Имате стар файл с клиенти в Excel, от няколко стотин до няколко хиляди реда, събрани през годините продажби. В края на годината искате да изпратите промоционална оферта. Преди да натиснете изпращане, опитайте да отговорите на един въпрос: сред тези хора кои са се съгласили да получават оферти от вас, къде и кога са се съгласили и къде се намира доказателството? Файлът съдържа само имена, телефонни номера и имейли. Колоната, която отговаря на този въпрос, липсва.

Във Виетнам правилата за рекламни имейли и SMS (Декрет 91/2020/NĐ-CP) изискват рекламодателят да изпраща съобщения само на получатели, които са дали предварително съгласие, и да може да го докаже при поискване. Имейл адресът в списъка с клиенти още не е съгласие. Може да помните кой се е регистрирал на уебсайта и кой е оставил визитка на панаир, но когато трябва да посочите доказателство, паметта не е доказателство. (Това е общо описание, а не правен съвет.)

GTG CRM задържа промоцията, докато някой не отбележи съгласието

Във Виетнам годишната ви промоция стига само до хората, чието съгласие е отбелязано. Когато някой попита „Този клиент кога, къде и с какво доказателство се е съгласил?“, отваряте страницата за контакта и виждате отговора на екрана, вместо да търсите в целия Excel файл.

Ако вашата компания се намира в държава, която изисква предварително съгласие (в тази статия – Виетнам), GTG CRM не изпраща маркетингови имейли, SMS или чат съобщения до контакт, докато някой от фирмата ви не отбележи, че контактът е дал съгласие. Не е нужно да помните какво да включите или да следите всяка кампания: проверката се извършва преди всяко маркетингово съобщение, от имейл кампания до процесите в раздел Автоматизация.

Попълвате три неща и отмятате едно потвърждение:

  • Къде са се съгласили да получават вашата оферта?: формуляр на уебсайта, лично, хартиен формуляр, отговор по имейл, на събитие, по телефонно обаждане или по друг начин.
  • Доказателството, което пазите, и мястото, където го пазите, например „Експортиран списък с регистрации от моя формуляр, съхранен в Google Drive“.
  • Дата, на която са дали съгласие или по-рано: датата на съгласието не може да бъде в бъдещето.

Текстът за потвърждение е: Моята фирма съхранява това съгласие и може да го представи при поискване.

GTG CRM запазва тази декларация под името на служителя, който я е отбелязал, заедно с времето на отбелязването. GTG CRM не съхранява копие на вашето доказателство и не го проверява: доказателството остава там, където сте го записали. Затова отбелязвайте потвърждението само когато наистина разполагате с доказателство.

Три начина за отбелязване, според броя на клиентите ви

Един клиент: директно на страницата за контакта

Отидете в Продажби и CRM → Контакти, отворете клиент и превъртете до долу в раздел Общ преглед, до секцията Съгласие за маркетинг. Клиент без запис показва Съгласието не е отбелязано и бутон Отбележи съгласие. Попълнете трите полета, отметнете потвърждението и запазете. Секцията се променя на Съгласието е отбелязано, заедно с името на служителя, датата на отбелязване, мястото на съгласие и доказателството. В раздел Дейност на клиента се появява нов ред, който записва това действие.

Секцията Съгласие за маркетинг в долната част на раздел Общ преглед на контакт: статус Съгласието е отбелязано, служител, който го е отбелязал, дата на отбелязване и място, където е дадено съгласието

Цял списък: изберете и отбележете наведнъж

В списъка с контакти отворете филтъра Съгласие за маркетингови комуникации и изберете Не е записано, за да видите кои хора все още нямат запис. Колоната Съгласие за маркетингови комуникации също показва статуса на всеки човек. Изберете хората, от които наистина имате съгласие, и натиснете Записване на съгласие. Прозорецът показва броя избрани контакти преди запазване, след което съобщава резултата: колко души са получили запис, колко са оставени непроменени, защото вече имат запис, и колко са пропуснати, защото са отказали получаване.

Прозорец Записване на съгласие за няколко избрани контакта, показващ броя избрани контакти, мястото на съгласието, доказателството, датата и поле за потвърждение

При импортиране на файл: една отметка

В стъпка Преглед на екрана Импортиране на данни има секция Съгласие за маркетингови комуникации за този файл (по избор) с поле Всички в този файл са се съгласили да получават оферти на моя бизнес. Маркирайте това поле, попълнете трите данни, както по-горе, и всеки импортиран контакт ще има запис за съгласие на ваше име. Ако не маркирате, списъкът пак се импортира, но контактите ще са в статус Съгласието не е записано.

Ако свържете колона от файла (например колона "Съгласие") с поле за съгласие, GTG CRM пак няма да използва тази колона за записване: тя се пропуска и на последния екран се казва коя е. Колона, която не е свързана, не се импортира. Последният екран показва и Съгласието е записано за N от M контакта; останалите са хора, които са отказали получаване, вече имат запис или не са били импортирани.

Стъпка Преглед на екрана Импортиране на данни, секцията Съгласие за маркетингови комуникации за този файл е маркирана, с място на съгласието, доказателство, дата на получаване на съгласието и потвърдителна фраза на бизнеса

Преди да изпратите имейл кампания, знаете кой има запис за съгласие и кой няма

Във Виетнам всяка оферта стига само до хората, чието съгласие е записано, а при имейл кампания виждате броя на задържаните хора точно преди да натиснете изпращане, а не след като всичко вече е изпратено.

Когато изпращате имейл кампания, стъпката Настройки показва предварително: Контакт пропуснат, защото няма записано съгласие: 1 от 2, със съобщение "Запишете съгласието им предварително, ако имате такова, и те ще бъдат включени" и връзка Записване на съгласие, която отваря точния прозорец за избраните от вас хора. Бутонът Изпрати не е блокиран: останалите получават имейла.

Стъпка Настройки на имейл кампанията, предупреждение Контакт пропуснат, защото няма записано съгласие: 1 от 2, с бутон Записване на съгласие

Всеки задържан контакт има ред в раздела Активност. Собственикът на акаунта получава ежедневно известие, че има неизпратена оферта, с дата, но без имена. При процес от Автоматизация стъпката за изпращане на имейл се пропуска и историята на изпълнението записва причината; процесът не показва грешка. Задържана оферта не се запазва за по-късно автоматично: след записване на съгласието следващото изпращане ще стигне до този контакт, а вече пропуснатата оферта трябва да изпратите сами отново.

Кой може да бъде записан и какво GTG CRM не прави

  • Только лице с право да записва съгласие може да го направи. Търговският представител без това право вижда статуса на клиента, но бутоните са неактивни и се показва „Помолете администратор да запише съгласието.“ Никой автоматизиран процес не може да запише съгласие: това е решение на човек.
  • Хора, които са отказали, никога не получават маркетингови имейли от вас. Никакъв запис за съгласие не може да замени този отказ, а при масово записване те се пропускат.
  • Грешен запис може да се поправи. Можете да Замените записа с по-точно доказателство или да Изтриете записа. Предишният запис остава в историята. Изтриването на запис не превръща клиента в отказал: оферти за този клиент просто отново се задържат.
  • GTG CRM не е правна консултация. Записът е декларация на вашата компания. GTG CRM не проверява доказателствата, а записването само по себе си не прави списъка валиден. Ако искате да сте сигурни, че списъкът ви отговаря на изискванията, попитайте вашия юрист.

Започнете с файла, който вече имате: импортирайте го в GTG CRM, филтрирайте по Незаписано, за да видите веднага колко контакта нямат запис, и след това запишете съгласие за групата, при която наистина имате съгласие. Останалата част от списъка остава там, но не получава оферти, докато не можете да кажете къде и кога те са се съгласили.

Безплатен пробен период — не е необходима кредитна карта.

→ Започнете безплатно с GTG CRM