ビジネスの初期段階では、多くの販売者がノートやExcelファイル、あるいはスマートフォンのメモ帳などを使って注文を管理しています。1日の注文数がわずかで、販売チャネルが1つしかなく、返品や返金がほとんどない場合は、この方法も許容されるかもしれません。

しかし、注文数が増加したり、複数のチャネルで同時に販売が行われたり、代金引換（COD）、返品、現金調整などの問題が発生したりすると、手動による注文管理がすぐに業務の最大のボトルネックになります。

多くの販売者は、注文と収益は安定しているものの、販売数が増えるにつれて利益が出ているのか損失が出ているのか分からなくなり、混乱してしまう状況に陥っています。

以下は最も一般的な間違いです。

注文記録は断片化されており、中央データシステムがありません。

よくある間違いは、販売チャネルごとに記録方法が異なっていることです。Shopeeの注文はアプリ、Facebookの注文はメッセージ、Zaloの注文は台帳、ウェブサイトの注文はメールで記録されます。

集中化された注文システムがなければ、販売者にとって次のことはほぼ不可能です。

• その日の注文の合計数を把握します。
• 各注文のステータスをすぐに確認できます。
• 問題が発生した場合は、以前のアプリケーションを確認してください。

長期的には、断片化されたデータにより、管理が記憶と直感に依存するようになります。

GTG CRMを使用すると、eコマース プラットフォーム、Web サイト、手動注文など、複数のチャネルからのすべての注文が 1 つの管理ダッシュボードに統合され、販売者は複数のアプリやファイルを開かなくても全体像を即座に把握できます。

注文を見逃したり、重複した注文を処理したりすることが簡単に起こります。

手動管理では次のような問題が発生しやすくなります。

• 注文は配達されましたが、更新するのを忘れました。
• 申請はすでに処理されていましたが、そのプロセスが忘れられていたため、やり直しになりました。
• 代金引換注文の支払いが済んでいるかどうか不明です。

これらのミスは最初は小さいように思えるかもしれませんが、時間の経過とともに蓄積されると、収益の不一致、現金の損失、または配送会社との紛争につながる可能性があります。

GTG CRMで注文を一元管理することで、各注文のステータスが明確になります。販売者は、どの注文が処理中か、完了しているか、そしてどの注文が調整が必要かを正確に把握できるため、手作業によるミスのリスクが大幅に軽減されます。

注文のライフサイクルを追跡できません。

実際の注文は、単に「作成して完了」するだけではありません。確認、梱包、発送、配達完了、返品、キャンセルなど、多くの段階を経ます。

手作業による管理では、通常、最終結果のみが記録され、その間のプロセス全体は考慮されません。そのため、販売者は梱包の遅れ、配送の遅延、返品率の高さなど、問題が発生している場所を把握できません。

GTG CRMを使用すると、各注文のライフサイクルが明確になり、販売者は手遅れになってから問題に対処するのではなく、プロセスのボトルネックを特定して調整できるようになります。

在庫は個別の注文に分かれており、販売数が増えるほど在庫残高が増加します。

特に危険なミスは、注文が倉庫にリンクされていない場合です。販売者は直感で在庫を確認したり、販売が成立した後に在庫レベルを更新したりします。

一般的な結果:

• 過剰在庫を売り切る。
• 配達された品物が不足していました。
• 月末に実際の在庫が記録と一致しませんでした。

GTG CRMは注文と倉庫を直接連携させ、注文が入るとすぐに在庫を更新できます。これは、マルチチャネル販売者にとって特に重要です。1つのチャネルでわずかな在庫の差異が発生するだけでも、多くの問題につながる可能性があります。

注文ごとのコストを制御できません。

多くの販売者は、配送料、プラットフォーム料金、返品、梱包、プロモーションなど、各注文に関連するコストを考慮せずに、販売価格のみを考慮します。

注文ごとのコストデータがなければ、販売者は簡単に次のような状況に陥る可能性があります。

• 収益は増加しましたが、保持される現金は増加しませんでした。
• どの注文が利益を生み、どの注文が損失を生むのかを知ることは不可能です。
• 感情に基づく意思決定

GTG CRMで注文を体系的に管理すると、注文データ、コスト、収益が同期して保存され、販売者がビジネス パフォーマンスを正確に把握するための基盤が作成されます。

店主は運営に追われ、開発に時間を割くことができなくなってしまいました。

手作業による管理では、店主はすべての注文を自ら確認し、すべての取引を精査し、あらゆる小さなミスに対処しなければなりません。マーケティング、商品改良、販売チャネルの拡大に費やすべき時間が、反復的な作業に「飲み込まれて」しまうのです。

これは、運用モデルが限界に達したことを明確に示しています。

GTG CRM は注文管理プロセスの大部分を自動化し、販売者を手作業から解放して、成長を生み出す活動に集中できるようにします。

結論する

手動による注文管理は、最初は間違いではありませんが、ビジネスが確立されると、長期的に持続可能なソリューションにはなりません。

注文漏れ、在庫の不一致、コスト管理の欠如、データの破損などのエラーは、販売者が職務を適切に遂行できなかったことではなく、適切な管理システムが存在しないことに起因します。

そのため、多くのオンライン販売業者は、注文、在庫、配送、請求書、キャッシュフローを単一のシステムに統合した一元的な注文管理プラットフォームとしてGTG CRMを選択しています。最初からデータを標準化することで、販売業者はリスクを軽減できるだけでなく、持続可能な事業拡大のための強固な基盤を築くことができます。