Từ năm 2026, theo Quyết định 3389/QĐ-BTC, chế độ thuế khoán đối với hộ kinh doanh chính thức bị xóa bỏ. Đây là một thay đổi mang tính cách mạng trong quản lý thuế, đặc biệt ảnh hưởng đến cách thức quyết toán thuế của các hộ kinh doanh tại Việt Nam.

Điểm đặc biệt quan trọng là Nhóm 2 và Nhóm 3 bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế năm - một yêu cầu hoàn toàn mới so với quy định hiện hành. Việc nắm rõ hồ sơ và thủ tục quyết toán theo từng nhóm doanh thu là điều kiện tiên quyết để hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật và tránh các rủi ro về thuế.

Khái Niệm Hộ Kinh Doanh Cần Nắm Vững

Theo Điều 79 Nghị định 01/2021 của Chính phủ, hộ kinh doanh được hiểu như sau:

Định nghĩa chính thức:

• Chủ thể: Cá nhân hoặc các thành viên của hộ gia đình đăng ký thành lập
• Trách nhiệm pháp lý: Chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình

LƯU Ý QUAN TRỌNG: Việc chịu trách nhiệm vô hạn có nghĩa là mọi tài sản cá nhân của bạn (bất kể tài khoản ngân hàng cá nhân hay tài khoản kinh doanh) đều có thể bị sử dụng để thanh toán các nghĩa vụ của hộ kinh doanh.

Tìm hiểu ngay nghĩa vụ thuế khi bán hàng trên sàn

Đặc điểm pháp lý quan trọng:

• ✅ Không có tư cách pháp nhân - Bạn là cá nhân, không phải pháp nhân
• ✅ Giới hạn thành lập - Một cá nhân/hộ gia đình chỉ được thành lập 01 hộ kinh doanh duy nhất
• ✅ Hạn chế về thành viên: Không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân; Không được là thành viên hợp danh của công ty hợp danh

Phân Loại Hộ Kinh Doanh Theo Doanh Thu (Từ 2026)

Quyết định 3389/QĐ-BTC phân chia hộ kinh doanh thành 3 nhóm dựa trên doanh thu năm:

Hồ Sơ và Thủ Tục Quyết Toán Theo Từng Nhóm

NHÓM 1: Doanh Thu Dưới 100 Triệu Đồng/Năm

Đặc điểm:

• Phương pháp thuế: Thuế suất cố định theo ngành nghề
• Quyết toán thuế năm: KHÔNG bắt buộc
• Kê khai: Theo quý hoặc theo năm (tùy chọn)

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• 📄 Tờ khai thuế GTGT và TNCN theo mẫu đơn giản hóa
• 📄 Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• 📄 Chứng từ chứng minh doanh thu (nếu cơ quan thuế yêu cầu)

Thủ tục thực hiện:

1. Nộp tờ khai thuế theo định kỳ (quý/năm)
2. Nộp thuế theo mức thuế suất cố định
3. Không cần lập báo cáo tài chính

Ưu điểm: Thủ tục đơn giản, không tốn thời gian lập báo cáo chi tiết

NHÓM 2: Doanh Thu Từ 100-500 Triệu Đồng/Năm

Đặc điểm:

• Phương pháp thuế: Kê khai theo doanh thu, chi phí thực tế
• Quyết toán thuế năm: BẮT BUỘC (thay đổi lớn từ 2026)
• Kê khai: Theo quý

Hồ sơ quyết toán thuế năm (MỚI):

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN)

Sổ sách kế toán cơ bản:

• Sổ thu chi
• Sổ theo dõi hàng hóa, vật tư (nếu có)
• Sổ tài sản cố định (nếu có)

Chứng từ chứng minh:

• Hóa đơn bán hàng, dịch vụ
• Chứng từ chi phí hợp lệ (hóa đơn mua hàng, tiền thuê, tiền điện...)
• Chứng từ ngân hàng (sao kê tài khoản kinh doanh)

YÊU CẦU MỚI: Phải có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh để dễ dàng theo dõi và chứng minh doanh thu, chi phí

Thủ tục quyết toán thuế năm:

Bước 1: Tổng hợp toàn bộ doanh thu và chi phí trong năm

• Tập hợp tất cả hóa đơn bán hàng
• Tập hợp tất cả chứng từ chi phí hợp lệ

Bước 2: Lập tờ khai quyết toán thuế

• Điền đầy đủ thông tin doanh thu, chi phí
• Tính toán thu nhập chịu thuế = Doanh thu - Chi phí hợp lý
• Xác định số thuế phải nộp theo biểu thuế lũy tiến từng phần

Bước 3: Nộp hồ sơ quyết toán

• Nộp trực tiếp tại Chi cục thuế quản lý
• Hoặc nộp qua hệ thống điện tử (nếu có chữ ký số)
• Thời hạn: Trước ngày 31/03 của năm sau

Bước 4: Nộp thuế (hoặc hoàn thuế)

• Nếu thiếu: Nộp bổ sung số thuế còn thiếu
• Nếu thừa: Làm thủ tục hoàn thuế hoặc bù trừ kỳ sau

LỜI KHUYÊN: Nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh ngay từ đầu năm để dễ dàng theo dõi và có chứng từ rõ ràng khi quyết toán

NHÓM 3: Doanh Thu Từ 500 Triệu Đồng Trở Lên

Đặc điểm:

• Phương pháp thuế: Kê khai như doanh nghiệp
• Quyết toán thuế năm: BẮT BUỘC (giống Nhóm 2 nhưng nghiêm ngặt hơn)
• Kê khai: Theo tháng
• Kế toán: Khuyến khích thuê kế toán chuyên nghiệp

Hồ sơ quyết toán thuế năm (CHI TIẾT):

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN)

Hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ:

• Sổ cái
• Sổ chi tiết doanh thu
• Sổ chi tiết chi phí
• Sổ theo dõi hàng tồn kho
• Sổ tài sản cố định và khấu hao

Báo cáo tài chính cơ bản:

• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Bảng cân đối số phát sinh

Chứng từ chứng minh đầy đủ:

• Toàn bộ hóa đơn đầu vào/đầu ra
• Hợp đồng kinh tế (nếu có)
• Sao kê tài khoản ngân hàng kinh doanh (BẮT BUỘC)
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

⚠️ BẮT BUỘC: Phải có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh và ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt để có chứng từ rõ ràng

Thủ tục quyết toán thuế năm:

Bước 1: Khóa sổ kế toán cuối năm

• Tổng hợp toàn bộ giao dịch kinh doanh
• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
• Đối chiếu với sao kê ngân hàng

Bước 2: Lập báo cáo tài chính

• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Xác định lợi nhuận chịu thuế
• Điều chỉnh các chi phí không hợp lý (nếu có)

Bước 3: Lập tờ khai quyết toán

• Kê khai đầy đủ doanh thu, chi phí
• Tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến
• Đối chiếu với số thuế đã tạm nộp trong năm

Bước 4: Nộp hồ sơ và quyết toán

• Nộp hồ sơ trước 31/03 năm sau
• Nộp bổ sung thuế thiếu (nếu có) trong vòng 10 ngày kể từ ngày nộp tờ khai
• Hoặc làm thủ tục hoàn thuế thừa

KHUYẾN NGHỊ: Nhóm 3 nên thuê kế toán chuyên nghiệp hoặc sử dụng phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định

So Sánh Thay Đổi Trước và Sau 2026

Lợi Ích Của Việc Quyết Toán Thuế Đúng Quy Định

• ✅ Tuân thủ pháp luật: Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế (phạt từ 10-20% số thuế thiếu)
• ✅ Minh bạch tài chính: Dễ dàng quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận thực tế của hộ kinh doanh
• ✅ Tiết kiệm thuế hợp pháp: Chi phí hợp lý được trừ, có thể giảm số thuế phải nộp so với thuế khoán cũ (với Nhóm 2, 3)
• ✅ Dễ dàng vay vốn: Có báo cáo tài chính giúp ngân hàng/tổ chức tín dụng đánh giá khả năng trả nợ
• ✅ Cơ sở phát triển: Hệ thống sổ sách rõ ràng là nền tảng để chuyển đổi lên doanh nghiệp sau này

Lưu Ý Quan Trọng Cần Nhớ

Về trách nhiệm pháp lý:

• Nhớ rằng bạn chịu trách nhiệm vô hạn - tất cả tài sản cá nhân đều có thể bị sử dụng để thanh toán nghĩa vụ thuế
• Mọi nguồn thu vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản kinh doanh đều được coi là doanh thu của hộ

Về tài khoản ngân hàng:

• Nhóm 2, 3 NÊN mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh ngay từ đầu năm
• Hạn chế giao dịch tiền mặt, ưu tiên chuyển khoản để có chứng từ rõ ràng
• Không trộn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh

Về chứng từ:

• Giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ chi phí hợp lệ (có VAT nếu được)
• Chi phí không có chứng từ sẽ không được trừ khi tính thuế
• Lưu trữ chứng từ ít nhất 5 năm

Về thời hạn:

• Quyết toán thuế năm: Trước 31/03 năm sau
• Nộp thuế thiếu: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nộp tờ khai quyết toán
• Nộp trễ sẽ bị phạt chậm nộp 0.03%/ngày