Pada tahap awal bisnis, banyak penjual mengelola pesanan menggunakan buku catatan, file Excel, atau catatan acak di ponsel mereka. Metode ini mungkin dapat diterima jika hanya ada sedikit pesanan per hari, penjualan melalui satu saluran, dan hampir tidak ada pengembalian atau pengembalian dana.

Namun, seiring bertambahnya jumlah pesanan, penjualan dilakukan melalui berbagai saluran secara bersamaan, atau muncul masalah seperti pembayaran tunai saat pengiriman (COD), pengembalian barang, dan rekonsiliasi kas, sehingga manajemen pesanan manual dengan cepat menjadi hambatan terbesar dalam operasional.

Banyak penjual mendapati diri mereka dalam situasi di mana mereka memiliki pesanan dan pendapatan yang konsisten, tetapi semakin banyak mereka menjual, semakin bingung mereka, tidak yakin apakah mereka menghasilkan keuntungan atau kerugian.

Berikut adalah kesalahan-kesalahan yang paling umum.

Catatan pesanan terfragmentasi dan tidak memiliki sistem data terpusat.

Kesalahan yang sangat umum adalah bahwa setiap saluran penjualan dicatat secara berbeda. Pesanan Shopee tercatat di aplikasi, pesanan Facebook tercatat di pesan, pesanan Zalo tercatat di buku besar, dan pesanan situs web tercatat di email.

Tanpa sistem pemesanan terpusat, hampir tidak mungkin bagi penjual untuk:

• Ketahui jumlah total pesanan untuk hari ini.
• Periksa status setiap pesanan dengan cepat.
• Tinjau kembali aplikasi sebelumnya jika muncul masalah.

Dalam jangka panjang, data yang terfragmentasi membuat manajemen bergantung pada ingatan dan intuisi.

Dengan GTG CRM , semua pesanan dari berbagai saluran—platform e-commerce, situs web, pesanan manual, dll.—dikonsolidasikan ke dalam satu dasbor manajemen, memungkinkan penjual untuk melihat gambaran keseluruhan secara instan tanpa harus membuka banyak aplikasi atau file.

Sangat mudah untuk melewatkan pesanan atau memproses pesanan ganda.

Pengelolaan manual rentan terhadap masalah-masalah berikut:

• Pesanan sudah dikirim tetapi saya lupa memperbarui statusnya.
• Permohonan tersebut sebenarnya sudah diproses, tetapi prosesnya terlupakan, sehingga harus diulang.
• Belum jelas apakah pesanan COD tersebut sudah dibayar atau belum.

Kesalahan-kesalahan ini mungkin tampak kecil pada awalnya, tetapi jika terakumulasi dari waktu ke waktu, dapat menyebabkan perbedaan pendapatan, kerugian kas, atau perselisihan dengan perusahaan pengiriman.

Ketika pesanan dikelola secara terpusat di GTG CRM , setiap pesanan memiliki status yang jelas. Penjual mengetahui dengan tepat pesanan mana yang sedang diproses, mana yang sudah selesai, dan mana yang memerlukan rekonsiliasi, sehingga secara signifikan mengurangi risiko kesalahan akibat operasi manual.

Tidak dapat melacak siklus hidup pesanan.

Sebuah pesanan yang sebenarnya bukan hanya soal "membuatnya dan selesai." Pesanan tersebut melewati banyak tahapan: konfirmasi, pengemasan, pengiriman, pengantaran yang berhasil, pengembalian, atau pembatalan.

Pengelolaan manual biasanya hanya mencatat hasil akhir, mengabaikan seluruh proses di antaranya. Hal ini membuat penjual tidak menyadari di mana masalah terjadi: pengemasan yang lambat, pengiriman yang terlambat, atau tingkat pengembalian yang tinggi.

Dengan GTG CRM , setiap pesanan memiliki siklus hidup yang jelas, membantu penjual mengidentifikasi hambatan dalam proses dan melakukan penyesuaian, alih-alih hanya mengatasi masalah ketika sudah terlambat.

Persediaan dipisahkan ke dalam pesanan individual, dan semakin banyak Anda menjual, semakin banyak saldo persediaan meningkat.

Kesalahan yang sangat berbahaya adalah ketika pesanan tidak dikaitkan dengan gudang. Penjual hanya memeriksa inventaris berdasarkan intuisi atau memperbarui tingkat stok setelah penjualan sudah terjadi.

Konsekuensi umum:

• Menjual kelebihan stok.
• Beberapa barang hilang dari pengiriman.
• Pada akhir bulan, inventaris aktual tidak sesuai dengan catatan.

GTG CRM secara langsung menghubungkan pesanan ke gudang, memungkinkan pembaruan inventaris segera setelah pesanan dilakukan. Hal ini sangat penting bagi penjual multi-channel, di mana bahkan sedikit perbedaan inventaris di satu channel dapat menyebabkan berbagai masalah.

Tidak dapat mengendalikan biaya per pesanan.

Banyak penjual hanya melihat harga jual, tanpa memperhitungkan biaya yang terkait dengan setiap pesanan: biaya pengiriman, biaya platform, pengembalian, pengemasan, dan promosi.

Tanpa data biaya per pesanan, penjual dapat dengan mudah terjerumus ke dalam situasi berikut:

• Pendapatan meningkat, tetapi kas yang ditahan tidak meningkat.
• Tidak mungkin mengetahui pesanan mana yang menguntungkan dan mana yang merugikan.
• Pengambilan keputusan berdasarkan perasaan

Saat mengelola pesanan secara sistematis di GTG CRM , data pesanan, biaya, dan pendapatan disimpan secara sinkron, menciptakan dasar bagi penjual untuk memahami kinerja bisnis mereka secara akurat.

Pemilik toko terlalu sibuk dengan operasional dan tidak lagi punya waktu untuk pengembangan.

Pengelolaan manual memaksa pemilik toko untuk memeriksa setiap pesanan secara pribadi, mencocokkan setiap transaksi, dan menangani setiap kesalahan kecil. Waktu yang seharusnya digunakan untuk pemasaran, peningkatan produk, atau perluasan saluran penjualan malah "tertelan" oleh tugas-tugas yang berulang.

Ini merupakan indikasi jelas bahwa model operasional telah mencapai batasnya.

GTG CRM membantu mengotomatiskan sebagian besar proses manajemen pesanan, membebaskan penjual dari pekerjaan manual dan memungkinkan mereka untuk fokus pada aktivitas yang menghasilkan pertumbuhan.

Menyimpulkan

Pengelolaan pesanan secara manual tidak salah di awal, tetapi bukan solusi jangka panjang yang berkelanjutan setelah bisnis mapan.

Kesalahan seperti pesanan yang terlewat, perbedaan inventaris, kurangnya pengendalian biaya, atau kerusakan data bukan berasal dari kegagalan penjual dalam menjalankan tugasnya dengan baik, melainkan dari ketiadaan sistem manajemen yang sesuai.

Itulah mengapa banyak penjual online memilih GTG CRM sebagai platform manajemen pesanan terpusat, di mana pesanan, inventaris, pengiriman, faktur, dan arus kas terhubung dalam satu sistem. Ketika data distandarisasi sejak awal, penjual tidak hanya mengurangi risiko tetapi juga memiliki fondasi yang kuat untuk ekspansi bisnis yang berkelanjutan.