Ръководство за потребителя: Човешки ресурси и заплати в GTG CRM

Какво ще можете да правите след това ръководство

За бизнес, който е активирал Изчисляване на заплати: преглеждайте и коригирайте законовите стойности (проценти, прагове, данъчни ставки) според вашия случай → добавете служители → изготвяйте трудови договори с AI → стартирайте месечния фиш за заплати → преглеждайте и финализирайте заплатите → виждайте автоматичните счетоводни записвания на заплатите в главната книга → изпращайте фишове за заплати на служителите. Целият процес по човешки ресурси и заплати, в една и съща система с продажбите и счетоводството.

Още не сте се ориентирали в общия преглед на функцията? Вижте първо статията Управление на човешки ресурси & Изчисляване на заплати.

Подготовка предварително

1. Влезте в GTG CRM и да имате предоставени права за управление на Човешки ресурси / Изчисляване на заплати (HR Manager). — Коригиране на набора от данни и финализирането на заплатите са действия на HR мениджъра.

2. Да има вече Сметкоплан (Chart of Accounts) в Счетоводството. — За да могат счетоводните записи за разходите за заплати да бъдат осчетоводени в главната книга. Сметкопланът трябва да включва активна сметка 3382 (Фондове на синдиката): виетнамският сметкоплан по Наредба 99 и Наредба 200, който GTG предоставя, вече го съдържа; ако сами създавате или импортирате собствен сметкоплан, проверете го преди финализиране на заплатите.

3. Да знаете коя държава се прилага за вашия бизнес. — За да изберете правилния набор от данни за изчисляване на заплати: към момента пълното осчетоводяване на заплати е налично за Виетнам (въведете VN); останалите държави са в подготовка.

Стъпка 1 — Преди да активирате Изчисляване на заплати: свържете се с GTG

Можете да започнете веднага с досиетата на служителите и трудовите договори (Стъпка 3 до Стъпка 5). За месечното изчисляване на заплатите (Стъпка 2 и Стъпка 6 до Стъпка 9), преди да активирате Изчисляване на заплати в Настройки, изпратете съобщение до екипа на GTG, за да прегледате заедно законовите данни за вашата държава.

Стъпка 2 — Преглед и коригиране на набора от данни за изчисляване на заплати (по избор, но препоръчително)

1. В Настройки за заплати отворете списъка с законови елементи (осигурителни проценти, прагове, данъчни ставки за ДДФЛ, тавани…).
2. Всеки елемент показва стойността по подразбиране от GTG, за да знаете от коя стойност тръгвате.
3. Натиснете Редактиране на даден елемент, въведете правилната за вас стойност и после Запази.
4. Искате да се върнете към стойността от GTG? Натиснете Възстанови по подразбиране.

✅ Очакван резултат: Коригираната от вас стойност се записва и ще се използва за следващия период на заплати; бутонът Възстанови по подразбиране връща елемента към стойността от GTG. Всички промени се записват в дневника на активността на Настройки за заплати (кой е променил, от каква стойност към каква стойност).

💡 Съвет: Ако не сте сигурни, оставете стойностите по подразбиране от GTG — това са стандартните стойности, предоставени от GTG. Вие (или вашият счетоводител) можете да ги коригирате по всяко време, когато законодателството се промени или ситуацията е различна.

Стъпка 3 — Добавете служители

1. Отидете в Човешки ресурси → Служители и натиснете добавяне на служител.
2. Попълнете основната информация (име, длъжност, отдел, лична карта/паспорт…).

✅ Очакван резултат: Служителят се появява в списъка с пълно досие.

💡 Имате ли списък със служители в Excel? Използвайте масов импорт чрез CSV, за да добавите целия екип само за няколко минути.

Стъпка 4 — Създаване на трудов договор & изготвяне с AI

1. Отворете досието на служителя → създайте Трудов договор (вид договор, срок, основна заплата, добавки).
2. Натиснете Създай с AI, за да генерирате стандартен текст на трудовия договор (автоматично вмъква бранда на компанията) — или качете вече подписан екземпляр.

✅ Очакван резултат: Има трудов договор (DOCX/PDF), свързан със служителя.

Стъпка 5 — Активиране на договора

1. В договора натиснете Активирай (Activate).

✅ Очакван резултат: Договорът е в състояние „активен“; всеки служител може да има само един активен договор в даден момент.

Въведен е грешен тип договор или дата? Отидете в Човешки ресурси → Служители, натиснете знака + на реда на служителя, натиснете Редактирай върху договора (може да се редактира както чернова, така и активен договор), променете Тип, Начална дата или Крайна дата, след което натиснете Запази. Ако изтриете крайната дата, договорът става безсрочен. Заплатата и добавките не се редактират тук и не се показват на потребители без право да виждат заплатите. Типът договор и крайната дата също служат като основание за изготвяне на тримесечната декларация по данък общ доход, така че редактирайте само ако сте въвели грешно: ако правилният договор е за пробен период или под 3 месеца, оставете го непроменен (вж. края на Стъпка 7).

Стъпка 6 — Създаване на месечна ведомост

1. Отидете в Човешки ресурси → Период на заплащане и създайте платежен период за месеца.
2. Системата изчислява за всеки служител Брутна заплата → СО, ЗО, ДОО → данък общ доход → Нетна заплата според набора от данни (коригиран в Стъпка 2).

✅ Очакван резултат: Ведомостта показва всички колони за брутна заплата, удръжките, данъка и нетната заплата за всеки служител.

Създадохте ведомост по грешка? Докато ведомостта е още Чернова или Изчислена, отворете я, натиснете Отмени черновата на ведомостта и потвърдете. Отмяната не създава никакви счетоводни записвания и ведомостта преминава в състояние Отменена. Ако искате да пуснете същия месец отново, създайте ведомостта за този месец още веднъж: отменената ведомост се отваря отново като чернова. Това се прави ръчно от отговорния за ведомостите, без автоматизация; ако счетоводството не може да я отмени, обърнете се към този човек. Финализираната ведомост (Стъпка 7) не може да бъде отменена, защото финализирането я осчетоводява в главната книга и не може да бъде върнато назад.

Стъпка 7 — Преглед и финализиране на заплатите (Finalize)

1. Проверете сумите; добавете извънредни начисления (off-cycle) / бонуси, ако е необходимо.
2. Натиснете Финализирай заплатите (Finalize).

✅ Очакван резултат: Ведомостта преминава в състояние „финализирана“; системата автоматично създава счетоводни записвания за разходите за заплати.

Въведете датата на изплащане. Във финализираната ведомост (Човешки ресурси → Период на заплащане), в полето Дата на изплащане: изберете Изплатено на дата и въведете датата, на която фирмата действително е превела заплатите, а не датата на натискане на Финализирай & осчетоводяване. Ако още не е изплатено, изберете Не е изплатено към дата и посочете дата: до тази дата ведомостта все още не е изплатена, затова тази сума попада в следващо тримесечие. GTG CRM не попълва това поле автоматично. Тримесечната декларация по данък общ доход (05/KK-TNDOH, GTG CRM я генерира от тримесечие 3/2026 нататък) включва заплатата в тримесечието, в което е тази дата на изплащане, така че без дата на изплащане ведомостта не може да бъде включена в съответната тримесечна декларация. За тримесечие със служители на пробен период, договори под 3 месеца или изплащане на заплата след изтичане на договора GTG CRM не може да я генерира и трябва да я подадете през HTKK. Начин на изготвяне: указанията Счетоводство & Електронни фактури, Стъпка 10b.

Стъпка 8 — Преглед на автоматичните счетоводни записвания за заплати в главната книга

1. Отворете Счетоводство → Главна книга / Записвания.

✅ Очакван резултат: Има балансирано счетоводно записване за разходите за заплати (Дт разходи за заплати / Кт задължения към персонала 334 + начислени осигуровки и синдикални вноски 3382); данъкът върху доходите на физическите лица се осчетоводява отделно при възникване.

Стъпка 9 — Изпратете фишовете за заплата на служителите

1. От финализираната ведомост за заплати изпратете фиш за заплата (payslip) на служителите.

✅ Очакван резултат: Служителите получават имейл с фиша за заплата от самия имейл адрес на вашата фирма.

Бърза справка за очакваните резултати

Изберете националния набор от данни — Показва се списъкът с правните елементи за съответната държава

Променете една ставка и после Запази — Следващият платежен период използва вашата стойност; промените се записват в дневника

Щракнете Възстанови по подразбиране — Елементите се връщат към стойностите, предоставени от GTG

Създайте месечна ведомост — Колони за брутно възнаграждение, осигуровки, данък и нетно възнаграждение за всеки служител

Финализирайте заплатите — Автоматично се генерират счетоводни записвания за разходите за заплати в главната книга

Откажете черновата ведомост — Ведомостта преминава в Състояние: Отказана, без никакви записвания

Запишете датата на изплащане — Полето Дата на изплащане показва избраната от вас дата; тримесечната декларация за ДДФЛ използва тази дата

Бележки

• Вие контролирате числата: GTG предоставя стойности по подразбиране; крайното число, използвано за изчисляване на заплатите, е ваш избор. Проверявайте при промени в законодателството или когато бизнес ситуацията е различна.
• Данните за заплатите са чувствителни: само потребителите с право на достъп до заплатите могат да виждат заплати/банкови данни/данъци; системата води дневник кой е преглеждал.
• Държава: въведете VN; в момента само Виетнам осчетоводява заплатите в главната книга, а другите държави са в подготовка.