Au début de leur activité, de nombreux vendeurs gèrent leurs commandes à l'aide de carnets, de fichiers Excel ou de notes éparses sur leur téléphone. Cette méthode peut convenir lorsqu'il n'y a que quelques commandes par jour, une seule plateforme de vente et pratiquement aucun retour ni remboursement.

Cependant, à mesure que le nombre de commandes augmente, que les ventes sont menées simultanément sur plusieurs canaux ou que des problèmes tels que le paiement à la livraison (COD), les retours et le rapprochement des espèces surviennent, la gestion manuelle des commandes devient rapidement le plus grand goulot d'étranglement des opérations.

De nombreux vendeurs se retrouvent dans une situation où ils ont des commandes et des revenus réguliers, mais plus ils vendent, plus ils sont confus, ne sachant plus s'ils réalisent des bénéfices ou des pertes.

Voici les erreurs les plus fréquentes.

Les enregistrements de commandes sont fragmentés et ne disposent pas d'un système de données centralisé.

Une erreur très fréquente consiste à enregistrer différemment chaque canal de vente. Les commandes Shopee sont enregistrées dans l'application, les commandes Facebook dans les messages, les commandes Zalo dans le registre et les commandes du site web par e-mail.

Sans système de commande centralisé, il est quasiment impossible pour les vendeurs de :

• Connaître le nombre total de commandes pour la journée.
• Vérifiez rapidement le statut de chaque commande.
• En cas de problème, veuillez consulter les candidatures précédentes.

À long terme, la fragmentation des données rend la gestion dépendante de la mémoire et de l'intuition.

Avec GTG CRM , toutes les commandes provenant de plusieurs canaux (plateformes de commerce électronique, sites web, commandes manuelles, etc.) sont regroupées dans un tableau de bord de gestion unique, permettant aux vendeurs d'avoir une vue d'ensemble instantanée sans avoir à ouvrir plusieurs applications ou fichiers.

Il est facile de manquer des commandes ou de traiter des commandes en double.

La gestion manuelle est sujette aux problèmes suivants :

• La commande a été livrée mais j'ai oublié de la mettre à jour.
• La demande avait déjà été traitée, mais la procédure avait été oubliée, ce qui a nécessité de la refaire.
• On ignore si la commande contre remboursement a été payée ou non.

Ces erreurs peuvent paraître mineures au premier abord, mais, accumulées au fil du temps, elles peuvent entraîner des écarts de revenus, des pertes de trésorerie ou des litiges avec les compagnies maritimes.

Lorsque les commandes sont gérées de manière centralisée sur GTG CRM , chaque commande dispose d'un statut clair. Les vendeurs savent précisément quelles commandes sont en cours de traitement, lesquelles sont terminées et lesquelles nécessitent un rapprochement, ce qui réduit considérablement le risque d'erreurs liées aux opérations manuelles.

Impossible de suivre le cycle de vie de la commande.

Une véritable commande ne se résume pas à « la créer et à en rester là ». Elle passe par de nombreuses étapes : confirmation, emballage, expédition, livraison réussie, retour ou annulation.

La gestion manuelle se contente généralement d'enregistrer le résultat final, ignorant tout le processus intermédiaire. Les vendeurs ne savent donc pas où se situe le problème : emballage lent, livraisons tardives ou taux de retour élevés.

Avec GTG CRM , chaque commande possède un cycle de vie clair, ce qui aide les vendeurs à identifier les points de blocage dans le processus et à apporter des ajustements, au lieu de ne traiter les problèmes que lorsqu'il est trop tard.

L'inventaire est divisé en commandes individuelles, et plus vous vendez, plus le solde de l'inventaire augmente.

Une erreur particulièrement dangereuse consiste à ne pas lier les commandes à l'entrepôt. Les vendeurs vérifient alors les stocks de manière intuitive ou mettent à jour les niveaux de stock après la vente.

Conséquences courantes :

• Liquidation des stocks excédentaires.
• Des articles manquaient à la livraison.
• À la fin du mois, l'inventaire réel ne correspondait pas aux registres.

GTG CRM relie directement les commandes aux stocks, permettant ainsi une mise à jour instantanée des stocks dès la validation d'une commande. Ceci est particulièrement important pour les vendeurs multicanaux, car un écart de stock sur un seul canal peut engendrer de nombreux problèmes.

Incapacité à contrôler les coûts par commande.

De nombreux vendeurs ne regardent que le prix de vente, sans tenir compte des coûts associés à chaque commande : frais d’expédition, frais de plateforme, retours, emballage et promotions.

Sans données de coûts détaillées par commande, les vendeurs peuvent facilement se retrouver dans la situation suivante :

• Les revenus ont augmenté, mais les liquidités conservées n'ont pas augmenté.
• Il est impossible de savoir quelles commandes sont rentables et lesquelles sont déficitaires.
• Prise de décision basée sur les sentiments

Lors de la gestion systématique des commandes sur GTG CRM , les données relatives aux commandes, aux coûts et aux revenus sont stockées de manière synchrone, créant ainsi une base permettant aux vendeurs de comprendre avec précision les performances de leur entreprise.

Le propriétaire du magasin était pris par les opérations courantes et n'avait plus le temps de se consacrer au développement.

La gestion manuelle oblige les commerçants à vérifier personnellement chaque commande, à rapprocher chaque transaction et à corriger la moindre erreur. Le temps qui devrait être consacré au marketing, à l'amélioration des produits ou à l'expansion des canaux de vente est ainsi absorbé par des tâches répétitives.

C’est un signe clair que le modèle opérationnel a atteint ses limites.

GTG CRM contribue à automatiser une grande partie du processus de gestion des commandes, libérant ainsi les vendeurs des tâches manuelles et leur permettant de se concentrer sur des activités génératrices de croissance.

Conclure

La gestion manuelle des commandes n'est pas une mauvaise solution au départ, mais ce n'est pas une solution viable à long terme une fois l'entreprise établie.

Les erreurs telles que les commandes manquées, les écarts d'inventaire, le manque de contrôle des coûts ou la corruption des données ne proviennent pas d'un manquement des vendeurs à leurs obligations, mais plutôt de l'absence d'un système de gestion approprié.

C’est pourquoi de nombreux vendeurs en ligne choisissent GTG CRM comme plateforme centralisée de gestion des commandes, où commandes, stocks, expéditions, factures et flux de trésorerie sont connectés au sein d’un seul système. La standardisation des données dès le départ permet aux vendeurs de réduire les risques et de bénéficier d’une base solide pour une croissance durable de leur activité.