En las primeras etapas de su negocio, muchos vendedores gestionan los pedidos mediante cuadernos, archivos de Excel o notas dispersas en sus teléfonos. Este método puede ser aceptable cuando solo se realizan unos pocos pedidos al día, se vende a través de un solo canal y prácticamente no se aceptan devoluciones ni reembolsos.

Sin embargo, a medida que aumenta el número de pedidos, las ventas se realizan a través de múltiples canales simultáneamente o surgen problemas como pago contra reembolso (COD), devoluciones y conciliación de efectivo, la gestión manual de pedidos se convierte rápidamente en el mayor cuello de botella en las operaciones.

Muchos vendedores se encuentran en una situación en la que tienen pedidos e ingresos constantes, pero cuanto más venden, más confundidos están, sin saber si están obteniendo ganancias o pérdidas.

A continuación se presentan los errores más comunes.

Los registros de pedidos están fragmentados y carecen de un sistema de datos central.

Un error muy común es que cada canal de venta se registra de forma diferente. Los pedidos de Shopee se registran en la app, los de Facebook en mensajes, los de Zalo en el libro mayor y los del sitio web en el correo electrónico.

Sin un sistema de pedidos centralizado, es casi imposible para los vendedores:

• Conozca el número total de pedidos del día.
• Consulte rápidamente el estado de cada pedido.
• Revise las solicitudes anteriores cuando surjan problemas.

A largo plazo, los datos fragmentados hacen que la gestión dependa de la memoria y la intuición.

Con GTG CRM , todos los pedidos de múltiples canales (plataformas de comercio electrónico, sitios web, pedidos manuales, etc.) se consolidan en un único panel de gestión, lo que permite a los vendedores ver el panorama general al instante sin tener que abrir varias aplicaciones o archivos.

Es fácil perder pedidos o procesar pedidos duplicados.

La gestión manual es propensa a los siguientes problemas:

• El pedido fue entregado pero olvidé actualizarlo.
• La solicitud ya había sido procesada, pero el proceso fue olvidado, lo que dio lugar a una nueva realización.
• No está claro si el pedido COD se ha pagado o no.

Estos errores pueden parecer pequeños al principio, pero cuando se acumulan con el tiempo, pueden generar discrepancias en los ingresos, pérdidas de efectivo o disputas con las compañías navieras.

Cuando los pedidos se gestionan centralmente en GTG CRM , cada uno tiene un estado claro. Los vendedores saben exactamente qué pedidos se están procesando, cuáles se han completado y cuáles requieren conciliación, lo que reduce significativamente el riesgo de errores debido a operaciones manuales.

No es posible realizar el seguimiento del ciclo de vida del pedido.

Un pedido real no se trata solo de "crearlo y listo". Pasa por varias etapas: confirmación, empaquetado, envío, entrega exitosa, devolución o cancelación.

La gestión manual suele registrar únicamente el resultado final, ignorando todo el proceso intermedio. Esto impide que los vendedores sepan dónde se origina el problema: embalaje lento, entregas tardías o altas tasas de devolución.

Con GTG CRM , cada pedido tiene un ciclo de vida claro, lo que ayuda a los vendedores a identificar cuellos de botella en el proceso y realizar ajustes, en lugar de abordar los problemas solo cuando es demasiado tarde.

El inventario se separa en pedidos individuales y, cuanto más venda, más aumentará el saldo del inventario.

Un error especialmente peligroso ocurre cuando los pedidos no están vinculados al almacén. Los vendedores solo revisan el inventario intuitivamente o actualizan los niveles de existencias una vez realizada la venta.

Consecuencias comunes:

• Venta de exceso de inventario.
• Faltaban artículos en la entrega.
• Al final del mes, el inventario real no coincidía con los registros.

GTG CRM vincula directamente los pedidos con el inventario, lo que permite actualizar el stock en cuanto se realiza un pedido. Esto es especialmente importante para vendedores multicanal, donde una discrepancia de stock en un solo canal puede generar numerosos problemas.

No es posible controlar los costos por pedido.

Muchos vendedores sólo miran el precio de venta, sin tener en cuenta los costos asociados a cada pedido: gastos de envío, tarifas de la plataforma, devoluciones, embalaje y promociones.

Sin datos de costos pedido por pedido, los vendedores pueden fácilmente caer en la siguiente situación:

• Los ingresos aumentaron, pero el efectivo retenido no aumentó.
• Es imposible saber qué órdenes son rentables y cuáles generan pérdidas.
• Toma de decisiones basada en sentimientos

Al gestionar pedidos sistemáticamente en GTG CRM , los datos de pedidos, los costos y los ingresos se almacenan de forma sincrónica, lo que crea una base para que los vendedores comprendan con precisión el desempeño de su negocio.

El dueño de la tienda quedó atrapado en las operaciones y ya no tenía tiempo para el desarrollo.

La gestión manual obliga a los dueños de tiendas a revisar personalmente cada pedido, conciliar cada transacción y gestionar cualquier pequeño error. El tiempo que debería haberse dedicado al marketing, la mejora de productos o la expansión de los canales de venta se desperdicia en tareas repetitivas.

Esto es una clara indicación de que el modelo operativo ha llegado a su límite.

GTG CRM ayuda a automatizar gran parte del proceso de gestión de pedidos, liberando a los vendedores del trabajo manual y permitiéndoles centrarse en actividades que generen crecimiento.

Concluir

La gestión manual de pedidos no es incorrecta al principio, pero no es una solución sostenible a largo plazo una vez que el negocio ya está establecido.

Errores como pedidos perdidos, discrepancias de inventario, falta de control de costos o corrupción de datos no se deben a que los vendedores no realicen bien sus tareas, sino a la ausencia de un sistema de gestión adecuado.

Por eso, muchos vendedores online eligen GTG CRM como plataforma centralizada de gestión de pedidos, donde los pedidos, el inventario, los envíos, las facturas y el flujo de caja se conectan en un único sistema. Al estandarizar los datos desde el principio, los vendedores no solo reducen el riesgo, sino que también cuentan con una base sólida para una expansión comercial sostenible.