Срещате ли този проблем?
Г-н Дунг има услужна фирма с 18 служители в Хо Ши Мин. Всеки края на месеца счетоводителят му отделя почти два дни за файл в Excel: въвеждане на заплати, изчисляване на социални осигуровки, проверка на прогресивните данъчни ставки, след което копиране на числата в счетоводен софтуер. Една грешна данъчна ставка обърква цялата таблица, и той забелязва това едва когато служителите започват да задават въпроси.
Той е пробвал софтуер за изчисляване на заплати, но се е сблъскал с обратния проблем: той не вижда какви проценти и прагове използва софтуерът, нито може да ги редактира. Когато минималната заплата за региона се промени по средата на годината, или когато ситуацията на бизнеса му е различна от „по подразбиране“, той трябва да изпрати имейл до доставчика и да чака. Той е в капан между две крайности: ръчното изчисление е лесно за грешки, а използването на софтуер означава загуба на контрол.
Какво наистина искате да постигнете
Г-н Дунг иска среден път: система, която автоматично изчислява заплати според стандарта, но е прозрачна и редактируема — така че той (и неговият счетоводител) да виждат точно всяко приложено законово число, да знаят от кой източник идва и да могат да го редактират при нужда, без да чакат никого. Той иска, когато се финализира заплатата, разходите за заплати да се осчетоводяват автоматично, по правилния сметкоплан и за правилния период — без второ ръчно въвеждане. И ако утре фирмата му отвори клон в друга държава, той иска да използва същата система, а не да купува нов софтуер.
С други думи: автоматизация, за да се намалят грешките, но запазване на контрола върху числата.
Как GTG CRM ви помага да постигнете това
GTG CRM поставя модула „Човешки ресурси и заплати“ до продажбите и счетоводството и го проектира според принципа „вие контролирате числата“:
- Предварително изграден набор от национални данни с цитати. Изберете Виетнам (или една от много други държави, предварително изградени от GTG), системата вече включва социални осигуровки/здравно осигуряване/безработица, прогресивни данъчни ставки, минимална регионална заплата и метод за кумулативно изчисляване от началото на годината. Всяко число показва източника на справка и годината на прилагане — г-н Дунг знае на какво се основава.
- Вие преглеждате и редактирате всички числа. В „Настройки за изчисляване на заплати“ той отваря всеки елемент (процент, праг, ставка, максимална сума), редактира го според реалността на фирмата си; следващият период на заплащане го използва веднага. Не сте доволни? Възстановете по подразбиране с едно кликване, за да се върнете към числата, предоставени от GTG.
- Всички промени имат следа. Кой е променил какъв процент, от старата към новата стойност — всичко се записва. Това са данни, които влияят на реалните заплати, така че трябва да има одит.
- Финализирането на заплати автоматично осчетоводява. Когато г-н Дунг финализира период на заплащане, записът за разходите за заплати се публикува директно в главната книга (Дебит разходи за заплати / Кредит задължения към работници + вноски), точно както се осчетоводяват фактурите — край на второто ръчно въвеждане.
Ключовият момент по отношение на отговорността: GTG не „потвърждава вместо“ г-н Дунг законово число, след което той да носи последствията при грешка. GTG предоставя прозрачна, цитирана и редактируема стойност по подразбиране — докато той (или неговият счетоводител) е този, който преглежда, коригира и контролира крайното число. Това е правилният начин, по който професионална система за изчисляване на заплати трябва да работи: инструментът се грижи за изчисленията и записването, собственикът на бизнеса запазва правото на вземане на решения.
Резултатите, които получавате
- По-малко грешки, по-малко загуба на време: автоматично изчисляване на заплати + социални осигуровки + данък върху доходите, финализиране за няколко минути вместо два дни Excel.
- Спокойствие при запазване на контрол: ясно виждане на всяко законово число, познаване на източника, възможност за самостоятелна корекция при промяна на закона — без да чакате доставчика.
- Одитна следа: всички промени на ставките се записват, прозрачно за счетоводството и при годишно приключване.
- Без второ ръчно въвеждане: разходите за заплати автоматично се осчетоводяват по правилния сметкоплан и за правилния период.
- Готови за разширяване: една и съща система за изплащане на заплати според стандарта за Виетнам и други държави.
Вижте пълния списък с функции в статията Управление на човешките ресурси и заплати, или следвайте ръководството за употреба „Човешки ресурси и заплати“ стъпка по стъпка.
