Principios para la determinación de gastos deducibles en el cálculo del Impuesto sobre la Renta de Sociedades (IS).

¿Qué son los gastos deducibles?

Los gastos deducibles a efectos de la determinación de la base imponible del Impuesto sobre Sociedades son aquellos gastos que, si cumplen los requisitos legales, se consideran gastos razonables, reduciendo así la base imponible y la cuota del Impuesto sobre Sociedades a pagar.

De acuerdo con la cláusula 1, artículo 4 de la Circular 96/2015/TT-BTC , un gasto es deducible cuando cumple simultáneamente todas las condiciones siguientes.

3 condiciones obligatorias para que un gasto sea deducible.

1. Costos reales incurridos y relacionados con las operaciones comerciales.

Los gastos deben servir directa o indirectamente a actividades generadoras de ingresos y tener un propósito comercial claro.

2. Existen suficientes facturas y documentos legales.

Los gastos deben estar respaldados con facturas y documentos de acuerdo a la normativa legal ; dependiendo del tipo de gasto, esto puede incluir:

• facturas electrónicas
• Contrato
• Informe de aceptación
• Formulario de liberación de almacén
• Nómina, registros de asistencia
• Recibo de pago de impuestos

3. Las facturas de 20 millones de VND o más deben pagarse mediante métodos que no sean en efectivo.

Para las compras de bienes y servicios con un valor de 20 millones de VND o más (incluido el IVA), las empresas deben tener documentación de pago no en efectivo para que el gasto se considere deducible.

Estas categorías de gastos se aceptan comúnmente como gastos deducibles.

A continuación, se presentan las categorías de gastos comunes en la práctica, junto con los puntos clave de control . Su deducibilidad depende de la documentación justificativa específica de cada empresa.

1. Costos de materias primas, bienes y servicios.

Se incluyen aquí los gastos de adquisición de materias primas, materiales auxiliares, mercancías para la venta, transformación, embalaje, transporte, carga y descarga, almacenamiento y otros costes directamente relacionados con la adquisición de mercancías.

Puntos a controlar: Relevancia y razonabilidad: ¿Existe una base para su uso en operaciones comerciales, existen documentos de respaldo para la importación/exportación y se puede comparar con normas establecidas o lógica operativa?

2. Costos de alquiler de casas, naves y otros activos.

Esto incluye los gastos de alquiler de locales comerciales, almacenes, talleres, vehículos y maquinaria.

Puntos a verificar: Contratos y documentos de pago: Debe existir un contrato de arrendamiento y documentos de pago. Si la empresa paga impuestos en nombre del arrendador individual según lo acordado, se requiere comprobante de pago de impuestos .

3. Costos laborales: salarios, bonificaciones, asignaciones, seguros

Esto incluye sueldos, salarios, bonificaciones, asignaciones, contribuciones de seguro y otros pagos de naturaleza salarial.

Puntos a controlar: Reglamento interno y documentos de pago: Los niveles y condiciones de los derechos deben estar estipulados en el contrato de trabajo, reglamento de salarios y bonificaciones, convención colectiva de trabajo o reglamento financiero, acompañados de los registros de nómina, firmas y documentos de pago.

4. Costos de bienestar de los empleados

Esto incluye gastos como bodas, funerales, días festivos, vacaciones, controles de salud, apoyo educativo y asistencia por dificultades.

Puntos a controlar: Existen regulaciones y límites: la documentación debe estar completa y el monto total gastado en beneficios no debe exceder el límite prescrito .

5. Gasto de depreciación de activos fijos

Esto incluye la depreciación de activos fijos tangibles e intangibles utilizados en las operaciones comerciales.

Puntos a controlar: Activos legítimos, utilizados para fines comerciales y depreciación de acuerdo a la normativa: Los registros de activos, actas de entrega, registro, seguimiento y depreciación se llevan a cabo de acuerdo al marco, métodos y plazos prescritos.

6. Gastos por intereses

Gastos por intereses incurridos por operaciones comerciales, respaldados por contratos de préstamo válidos y documentos de pago.

Puntos a supervisar: Documentos de préstamos y registros de pagos: Se requieren los contratos de préstamo y los recibos de pago de intereses. En el caso de préstamos de personas u organizaciones distintas de las entidades de crédito, se debe tener especial cuidado con la documentación y las obligaciones fiscales relacionadas.

7. Costos de electricidad, agua, internet y funcionamiento del local.

Esto incluye los costos de servicios públicos para la ubicación del negocio.

Puntos a supervisar: Contratos y facturas: Tener las facturas de luz, agua e internet. Identificar claramente al responsable del pago según el contrato de arrendamiento y tener el comprobante de pago.

8. Costos de artículos promocionales y regalos para clientes.

Esto incluye gastos de muestras, obsequios, artículos promocionales y servicio al cliente para respaldar las operaciones comerciales.

Puntos a controlar: Documentos de compra y regalo: Asegurarse de que existan facturas de entrada, registros de programas promocionales, documentos de liberación de almacén y que se cumplan adecuadamente las obligaciones de facturación e impuestos de los bienes obsequiados.

9. Provisión para costos de contingencia

Algunas provisiones se establecen de acuerdo con las directrices del Ministerio de Finanzas, como las provisiones para devaluación de inventarios, cuentas por cobrar incobrables y garantías de productos.

Puntos a controlar: Documentos de soporte y condiciones de asignación: Deben existir documentos de soporte, actas, decisiones de asignación y bases de cálculo que cumplan con los lineamientos.

10. Costos incurridos debido a desastres naturales, incendios y bienes dañados.

La compensación sólo se concede si la pérdida es real y está documentada, identificando claramente las partes que son elegibles y las que no lo son.

Puntos a controlar: Documentación completa de pérdidas: Informe de inventario, explicación, registros de seguros o indemnizaciones y documentos relacionados.

Leer más: ¿Cuántos ingresos requiere el pago de impuestos?

5 errores que hacen que los gastos se gasten pero no sean deducibles

Primero: Falta de facturas o documentos justificativos válidos. Esta es la causa más común de descalificación.

En segundo lugar: Se requiere el pago en efectivo para facturas de 20 millones de VND o más. La falta de documentación de pago no monetaria resultará en la denegación del gasto.

En tercer lugar: Gastos cuya relación con las operaciones comerciales no pueda justificarse. Incluso si el gasto existe, si no se puede demostrar su propósito comercial, podría ser descalificado.

Cuarto: Los expedientes de personal carecen de normativas y documentos de respaldo. No existen contratos de trabajo, nóminas, normas sobre bonificaciones ni firmas.

Quinto: Registro incorrecto del período o falta de documentos de aceptación. Esto aplica especialmente a costos de servicios, proyectos de construcción, subcontratación o procesamiento.

¿Qué sucede si se determina que un gasto no es elegible?

Esto se aplica cuando las empresas descubren el problema por sí mismas antes de una auditoría fiscal.

Las empresas necesitan revisar de forma proactiva y excluir los gastos no elegibles de los costos deducibles al preparar los documentos de declaración de impuestos.

Casos identificados por las autoridades fiscales durante una auditoría.

El gasto será rechazado según el informe de auditoría y la empresa podrá tener que:

• Ajuste al alza de la renta imponible
• Pagar impuestos adicionales
• Se podrán aplicar sanciones por pago tardío y cargos relacionados según la normativa.

Leer más: Resumen de facturas de reemplazo y facturas de ajuste

Concluir

Los gastos deducibles no son simplemente "deducibles por cualquier cosa", sino que deben ser gastos legítimos y genuinos relacionados con las operaciones comerciales, respaldados por documentación legal y pagados de acuerdo con las regulaciones.

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