في المراحل الأولى من العمل التجاري، يدير العديد من البائعين الطلبات باستخدام دفاتر الملاحظات أو ملفات إكسل أو ملاحظات متفرقة على هواتفهم. قد تكون هذه الطريقة مقبولة عندما يكون عدد الطلبات قليلاً يومياً، والبيع عبر قناة واحدة، ونادراً ما تُقبل عمليات الإرجاع أو الاسترداد.

ومع ذلك، مع ازدياد عدد الطلبات، وإجراء المبيعات عبر قنوات متعددة في وقت واحد، أو ظهور مشكلات مثل الدفع عند الاستلام، والمرتجعات، وتسوية النقد، تصبح إدارة الطلبات اليدوية بسرعة أكبر عائق في العمليات.

يجد العديد من البائعين أنفسهم في موقف يكون لديهم فيه طلبات وإيرادات ثابتة، ولكن كلما زاد بيعهم، زاد ارتباكهم، غير متأكدين مما إذا كانوا يحققون ربحًا أم خسارة.

فيما يلي أكثر الأخطاء شيوعاً.

سجلات الطلبات مجزأة وتفتقر إلى نظام بيانات مركزي.

من الأخطاء الشائعة جدًا تسجيل كل قناة بيع بشكل مختلف. طلبات شوبي تُسجل عبر التطبيق، وطلبات فيسبوك عبر الرسائل، وطلبات زالو في السجل، وطلبات الموقع الإلكتروني عبر البريد الإلكتروني.

بدون نظام طلبات مركزي، يكاد يكون من المستحيل على البائعين القيام بما يلي:

• اعرف إجمالي عدد الطلبات لهذا اليوم.
• تحقق بسرعة من حالة كل طلب.
• راجع الطلبات السابقة عند ظهور المشاكل.

على المدى الطويل، تجعل البيانات المجزأة الإدارة تعتمد على الذاكرة والحدس.

مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG ، يتم دمج جميع الطلبات من قنوات متعددة - منصات التجارة الإلكترونية، ومواقع الويب، والطلبات اليدوية، وما إلى ذلك - في لوحة تحكم إدارية واحدة، مما يسمح للبائعين برؤية الصورة العامة على الفور دون الحاجة إلى فتح تطبيقات أو ملفات متعددة.

من السهل تفويت الطلبات أو معالجة الطلبات المكررة.

الإدارة اليدوية عرضة للمشاكل التالية:

• تم تسليم الطلب لكنني نسيت تحديثه.
• تمت معالجة الطلب بالفعل، ولكن تم نسيان العملية، مما أدى إلى إعادة تقديمه.
• من غير الواضح ما إذا كان قد تم دفع ثمن طلب الدفع عند الاستلام أم لا.

قد تبدو هذه الأخطاء صغيرة في البداية، ولكن عند تراكمها بمرور الوقت، يمكن أن تؤدي إلى اختلافات في الإيرادات، أو خسائر نقدية، أو نزاعات مع شركات الشحن.

عندما تتم إدارة الطلبات مركزياً على نظام إدارة علاقات العملاء GTG ، يكون لكل طلب حالة واضحة. يعرف البائعون بالضبط أي الطلبات قيد المعالجة، وأيها مكتملة، وأيها تتطلب مراجعة، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر الأخطاء الناتجة عن العمليات اليدوية.

تعذر تتبع دورة حياة الطلب.

إن الطلب الحقيقي ليس مجرد مسألة "إنشاء الطلب وإنجازه". بل يمر بالعديد من المراحل: التأكيد، والتغليف، والشحن، والتسليم الناجح، والإرجاع، أو الإلغاء.

عادةً ما يقتصر نظام الإدارة اليدوية على تسجيل النتيجة النهائية فقط، متجاهلاً العملية برمتها. وهذا يجعل البائعين غير مدركين لمصدر المشكلة: سواءً كانت بطء التغليف، أو تأخر التسليم، أو ارتفاع معدلات الإرجاع.

مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG ، يكون لكل طلب دورة حياة واضحة، مما يساعد البائعين على تحديد الاختناقات في العملية وإجراء التعديلات، بدلاً من معالجة المشكلات فقط عندما يكون الوقت قد فات.

يتم تقسيم المخزون إلى طلبات فردية، وكلما زادت مبيعاتك، زاد رصيد المخزون.

من الأخطاء الخطيرة بشكل خاص عدم ربط الطلبات بالمستودع. إذ يعتمد البائعون في التحقق من المخزون على الحدس فقط، أو يقومون بتحديث مستويات المخزون بعد إتمام عملية البيع.

النتائج الشائعة:

• بيع المخزون الزائد.
• كانت هناك بعض العناصر مفقودة من الشحنة.
• في نهاية الشهر، لم يتطابق المخزون الفعلي مع السجلات.

يربط نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من GTG الطلبات مباشرةً بالمستودع، مما يتيح تحديث المخزون فور تقديم الطلب. وهذا أمر بالغ الأهمية للبائعين متعددي القنوات، حيث يمكن أن يؤدي أي اختلاف طفيف في المخزون في إحدى القنوات إلى العديد من المشاكل.

عدم القدرة على التحكم في تكاليف كل طلب.

ينظر العديد من البائعين فقط إلى سعر البيع، دون مراعاة التكاليف المرتبطة بكل طلب: رسوم الشحن، ورسوم المنصة، والمرتجعات، والتعبئة والتغليف، والعروض الترويجية.

بدون بيانات تكلفة كل طلب على حدة، يمكن للبائعين أن يقعوا بسهولة في الوضع التالي:

• ارتفعت الإيرادات، لكن النقد المحتفظ به لم يرتفع.
• من المستحيل معرفة أي الطلبات مربحة وأيها خاسرة.
• اتخاذ القرارات بناءً على المشاعر

عند إدارة الطلبات بشكل منهجي على نظام إدارة علاقات العملاء GTG ، يتم تخزين بيانات الطلبات والتكاليف والإيرادات بشكل متزامن، مما يخلق أساسًا للبائعين لفهم أداء أعمالهم بدقة.

انشغل صاحب المتجر بالعمليات ولم يعد لديه وقت للتطوير.

تُجبر الإدارة اليدوية أصحاب المتاجر على فحص كل طلب شخصيًا، ومطابقة كل معاملة، ومعالجة كل خطأ بسيط. وبالتالي، يُهدر الوقت الذي كان من المفترض أن يُخصص للتسويق، أو تحسين المنتجات، أو توسيع قنوات البيع، في مهام متكررة.

هذا مؤشر واضح على أن نموذج التشغيل قد وصل إلى حدوده القصوى.

يساعد نظام إدارة علاقات العملاء GTG على أتمتة جزء كبير من عملية إدارة الطلبات، مما يحرر البائعين من العمل اليدوي ويسمح لهم بالتركيز على الأنشطة المولدة للنمو.

الخلاصة

إدارة الطلبات اليدوية ليست خطأ في البداية، لكنها ليست حلاً مستداماً على المدى الطويل بمجرد تأسيس العمل.

لا تنجم أخطاء مثل الطلبات الفائتة، وتناقضات المخزون، وعدم التحكم في التكاليف، أو تلف البيانات عن فشل البائعين في أداء واجباتهم بشكل جيد، بل عن غياب نظام إدارة مناسب.

لهذا السبب يختار العديد من البائعين عبر الإنترنت نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM كمنصة مركزية لإدارة الطلبات، حيث يتم ربط الطلبات والمخزون والشحن والفواتير والتدفقات النقدية في نظام واحد. وعندما يتم توحيد البيانات منذ البداية، لا يقلل البائعون المخاطر فحسب، بل يحصلون أيضًا على أساس متين لتوسع أعمالهم بشكل مستدام.