计算企业所得税时确定可扣除费用的原则。

哪些费用可以抵扣？

在确定应纳税企业收入时，可扣除的费用是指那些符合法律规定，被视为合理费用，从而减少应纳税收入和应缴纳的企业所得税额的费用。

根据第 96/2015/TT-BTC 号通知第 4 条第 1 款的规定，一项支出在同时满足下列所有条件时可以扣除。

费用可扣除的 3 个必要条件。

1. 与业务运营相关的实际发生的成本。

支出必须直接或间接服务于创收活动，并具有明确的商业目的。

2. 有足够的合法发票和文件。

所有费用必须有发票和相关文件佐证，并符合法律规定；根据费用类型，可能包括：

• 电子发票
• 合同
• 验收报告
• 仓库放行单
• 工资单、考勤记录
• 税款缴纳收据

3. 金额超过 2000 万越南盾的发票必须使用非现金方式支付。

对于价值 2000 万越南盾或以上（含增值税）的商品和服务采购，企业需要提供非现金支付凭证，才能将该项支出视为可扣除项。

这些费用类别通常被认为是可扣除的费用。

以下是一些常见的费用类别及其关键控制点。这些费用是否可以抵扣取决于各企业的具体证明文件。

1. 原材料、商品和投入服务的成本

这包括购买原材料、辅助材料、待售商品、加工、包装、运输、装卸、仓储以及其他与购买商品直接相关的费用。

控制要点：相关性和合理性：是否有在业务运营中使用的基础，是否有相关的进出口文件，能否与既定规范或操作逻辑进行比较？

2. 租赁房屋、仓库和其他资产的成本。

这包括租赁营业场所、仓库、车间、车辆和机械的费用。

需核查事项：合同及付款凭证：必须有租赁合同和付款凭证。如果企业按约定代出租人缴纳税款，则需提供缴税证明。

3. 劳动力成本：工资、奖金、津贴、保险

这包括薪金、工资、奖金、津贴、保险缴款和其他薪金性质的款项。

控制要点：内部规章制度和支付文件：劳动合同、工资奖金规定、集体劳动协议或财务规定中必须明确规定权利水平和条件，并附有工资记录、签名和支付文件。

4. 员工福利成本

这包括婚礼、葬礼、节日、假期、健康检查、教育资助和困难援助等费用。

需要控制的要点：有相关规定和限制：文件必须齐全，福利支出总额不得超过规定的限额。

5. 固定资产折旧费用

这包括企业运营中使用的有形和无形固定资产的折旧。

控制要点：合法资产，用于商业目的，按规定折旧：资产记录、交接记录、登记、跟踪和折旧均按照规定的框架、方法和时间范围计算。

6. 利息支出

因业务运营而产生的利息支出，并有有效的贷款协议和付款凭证作为证明。

需要关注的要点：贷款文件和还款记录：需要贷款协议和利息支付收据。如果贷款来自个人或非信贷机构的组织，则在文件和相关税务义务方面需要格外谨慎。

7. 电力、水、网络和场地运营费用。

这包括营业场所的公用事业费用。

需要关注的要点：合同和发票：保留电费、水费和网络费账单。明确租赁协议中规定的付款责任方，并保留付款凭证。

8. 促销品和客户礼品的成本。

这包括样品、礼品、促销品和客户服务等支持业务运营的费用。

需要控制的要点：采购和礼品单据：确保有进货发票、促销活动记录、仓库出库单据，并且礼品的发票和税务义务得到妥善履行。

9. 应急费用准备

根据财政部的指导方针，预留了一些准备金，例如存货贬值准备金、坏账准备金和产品保修准备金。

控制要点：支持文件和分配条件：必须有符合准则的支持文件、会议记录、分配决定和计算依据。

10. 因自然灾害、火灾和货物损坏而产生的费用。

只有当损失真实存在并有文件证明，且明确指出哪些部分符合赔偿条件、哪些部分不符合赔偿条件时，才能给予赔偿。

需要控制的要点：完整的损失记录：库存报告、解释、保险或赔偿记录及相关文件。

阅读更多： 多少收入需要缴纳税款？

导致费用“实际发生但不能抵扣”的5个错误

首先：缺少合法发票或证明文件。这是最常见的取消资格原因。

其次：金额在2000万越南盾及以上的发票必须以现金支付。缺少非现金支付凭证将导致费用不予报销。

第三：无法证实与业务运营相关的费用。即使费用确实存在，但如果无法证明其业务目的，仍可能被取消报销资格。

第四：人事档案缺乏规章制度或证明文件。没有雇佣合同、工资单、奖金规定或签名。

第五：期间记录错误或缺少验收单据。这种情况在服务费用、建设项目、外包或加工过程中尤为常见。

如果发现某项支出不符合报销条件，会发生什么？

这适用于企业在税务审计之前自行发现问题的情况。

企业在准备纳税申报表时，需要主动审查并排除不符合扣除条件的费用。

税务机关在审计过程中发现的案件。

根据审计报告，该项支出将不予认可，企业可能需要：

• 向上调整应税收入
• 缴纳额外税款
• 根据相关规定，逾期付款可能需缴纳罚款及相关费用。

阅读更多： 补发发票和调整发票概述

总结

可扣除费用并非指“任何费用都可以扣除”，而是指合法、真实、与业务运营相关、有合法文件证明且按照规定支付的费用。

如果您正在编写一系列“新卖家税务指南”，那么本文应该作为基础章节，概述相关原则，然后再深入探讨针对每种模式量身定制的实用内容：在电子商务平台上销售、线下销售或跨多个渠道销售。