Представяне на функционалността
Една задача рядко е просто едно изречение „трябва да се направи“. „Подготовка за стартиране на продукт“ всъщност е десет малки задачи; „Финализиране на договор с клиент А“ включва обаждане, изпращане на оферта, насрочване на подписване. С плосък списък със задачи, вие или натъпквате всичко в един ред и забравяте докъде сте стигнали, или създавате десетки разпокъсани задачи, без да знаете коя към коя принадлежи. Комуникацията е разпръсната в чатове и имейли, а когато шефът попита „кой в момента е най-натоварен?“, вие само предполагате.
Това приключва от днес.
Управление на задачи 2.0 обединява всичко на едно място: всяка задача може да бъде разделена на подзадачи от две нива с автоматично натрупващ се прогрес, има чеклист, коментари и @споменавания на колеги директно в задачата, може да бъде свързана със сделки, продукти, поръчки, фактури, и има таб „Анализ“, който показва обема работа на всеки човек. Списъкът е преработен, оцветен според статуса и срока, така че да виждате веднага кои задачи са закъснели.
Проблеми, с които се сблъскват бизнесите
| Стар начин на работа | Последици |
|---|---|
| Плосък списък със задачи, без възможност за разделяне | Големите задачи са неясни, детайлите лесно се забравят |
| Не се знае докъде е свършена голяма задача | Отчитане на прогреса на база усещане, шефът не знае реалното състояние |
| Не се вижда кои задачи наближават крайния срок или вече са просрочени | Запомняне на крайните срокове по памет, лесно се пропускат срокове, без да се забележи |
| Комуникация по задачите е разпръсната в чат/имейл | Информацията се губи, заинтересованите страни не са уведомени |
| Не се знае кой носи най-много задачи | Неравномерно разпределение, претоварени хора, които мениджърът не забелязва |
Управление на задачи 2.0 превръща задачите в структурирано дърво от задачи, с цветово предупреждение за срокове, място за комуникация и прозрачни данни — всичко свързано с вашите бизнес данни.
Основни акценти
1. Подзадачи от две нива + автоматично натрупващ се прогрес
- Разделяне на задачи: разделете голяма задача на подзадачи (до две нива), всяка подзадача има отговорник, срок и статус.
- Автоматично изчисляване на прогреса: при завършване на подзадачите, прогресът на главната задача се натрупва автоматично — не е нужно да се въвежда % ръчно.
- Виждате веднага колко е останало: лентата за прогрес показва веднага докъде е стигнала голямата задача.
2. Чеклист при създаване на задача
- Дефиниране на стъпки от самото начало: добавете чеклист с необходимите стъпки веднага при създаване на задачата, без да се връщате да добавяте.
- Без пропускане на стъпки: всички необходими действия са на едно място и също допринасят за прогреса.
3. Завършването се записва от системата
- Надеждно време за завършване: статусът и времето за завършване се записват от сървъра, а не по часовника на индивидуалния компютър — консистентни данни при сравнение и отчитане.
4. Свързване със сделки, продукти, поръчки, фактури + 360-градусова активност
- Свързване със свързани обекти: свържете задачата със сделки, продукти, поръчки, фактури, за да знаете за коя възможност/поръчка служи тази задача.
- 360-градусова активност: лесна за четене времева линия, показваща всички събития около задачата — кой какво е направил и кога.
- Лесно проследяване: от сделка или поръчка виждате веднага свързаните задачи и техния статус.
5. Преработен списък — оцветяване според статус и срок + табло „Днес“
- Виждате статуса по цвета: За изпълнение, В процес, Завършена, Отказана — всеки статус има мек, лесен за четене нюанс.
- Предупреждение за срок директно в реда: задачите предстоящи са в кехлибарен цвят, задачите закъснели са в червен — поглеждайки списъка, веднага знаете кои задачи трябва да бъдат обработени първи.
- Табло „Днес“: директно в горната част има филтрирани списъци: „Закъснели · предстоящи днес · скоро предстоящи · висок приоритет · мои задачи“, кликнете и ще бъдете пренасочени към съответния филтриран списък.
💡 Нуждаете се от план за приоритизиране на деня? Кликнете „AI предложи“, за да може асистентът да подреди задачите, които трябва да бъдат свършени първо (функция, използваща кредити).
6. Коментари в задачата + @споменаване на колеги
- Комуникация директно в задачата: всички дискусии са до самата задача, не се губят в чат/имейл.
- @Споменаване на колеги: напишете
@и изберете човек от екипа; споменатите имена се показват в зелено за лесно виждане, а съответният човек получава известие в приложението. - Добавяне на имейл при нужда: активирайте опцията изпращане на имейл до споменатия човек, за да включите и хората, които са офлайн.
7. Табло за анализ на задачи — обем по човек
- Незабавен преглед: общ брой задачи, в процес, завършени, просрочени, процент завършени и процент навреме — с сравнение спрямо предходен период.
- Обем по човек: графиката показва кой колко задачи носи, кой има свободни — за навременно преразпределение.
- Кликнете върху човек: вижте в детайли какво работи този човек по различните задачи.
8. Одобрител и докладчик — вече поддържа множество одобрители, с време за стартиране и свързани лица
- Множество одобрители (Reviewers): задайте един или множество одобрители за задача, която изисква няколко стъпки на одобрение.
- Докладчик (Reporter): лицето, което създава/следи задачата, за да знае крайния резултат.
- Време за стартиране и свързани лица: задайте начална точка и добавете списък със свързани лица, за да следят прогреса.
9. Прикачване от Библиотеката и вмъкване на вътрешни връзки
- Прикачване от Библиотеката (Media Library): изберете вече налични файлове/изображения от цялото работно пространство, без да се налага да ги качвате отново от компютъра.
- Вмъкване на вътрешни връзки: бързо прикачете връзка към уебсайт, целева страница или публикация в работното пространство — без да поставяте URL ръчно.
10. Автоматизация на задачи — назначаване, промяна на статус, завършване, @споменавания по имейл
- Автоматично назначаване на задачи: процесът автоматично създава/назначава задачи на правилното лице при определено събитие (сделка преминава етап, нова поръчка...).
- Известие при промяна на статус / завършване: автоматично уведомява свързаните лица, когато задачата промени статус или бъде завършена.
- Имейл при @споменаване: активирайте, за да получават @споменатите хора и имейл — включване/изключване удобно в таб „Автоматизация“ на Задачата.
- Тези сценарии са в Каталога за Автоматизация (вижте статията Автоматизация).
Ползи за бизнеса
| Функционалност | Реални ползи за вас |
|---|---|
| Подзадачи + автоматично натрупващ се прогрес | Големите задачи са ясно разделени, прогресът е прозрачен, няма нужда от ръчно обновяване |
| Оцветен списък + табло „Днес“ | Виждате веднага задачи, които предстоят/закъсняват, започвате работния ден с правилния фокус |
| Коментари + @споменавания | Комуникация в рамките на задачата, правилните хора са уведомени — информацията не се губи |
| Анализ по човек | Виждате кой е претоварен, за навременно преразпределение |
| Множество одобрители / Докладчик | Ясни отговорности, множество стъпки на одобрение при нужда |
| Прикачване от Библиотеката + вътрешни връзки | Повторно използване на ресурси от работното пространство, без да напускате системата |
| Свързване със сделки/продукти/поръчки/фактури + 360-градусова активност | Всички задачи са свързани с бизнес данни, лесно проследяване |
| Автоматизация на задачи | Задачите не се губят, намалява ръчните напомняния |
За кого е подходящо?
- Търговски екипи, които управляват множество задачи около всяка сделка (обаждания, оферти, насрочване на подписване).
- Оперативни/проектни екипи, които се нуждаят от разделяне на големи задачи, комуникация директно в задачата и проследяване на реалния прогрес.
- Мениджъри, които се нуждаят от виждане на обема по човек и точен отчет за прогреса, вместо да питат всеки поотделно.
Как да започнете?
Отидете в CRM → Задачи, създайте задача, добавете чеклист и подзадачи, свържете я със съответната сделка/поръчка, след което опитайте да коментирате, като споменете колега, и отворете таб „Анализ“. Вижте ръководство стъпка по стъпка за Управление на задачи 2.0, за да следвате инструкциите, и разгледайте Автоматизация, за да накарате задачите да се изпълняват сами.
Безплатен пробен период — не се изисква кредитна карта.
