ในระยะเริ่มต้นของการทำธุรกิจ ผู้ขายหลายรายจัดการคำสั่งซื้อโดยใช้สมุดบันทึก ไฟล์ Excel หรือบันทึกย่อกระจัดกระจายในโทรศัพท์ วิธีนี้อาจยอมรับได้เมื่อมีคำสั่งซื้อเพียงไม่กี่รายการต่อวัน ขายผ่านช่องทางเดียว และแทบไม่มีการคืนสินค้าหรือคืนเงิน

อย่างไรก็ตาม เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้น การขายเกิดขึ้นพร้อมกันหลายช่องทาง หรือเกิดปัญหาต่างๆ เช่น การชำระเงินปลายทาง (COD) การคืนสินค้า และการกระทบยอดเงินสด การจัดการคำสั่งซื้อด้วยตนเองจะกลายเป็นอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการดำเนินงานอย่างรวดเร็ว

ผู้ขายหลายรายพบว่าตนเองอยู่ในสถานการณ์ที่มีคำสั่งซื้อและรายได้ที่สม่ำเสมอ แต่ยิ่งขายมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งสับสนมากขึ้นเท่านั้น ไม่แน่ใจว่ากำลังได้กำไรหรือขาดทุน

ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด

ข้อมูลคำสั่งซื้อกระจัดกระจายและขาดระบบข้อมูลส่วนกลาง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยมากคือ การบันทึกข้อมูลจากแต่ละช่องทางการขายนั้นแตกต่างกัน คำสั่งซื้อจาก Shopee จะบันทึกในแอป คำสั่งซื้อจาก Facebook จะบันทึกในข้อความ คำสั่งซื้อจาก Zalo จะบันทึกในสมุดบัญชี และคำสั่งซื้อจากเว็บไซต์จะบันทึกในอีเมล

หากไม่มีระบบสั่งซื้อแบบรวมศูนย์ ผู้ขายแทบจะไม่สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้เลย:

• ทราบจำนวนคำสั่งซื้อทั้งหมดของวันนั้น
• ตรวจสอบสถานะของแต่ละคำสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็ว
• เมื่อเกิดปัญหา โปรดตรวจสอบใบสมัครก่อนหน้าอีกครั้ง

ในระยะยาว ข้อมูลที่กระจัดกระจายจะทำให้การบริหารจัดการต้องพึ่งพาความจำและสัญชาตญาณเป็นหลัก

ด้วย GTG CRM คำสั่งซื้อทั้งหมดจากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ เว็บไซต์ คำสั่งซื้อแบบแมนนวล ฯลฯ จะถูกรวมเข้าไว้ในแดชบอร์ดการจัดการเดียว ทำให้ผู้ขายสามารถมองเห็นภาพรวมได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดแอปหรือไฟล์หลายไฟล์

อาจเกิดความผิดพลาดในการดำเนินการคำสั่งซื้อ หรือดำเนินการซ้ำซ้อนได้ง่าย

การจัดการด้วยตนเองมีแนวโน้มที่จะประสบปัญหาดังต่อไปนี้:

• สินค้าถูกส่งถึงแล้ว แต่ฉันลืมอัปเดตข้อมูล
• ใบสมัครได้รับการดำเนินการไปแล้ว แต่ขั้นตอนดังกล่าวถูกลืม ทำให้ต้องดำเนินการใหม่ทั้งหมด
• ยังไม่แน่ชัดว่าคำสั่งซื้อแบบเก็บเงินปลายทางได้รับการชำระเงินแล้วหรือไม่

ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจดูเล็กน้อยในตอนแรก แต่เมื่อสะสมไปเรื่อย ๆ อาจนำไปสู่ความคลาดเคลื่อนของรายได้ การสูญเสียเงินสด หรือข้อพิพาทกับบริษัทขนส่งได้

เมื่อมีการจัดการคำสั่งซื้อแบบรวมศูนย์บน GTG CRM คำสั่งซื้อแต่ละรายการจะมีสถานะที่ชัดเจน ผู้ขายจะทราบได้อย่างแน่ชัดว่าคำสั่งซื้อใดกำลังดำเนินการ คำสั่งซื้อใดเสร็จสมบูรณ์ และคำสั่งซื้อใดที่ต้องตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่เกิดจากการดำเนินการด้วยตนเองได้อย่างมาก

ไม่สามารถติดตามวงจรชีวิตของคำสั่งซื้อได้

การสั่งซื้อสินค้าจริงไม่ใช่แค่ "การสร้างคำสั่งซื้อแล้วก็เสร็จสิ้น" เท่านั้น มันต้องผ่านหลายขั้นตอน เช่น การยืนยัน การบรรจุหีบห่อ การจัดส่ง การส่งมอบสินค้าสำเร็จ การคืนสินค้า หรือการยกเลิก

การจัดการด้วยตนเองมักจะบันทึกเฉพาะผลลัพธ์สุดท้าย โดยไม่สนใจกระบวนการทั้งหมดที่อยู่ระหว่างนั้น ทำให้ผู้ขายไม่ทราบว่าปัญหาเกิดขึ้นที่จุดใด เช่น การบรรจุหีบห่อช้า การส่งมอบล่าช้า หรืออัตราการคืนสินค้าสูง

ด้วย GTG CRM คำสั่งซื้อแต่ละรายการจะมีวงจรชีวิตที่ชัดเจน ช่วยให้ผู้ขายระบุปัญหาคอขวดในกระบวนการและทำการปรับเปลี่ยนได้ แทนที่จะแก้ไขปัญหาเมื่อสายเกินไปแล้ว

สินค้าคงคลังจะถูกแยกออกเป็นคำสั่งซื้อแต่ละรายการ และยิ่งคุณขายมากเท่าไหร่ ยอดคงเหลือในคลังสินค้าก็จะยิ่งเพิ่มขึ้นเท่านั้น

ข้อผิดพลาดที่อันตรายอย่างยิ่งคือการที่คำสั่งซื้อไม่ได้เชื่อมโยงกับคลังสินค้า ผู้ขายตรวจสอบสินค้าคงคลังโดยอาศัยสัญชาตญาณเท่านั้น หรืออัปเดตระดับสต็อกหลังจากที่การขายเสร็จสิ้นไปแล้ว

ผลที่ตามมาโดยทั่วไป:

• ขายสินค้าคงคลังส่วนเกิน
• มีสินค้าบางรายการขาดหายไปจากการจัดส่ง
• เมื่อสิ้นเดือน สินค้าคงคลังจริงไม่ตรงกับที่บันทึกไว้

GTG CRM เชื่อมโยงคำสั่งซื้อกับคลังสินค้าโดยตรง ทำให้สามารถอัปเดตสินค้าคงคลังได้ทันทีที่ได้รับคำสั่งซื้อ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ขายที่มีช่องทางการขายหลากหลาย เพราะแม้แต่ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังเพียงเล็กน้อยในช่องทางใดช่องทางหนึ่งก็อาจนำไปสู่ปัญหามากมายได้

ไม่สามารถควบคุมต้นทุนต่อคำสั่งซื้อได้

ผู้ขายหลายรายมองแค่ราคาขาย โดยไม่คำนึงถึงต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับแต่ละคำสั่งซื้อ เช่น ค่าจัดส่ง ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าส่งคืนสินค้า ค่าบรรจุภัณฑ์ และค่าโปรโมชั่น

หากไม่มีข้อมูลต้นทุนต่อคำสั่งซื้อ ผู้ขายอาจตกอยู่ในสถานการณ์ต่อไปนี้ได้ง่าย:

• รายได้เพิ่มขึ้น แต่เงินสดคงเหลือไม่ได้เพิ่มขึ้น
• เป็นไปไม่ได้ที่จะทราบว่าคำสั่งซื้อใดทำกำไรได้ และคำสั่งซื้อใดขาดทุน
• การตัดสินใจโดยอาศัยความรู้สึก

เมื่อจัดการคำสั่งซื้ออย่างเป็นระบบบน GTG CRM ข้อมูลคำสั่งซื้อ ต้นทุน และรายได้จะถูกจัดเก็บพร้อมกัน ทำให้ผู้ขายสามารถเข้าใจประสิทธิภาพทางธุรกิจของตนได้อย่างแม่นยำ

เจ้าของร้านหมกมุ่นอยู่กับการดำเนินงานจนไม่มีเวลาให้กับการพัฒนาอีกต่อไป

การจัดการแบบใช้แรงงานคนบังคับให้เจ้าของร้านต้องตรวจสอบทุกคำสั่งซื้อ กระทบยอดทุกธุรกรรม และจัดการกับข้อผิดพลาดเล็กน้อยทุกอย่างด้วยตนเอง เวลาที่ควรใช้ไปกับการตลาด การปรับปรุงผลิตภัณฑ์ หรือการขยายช่องทางการขาย กลับถูก "กลืนกิน" ไปกับงานซ้ำซากเหล่านี้

นี่เป็นข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่ารูปแบบการดำเนินงานได้ถึงขีดจำกัดแล้ว

GTG CRM ช่วยทำให้กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติมากขึ้น ช่วยให้พนักงานขายไม่ต้องทำงานด้วยตนเองและสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สร้างการเติบโตได้

สรุป

การจัดการคำสั่งซื้อด้วยตนเองอาจไม่ใช่เรื่องผิดในช่วงเริ่มต้น แต่ไม่ใช่ทางออกที่ยั่งยืนในระยะยาวเมื่อธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี

ข้อผิดพลาดต่างๆ เช่น การสั่งซื้อไม่ครบถ้วน ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง การควบคุมต้นทุนที่ไม่ดี หรือข้อมูลเสียหาย ไม่ได้เกิดจากผู้ขายปฏิบัติหน้าที่ไม่ดี แต่เกิดจากการขาดระบบการจัดการที่เหมาะสม

ด้วยเหตุนี้ ผู้ขายออนไลน์จำนวนมากจึงเลือก GTG CRM เป็นแพลตฟอร์มการจัดการคำสั่งซื้อแบบรวมศูนย์ ซึ่งเชื่อมโยงคำสั่งซื้อ สินค้าคงคลัง การจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และกระแสเงินสดเข้าไว้ในระบบเดียว เมื่อข้อมูลได้รับการกำหนดมาตรฐานตั้งแต่เริ่มต้น ผู้ขายไม่เพียงแต่ลดความเสี่ยง แต่ยังมีรากฐานที่มั่นคงสำหรับการขยายธุรกิจอย่างยั่งยืนอีกด้วย