В онлайн търговията професионалният процес за обработка на поръчки е определящ фактор за успеха на бизнеса. GTG CRM предлага цялостен процес за обработка на поръчки, от приемане на поръчки, управление на склад, доставка до издаване на фактури и обслужване на клиенти – всичко интегрирано в една система.
С GTG CRM вие не само управлявате поръчки, но и се свързвате с големи търговски платформи като Shopee, Lazada, TikTok Shop, автоматично синхронизирате продукти и наличности, създавате бързо товарителни листи и издавате валидни електронни фактури. Това е цялостно решение, което помага на бизнеса да работи ефективно, да подобрява клиентското изживяване и да се развива устойчиво.
Основни функции
- Автоматизирани консултации и финализиране на поръчки: AI чатбот помага за отговори и финализиране на клиентски поръчки 24/7, намалявайки натоварването на служителите
- Централизирано управление на поръчки: Всички поръчки от уебсайта, търговски платформи и други канали се управляват в една система
- Многоканален връзка за продажби: Интеграция с Shopee, Lazada, TikTok Shop и двупосочна синхронизация на продукти и поръчки
- Интелигентно управление на склад: Следене на наличностите в реално време, автоматично обновяване при получаване на поръчка, поддръжка на множество складове
- Интеграция с куриерски услуги: Създаване на доставки директно с куриерски услуги като Giao Hang Nhanh, Viettel Post, поддръжка на COD
- Издаване на електронни фактури: Връзка със S-Invoice (Viettel) и MISA за издаване на валидни ДДС фактури
- Проследяване на статуса на поръчката: Ясно обновяване на статуса от New → Processing → Completed
Стандартен процес за обработка на поръчки
Стъпка 1: Подготовка на продукти и склад
Създаване и управление на склад
Първо, трябва да настроите складовете в системата Управление на склад → Складове.
- Създаване на склад с информация: Име на склада, код на склада, адрес, отговорно лице
- Поддръжка на множество складове: Основен склад, спомагателен склад, складове на клонове
- Следене на наличностите по всеки склад поотделно
Създаване на продукти в системата
Отидете на Продажби → Управление на продукти, за да създадете нов продукт.
Необходима информация за въвеждане:
- Име на продукта, SKU, категория, марка
- Снимки и видеоклипове на продукта
- Вариации: Цвят, размер (до 3 атрибута)
- Оригинална цена, ДДС, продажна цена (системата автоматично изчислява печалбата)
- Подробно описание и технически спецификации
- Първоначално количество наличност
Свързване и синхронизация с търговски платформи
Отидете на Продажби → Интеграции, за да се свържете с търговски платформи.
Стъпки за свързване:
- Изберете платформата, с която искате да се свържете: Shopee / Lazada / TikTok Shop
- Удостоверете профила на вашия магазин
- Двупосочна синхронизация на продукти:
- Изтегляне: Вземане на продукти от платформата към GTG CRM
- Качване: Качване на продукти от GTG CRM към платформата
Предимства:
- Централизирано управление на всички продукти
- Автоматична синхронизация на наличностите между каналите
- Спестяване на време за ръчно обновяване
Стъпка 2: Приемане на поръчки
Получаване на поръчки от множество канали
Поръчките могат да идват от:
- Вашия уебсайт (интегриран с GTG CRM)
- Shopee, Lazada, TikTok Shop (автоматично синхронизирани)
- Ръчни поръчки (клиенти, които поръчват по телефон, Facebook...)
Стъпка 3: Обработка и подготовка на стоки
Проверка и корекция на поръчката (ако е необходимо)
- Информация за купувача
- Адрес за доставка
- Добавяне/премахване на продукти
- Количество на продукти
Проверка на наличностите
Системата автоматично проверява наличното количество:
- ✅ Наличност → Пристъпете към опаковане
- ❌ Недостиг → Необходима е доставка от доставчик
Процес на доставка (при недостиг):
Отидете на Доставчици → Изберете доставчик → Създаване на заявка за покупка
- Изберете продукти, които трябва да бъдат доставени
- Попълнете количество, цена за единица
- Потвърдете заявката за покупка
- Когато стоките пристигнат, създайте Приемане на стока
- Наличностите се обновяват автоматично
Стъпка 4: Създаване на товарителница
След като стоките са опаковани, създайте товарителница директно от поръчката.
Необходима информация:
1. Изберете куриерска услуга:
- Giao Hang Nhanh
- Giao Hang Tiet Kiem
2. Сума за наложен платеж (COD):
- Въведете сумата, която трябва да бъде събрана от клиента
- Включете както цената на стоката, така и таксата за доставка (ако клиентът плаща)
3. Информация за пакета:
- Тегло (кг)
- Размери (дължина x ширина x височина)
- Кой плаща таксата за доставка (продавач/купувач)
4. Потвърждение за създаване на поръчка:
- Системата автоматично извлича информация от поръчката
- Изпраща заявка до куриерската услуга
- Получаване на номер на товарителница
След успешно създаване на товарителница:
- Разпечатайте товарителница и я залепете върху пакета
- Предайте на куриерската услуга
Стъпка 5: Издаване на електронен фактура
За корпоративни клиенти или когато е необходима ДДС фактура, можете да издадете електронна фактура директно от поръчката или да позволите на системата да издава фактури автоматично.
Стъпки за издаване на фактура:
- Изберете доставчик на фактури: S-Invoice (Viettel) или MISA
- Изберете шаблон на фактура: Фактура за ДДС или фактура за продажба
- Попълнете информация: Данни на купувача (име на фирма, ЕИК, адрес), Продукти и количества (автоматично взети от поръчката), Ставка на ДДС, Метод на плащане
- Преглед на PDF:
- Издаване на фактура: Системата изпраща заявка до доставчика, Фактурата получава идентификатор от данъчната администрация, Изтегляне и изпращане до клиента
Стъпка 6: Проследяване и завършване на поръчката
Проследяване на доставката
- Актуализиране на статуса на товарителницата от куриерската услуга
- Уведомяване на клиента за прогреса на доставката
- Обработка на специални случаи (неуспешна доставка, закъснение...)
Завършване на поръчката
Когато клиентът успешно получи стоката:
- Актуализирайте статуса на поръчката на Completed
- Потвърдете полученото плащане (за COD поръчки)
- Запазете информацията в историята на транзакциите
Обработка на проблемни поръчки
В случай на връщане/замяна от клиент:
- Създайте Заместваща фактура (ако е издадена фактура) - Коригиране на количество и стойност - Системата автоматично създава заместваща фактура след активиране
- Актуализирайте наличностите - Връщане на върнатите стоки в склада (ако са в добро състояние) - Записване на повредени стоки (ако има такива)
- Възстановяване на средства на клиента (ако е необходимо)
Предимства на стандартния процес
За бизнеса
- Централизирано управление: Всички поръчки, продукти, складове в една система
- Спестяване на време: Автоматизация на много етапи (синхронизация на продукти, създаване на товарителници, издаване на фактури)
- Намаляване на грешките: Автоматично синхронизирани данни, ограничаване на ръчното въвеждане
- Контрол на наличностите: Актуализация в реално време, избягване на продажба над наличностите
- Законосъобразност: Валидни, пълни електронни фактури
За служителите
- Интуитивен интерфейс: Лесен за използване, не изисква сложно обучение
- Ясен процес: Всеки етап е подробно обяснен
- Пълна интеграция: Няма нужда от превключване между множество приложения
- Ефективна работа: Обработка на множество поръчки едновременно
За клиентите
- Бърза реакция: AI чатбот поддръжка 24/7
- Навременна доставка: Бърз процес на обработка
- Точна информация: Поръчки, доставки се актуализират постоянно
- Професионални фактури: Валидни, пълни електронни фактури
Важни забележки
Относно свързването с търговски платформи:
- Необходимо е да имате потвърден профил на магазин в Shopee/Lazada/TikTok Shop
- Синхронизацията на продуктите трябва да се извършва в часове с ниска активност на поръчки, за да се избегнат конфликти на данни
Относно управлението на склад:
- Препоръчително е редовното актуализиране на наличностите, за да се гарантира точност
- Периодична инвентаризация на склада (месечна/тримесечна) за сравнение със системата
Относно издаването на фактури:
- Издавайте фактури само когато клиентът го изисква или стойността на поръчката е висока
- Проверявайте внимателно ЕИК и адреса преди издаване
- Заместващи фактури се използват само при необходимост (връщане, грешки)
Относно доставката:
- Опаковайте внимателно, за да избегнете повреди по време на доставка
- Изберете куриерска услуга, която отговаря на стойността на поръчката и изискванията на клиента
Заключение
Стандартният процес за обработка на поръчки на GTG CRM помага на онлайн търговците да работят професионално, ефективно и системно. От управление на продукти, многоканален връзка, обработка на поръчки, доставка до издаване на фактури и обслужване на клиенти – всичко е безпроблемно интегрирано в една платформа.
Прилагайки този процес, вие ще:
- Увеличите скоростта на обработка на поръчки
- По-добре контролирате бизнес дейността си
- Оптимизирате оперативните разходи
- Подобрите клиентското изживяване
- Развивате бизнеса си устойчиво
Започнете да използвате GTG CRM още днес, за да изпитате професионален процес на продажби!
Превърнете прочетеното в реални резултати — приложете сега с GTG CRM, безплатно.
Приложете сега
