Имате ли този проблем?

Anh Dũng има фирма за услуги с 18 служители в TP.HCM. В края на всеки месец неговият счетоводител прекарва почти два дни пред един Excel файл: въвежда заплати, изчислява социални и здравни осигуровки, проверява таблицата за подоходния данък по прогресивна скала, след което пренася числата в счетоводния софтуер. Една грешка в данъчната скала обърква цялата таблица и той разбира за нея едва когато служителите се обадят с въпроси.

Той е пробвал софтуер за изчисляване на заплати, но се е сблъскал с обратния проблем: той не вижда какви проценти и прагове използва софтуерът, и не може да ги променя. Когато минималната заплата за региона се промени през годината, или когато ситуацията в неговата фирма се различава от "стандартната", той трябва да изпрати имейл до доставчика и да чака. Той е заклещен между два полюса: ръчното изчисляване е лесно грешно, а използването на софтуер води до загуба на контрол.

Това, което наистина искате да постигнете

Anh Dũng иска среден път: система, която изчислява заплатите автоматично и коректно, но същевременно е прозрачна и може да бъде променяна — така че той (и неговият счетоводител) да виждат точно всяко число от закона, което се прилага, да знаят откъде идва, и да могат да го коригират, когато е необходимо, без да чакат никого. Той иска, когато приключи месечните заплати, разходите за заплати автоматично да се отразяват в счетоводната система, по правилния сметкоплан, за правилния период — без да се налага второ въвеждане. И ако в бъдеще фирмата му отвори клон в друга държава, той иска да използва същата система, а не да купува нов софтуер.

С други думи: автоматизация, за да се намалят грешките, но запазване на контрола върху числата.

Как GTG CRM ви помага да постигнете това

GTG CRM поставя модула за Човешки ресурси и заплати до модулите за продажби и счетоводство и е проектиран по принципа "вие контролирате числата":

Предварително изградена национална база данни с цитати. Изберете Виетнам (или една от многото други държави, за които GTG има данни), и системата ще има информация за социални, здравни и безработнически осигуровки, прогресивна скала за подоходен данък, минимална заплата за региона и начин за кумулативно изчисляване от началото на годината. Всяко число показва източника на справка и годината на прилагане — Anh Dũng знае на какво се основава.

Вие виждате и можете сами да променяте всички числа. В настройките за заплати, той може да отвори всяка категория (процент, праг, стъпка, таван) и да я коригира според реалността на фирмата си; следващият период на заплати ще използва промените. Не сте доволни? Възстановете настройките по подразбиране с едно кликване, за да се върнете към стойностите, предоставени от GTG.

Всички промени имат следа. Кой е променил кой процент, от старата към новата стойност — всичко се записва. Това са данни, които влияят на реалните заплати, така че трябва да има одит.

Приключване на заплатите води до автоматично записване в счетоводството. Когато той финализира период на заплати, счетоводната операция за разходите за заплати се записва директно в главната книга (Дебит разходи за заплати / Кредит задължения към работници + всички удръжки), точно както се осчетоводява фактура — край на второто въвеждане.

Ключовият момент по отношение на отговорността: GTG не "потвърждава вместо" Anh Dũng едно законово число, оставяйки го да понесе последствията при грешка. GTG предоставя прозрачна, цитирана и променяема настройка по подразбиране — а той (или неговият счетоводител) е този, който преглежда, коригира и контролира крайните числа. Това е точно начинът, по който трябва да работи една професионална система за изчисляване на заплати: инструментът се грижи за изчисленията и записването, собственикът на бизнеса запазва правото на вземане на решения.

Резултатите, които получавате

По-малко грешки, по-малко загубено време: автоматично изчисляване на заплати + осигуровки + подоходен данък, приключване за няколко минути вместо два дни в Excel.

Спокойствие и контрол: виждате ясно всяко число от закона, знаете източника, можете да коригирате, когато законът се промени — без да чакате доставчика.

Одиторска следа: всички промени по процентите се записват, прозрачни за счетоводството и при данъчна проверка.

Без второ въвеждане: разходите за заплати автоматично се отразяват в главната книга по правилния сметкоплан, за правилния период.

Готови за разширяване: същата система за заплати, подходяща както за Виетнам, така и за други страни.

Разгледайте всички функции в статията Управление на персонал и заплати, или следвайте ръководството стъпка по стъпка за управление на персонал и заплати.