Proč podniky potřebují řídit přístup?Jakmile podnik začne růst, zvyšuje se počet zaměstnanců a oddělení a sdílení přístupu do CRM pro více lidí je nevyhnutelné. To však s sebou nese rizika: Data zákazníků jsou nesprávně upravena nebo smazána. Zaměstnanci mimo rozsah své práce mohou přistupovat k citlivým informacím. Landing page nebo marketingové kampaně jsou zveřejněny ve špatný čas. Stačí jedna nesprávná akce a může to mít velký dopad na celý systém. Proto vznikla funkce Access Level Control (řízení úrovně přístupu) v GTG CRM — pomůže vám detailně řídit „kdo co může dělat“ v systému, zajistit bezpečnost dat a hladký chod mezi odděleními. Významné funkce Access Level Control Přiřazení oprávnění podle rolí: Řízení oprávnění na základě pozice (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff…). Detailní až po jednotlivé akce: Možnost zapnout/vypnout oprávnění create, update, delete, publish, connect… v každém modulu. Zajištění bezpečnosti dat: Zaměstnanci provádějí akce pouze v povoleném rozsahu. Optimalizace interního workflow: Snížení chyb, zvýšení efektivity týmu. Výchozí role v GTG CRM GTG CRM nabízí přednastavené 3 standardní role, které pokrývají běžné provozní modely malých a středních podniků. 1. Administrator – Plná moc nad systémem Určeno pro majitele firmy nebo administrátory na vysoké úrovni. Administrator může provádět akce ve všech modulech, včetně: Landing Page: tvorba, aktualizace, klonování, publikování/zrušení publikování, smazání, úprava vlastních domén. Sociální sítě: tvorba, úprava, publikování/zrušení publikování, smazání, propojení účtů. Kampaně (Reklamy): tvorba, zobrazení, aktualizace, smazání, povolení/zakázání kampaní, propojení reklam. Zprávy: propojení/odpojení účtů, odesílání a zobrazení všech zpráv. Automatizované pracovní postupy (Automation Workflow): tvorba, zobrazení, aktualizace, smazání pracovních postupů. CRM: tvorba, aktualizace, import, přiřazení, zobrazení, smazání. Kontakty: zobrazení všech kontaktů v systému. E-mail: odesílání marketingových nebo interních e-mailů. Administrator má nejvyšší oprávnění, což zajišťuje komplexní kontrolu nad daty a konfigurací systému. 2. Marketing Manager – Správce marketingových kampaní Určeno pro osobu odpovědnou za veškeré marketingové a komunikační aktivity. Landing Page: tvorba, klonování, úprava, publikování/zrušení publikování, smazání. Sociální sítě: tvorba, aktualizace, publikování/zrušení publikování, smazání, zobrazení příspěvků. Kampaně (Reklamy): zobrazení, tvorba, aktualizace, smazání kampaní; povolení/zakázání. Zprávy: propojení/odpojení účtů, odesílání zpráv (nemá přístup k zobrazení všech zpráv). CRM: tvorba, aktualizace, přiřazení, import, smazání. E-mail: odesílání marketingových e-mailů. Rozdíl oproti Administratorovi: Nemá oprávnění k Automation Workflow a nemůže zobrazit všechny kontakty nebo zprávy. Tato role je vhodná pro koordinátora kampaní, zajišťuje, že marketingové aktivity probíhají podle plánu, aniž by ovlivnily ostatní části systému. 3. Marketing Staff – Vykonávání denní práce Vhodné pro marketingové pracovníky nebo interní spolupracovníky. Landing Page: tvorba, klonování, úprava (bez možnosti publikování/zrušení publikování nebo smazání). Sociální sítě: tvorba příspěvků, úprava, zobrazení příspěvků (bez možnosti publikování/zrušení publikování nebo smazání). Kampaně (Reklamy): zobrazení, tvorba, aktualizace kampaní (bez možnosti povolení/zakázání, bez možnosti smazání). Zprávy: pouze odesílání zpráv. CRM: tvorba, aktualizace, import, zobrazení. E-mail: odesílání marketingových e-mailů. Bez oprávnění ke smazání nebo hluboké administrace, aby se omezilo riziko chyb nebo změn důležitých dat. Vlastní role (Custom Roles) Kromě 3 výchozích rolí si můžete vytvořit vlastní role podle potřeb vašeho podniku. Každé oprávnění v GTG CRM lze flexibilně zapnout/vypnouttheo từng module.Ví dụ:Nhân viên CSKH chỉ cần quyền “Xem & Trả lời tin nhắn”.Cộng tác viên ngoài chỉ cần “Xem contact” và “Gửi email”, không cần quyền chỉnh sửa dữ liệu CRM.Các nhóm quyền có thể chỉnh bao gồm:Automation Workflow: create, view, update, delete.Landing Page: create, clone, publish/unpublish, delete.Social: connect, create, update, delete post.Messaging: connect/disconnect account, send/view messages.CRM: create, update, import, delete.Email: bật/tắt quyền gửi.Hướng dẫn tạo & gán quyền truy cậpBước 1: Truy cập cài đặt quyềnSau khi đăng nhập vào GTG CRM, vào Cài đặt → Phân quyền.Bạn sẽ thấy danh sách các vai trò (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff…).Bước 2: Tạo vai trò mớiNhấn Tạo → nhập tên vai trò và mô tả.Chọn từng quyền trong các module bạn muốn bật/tắt.Bước 3: Gán quyền cho thành viênNgay trong cùng mục Cài đặt, vào Quản lý người dùng. Tại đây bạn có thể thêm người dùng mới vào workspace của bạn, đối với những người dùng đã có sẵn, bạn có thể tùy chỉnh gán quyền cho họ ở mục Vai trò.Bạn có thể thay đổi role bất cứ lúc nào, mà không ảnh hưởng dữ liệu hiện có.Lợi ích cho SMEsKiểm soát chặt chẽ: tránh nhân viên vượt quyền hoặc chỉnh sai dữ liệu.Bảo mật dữ liệu: giới hạn quyền theo vai trò, tránh rò rỉ thông tin.Phối hợp hiệu quả: ai cũng biết rõ phạm vi công việc của mình.Dễ sử dụng: không cần kỹ thuật, chủ doanh nghiệp vẫn tự thiết lập được.Kết luậnAccess Level Control giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành chuyên nghiệp hơn — mọi thành viên chỉ làm đúng vai trò, dữ liệu luôn an toàn, và hệ thống hoạt động trơn tru.Từ admin đến nhân viên marketing, mỗi người đều có không gian làm việc riêng, vừa đủ quyền để hoàn thành công việc mà không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.Với GTG CRM, bạn không chỉ quản lý khách hàng — mà còn quản lý cả cách đội ngũ của mình vận hành.