Стандартен процес за обработка на поръчки за онлайн търговци

В онлайн бизнеса с продажби, професионалният процес за обработка на поръчки е решаващ фактор за успеха на бизнеса. GTG CRM предоставя цялостен процес за обработка на поръчки, от приемането на поръчка, управлението на склада, доставката до издаването на фактури и грижата за клиентите - всичко интегрирано в една единствена система.

С GTG CRM вие не само управлявате поръчки, но и се свързвате с големи платформи за електронна търговия като Shopee, Lazada, TikTok Shop, синхронизирате продукти и наличности автоматично, създавате бързо транспортни поръчки и издавате валидни електронни фактури. Това е цялостно решение, което помага на бизнеса да работи ефективно, да повиши удовлетвореността на клиентите и да расте устойчиво.

Основни характеристики

• Автоматизирано консултиране и финализиране на поръчки: AI Chatbot подпомага отговорите и финализирането на клиентски поръчки 24/7, намалявайки натоварването на служителите
• Централизирано управление на поръчки: Всички поръчки от уебсайт, платформи за електронна търговия и други канали се управляват в една единствена система
• Многоканален търговски интерфейс: Интеграция с Shopee, Lazada, TikTok Shop и двупосочна синхронизация на продукти и поръчки
• Интелигентно управление на склад: Проследяване на наличностите в реално време, автоматично актуализиране при поръчки, поддръжка на множество складове
• Интеграция с транспортни компании: Създаване на транспортни поръчки директно с транспортни компании като Giao Hang Nhanh, Viettel Post, поддръжка на COD
• Издаване на електронни фактури: Връзка със S-Invoice (Viettel) и MISA за издаване на валидни ДДС фактури
• Проследяване на статуса на поръчката: Ясно актуализиране на статуса от New → Processing → Completed

Стандартен процес за обработка на поръчки

Стъпка 1: Подготовка на продукти и склад

Създаване и управление на складове

Първо, трябва да настроите складовете в системата Управление на склад → Складове.

• Създаване на склад с информация: Име на склада, код на склада, адрес, отговорно лице
• Поддръжка на множество складове: Основен склад, допълнителен склад, складове на клонове
• Проследяване на наличностите по всеки склад поотделно

Създаване на продукти в системата

Отидете на Продажби → Управление на продукти, за да създадете нов продукт.

Информация, която трябва да въведете:

• Име на продукта, SKU, категория, марка
• Изображения и видеоклипове на продукта
• Вариации: Цвят, размер (до 3 атрибута)
• Основна цена, ДДС, продажна цена (системата автоматично изчислява печалбата)
• Подробно описание и технически спецификации
• Първоначално количество наличност

Свързване и синхронизация с платформи за електронна търговия

Отидете на Продажби → Интеграции, за да се свържете с платформите за електронна търговия.

Стъпки за свързване:

1. Изберете платформата, с която искате да се свържете: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Автентикирайте акаунта на вашия магазин
3. Двупосочна синхронизация на продукти:
   • Изтегляне: Вземане на продукти от платформата в GTG CRM
   • Качване: Качване на продукти от GTG CRM в платформата

Предимства:

• Централизирано управление на всички продукти
• Автоматична синхронизация на наличностите между каналите
• Спестяване на време за ръчно актуализиране

Стъпка 2: Приемане на поръчки

Приемане на поръчки от множество канали

Поръчките могат да идват от:

• Вашият уебсайт (интегриран с GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (автоматична синхронизация)
• Ръчни поръчки (клиентски поръчки по телефон, Facebook...)

Стъпка 3: Обработка и Подготовка на стоките

Преглед и корекция на поръчката (ако е необходимо)

• Информация за купувача
• Адрес за доставка
• Добавяне/премахване на продукти
• Количество на продуктите

Проверка на наличностите

Системата автоматично проверява наличното количество:

• ✅ Наличност → Продължете с опаковане
• ❌ Липса на наличност → Необходимо е да се поръча от доставчика

Процес на поръчване (ако има липса):

Отидете в Доставчици → Изберете доставчик → Създайте заявка за покупка

• Изберете продукти за поръчване
• Въведете количество, единична цена
• Потвърдете заявката за покупка
• Когато стоките пристигнат, създайте Запис за получаване на стока
• Наличностите се актуализират автоматично

Стъпка 4: Създаване на товарителница

След като стоките са опаковани, създайте товарителница директно от поръчката.

Необходима информация:

1. Изберете куриерска услуга:

• Бърза доставка
• Икономична доставка

2. Сума за наложен платеж (COD):

• Въведете сумата, която трябва да бъде събрана от клиента
• Включва както стойността на стоките, така и таксата за доставка (ако клиентът я плаща)

3. Информация за пакета:

• Тегло (кг)
• Размери (дължина x ширина x височина)
• Кой поема таксата за доставка (продавач/купувач)

4. Потвърдете създаването на товарителница:

• Системата автоматично извлича информация от поръчката
• Изпраща заявка до куриерската компания
• Получаване на номер на товарителница

След успешно създаване на товарителница:

• Отпечатайте товарителницата и я залепете на пакета
• Предайте на куриерската компания

Стъпка 5: Издаване на електронна фактура

За корпоративни клиенти или когато е необходима фактура с ДДС, можете да издадете електронна фактура директно от поръчката или да позволите на системата автоматично да издава фактури.

Стъпки за издаване на фактура:

1. Изберете доставчик на фактури: S-Invoice (Viettel) или MISA
2. Изберете модел на фактура: Фактура с ДДС или Фактура за продажба
3. Попълнете информация: Информация за купувача (име на фирма, ЕИК, адрес), Продукти и количество (извличат се автоматично от поръчката), ДДС ставка, Метод на плащане
4. Преглед на PDF:

5. Издаване на фактура: Системата изпраща заявка до доставчика, Фактурата получава код от данъчната администрация, Изтегля се и се изпраща на клиента

Стъпка 6: Проследяване и завършване на поръчката

Проследяване на пратката

• Актуализиране на статуса на товарителницата от куриерската компания
• Уведомяване на клиента за напредъка на доставката
• Обработка на специални случаи (неуспешна доставка, закъснение...)

Завършване на поръчката

Когато клиентът успешно получи стоките:

• Актуализирайте статуса на поръчката на Completed
• Потвърдете получаването на плащането (за COD поръчки)
• Запишете информацията в историята на транзакциите

Обработка на проблемни поръчки

Случай на връщане/замяна от клиент:

1. Създаване на Заместваща фактура (ако е издадена такава) - Коригиране на количество, стойност - Системата автоматично генерира заместваща фактура след активация
2. Актуализация на складови наличности - Връщане на стоки в склада (ако са в добро състояние) - Отчитане на повредени стоки (ако има такива)
3. Възстановяване на суми на клиента (ако е необходимо)

Ползи от Стандартния Процес

За Бизнеса

• Централизирано управление: Всички поръчки, продукти, складове в една система
• Спестяване на време: Автоматизация на много етапи (синхронизация на продукти, генериране на товарителни писма, издаване на фактури)
• Намаляване на грешките: Автоматична синхронизация на информацията, ограничаване на ръчното въвеждане
• Контрол на складовите наличности: Актуализация в реално време, избягване на продажба над наличностите
• Законосъобразност: Валидни, пълни електронни фактури

За Персонала

• Интуитивен интерфейс: Лесен за използване, не изисква сложно обучение
• Ясен процес: Всеки етап е подробно описан
• Пълна интеграция: Няма нужда от превключване между различни приложения
• Ефективна работа: Обработка на множество поръчки едновременно

За Клиентите

• Бърза реакция: AI Чатбот поддръжка 24/7
• Навременна доставка: Бърз процес на обработка
• Точна информация: Поръчките, доставките се актуализират постоянно
• Професионални фактури: Валидни, пълни електронни фактури

Важни Бележки

Относно свързването с маркетплейс платформи:

• Необходим е потвърден профил на търговец в Shopee/Lazada/TikTok Shop
• Синхронизацията на продукти трябва да се извършва в часове с малко поръчки, за да се избегне конфликт на данни

Относно управлението на склада:

• Препоръчително е често да се актуализират складовите наличности, за да се гарантира точност
• Провеждайте периодични инвентаризации (месечно/тримесечно), за да ги сравнявате със системата

Относно издаването на фактури:

• Издавайте фактури само когато клиентът го изисква или стойността на поръчката е голяма
• Проверявайте внимателно ЕИК/БУЛСТАТ и адреса преди издаване
• Заместващи фактури се използват само при необходимост (връщане на стоки, грешки)

Относно доставката:

• Опаковайте внимателно, за да избегнете повреди по време на транспортиране
• Изберете куриерска услуга, подходяща за стойността на поръчката и изискванията на клиента

Заключение

Стандартният процес за обработка на поръчки на GTG CRM помага на онлайн бизнеса да работи професионално, ефективно и систематизирано. От управление на продукти, мултиканална свързаност, обработка на поръчки, доставка до издаване на фактури и обслужване на клиенти - всичко е безпроблемно интегрирано в една платформа.

Прилагайки този процес, вие ще:

• Увеличите скоростта на обработка на поръчки
• По-добре контролирате бизнес дейността си
• Оптимизирате оперативните разходи
• Подобрите клиентското изживяване
• Развиете устойчив бизнес

Започнете да използвате GTG CRM още днес, за да изпитате професионален процес на продажба!