إرسال العروض للعملاء القدامى: سجّل من وافق على الاستلام، وأين، ومتى، وأين يُحفظ الدليل

لديك ملف عملاء قديم في Excel، بضع مئات أو بضعة آلاف من الأسطر، جمعتها على مدى سنوات من البيع. في نهاية العام تريد إرسال عرض ترويجي. قبل أن تضغط على الإرسال، جرّب أن تجيب عن سؤال واحد: من بين هؤلاء، من وافق على تلقي العروض منك، وأين وافق، ومتى، وأين توجد الأدلة؟ الملف يحتوي فقط على الاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني. أما العمود الذي يجيب عن ذلك فغير موجود.

في فيتنام، تشترط اللوائح المتعلقة بالإعلانات عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة (المرسوم 91/2020/NĐ-CP) ألا يُرسل المعلِن إلا إذا وافق المستلم مسبقاً، وأن يكون قادراً على إثبات ذلك عند السؤال. عنوان البريد الإلكتروني الموجود في دفتر العملاء ليس موافقة. قد تتذكر أي عميل سجّل في الموقع الإلكتروني، وأي عميل ترك بطاقته في معرض، لكن حين يُطلب منك الإثبات لا تكون الذاكرة دليلاً. (هذا وصف عام، وليس استشارة قانونية.)

GTG CRM يحتفظ بالعرض حتى يتم تسجيل الموافقة من أحد الأشخاص

في فيتنام، لا يصل عرض نهاية العام الترويجي إلا إلى الأشخاص الذين سُجّلت موافقتهم. عندما يسأل أحدهم "متى وافق هذا العميل، وأين، وأين الدليل؟"، تفتح صفحة جهة الاتصال وتجد الإجابة على شاشة واحدة، بدلاً من البحث في ملف Excel كامل.

إذا كانت شركتك تقع في دولة تشترط الموافقة المسبقة (في هذه المقالة فيتنام)، فإن GTG CRM لا يرسل بريداً إلكترونياً تسويقياً أو رسائل نصية قصيرة أو رسائل دردشة إلى جهة اتصال حتى يسجّل أحد أفراد شركتك أن جهة الاتصال تلك وافقت. لا تحتاج إلى أن تتذكر تفعيل أي شيء أو أن تراقب كل دفعة إرسال: يعمل الفحص قبل كل رسالة تسويقية، من حملات البريد الإلكتروني إلى العمليات الموجودة ضمن قسم الأتمتة.

تصرّح بثلاث معلومات وتضع علامة على جملة تأكيد:

• أين وافقوا على تلقي عرضك؟: نموذج على الموقع الإلكتروني، أو مباشرةً، أو استمارة ورقية، أو رد عبر البريد الإلكتروني، أو في فعالية، أو مكالمة هاتفية، أو بطريقة أخرى.
• الدليل الذي تحتفظ به ومكان حفظه، مثلاً "ملف تصدير قائمة التسجيل من نموذجي، محفوظ على Google Drive".
• تاريخ الموافقة أو تاريخ سابق له: اليوم الذي وافقوا فيه، ولا يجوز أن يكون تاريخاً مستقبلياً.

جملة التأكيد هي: تحتفظ شركتي بهذه الموافقة ويمكنني تقديمها عند الطلب.

يحفظ GTG CRM هذا التصريح باسم الشخص الذي سجّله، مع وقت التسجيل. لا يحفظ GTG CRM نسخة من دليلك ولا يتحقق منه: الدليل يبقى في المكان الذي سجّلته فيه. لذلك ضع علامة على جملة التأكيد فقط عندما تملك الموافقة فعلاً.

ثلاث طرق للتسجيل، حسب عدد عملائك

عميل واحد: مباشرةً من صفحة جهة الاتصال

انتقل إلى المبيعات وإدارة العملاء ← جهات الاتصال، وافتح عميلاً وانزل إلى أسفل تبويب نظرة عامة، حتى قسم الموافقة على تلقي التسويق. العميل الذي ليس له سجل يظهر فيه لم تُسجَّل الموافقة مع زر تسجيل الموافقة. املأ الحقول الثلاثة، وضع علامة على جملة التأكيد، ثم احفظ. يتحول القسم إلى تم تسجيل الموافقة، مع اسم الشخص الذي سجّل، وتاريخ التسجيل، ومكان الموافقة، والدليل. ويضيف تبويب النشاط الخاص بالعميل سطراً يسجّل هذا الإجراء.

قائمة كاملة: اختر ثم سجّل مرة واحدة

في قائمة جهات الاتصال، افتح عامل التصفية الموافقة على التسويق واختر غير مسجَّل لترى من ما زال ينقصه سجل. يعرض عمود الموافقة على التسويق أيضًا حالة كل شخص. اختر الأشخاص الذين لديك موافقة فعلية منهم، ثم اضغط تسجيل الموافقة. تعرض النافذة عدد جهات الاتصال المختارة قبل الحفظ، ثم تعرض النتيجة: كم شخصًا أُضيف إليه سجل، وكم شخصًا أُبقي كما هو لأن لديه سجلًا من قبل، وكم شخصًا تم تجاوزه لأنه رفض تلقي الرسائل.

عند استيراد ملف: خانة اختيار واحدة

في خطوة مراجعة من شاشة استيراد البيانات يوجد إطار الموافقة على تلقي التسويق لهذا الملف (اختياري) مع خانة جميع الأشخاص في هذا الملف وافقوا على تلقي عروض شركتي. حدِّد هذه الخانة، واملأ المعلومات الثلاث كما سبق، وسيكون لكل جهة اتصال يتم استيرادها سجل موافقة باسمك. وإذا لم تحدّدها، ستُستورد القائمة كما هي، لكن جهات الاتصال ستكون في حالة غير مسجَّل للموافقة.

إذا ربطت عمودًا من الملف (مثلًا العمود "الموافقة") بحقل موافقة، فإن GTG CRM لن يستخدم ذلك العمود للتسجيل: سيُتجاهل العمود، وستوضح الشاشة الأخيرة أي عمود تم تجاهله. العمود غير المربوط لا يُستورد. تعرض الشاشة الأخيرة أيضًا تم تسجيل الموافقة لـ N من أصل M جهة اتصال، أما الباقون فهم من رفضوا تلقي الرسائل، أو لديهم سجل من قبل، أو لم يتم استيرادهم.

قبل إرسال حملة البريد الإلكتروني، تعرف من لديه سجل موافقة ومن ليس لديه

في فيتنام، لا تصل كل دفعة من العروض إلا إلى من تم تسجيل موافقتهم، وفي حملة البريد الإلكتروني ترى عدد الأشخاص الذين تم حجزهم قبل أن تضغط على الإرسال، لا بعد الانتهاء من الإرسال حين يكون الأوان قد فات.

عند إرسال حملة بريد إلكتروني، تُظهر خطوة الإعدادات مسبقًا: جهات الاتصال المتجاوزة لعدم تسجيل الموافقة: 1 من أصل 2، مع عبارة "سجّل الموافقة لهم أولًا إن كانت لديك، وسيتم إدراجهم"، ورابط تسجيل الموافقة الذي يفتح نافذة التسجيل الصحيحة للأشخاص الذين اخترتهم. زر الإرسال غير معطّل: الباقون ما زالوا يتلقون الرسائل.

لكل جهة اتصال محجوزة سطر في تبويب النشاط الخاص بها. يتلقى صاحب الحساب إشعارًا يوميًا يفيد بوجود عرض لم يُرسل، ويتضمن التاريخ فقط دون أسماء. وفي سير عمل ضمن قسم الأتمتة، يتم تجاهل خطوة إرسال البريد الإلكتروني، ويسجّل سجلّ تشغيل سير العمل السبب، ولا يُعرض أي خطأ. والعرض الذي تم حجزه لا يُحفظ لإرساله لاحقًا تلقائيًا: بعد تسجيل الموافقة، سيصل الإرسال التالي إلى جهة الاتصال تلك، أما العرض الذي فات وقته فعليك أن تعيد إرساله بنفسك.

من يُسجَّل، وما الذي لا يفعله GTG CRM

• فقط الشخص الذي يملك صلاحية تسجيل الموافقة يستطيع تسجيلها. لا يملك موظف المبيعات هذه الصلاحية، لكنه يرى حالة العميل، إلا أن الأزرار تكون باهتة ويظهر البند "اطلب من المسؤول تسجيل الموافقة." لا توجد أي عملية أتمتة تستطيع تسجيل الموافقة: فهذا قرار يتخذه شخص.
• من رفض تلقي الرسائل لا يتلقى أبدًا رسائل التسويق عبر البريد الإلكتروني منك. لا يمكن لأي سجل موافقة أن يحل محل هذا الطلب، وعند التسجيل الجماعي يتم تجاهله.
• يمكن تصحيح السجل إذا كان خاطئًا. يمكنك استبدال السجل بدليل أدق، أو حذف السجل. يبقى السجل السابق موجودًا في السجل التاريخي. حذف السجل لا يحوّل العميل إلى شخص رافض، بل تُعاد فقط إمكانية حصوله على العروض المخصصة له.
• GTG CRM ليس استشارة قانونية. السجلات تمثل إقرار شركتك. لا يتحقق GTG CRM من الأدلة، ولا يجعل تسجيل الموافقة القائمة قائمة مؤهلة تلقائيًا. إذا كنت بحاجة إلى التأكد من أن قائمتك مؤهلة، فاستشر مختصًا قانونيًا لديك.

ابدأ من الملف الذي لديك: استورده إلى GTG CRM، ثم صفِّ حسب غير مسجل لترى فورًا عدد جهات الاتصال التي لا تملك سجل موافقة، ثم سجِّل الموافقة للمجموعة التي لديها موافقة فعلية. تبقى بقية القائمة كما هي، فقط لن تتلقى العروض إلى أن تستطيع أن تحدد أين ومتى وافقت.

تجربة مجانية — لا حاجة إلى بطاقة ائتمان.

→ ابدأ مجانًا مع GTG CRM