사업 초기 단계에서 많은 판매자들은 공책, 엑셀 파일, 또는 휴대폰에 흩어진 메모를 이용해 주문을 관리합니다. 하루 주문량이 적고, 단일 판매 채널을 통해 판매하며, 반품이나 환불이 거의 없는 경우에는 이러한 방식이 적합할 수 있습니다.

하지만 주문 건수가 증가하거나, 여러 채널에서 동시에 판매가 이루어지거나, 현금 결제(COD), 반품, 현금 정산과 같은 문제가 발생하면 수동 주문 관리는 운영상의 가장 큰 병목 현상이 됩니다.

많은 판매자들이 꾸준한 주문과 매출을 올리고 있지만, 판매량이 늘어날수록 이익을 내는지 손실을 보는지 확신할 수 없어 혼란스러워하는 상황에 처하게 됩니다.

다음은 가장 흔한 실수들입니다.

주문 기록이 파편화되어 있고 중앙 데이터 시스템이 부족합니다.

흔히 저지르는 실수 중 하나는 각 판매 채널별로 기록 방식이 다르다는 것입니다. 쇼피 주문은 앱에서, 페이스북 주문은 메시지로, 잘로 주문은 장부에, 웹사이트 주문은 이메일로 기록됩니다.

중앙 집중식 주문 시스템이 없으면 판매자는 다음과 같은 일을 거의 할 수 없습니다.

• 오늘의 총 주문 건수를 알아두세요.
• 각 주문의 상태를 빠르게 확인하세요.
• 문제가 발생하면 이전에 적용했던 애플리케이션들을 검토하십시오.

장기적으로 볼 때, 파편화된 데이터는 관리를 기억력과 직관에 의존하게 만듭니다.

GTG CRM을 사용하면 전자상거래 플랫폼, 웹사이트, 수동 주문 등 여러 채널의 모든 주문이 단일 관리 대시보드에 통합되어 판매자는 여러 앱이나 파일을 열지 않고도 전체적인 상황을 즉시 파악할 수 있습니다.

주문을 놓치거나 중복 주문을 처리하는 경우가 발생하기 쉽습니다.

수동 관리는 다음과 같은 문제점을 야기하기 쉽습니다.

• 주문은 배송되었지만, 업데이트를 깜빡했습니다.
• 신청서는 이미 처리되었지만, 그 과정이 누락되어 다시 처리해야 했습니다.
• 착불 주문에 대한 결제가 완료되었는지 여부는 불분명합니다.

이러한 실수는 처음에는 사소해 보일 수 있지만, 시간이 지남에 따라 누적되면 수익 차이, 현금 손실 또는 운송 회사와의 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

GTG CRM 에서 주문을 중앙에서 관리하면 각 주문의 상태가 명확하게 표시됩니다. 판매자는 어떤 주문이 ​​처리 중인지, 어떤 주문이 ​​완료되었는지, 어떤 주문에 조정이 필요한지 정확히 알 수 있으므로 수동 작업으로 인한 오류 발생 위험이 크게 줄어듭니다.

주문 처리 과정을 추적할 수 없습니다.

실제 주문은 단순히 "주문을 생성하고 끝내는" 것이 아닙니다. 주문 확인, 포장, 배송, 배송 완료, 반품 또는 취소 등 여러 단계를 거칩니다.

수동 관리 방식은 일반적으로 최종 결과만 기록하고 그 사이의 전체 과정을 무시합니다. 이로 인해 판매자는 포장 지연, 배송 지연 또는 높은 반품률과 같은 문제가 어디에서 발생하는지 파악할 수 없습니다.

GTG CRM을 사용하면 각 주문에 명확한 수명 주기가 부여되어 판매자가 프로세스의 병목 현상을 파악하고 조정할 수 있으므로 문제가 너무 늦어진 후에야 해결하는 것을 방지할 수 있습니다.

재고는 개별 주문으로 구분되며, 판매량이 많을수록 재고 잔액이 증가합니다.

특히 위험한 실수는 주문과 창고를 연동하지 않는 것입니다. 판매자는 직감에만 의존하여 재고를 확인하거나, 판매가 이미 완료된 후에야 재고 수준을 업데이트합니다.

일반적인 결과:

• 과잉 재고를 정리 판매합니다.
• 배송된 물품 중 일부가 누락되었습니다.
• 월말에 실제 재고량이 장부상 재고량과 일치하지 않았습니다.

GTG CRM은 주문과 재고를 직접 연결하여 주문이 접수되는 즉시 재고를 업데이트할 수 있도록 합니다. 이는 특히 여러 판매 채널을 운영하는 판매자에게 매우 중요한데, 한 채널의 재고 불일치만으로도 여러 문제가 발생할 수 있기 때문입니다.

주문당 비용을 관리할 수 없습니다.

많은 판매자들은 판매 가격만 고려하고 배송비, 플랫폼 수수료, 반품비, 포장비, 프로모션비 등 주문과 관련된 비용은 고려하지 않습니다.

주문별 비용 데이터가 없으면 판매자는 다음과 같은 상황에 쉽게 빠질 수 있습니다.

• 매출은 증가했지만, 현금 보유액은 증가하지 않았습니다.
• 어떤 주문이 ​​수익성이 있고 어떤 주문이 ​​손실을 초래하는지 알 수 없습니다.
• 감정에 기반한 의사결정

GTG CRM 에서 주문을 체계적으로 관리하면 주문 데이터, 비용 및 수익이 동기적으로 저장되어 판매자가 비즈니스 성과를 정확하게 파악할 수 있는 기반이 마련됩니다.

가게 주인은 운영에 몰두하느라 더 이상 개발에 시간을 쏟을 수 없었다.

수동 관리 방식은 매장 주인이 모든 주문을 직접 확인하고, 모든 거래를 대조하고, 사소한 오류까지 처리하도록 만듭니다. 마케팅, 제품 개선 또는 판매 채널 확장에 사용되어야 할 시간이 반복적인 작업에 낭비됩니다.

이는 운영 모델이 한계에 도달했음을 분명히 보여주는 신호입니다.

GTG CRM은 주문 관리 프로세스의 상당 부분을 자동화하여 판매자가 수작업에서 벗어나 성장 창출 활동에 집중할 수 있도록 지원합니다.

끝내다

초기에는 수동 주문 관리가 잘못된 것은 아니지만, 사업이 안정된 후에는 장기적으로 지속 가능한 해결책이 아닙니다.

주문 누락, 재고 불일치, 비용 관리 부실, 데이터 손상과 같은 오류는 판매 담당자의 업무 수행 능력 부족에서 비롯되는 것이 아니라 적절한 관리 시스템이 부재하기 때문에 발생합니다.

그래서 많은 온라인 판매자들이 GTG CRM을 주문, 재고, 배송, 송장, 현금 흐름이 하나의 시스템에 통합된 중앙 집중식 주문 관리 플랫폼으로 선택합니다. 처음부터 데이터가 표준화되면 판매자는 위험을 줄일 뿐만 아니라 지속 가능한 사업 확장을 위한 견고한 기반을 마련할 수 있습니다.