no está incluido en la lista de gastos no deducibles según lo dispuesto por la ley.
• Se ha calculado correcta y completamente en el valor de bienes y servicios.
• Se ha declarado completa y correctamente en los registros contables y fiscales.

Tipos comunes de gastos deducibles

1. Gastos de materias primas y mercancías

• Costos de compra de materias primas directas para la producción.
• Costos de compra de mercancías para la venta.
• Costos de materiales y herramientas.

Nota: Deben existir facturas de IVA de entrada y comprobantes de pago completos.

2. Costos de mano de obra

• Salarios, sueldos y otros subsidios.
• Seguro social, seguro médico, seguro de desempleo (parte pagada por la empresa).
• Seguro contra accidentes laborales y enfermedades profesionales.
• Fondos sindicales (según el porcentaje especificado).

3. Depreciación de activos fijos

• Activos fijos tangibles (fábricas, maquinaria, equipos...).
• Activos fijos intangibles (software, licencias...).
• Debe depreciarse de acuerdo con las regulaciones.

4. Gastos por servicios externos

• Gastos de alquiler de oficinas, fábricas.
• Gastos de consultoría, auditoría, legales.
• Gastos de transporte y entrega.
• Gastos de publicidad y marketing (dentro de los límites permitidos).

5. Gastos de venta

• Gastos de transporte y almacenamiento de mercancías.
• Gastos de embalaje.
• Comisiones, descuentos comerciales.
• Gastos de promoción y publicidad (según el porcentaje especificado).

6. Gastos de administración empresarial

• Material de oficina, electricidad, agua, teléfono.
• Gastos de reparación y mantenimiento de activos.
• Gastos de seguro de activos.
• Gastos de formación de empleados.

7. Gastos por intereses de préstamos

• Intereses de capital para la producción y el negocio.
• Límite: Los intereses de los préstamos no deben exceder el 150% de la tasa de interés del mercado (si el préstamo no está garantizado o es de una parte relacionada).

Gastos NO deducibles

1. Gastos sin facturas ni comprobantes válidos

• Facturas con nombre o número de identificación fiscal de la empresa incorrectos.
• Facturas sin firma ni sello.
• Facturas de empresas no operativas o que no pagan impuestos.

2. Multas por infracciones administrativas

• Multas por infracciones de tráfico.
• Multas por infracciones fiscales, pago de impuestos con retraso.
• Multas por infracciones medioambientales, de construcción, etc.

3. Gastos no relacionados con la actividad de producción y negocio

• Gastos personales del propietario de la empresa.
• Gastos de actividades benéficas (excepto cuando sean deducibles según las regulaciones).
• Gastos de compra de bienes personales.

4. Gastos de regalos y recepción que exceden el límite

• Gastos de recepción que exceden el límite permitido (10 millones de VND/vez).
• Gastos de obsequios o regalos sin lista específica.

5. Provisiones no válidas

• Provisión por disminución del valor del inventario (excepto en algunos sectores específicos).
• Provisión por cuentas incobrables (excepto para instituciones de crédito).

6. Otros gastos

• Impuesto sobre la renta de las empresas, impuesto sobre la renta de las personas físicas (parte pagada en lugar del empleado).
• Intereses de préstamos no respaldados por el capital propio (superando el ratio).
• Gastos de transacciones ilegales.

Guía para determinar los gastos deducibles en la declaración de impuestos

Paso 1: Clasificar los gastos por su naturaleza

Dividir los gastos en grupos:

• Gastos de producción directa.
• Gastos de venta.
• Gastos de administración empresarial.
• Otros gastos.

Paso 2: Comprobar la validez de los comprobantes

Lista de verificación:

• ✅ Factura de IVA válida.
• ✅ Comprobante de pago (transferencia bancaria, cheque...).
• ✅ Contrato comercial (para transacciones grandes).
• ✅ Acta de liquidación, aceptación (si es necesario).
• ✅ La información en los comprobantes coincide con la de la empresa.

Paso 3: Comparar con los límites de gastos permitidos

Algunos gastos tienen un límite máximo deducible:

• Gastos de publicidad: No más del 15% del total de gastos deducibles.
• Gastos de promoción: No más del 15% del total de gastos deducibles.
• Gastos de recepción: Debe haber una lista, no exceder el monto razonable.
• Intereses de préstamos: No exceder el 150% de la tasa de interés del mercado (en caso de préstamo no garantizado).

Paso 4: Registrar y almacenar los comprobantes

• Organizar los comprobantes por fecha de ocurrencia.
• Numerar secuencialmente, crear un libro mayor detallado.
• Almacenar de forma completa según lo dispuesto (mínimo 10 años).
• Estar preparado para inspecciones y auditorías.

Paso 5: Declarar y liquidar impuestos

• Completar todos los gastos en la declaración de TNDN.
• Conciliar con los libros contables.
• Elaborar un estado financiero completo.
• Presentar la declaración de impuestos a tiempo.

💡 Beneficios de gestionar gastos deducibles

• ✅ Optimización legal de impuestos: Minimizar la cantidad de impuestos a pagar de manera transparente.
• ✅ Evitar riesgos legales: No ser multado durante las inspecciones fiscales.
• ✅ Gestión financiera eficaz: Comprender la estructura de costos, optimizar beneficios.
• ✅ Aumentar la reputación de la empresa: Asegurar el cumplimiento de las regulaciones legales.
• ✅ Facilidad para solicitar préstamos y cooperar: Tener un sistema de comprobantes transparente y completo.

Notas importantes al declarar gastos

Precaución con las facturas electrónicas

• Verificar el estado de la factura en el portal fiscal antes de registrarla.
• Solo aceptar facturas de empresas en funcionamiento.
• Conciliar regularmente con los proveedores.

Pago sin efectivo

• Priorizar los pagos bancarios para transacciones grandes (superiores a 20 millones de VND).
• Conservar los comprobantes de transferencia bancaria junto con las facturas.
• Indicar claramente el propósito del pago en la orden de transferencia.

Contratos comerciales

• Las transacciones grandes (a partir de 50 millones de VND) deben tener un contrato.
• El contrato debe firmarse antes de incurrir en el gasto.
• El contenido del contrato debe ser coherente con la factura y los comprobantes de pago.

GTG CRM - Solución de gestión automática de facturas electrónicas

Para ayudar a las empresas a gestionar facturas y comprobantes de manera eficaz, GTG CRM ofrece la función integrada de emisión automática de facturas electrónicas:

Características destacadas:

• 🧾 Emisión automática de facturas: Crea facturas electrónicas automáticamente al completar un pedido.
• 📊 Gestión centralizada: Almacena todas las facturas emitidas en un solo sistema.
• 🔗 Integración con proveedores de facturas: Conecta con Sinvoice y MISA para emitir facturas electrónicas legales según lo dispuesto.
• 🔗 Conexión con software de contabilidad: Sincroniza datos de facturas con el software de contabilidad fácilmente.
• 📱 Envío instantáneo de facturas: Envía automáticamente facturas por correo electrónico/SMS a los clientes.
• 🔍 Búsqueda rápida: Busca facturas por varios criterios.

Conexión con proveedores de facturas electrónicas

GTG CRM soporta la conexión directa con:

Sinvoice

• Envía automáticamente los datos del pedido a Sinvoice al completar una venta.
• Emite facturas electrónicas legales según las regulaciones de la Dirección General de Impuestos.
• Recibe automáticamente el código de factura y la firma digital.
• Sincroniza el estado de la factura (emitida, cancelada...).

MISA

• Integración con el sistema de facturación electrónica MISA.
• Emite facturas de IVA, facturas de venta directamente desde GTG CRM.
• Actualiza automáticamente el estado de la factura de MISA al sistema.
• Facilita la búsqueda y conciliación de facturas.

Beneficios para las empresas:

• Ahorra tiempo en el procesamiento manual de facturas.
• Minimiza errores en el proceso de emisión de facturas.
• Asegura el cumplimiento de las regulaciones de facturación electrónica.
• Apoya la declaración de impuestos precisa y transparente.
• Facturas legales reconocidas por la Dirección General de Impuestos.
• Proceso completo desde la venta hasta la emisión de facturas totalmente automatizado.

Nota importante: GTG CRM es un sistema de gestión de relaciones con los clientes y ventas, no una herramienta de declaración de impuestos. Sin embargo, la gestión automática y precisa de facturas a través de la conexión con proveedores de facturas de confianza como Sinvoice y MISA proporcionará a las empresas datos de entrada fiables y legales para la contabilidad y la declaración de impuestos posteriores.

Conclusión

Comprender los gastos deducibles y no deducibles al declarar el TNDN es fundamental para que las empresas optimicen legalmente sus impuestos y eviten riesgos. Combinado con un sistema de gestión automática de facturas como GTG CRM, integrado con proveedores de facturas electrónicas de confianza (Sinvoice, MISA), las empresas tendrán una base de datos precisa, transparente y legal para sus operaciones contables y fiscales.