¿Qué Gastos Son Deducibles en un Negocio?

Principios para determinar los gastos deducibles al calcular el impuesto sobre la renta de las sociedades (IRS).

¿Qué son los gastos deducibles?

Los gastos deducibles al determinar la renta imponible de las sociedades son aquellos que, si cumplen los requisitos legales, se consideran gastos razonables, reduciendo así la renta imponible y el importe del impuesto sobre la renta de las sociedades a pagar.

Según la cláusula 1 del artículo 4 de la Circular 96/2015/TT-BTC , un gasto es deducible cuando cumple simultáneamente todas las condiciones siguientes.

3 condiciones obligatorias para que un gasto sea deducible.

1. Costes reales incurridos y relacionados con las operaciones comerciales.

Los gastos deben servir, directa o indirectamente, a actividades generadoras de ingresos y tener un propósito comercial claro.

2. Existen suficientes facturas y documentos legales.

Los gastos deben estar respaldados por facturas y documentos de acuerdo con las normas legales ; dependiendo del tipo de gasto, esto puede incluir:

• facturas electrónicas
• Contrato
• Informe de aceptación
• Formulario de liberación de almacén
• Nómina, registros de asistencia
• Recibo de pago de impuestos

3. Las facturas de 20 millones de VND o más deben pagarse mediante métodos que no sean en efectivo.

Para las compras de bienes y servicios con un valor de 20 millones de VND o más (IVA incluido), las empresas están obligadas a disponer de documentación de pago que acredite que el pago se ha realizado en efectivo para que el gasto se considere deducible.

Estas categorías de gastos se aceptan comúnmente como gastos deducibles.

A continuación se presentan las categorías de gastos más comunes en la práctica, junto con los puntos clave de control . Su deducibilidad depende de la documentación justificativa específica de cada empresa.

1. Costos de materias primas, bienes y servicios de insumos.

Esto incluye los gastos de compra de materias primas, materiales auxiliares, productos para la venta, procesamiento, embalaje, transporte, carga y descarga, almacenamiento y otros costos directamente relacionados con la compra de mercancías.

Puntos a controlar: Relevancia y razonabilidad: ¿Existe una base para su uso en las operaciones comerciales? ¿Existen documentos de importación/exportación que lo respalden? ¿Se puede comparar con las normas establecidas o la lógica operativa?

2. Costos de alquiler de casas, almacenes y otros activos.

Esto incluye los gastos de alquiler de locales comerciales, almacenes, talleres, vehículos y maquinaria.

Puntos a verificar: Contratos y documentos de pago: Debe existir un contrato de arrendamiento y documentos de pago. Si la empresa paga los impuestos en nombre del arrendador individual según lo acordado, se requiere comprobante de pago de impuestos .

3. Costes laborales: sueldos, bonificaciones, complementos, seguros

Esto incluye sueldos, salarios, bonificaciones, subsidios, contribuciones a seguros y otros pagos de naturaleza salarial.

Puntos a controlar: Normativa interna y documentos de pago: Los niveles y condiciones de derecho deben estar estipulados en el contrato de trabajo, la normativa sobre sueldos y bonificaciones, el convenio colectivo de trabajo o la normativa financiera, acompañados de registros de nómina, firmas y documentos de pago.

4. Costos de bienestar de los empleados

Esto incluye gastos como bodas, funerales, días festivos, vacaciones, chequeos médicos, apoyo educativo y ayuda en casos de dificultades económicas.

Puntos a controlar: Existen regulaciones y límites: La documentación debe estar completa y el monto total gastado en beneficios no debe exceder el límite prescrito .

5. Gasto de depreciación de activos fijos

Esto incluye la depreciación de los activos fijos tangibles e intangibles utilizados en las operaciones comerciales.

Puntos a controlar: Activos legítimos, utilizados para fines comerciales, depreciación según las regulaciones: Los registros de activos, las actas de entrega, el registro, el seguimiento y la depreciación se calculan de acuerdo con el marco, los métodos y el plazo prescritos.

6. Gastos por intereses

Gastos por intereses incurridos en operaciones comerciales, respaldados por contratos de préstamo válidos y documentos de pago.

Aspectos a supervisar: Documentos del préstamo y registros de pago: Se requieren los contratos de préstamo y los recibos de pago de intereses. En el caso de préstamos de particulares u organizaciones distintas a las entidades de crédito, se debe prestar especial atención a la documentación y las obligaciones fiscales correspondientes.

7. Costos de electricidad, agua, internet y funcionamiento del recinto.

Esto incluye los gastos de servicios públicos del local comercial.

Puntos a controlar: Contratos y facturas: Tenga a mano las facturas de electricidad, agua e internet. Identifique claramente a la parte responsable del pago según el contrato de arrendamiento y tenga un comprobante de pago.

8. Costos de artículos promocionales y obsequios para clientes.

Esto incluye los gastos en muestras, obsequios, artículos promocionales y servicio al cliente para respaldar las operaciones comerciales.

Puntos a controlar: Documentos de compra y donación: Asegúrese de que existan facturas de entrada, registros del programa promocional, documentos de liberación de almacén y que se cumplan correctamente las obligaciones de facturación e impuestos para los artículos donados.

9. Provisión para gastos imprevistos

De acuerdo con las directrices del Ministerio de Finanzas, se establecen ciertas provisiones, como las relativas a la devaluación de inventarios, las cuentas por cobrar dudosas y las garantías de productos.

Puntos a controlar: Documentos justificativos y condiciones para la asignación: Debe haber documentos justificativos, actas, decisiones de asignación y bases de cálculo que cumplan con las directrices.

10. Costos incurridos debido a desastres naturales, incendios y daños a la mercancía.

La indemnización solo se concede si la pérdida es real y está documentada, identificando claramente las partes que son indemnizables y las que no.

Puntos a controlar: Documentación completa de la pérdida: Informe de inventario, explicación, registros de seguros o compensación y documentos relacionados.

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5 errores que provocan que los gastos se registren como "realmente gastados pero no deducibles".

Primero: Falta de facturas legítimas o documentos justificativos. Esta es la razón más común de descalificación.

En segundo lugar: Se requiere el pago en efectivo para facturas de 20 millones de VND o más. La falta de documentación que acredite el pago sin efectivo conllevará la denegación del gasto.

En tercer lugar: Gastos que no pueden justificarse como relacionados con las operaciones comerciales. Incluso si el gasto existe, si no se puede demostrar su finalidad comercial, aún podría ser desestimado.

Cuarto: Los expedientes del personal carecen de reglamentos o documentos justificativos. No hay contratos de trabajo, nóminas, reglamentos sobre bonificaciones ni firmas.

Quinto: Registro incorrecto del período o falta de documentos de aceptación. Esto es especialmente cierto en el caso de costos de servicios, proyectos de construcción, subcontratación o procesamiento.

¿Qué sucede si se determina que un gasto no es elegible?

Esto se aplica cuando las empresas descubren el problema por sí mismas antes de una auditoría fiscal.

Las empresas deben revisar de forma proactiva y excluir los gastos no elegibles de los costos deducibles al preparar los documentos de la declaración de impuestos.

Casos identificados por las autoridades fiscales durante una auditoría.

El gasto será rechazado en función del informe de auditoría, y la empresa podría tener que:

• Ajustar al alza la renta imponible
• Pagar impuestos adicionales
• Podrán aplicarse recargos por pago tardío y otros cargos relacionados, de acuerdo con la normativa vigente.

Leer más: Descripción general de las facturas de reemplazo y las facturas de ajuste

Concluir

Los gastos deducibles no son simplemente "cualquier cosa puede deducirse", sino más bien gastos que son legítimos, genuinos, relacionados con las operaciones comerciales, que cuentan con documentación legal y que se pagan de acuerdo con las regulaciones.

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