Quels sont les frais déductibles lors d'une activité professionnelle ?

Principes de détermination des dépenses déductibles lors du calcul de l'impôt sur les sociétés (IS)

Qu'est-ce qu'une dépense déductible ?

Les dépenses déductibles lors de la détermination du revenu imposable à l'impôt sur les sociétés sont celles qui, si elles remplissent les conditions légales, peuvent être considérées comme des dépenses raisonnables, réduisant ainsi le revenu imposable et le montant de l'impôt sur les sociétés à payer.

Conformément au paragraphe 1 de l'article 4 de la circulaire 96/2015/TT-BTC, une dépense est considérée comme déductible si elle remplit simultanément toutes les conditions suivantes.

3 conditions obligatoires pour qu'une dépense soit déductible

1. Dépenses réelles et liées à l'activité de production et de commerce

La dépense doit servir directement ou indirectement à l'activité génératrice de revenus, avec un objectif commercial clair.

2. Disposer de factures et de justificatifs légaux suffisants

La dépense doit être justifiée par des factures et des justificatifs conformes à la réglementation, pouvant inclure, selon le type de dépense :

• Factures électroniques
• Contrats
• Procès-verbaux de réception
• Bons de livraison
• Bulletins de paie, feuilles de présence
• Attestations de paiement d'impôts par substitution

3. Factures de 20 millions de VND ou plus doivent être réglées par virement bancaire

Pour l'achat de biens et services, chaque transaction d'une valeur de 20 millions de VND ou plus (TVA incluse) doit impérativement être accompagnée d'une preuve de paiement non monétaire pour être considérée comme une dépense déductible.

Catégories de dépenses généralement acceptées comme déductibles

Ci-dessous sont présentées les catégories de dépenses courantes dans la pratique, avec des points de contrôle importants. La déductibilité dépendra également des dossiers justificatifs spécifiques de chaque entreprise.

1. Dépenses de matières premières, marchandises et services

Comprennent les achats de matières premières, matériaux auxiliaires, marchandises à vendre, frais de sous-traitance, d'emballage, de transport, de manutention, de stockage et autres dépenses directement liées à l'achat de biens.

Point à contrôler : Pertinence et raisonnabilité : Justification d'utilisation pour l'activité commerciale, justificatifs d'entrée – sortie, concordance avec les normes ou la logique opérationnelle.

2. Dépenses de location (locaux, entrepôts, actifs)

Comprennent les frais de location de locaux commerciaux, d'entrepôts, d'ateliers, de véhicules, de machines.

Point à contrôler : Contrat et justificatifs de paiement : Contrat de location, justificatifs de paiement. Dans les cas où l'entreprise paie l'impôt pour le compte d'un particulier loueur selon l'accord, il faut un justificatif de paiement d'impôt par substitution.

3. Dépenses de personnel : salaires, primes, indemnités, assurances

Comprennent les salaires, rémunérations, primes, indemnités, cotisations d'assurance et autres dépenses de nature salariale.

Point à contrôler : Règlement intérieur et justificatifs de dépense : Les montants et conditions d'attribution doivent être stipulés dans le contrat de travail, le règlement sur les salaires et primes, la convention collective de travail ou le règlement financier, accompagnés des bulletins de paie, des accusés de réception et des justificatifs de paiement.

4. Dépenses de bien-être pour les employés

Comprennent les dépenses telles que les mariages, les fêtes, les vacances, les examens de santé, le soutien à la formation, l'aide aux difficultés.

Point à contrôler : Règlement et plafond : Le dossier doit être complet et le montant total des dépenses de bien-être ne doit pas dépasser la limite fixée.

5. Charges d'amortissement des immobilisations

Comprennent l'amortissement des immobilisations corporelles et incorporelles utilisées pour l'activité commerciale.

Point à contrôler : Actifs légaux, destinés à l'activité commerciale, amortissement conforme à la réglementation : Dossier de l'actif, procès-verbal de transfert, enregistrement, suivi et calcul de l'amortissement selon le cadre, la méthode et la durée réglementaires.

6. Charges d'intérêts d'emprunt

Charges d'intérêts d'emprunt liées à l'activité de production et de commerce, avec un contrat de prêt et des justificatifs de paiement valides.

Point à contrôler : Dossier de prêt et justificatifs de paiement : Contrat de prêt, justificatifs de paiement des intérêts. En cas de prêt auprès d'un particulier ou d'une organisation n'étant pas une institution de crédit, il faut être particulièrement vigilant quant au dossier et aux obligations fiscales associées.

7. Dépenses d'électricité, d'eau, d'internet, frais de fonctionnement du site

Comprennent les dépenses de services publics liées au site commercial.

Point à contrôler : Contrat et factures : Factures d'électricité, d'eau, d'internet. Déterminer clairement la partie responsable des dépenses selon le contrat de location et disposer des justificatifs de paiement.

8. Dépenses de produits promotionnels, cadeaux clients

Comprennent les frais d'échantillons, de dons, de cadeaux promotionnels, de soins clients dans le cadre de l'activité commerciale.

Point à contrôler : Justificatifs d'achat et justificatifs de don : Factures d'achat, dossier du programme promotionnel, bons de sortie de stock et respect des obligations en matière de facturation et de fiscalité pour les dons.

9. Dépenses de provisions

Certaines provisions sont constituées conformément aux instructions du Ministère des Finances, telles que les provisions pour dépréciation des stocks, créances irrécouvrables, garanties de produits.

Point à contrôler : Dossier justificatif et conditions de constitution : Documents de rapprochement, procès-verbaux, décisions de constitution et bases de calcul conformes aux instructions.

10. Dépenses dues à des catastrophes naturelles, incendies, marchandises endommagées

Ne peuvent être prises en compte que s'il s'agit de pertes réelles et qu'un dossier détermine clairement la part indemnisée et non indemnisée.

Point à contrôler : Dossier de perte complet : Procès-verbal d'inventaire, explications, dossier d'assurance ou de dédommagement et justificatifs associés.

Lire aussi : Quel chiffre d'affaires faut-il pour payer des impôts ?

5 erreurs qui transforment des dépenses "réellement engagées" en dépenses "non déductibles"

Première erreur : Absence de factures et de justificatifs légaux. C'est la raison la plus fréquente de non-déductibilité.

Deuxième erreur : Paiement en espèces pour des factures de 20 millions de VND ou plus. L'absence de preuve de paiement non monétaire entraînera la non-déductibilité de la dépense.

Troisième erreur : Incapacité à prouver le lien entre la dépense et l'activité commerciale. Une dépense réelle, mais dont l'objectif commercial n'est pas prouvé, peut être non déductible.

Quatrième erreur : Dossier du personnel incomplet ou absence de justificatifs de paiement. Absence de contrat de travail, de bulletins de paie, de règlement des primes ou de reçus.

Cinquième erreur : Enregistrement dans la mauvaise période ou absence de dossier de réception. Particulièrement pour les frais de services, de travaux, de sous-traitance ou de façonnage.

Que faire en cas de détection de dépenses non conformes ?

Cas où l'entreprise découvre l'irrégularité avant un contrôle fiscal

L'entreprise doit procéder à un audit proactif et exclure les éléments non conformes des dépenses déductibles lors de l'établissement du dossier de déclaration fiscale.

Cas où l'administration fiscale identifie l'irrégularité lors d'un contrôle

La dépense sera exclue selon le procès-verbal de contrôle et l'entreprise pourrait devoir :

• Ajuster à la hausse le revenu imposable
• Payer des impôts supplémentaires
• S'acquitter des intérêts de retard et autres frais applicables

Lire aussi : Synthèse sur les factures de remplacement et les factures rectificatives

Conclusion

Les dépenses déductibles ne sont pas des dépenses "quelconques", mais des dépenses correctes, réelles, liées à l'activité commerciale, justifiées par des dossiers légaux et réglées conformément à la réglementation.

Si vous êtes en train de construire une série de "Guides fiscaux pour les nouveaux vendeurs", cet article devrait servir de chapitre fondamental, avant d'aborder des contenus plus pratiques selon les différents modèles : vente sur plateformes e-commerce, vente hors ligne ou vente multicanal.