Sản phẩm đang hết hàng, nhưng bạn biết một đợt hàng sẽ về sau vài tuần và đã có người hỏi mua. Hướng dẫn này đi qua trọn vòng đó trên website của chính bạn: bật đặt hàng trước cho một sản phẩm, nhận đơn và tiền cọc khi hàng chưa về, xác nhận chuyển khoản, giao cho người mua đang chờ khi hàng về, và xử lý khi có người hủy hoặc không trả nốt phần còn lại. Trong cả quá trình, số tồn kho trên hệ thống vẫn đúng.
Dành cho chủ shop hoặc người phụ trách bán hàng đã có website xuất bản trong GTG CRM. Có ba người tham gia: bạn (người thiết lập và giao hàng), người duyệt hoàn tiền do bạn chọn tên (nếu shop chỉ có mình bạn thì chọn chính bạn), và người mua, họ chỉ dùng website của shop, không cần tài khoản vào GTG CRM. Tính năng này dành cho website của shop bạn, không phải nút đặt trước của Shopee hay TikTok.
Sau hướng dẫn này bạn sẽ làm được gì
Bật đặt hàng trước cho một sản phẩm → người mua đặt và thanh toán trên website → bạn xác nhận khoản chuyển khoản đã vào tài khoản → hàng về, bạn xem trước rồi giao cho người mua đang chờ theo thứ tự → khi có người hủy hoặc không trả phần còn lại, bạn quyết định việc hoàn tiền hoặc giữ tiền cọc theo điều khoản của chính bạn.
Chuẩn bị trước
| # | Điều kiện | Vì sao cần |
|---|---|---|
| 1 | Website cửa hàng đã được xuất bản | Người mua đặt hàng trước trên website của bạn. Chưa xuất bản thì công tắc không bật được, và thẻ sẽ có nút Xuất bản website |
| 2 | Một hình thức thanh toán trả trước (thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản) | Đặt hàng trước chỉ nhận tiền trước theo hai cách này, không thu tiền khi giao hàng |
| 3 | Một dòng tồn kho của sản phẩm trong một kho, số lượng 0 cũng được | Phí giao hàng của người mua được tính từ kho này |
| 4 | Nội dung điều khoản và nội dung hoàn tiền do chính bạn viết (shop ở Việt Nam: điều khoản phải có bằng tiếng Việt) | Hệ thống không điền sẵn chữ nào. Người mua đọc và tích đồng ý đúng nội dung này khi đặt. Với shop ở Việt Nam, công tắc chưa bật được khi chưa có điều khoản tiếng Việt |
| 5 | Tên người duyệt hoàn tiền | Khi một đơn đã trả tiền bị hủy, việc hoàn tiền giao cho người này |
| 6 | Quyền sửa sản phẩm để thiết lập; quyền ghi nhận thanh toán đơn hàng để xác nhận chuyển khoản | Người chỉ có quyền xem sản phẩm đọc được thẻ nhưng không đổi được gì |
Krok 1 — Zapnutí předobjednávky pro jeden produkt
Předobjednávka se zapíná pro každý produkt zvlášť, výchozí stav je Vypnuto. Přepínač lze zapnout až poté, co zodpovíte všechny povinné položky, protože peníze přijaté před dodáním s sebou nesou rozhodnutí, která může učinit pouze majitel obchodu.
- Otevřete Prodej a CRM ▸ Katalog ▸ Centrum produktů, otevřete produkt, který chcete nejdříve prodávat, abyste jej upravili, a vyberte kartu Informace o prodeji.
- Najděte kartu Předobjednávka na vašem webu. Pod řádkem „Aby se zapnula, udělejte následující položky (každý řádek má vlastní tlačítko)“ je seznam chybějících položek. Plňte je postupně tlačítkem u příslušného řádku. Názvy položek se mohou mírně lišit, řiďte se proto řádky, které karta zobrazuje. Karta nyní vyžaduje: Znění podmínek (výchozí jazyk); u obchodu ve Vietnamu přidejte také řádek „Podmínky v …“ s názvem jazyka (vietnamština), protože podmínky musí být ve vietnamštině, aby šlo předobjednávku zapnout; Text o vrácení peněz (potřebný pro plnou platbu i pro zálohu); Kdo schvaluje vrácení peněz; Potvrzuji, že jsem zkontroloval(a), jak se eviduje přijatá platba před odesláním zboží (větu napíšete sami, ukládá se spolu se jménem a časem); Rozhodnutí o DPH tohoto produktu (zvolíte sami v poli DPH produktu); Jeden sklad obsahuje tento produkt (řádek skladových zásob); Web obchodu je publikován; Jedna forma platby předem; dvě pole Množství, které přijmete a Očekávaně od (každé pole má vlastní tlačítko pro uložení, viz další krok).
Karta obsahuje také blok Prodejní podmínky, které na vašem trhu obvykle obsahují: seznam připomínek, který zahrnuje dobu doručení, způsob platby a vrácení peněz, výměnu a vrácení zboží s lhůtami a stranou, která hradí poplatky, limity množství, způsob reklamace a platnost slevy. Je to pouze připomínka, abyste si mohli ověřit své podmínky: do vašeho textu se tím nic nepřidává a žádná položka není pro zapnutí povinná.
✅ Očekávaný výsledek: každý splněný řádek zmizí ze seznamu; když seznam zmizí úplně, přepínač je možné zapnout.
- Nastavte Množství, které přijmete (součet všech variant) (celkový počet kusů, které přijmete; nepřijímejte více než toto číslo) a Očekávaně od (datum očekávaného příjmu zboží, např. 15. 12. 2026), každé pole uložte zvlášť. Tato dvě pole jsou v seznamu úkolů: přepínač nejde zapnout, dokud chybí. Přepněte přepínač na Zapnuto a dále nastavte: Držet nezaplacenou objednávku po dobu (hodiny, max. 72) (pokud zákazník nezaplatí včas, objednávka se automaticky zruší a množství se vrátí jiným zákazníkům; systém odmítne hodnoty vyšší než 72); Maximum na objednávku; Zákazník může zrušit, vyberte Jen po kontaktu s obchodem (výchozí) nebo Dokud mu zboží není doručeno.
- V části Platba vyberte Zaplatit ihned celou částku nebo Zaplatit zálohu ihned, zbytek později.
✅ Očekávaný výsledek: karta zobrazuje přepínač Zapnuto spolu s parametry, které jste nastavili. Každá změna se zapíše do seznamu aktivit produktu spolu se jménem osoby, která ji provedla.
Pokud zvolíte zálohu, nastavte pro produkt pravidlo:
- Zvolte Pevná částka, nebo Procento z ceny s Minimální částkou (nepovinné).
- Nastavte Lhůtu pro doplacení zbytku (dny, max. 7): zadáte sami počet dnů od 1 do 7, žádný počet dnů není předvyplněn.
- Vlastními slovy napište, co se stane s první platbou, pokud bude objednávka zrušena. Text není předvyplněn. Zákazník jej vidí ještě před objednáním.
U formy zálohy musí karta mít všechny tři položky (pravidla zálohy, počet dnů pro doplacení zbytku a text o první platbě), aby šla zapnout nebo uložit. Řádek hned pod vstupním polem se počítá automaticky a pomáhá vám: "U tohoto produktu zákazník zaplatí … hned a … později." Příklad: produkt za 1 500 000 ₫, pevná záloha 300 000 ₫, zákazník zaplatí 300 000 ₫ hned a 1 200 000 ₫ později. Produkt za 2 000 000 ₫, záloha 15 % s minimem 500 000 ₫: 15 % je jen 300 000 ₫, takže zákazník zaplatí 500 000 ₫ hned (zvýšeno na minimum) a 1 500 000 ₫ později. Záloha nikdy nepřesáhne cenu: pokud je pevná částka vyšší než cena, kupující zaplatí celou cenu hned. Zůstatek, který kupující vidí v kroku platby, je skutečný zůstatek objednávky. Po volbě způsobu doručení už zahrnuje poplatek za doručení, takže může být vyšší než částka vypočítaná na tomto řádku.
✅ Očekávaný výsledek: automaticky spočítaný řádek odpovídá částce, kterou jste čekali. Pokud ne, opravte pravidla dříve, než produkt otevřete k prodeji.
💡 Tip: pravidla zálohy a text o vrácení peněz čte zákazník nejpozorněji. Pište je větami, které byste v případě potřeby řekli zákazníkovi přímo ve zprávě, a pak si sami vytvořte zkušební objednávku, abyste viděli, jak je zákazníci čtou.
Krok 2 — Jak zákazník vidí předobjednávku na webu
Než zákazníky informujete, postavte se na jejich stranu a zjistěte, co vidí.
- Otevřete stránku produktu na webu obchodu (nejlépe v anonymním okně). Stránka zobrazí Předobjednávka, očekáváno od s datem a cenou a také tlačítko pro přidání do košíku. Stránka nikde neuvádí "vyprodáno" a nikdy neukáže maximální počet kusů, který můžete přijmout. Jakmile je počet přijatých kusů naplněn nebo předobjednávky vypnete, stránka produktu i seznam se vrátí do stavu běžného vyprodaného produktu. Zákazník, který má produkt už v košíku, bude při objednávce upozorněn, že předobjednávkové místo je obsazeno, a dostane kontakt na obchod.
- Přidejte do košíku a přejděte k platbě. Blok Podmínky předobjednávky obsahuje: tlačítko Přečíst podmínky obchodu (podmínky se otevřou přímo na místě), zaškrtávací políčko Přečetl/a jsem podmínky obchodu (dokud není zaškrtnuté, tlačítko objednat nejde stisknout), položku Vaše platba (kolik zaplatíte hned a kolik později) a Pravidla vrácení peněz obchodu (přesné znění, které jste napsali v kroku 1). Je možná pouze platba online nebo bankovním převodem, platba na dobírku není k dispozici. Systém zaznamenává verzi podmínek, kterou zákazník při objednávce přijal.
- Po objednání zákazník uvidí stránku objednávky se stavem Čeká se na zboží, očekáváno od s datem a Zaplaceno. U objednávky se zálohou se navíc zobrazí Zbývá zaplatit později. Zbývá k úhradě se ukáže až poté, co zboží odešle obchod (krok 4). Pokud zrušení objednávky umožňujete jen po kontaktu s obchodem, stránka zobrazí Pro zrušení objednávky prosím kontaktujte obchod.
- Na vaší straně otevřete Provoz ▸ Obchod ▸ Prodejní objednávky. Nová objednávka má stav Předobjednávka (po najetí myší se zobrazí „Čeká se na příjem zboží. Bude odeslána, až ji předáte čekajícímu kupujícímu.“).
- Otevřete poslední kartu, Předobjednávka. U každého produktu a varianty uvidíte Čeká se, Zaplaceno (záloha se také počítá jako zaplaceno), Nezaplaceno, Ještě je třeba objednat a Skladem. Ještě je třeba objednat je počet kusů, které ještě musíte objednat u dodavatele. Pokud chcete tento přehled použít k objednávce, klikněte na Stáhnout .xlsx.
✅ Očekávaný výsledek: testovací objednávka se nachází v Předobjednávce a skladové množství produktu se nezměnilo: stav na skladě, rezervované množství i množství k prodeji zůstávají stejné jako předtím, protože předobjednávky se evidují odděleně a nejsou to zboží na skladě. Objednávky, které nebyly zaplaceny, se po vypršení doby rezervace automaticky zruší a množství se uvolní pro ostatní zákazníky. To platí i pro objednávky s platbou převodem: potvrďte přijetí peněz (Krok 3) dříve, než rezervace vyprší. Pokud košík obsahuje jak zboží skladem, tak předobjednané zboží, zůstane to jedna objednávka s poznámkou, že zboží skladem bude odesláno spolu s předobjednaným, a kupující může položku předobjednávky odebrat, aby dostal zbytek ihned.
Krok 3 — Potvrzení platby převodem
Kupující, kteří platí převodem, posílají peníze na bankovní účet obchodu, který systém nevidí. Proto přijetí peněz potvrzujete vy sami. Objednávky zaplacené přes platební bránu, která dokáže platbu potvrdit, se potvrzují automaticky a není třeba nic klikat.
- Na kartě Předobjednávka najděte řádek nezaplacené objednávky kupujícího (například kupující si objednal 2 kusy v celkové hodnotě 300 000 ₫) a klikněte na Potvrdit přijetí platby převodem.
- Otevřete aplikaci své banky a pokračujte, až když vidíte peníze na účtu. Dialogové okno vám to připomene.
- Vyplňte Přijatou částku (ve výchozím nastavení je to částka, která se musí zaplatit hned, a nesmí přesáhnout celkovou hodnotu objednávky), Datum připsání peněz na účet (výchozí je dnešní datum, nesmí být v budoucnosti) a Text platby (nepovinné).
- Klikněte na Potvrdit přijetí peněz.
✅ Očekávaný výsledek: objednávka se eviduje jako zaplacená (nebo jako přijatá záloha) a je připravena k odeslání podle pořadí. Pokud jste tuto platbu již dříve zapsali ručně, systém ji převezme a nezapočítá ji dvakrát. Seznam aktivit objednávky zaznamená, kdo platbu potvrdil, jakou částku a k jakému datu.
Krok 4 — Až zboží dorazí: kontrola a odeslání čekajícím kupujícím
- Sklad nhận hàng xong, hệ thống báo có bao nhiêu đơn đã thanh toán đang chờ đợt hàng này, kèm liên kết Otevřít předobjednávky. Klikněte na něj nebo znovu otevřete záložku Předobjednávky.
- Sekce Náhled produktu je k dispozici, jakmile zboží dorazí: systém vypíše, co se stane, nic se přitom nemění. Pořadí je nejstarší zaplacená objednávka se doručí první. Nezaplacené objednávky se nikdy nepočítají. Pokud je některá objednávka větší než zbývající množství, vydávání se zastaví přímo u této objednávky, aby nikdo nebyl omylem přeskočen; nepoužitá množství zůstanou volná.
- Pokud to dává smysl, klikněte na Doručit čekajícím zákazníkům, znovu si přečtěte otázku „Doručit {n} jednotek {m} čekajícím objednávkám?“ a klikněte na Ano, doručit.
✅ Očekávaný výsledek: výsledek se čte po jednotlivých objednávkách: Doručeno, Přeskočeno: nezaplaceno nebo Zastaveno: překročen zbývající počet, spolu s počtem jednotek Stále čeká. Objednávky, které zatím nemají sklad pro vyzvednutí, mají stav Přeskočeno: bez skladu (v náhledu: „sklad nevybrán, bude přeskočeno“), proto zboží naskladněte do stejného skladu, odkud si objednávky vyzvedávají. Kliknutí znovu hned poté nic nezmění. Doručené objednávky zmizí z Předobjednávek, množství se na skladě skutečně odečte a objednávka pokračuje jako každá objednávka z webu: vyskladníte ji a předáte dopravci.
U objednávek se zálohou: po doručení dostane zákazník e-mail, že zbývá doplatit, a stránka objednávky zobrazí Doplatit zbytek. Lhůta k platbě je počet dní, který jste nastavili v kroku 1 (nejvýše 7 dní).
Pokud zboží ještě nedorazilo: klikněte na Přesunout termín, tlačítko otevře kartu produktu u pole Předpokládaně od. Zadejte nové datum a uložte jej, čímž změníte termín pro čekající zákazníky. Zákazníci dostanou informaci o novém termínu až poté, co schválíte zprávu v Úkolech, a to probíhá přes výchozí automatizační šablonu, která je vypnutá (viz část Poznámky). Dokud je šablona vypnutá, systém nikoho sám neinformuje a zákazníka informujete sami. E-mail o novém termínu zákazníkovi také vysvětluje, jak může požádat o zrušení, pokud mu nový termín nevyhovuje (tlačítko zrušení, pokud jste mu v kroku 1 umožnili zrušit objednávku samostatně, jinak kontaktuje obchod), a připomíná, že o vrácení peněz rozhoduje obchod podle podmínek, které zákazník přijal, a žádná částka se nevrací automaticky.
Krok 5 — Když zákazník zruší nebo nedoplatí zbytek
Systém nevrací peníze automaticky a záloha se automaticky nezadržuje. Vytvoří úkol pro osobu, kterou jste vybrali, a ta zaznamená své rozhodnutí. E-mail zákazníkovi i název úkolu označují přijatou částku jako první platbu, ať už jde o plnou úhradu, nebo o zálohu.
5a. Zaplacená objednávka zrušena. Ve výchozím nastavení zákazník kontaktuje obchod a vy kliknete na Zrušit na stránce objednávky (jedno kliknutí zruší objednávku, žádné potvrzovací okno se neobjeví). Množství se vrátí na sklad. Pokud zákazník zaplatil, schvalovatel vrácení peněz uvidí v Úkolech úkol s názvem „Předobjednávka {číslo objednávky}: vrácení peněz zákazníkovi“. Po otevření obsahuje blok Zaplacená předobjednávka byla zrušena se zákazníkem, objednávkou, zaplacenou částkou a vaším zněním o vrácení (pouze pro čtení).
- Klikněte na Otevřít akci Vrácení peněz objednávky.
- Nejprve vraťte peníze kupujícímu přes svůj kanál (převodem zpět, nebo jiným způsobem), poté klikněte na Vráceno u objednávky, aby se záznam zapsal do účetnictví. Vráceno v GTG CRM pouze zaznamená vrácenou částku do účetnictví, peníze za vás nepřevádí.
- Vraťte se k úkolu, zaškrtněte Vrátil(a) jsem peníze a klikněte na Zaznamenat moje rozhodnutí.
✅ Očekávaný výsledek: vaše rozhodnutí je zaznamenáno. Pokud to nikdo neudělá, úkol je eskalován (předán výše) k datu uvedenému přímo na úkolu. Tento úkol běží i tehdy, když jste sekci Automatizace nikdy neotevřeli.
5b. Kupující si objednávku zruší sám. Nastává pouze tehdy, když v Kroku 1 zvolíte Až do doručení zboží jim, a jen do chvíle, kdy u dané objednávky v Kroku 4 kliknete na Doručit čekajícímu kupujícímu. Na stránce jejich objednávky je sekce Zrušit moji předobjednávku s vaším obsahem vrácení peněz přímo nad tlačítkem. Odkaz lze použít jednou. Po zrušení kupující uvidí „Vaše předobjednávka byla zrušena. Obchodu bylo nařízeno vrátit zaplacenou částku.“ a výše uvedený úkol na vrácení peněz se pro vás vytvoří. Pokračujte stejně jako u 5a.
5c. Zálohová objednávka bez doplacení. Pokud po vypršení lhůty, kterou jste nastavili, nebyla doplacena zbývající část, objednávka se zruší automaticky a množství se vrátí na sklad. Schvalovatel vrácení peněz dostane úkol Zrušená předobjednávka se zálohou. Rozhodněte o naložení se zálohou. (pokud to nikdo nevyřeší, úkol je eskalován na majitele obchodu) se dvěma možnostmi: Vrátil(a) jsem peníze nebo Nevracím (moje rozhodnutí). Žádná možnost není předvybrána. V seznamu Úkolů se tento úkol jmenuje „Předobjednávka {číslo objednávky}: rozhodnutí o první platbě“. Úkol zobrazuje přesné znění podmínky, kterou kupující při objednávce odsouhlasil. Vyberte jednu možnost a zaznamenejte ji.
✅ Očekávaný výsledek: rozhodnutí je zapsáno jako rozhodnutí osoby, která ho zaznamenala, včetně času. Porovnejte ho s podmínkami, které jste napsali v Kroku 1. GTG CRM nedokáže posoudit, zda je nevrácení peněz platné: zeptejte se svého poradce na aktuální pravidla ve vaší zemi.
Přehledová tabulka očekávaných výsledků
| Thao tác | Kết quả bạn sẽ thấy |
|---|---|
| Mở thẻ khi chưa làm đủ các mục | Danh sách "Để bật, hãy làm các mục sau", công tắc chưa bật được |
| Làm xong mọi mục rồi gạt sang Bật | Hiện các thông số: số lượng nhận, ngày dự kiến, giờ giữ đơn, tối đa mỗi đơn, thanh toán, quyền hủy |
| Nhập giờ giữ đơn lớn hơn 72 | Hệ thống từ chối |
| Chọn đặt cọc, giá 1.500.000 ₫, cọc cố định 300.000 ₫ | "Với sản phẩm này, khách trả 300.000 ₫ ngay và 1.200.000 ₫ sau." |
| Xem trang sản phẩm trên website | "Předobjednávka, očekáváno od …", không có chữ hết hàng, không có số tối đa |
| Số lượng nhận đã đầy, hoặc tắt đặt hàng trước | Trang như một sản phẩm hết hàng bình thường |
| Người mua chưa tích ô điều khoản | Nút đặt hàng chưa bấm được |
| Người mua đặt xong | Đơn ở trạng thái Đặt hàng trước, số tồn kho không đổi |
| Bấm Xác nhận đã nhận tiền | Đơn tính là đã thanh toán (hoặc đã nhận cọc); nhật ký ghi người, số tiền, ngày |
| Mở tab Đặt hàng trước khi hàng về | Phần Xem trước liệt kê điều sẽ xảy ra, chưa đổi gì |
| Bấm Có, giao | Đã giao, Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, kèm Vẫn đang chờ; bấm lại thì không đổi gì |
| Bấm Dời ngày | Ngày dự kiến đổi; người mua chỉ được báo sau khi bạn duyệt tin nhắn trong Nhiệm vụ (mẫu tự động hóa mặc định tắt) |
| Hủy một đơn đã trả tiền | Nhiệm vụ "Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy" cho người duyệt hoàn tiền |
| Đơn cọc quá hạn trả phần còn lại | Đơn tự hủy, nhiệm vụ quyết định tiền cọc xuất hiện |
Poznámky
- Oprávnění srozumitelně: změna karty předobjednávky vyžaduje oprávnění upravovat produkt; pouhé zobrazení karty vyžaduje oprávnění zobrazit produkt. Tlačítko potvrzení převodu se zobrazuje pouze uživatelům s oprávněním zaznamenávat platby objednávek; schvalovatel vrácení peněz potřebuje toto oprávnění také, aby mohl zaznamenat své rozhodnutí. Doručení a přesun termínu vyžadují oprávnění upravovat objednávky. Automatizovaný proces, integrace ani AI asistent nemohou potvrdit převod: zda peníze dorazily, musí potvrdit člověk.
- Nic se nevrací ani nezadržuje automaticky. Vrácení peněz i zadržení zálohy jsou rozhodnutí vaše a zaznamenávají se jako vaše rozhodnutí. Vrácení peněz v GTG CRM se pouze eviduje v účetnictví; peníze se nepřevádějí.
- Při doručení se nevybírají peníze. Předobjednávky přijímají pouze online platby nebo bankovní převod.
- Podmínky, znění vrácení peněz, pravidla záloh, DPH a způsob účtování přijatých předplatných určujete vy. Systém nic nevyplňuje předem, nenavrhuje výchozí hodnoty a nedeklaruje, co je platné. Účtování a daňové povinnosti u přijatých předplatných se liší podle obchodu a země; ověřte je s vaším účetním.
- Očekávaný termín je váš odhad, nikoli slib systému. Můžete jej přesunout a zákazník dostane oznámení až poté, co jej schválíte.
- Existují tři volitelné automatizační šablony (schválení při příjmu zboží, úkol vrácení peněz, oznámení o změně termínu), všechny jsou ve výchozím nastavení vypnuté; záložka Předobjednávky na ně odkazuje. Úkol vrácení peněz a rozhodnutí o záloze v kroku 5 běží i tehdy, když jsou všechny vypnuté.
- Doporučení: předobjednávky, které ještě čekají na příjem zboží, nevytvářejí provizi za doporučení. Více viz Program doporučení zákazníků.
- Předobjednávky se týkají pouze webu, který publikujete vy. Shopee a TikTok mají vlastní přepínače předobjednávek; to je jiná záležitost.
