Principes de détermination des dépenses déductibles lors du calcul de l'impôt sur les sociétés (IS).

Quelles sont les dépenses déductibles ?

Les dépenses déductibles pour la détermination du revenu imposable des sociétés sont celles qui, si elles répondent aux exigences légales, sont considérées comme des dépenses raisonnables, réduisant ainsi le revenu imposable et le montant de l'impôt sur les sociétés à payer.

Conformément à l’article 4, paragraphe 1, de la circulaire 96/2015/TT-BTC , une dépense est déductible lorsqu’elle remplit simultanément toutes les conditions suivantes.

3 conditions obligatoires pour qu'une dépense soit déductible.

1. Coûts réels encourus et liés aux opérations commerciales.

Les dépenses doivent servir directement ou indirectement des activités génératrices de revenus et avoir un objectif commercial clair.

2. Il existe suffisamment de factures et de documents légaux.

Les dépenses doivent être justifiées par des factures et des documents conformes à la réglementation en vigueur ; selon le type de dépense, cela peut inclure :

• factures électroniques
• Contracter
• Rapport d'acceptation
• Formulaire de libération d'entrepôt
• Paie, registres de présence
• reçu de paiement d'impôt

3. Les factures de 20 millions de VND ou plus doivent être réglées par des moyens autres que les espèces.

Pour les achats de biens et de services d'une valeur de 20 millions de VND ou plus (TVA comprise), les entreprises doivent fournir une preuve de paiement non monétaire pour que la dépense soit considérée comme déductible.

Ces catégories de dépenses sont généralement acceptées comme dépenses déductibles.

Vous trouverez ci-dessous les catégories de dépenses courantes, ainsi que les principaux points de contrôle . Leur déductibilité dépend des pièces justificatives spécifiques à chaque entreprise.

1. Coûts des matières premières, des biens et des services d'intrants

Cela comprend les dépenses liées à l'achat de matières premières, de matériaux auxiliaires, de marchandises destinées à la vente, à la transformation, à l'emballage, au transport, au chargement et au déchargement, au stockage et autres coûts directement liés à l'achat de marchandises.

Points à contrôler : Pertinence et caractère raisonnable : Existe-t-il une base pour son utilisation dans les opérations commerciales, existe-t-il des documents d’import/export justificatifs, et peut-il être comparé aux normes établies ou à la logique opérationnelle ?

2. Les coûts de location de maisons, d'entrepôts et d'autres actifs.

Cela comprend les frais de location de locaux commerciaux, d'entrepôts, d'ateliers, de véhicules et de machines.

Points à vérifier : Contrats et documents de paiement : Un contrat de location et des documents de paiement sont indispensables. Si l’entreprise prend en charge le paiement des impôts pour le compte du bailleur, comme convenu, un justificatif de paiement est requis.

3. Coûts de main-d'œuvre : salaires, primes, indemnités, assurances

Cela comprend les salaires, les traitements, les primes, les indemnités, les cotisations d'assurance et autres paiements de nature salariale.

Points à contrôler : Règlements internes et documents de paiement : Les niveaux et conditions de droit doivent être stipulés dans le contrat de travail, le règlement des salaires et des primes, la convention collective de travail ou le règlement financier, accompagnés des registres de paie, des signatures et des documents de paiement.

4. Coûts liés au bien-être des employés

Cela comprend les dépenses telles que les mariages, les funérailles, les jours fériés, les vacances, les examens médicaux, le soutien scolaire et l'aide en cas de difficultés.

Points à contrôler : Des réglementations et des limites sont en place : La documentation doit être complète et le montant total dépensé en prestations ne doit pas dépasser la limite prescrite .

5. Charges d'amortissement des immobilisations

Cela inclut l'amortissement des immobilisations corporelles et incorporelles utilisées dans le cadre des opérations commerciales.

Points à contrôler : Actifs légitimes, utilisés à des fins commerciales, amortissement conformément à la réglementation : Les registres d’actifs, les procès-verbaux de passation de pouvoir, l’enregistrement, le suivi et l’amortissement sont calculés selon le cadre, les méthodes et le calendrier prescrits.

6. Charges d'intérêts

Les intérêts courus pour les opérations commerciales sont justifiés par des contrats de prêt et des documents de paiement valides.

Points à vérifier : Documents de prêt et justificatifs de paiement : Les contrats de prêt et les reçus de paiement des intérêts sont indispensables. Dans le cas de prêts accordés par des particuliers ou des organismes autres que des établissements de crédit, une attention particulière doit être portée à la documentation et aux obligations fiscales y afférentes.

7. Coûts liés à l'électricité, l'eau, Internet et l'exploitation du lieu.

Cela inclut les frais de services publics liés au local commercial.

Points à vérifier : Contrats et factures : Conservez vos factures d’électricité, d’eau et d’internet. Identifiez clairement la partie responsable du paiement conformément au contrat de location et conservez les justificatifs de paiement.

8. Coûts des articles promotionnels et des cadeaux aux clients.

Cela inclut les dépenses liées aux échantillons, aux cadeaux, aux articles promotionnels et au service à la clientèle pour soutenir les opérations commerciales.

Points à contrôler : Documents d’achat et de cadeaux : S’assurer de la présence des factures d’entrée, des enregistrements des programmes promotionnels, des documents de sortie d’entrepôt et du respect des obligations de facturation et de taxes relatives aux biens offerts.

9. Provision pour frais imprévus

Certaines provisions sont mises de côté conformément aux directives du ministère des Finances, telles que les provisions pour la dévaluation des stocks, les créances douteuses et les garanties des produits.

Points à contrôler : Documents justificatifs et conditions d’attribution : Il doit exister des documents justificatifs, des procès-verbaux, des décisions d’attribution et des bases de calcul conformes aux directives.

10. Frais occasionnés par des catastrophes naturelles, des incendies et des marchandises endommagées.

L’indemnisation n’est accordée que si la perte est réelle et documentée, identifiant clairement les parties éligibles et non éligibles.

Points à contrôler : Documentation complète des pertes : rapport d’inventaire, explication, documents d’assurance ou d’indemnisation et documents connexes.

Lire la suite : Quel est le montant des recettes fiscales imposables ?

5 erreurs qui font que les dépenses sont « réellement effectuées mais non déductibles »

Première raison : absence de factures légitimes ou de pièces justificatives. C’est le motif de disqualification le plus fréquent.

Deuxièmement : le paiement en espèces est requis pour les factures de 20 millions de VND ou plus. L’absence de justificatif de paiement autre qu’en espèces entraînera le rejet de la dépense.

Troisièmement : les dépenses dont le lien avec l’activité commerciale ne peut être justifié. Même si la dépense existe, si son utilité commerciale ne peut être prouvée, elle peut être rejetée.

Quatrièmement : les dossiers du personnel sont dépourvus de règlements et de pièces justificatives. On n’y trouve ni contrats de travail, ni fiches de paie, ni règlements relatifs aux primes, ni signatures.

Cinquièmement : enregistrement incorrect de la période ou absence de documents d’acceptation. Cela concerne particulièrement les coûts de services, les projets de construction, l’externalisation ou le traitement.

Que se passe-t-il si une dépense est jugée non admissible ?

Cela s'applique lorsque les entreprises découvrent elles-mêmes le problème avant un contrôle fiscal.

Les entreprises doivent examiner de manière proactive et exclure les dépenses non admissibles des coûts déductibles lors de la préparation des déclarations fiscales.

Cas identifiés par les autorités fiscales lors d'un contrôle.

La dépense sera refusée sur la base du rapport d'audit, et l'entreprise pourrait devoir :

• Ajustement du revenu imposable à la hausse
• Payer des impôts supplémentaires
• Des pénalités de retard et des frais connexes peuvent s'appliquer conformément à la réglementation.

Lire la suite : Aperçu des factures de remplacement et des factures d’ajustement

Conclure

Les dépenses déductibles ne sont pas simplement « tout ce qui peut être déduit », mais plutôt les dépenses légitimes, authentiques, liées aux opérations commerciales, dûment justifiées légalement et payées conformément à la réglementation.

Si vous créez une série de « Guides fiscaux pour les nouveaux vendeurs », cet article devrait être présenté comme un chapitre fondamental exposant les principes, avant d'aborder plus en détail le contenu pratique adapté à chaque modèle : vente sur les plateformes de commerce électronique, vente hors ligne ou vente sur plusieurs canaux.