Máte ve Excelu starý seznam zákazníků, několik set nebo několik tisíc řádků nasbíraných za mnoho let prodeje. Na konci roku chcete poslat nabídku. Než kliknete na odeslat, zkuste si odpovědět na jednu otázku: kdo z těchto lidí vám souhlasil s přijímáním vaší nabídky, kde a kdy souhlasil a kde je důkaz? Soubor obsahuje jen jméno, telefonní číslo a e-mail. Sloupec, který by na tuto otázku odpovídal, v něm není.
Ve Vietnamu upravuje reklamu e-mailem a SMS vyhláška Nghị định 91/2020/NĐ-CP. Ta vyžaduje, aby inzerent posílal sdělení jen tomu, kdo mu předem vyjádřil souhlas, a aby uměl tento souhlas prokázat, když se ho někdo zeptá. E-mailová adresa uložená v seznamu zákazníků ještě není souhlas. Můžete si pamatovat, že se někdo zaregistroval na webu a jiný nechal vizitku na veletrhu, ale když přijde řada na důkaz, paměť důkazem není. (Jde o obecný popis, nejde o právní poradenství.)
GTG CRM pozastaví nabídky, dokud někdo nezaznamená souhlas
Ve Vietnamu se koncoroční nabídka dostane jen k lidem, jejichž souhlas byl zaznamenán. Když se někdo zeptá „Kdy, kde a na základě čeho tento zákazník souhlasil?“, otevřete kontakt a odpověď uvidíte na jedné obrazovce, místo abyste hledali v souboru Excel.
Pokud vaše firma sídlí ve státě, který vyžaduje předchozí souhlas (v tomto článku je to Vietnam), GTG CRM neodešle e-mailový marketing, SMS ani chatovou zprávu kontaktu, dokud někdo z vaší firmy nezaznamená, že kontakt souhlasil. Nemusíte si nic zapínat ani hlídat jednotlivé odesílání: kontrola probíhá před každou marketingovou zprávou, od e-mailové kampaně až po postupy v části Automatizace.
Uvedete tři údaje a zaškrtnete jedno potvrzení:
- Kde zákazník souhlasil s přijímáním vaší nabídky?: formulář na webu, osobně, papírový formulář, odpověď e-mailem, na akci, telefonicky nebo jiným způsobem.
- Důkaz, který uchovávate, a místo jeho uložení, například „Export seznamu registrací z mého formuláře, uložený na Google Drive“.
- Datum, kdy souhlas vznikl nebo dříve: den, kdy zákazník souhlasil, nesmí být v budoucnosti.
Potvrzení zní: Moje firma tento souhlas uchovává a na požádání jej může předložit.
GTG CRM uloží tuto výpověď na jméno osoby, která ji zaznamenala, spolu s časem zaznamenání. GTG CRM neukládá kopii vašeho důkazu a neověřuje ji: důkaz zůstává tam, kde jste ho uložili. Proto zaškrtněte potvrzení, jen pokud ho skutečně máte.
Tři způsoby zaznamenání podle počtu zákazníků
Jeden zákazník: přímo na stránce kontaktu
Přejděte do Prodej & CRM → Kontakty, otevřete zákazníka a na kartě Přehled sjeďte na konec k sekci Souhlas s marketingem. U zákazníka bez záznamu se zobrazí Souhlas nebyl zaznamenán a tlačítko Zaznamenat souhlas. Vyplňte tři pole, zaškrtněte potvrzení a uložte. Sekce se změní na Souhlas zaznamenán a zobrazí jméno osoby, která ho zaznamenala, datum, místo souhlasu a důkaz. Na kartě Aktivita u zákazníka přibyde řádek, který to zaznamenává.
Celý seznam: vyberte a zaznamenejte najednou
V seznamu kontaktů otevřete filtr Souhlas s marketingem a vyberte Nezaznamenáno, abyste viděli, kdo ještě nemá záznam. Sloupec Souhlas s marketingem vám také ukáže stav u každé osoby. Vyberte lidi, u kterých máte skutečný souhlas, a klikněte na Zaznamenat souhlas. Okno ukáže počet vybraných kontaktů před uložením a poté oznámí výsledek: kolik lidí dostalo záznam, kolik zůstalo beze změny, protože záznam už měli dříve, a kolik bylo vynecháno, protože odmítli marketing.
Při importu souboru: jedno zaškrtávací políčko
V kroku Kontrola obrazovky Import dat je rámeček Souhlas s marketingem pro tento soubor (volitelný) s políčkem Všichni lidé v tomto souboru souhlasí s přijímáním nabídek mé firmy. Zaškrtněte toto políčko, vyplňte tři údaje jako výše a každý importovaný kontakt bude mít záznam souhlasu na vaše jméno. Pokud políčko nezaškrtnete, seznam se importuje, ale kontakty budou ve stavu Souhlas dosud nezaznamenán.
Pokud přiřadíte sloupec souboru (například sloupec "Souhlas") k poli souhlasu, GTG CRM tento sloupec k zaznamenání nepoužije: sloupec bude přeskočen a závěrečná obrazovka uvede, který to je. Sloupec, který není přiřazen, se neimportuje. Závěrečná obrazovka také ukáže Souhlas zaznamenán pro N z M kontaktů; zbytek tvoří lidé, kteří odmítli přijímat nabídky, už měli záznam, nebo nebyli importováni.
Před odesláním e-mailové kampaně víte, kdo má záznam souhlasu a kdo ne
Ve Vietnamu se každá nabídka dostane pouze k lidem, jejichž souhlas byl zaznamenán. U e-mailové kampaně vidíte počet zadržených osob hned před kliknutím na odeslání, ne až poté, co už vše odešlo.
Při odeslání e-mailové kampaně krok Nastavení předem uvede: Kontakty přeskočeny, protože souhlas není zaznamenán: 1 z 2, s větou "Pokud ho máte, nejprve pro ně zaznamenejte souhlas a budou zahrnuti" a odkazem Zaznamenat souhlas, který otevře přesně to okno pro vybrané lidi. Tlačítko Odeslat není blokováno: ostatní stále dostanou e-mail.
Každý zadržený kontakt má řádek v záložce Aktivita. Majitel účtu dostane jednou denně oznámení, že některá nabídka nebyla odeslána, s uvedením pouze data, bez jmen. U procesu v části Automatizace je krok odeslání e-mailu přeskočen a historie běhu procesu zaznamená důvod; proces nehlásí chybu. Zadržená nabídka se neuchovává a neodešle se později sama: po zaznamenání souhlasu ji další odeslání doručí danému kontaktu, a nabídku, kterou jste zmeškali, pošlete znovu sami.
Kdo může být zaznamenán a co GTG CRM nedělá
- Pouze osoba s oprávněním zaznamenat souhlas může souhlas zaznamenat. Obchodní zástupce bez tohoto oprávnění vidí stav kontaktu, ale tlačítka jsou neaktivní a zobrazí se zpráva „Požádejte správce, aby zaznamenal souhlas.“ Žádný automatizovaný proces souhlas zaznamenat nemůže: je to rozhodnutí člověka.
- Kdo odmítl přijímat, vám nikdy nepošle marketingové e-maily. Žádný záznam souhlasu tuto žádost nepřepíše a při hromadném zaznamenávání budou tito lidé přeskočeni.
- Chybný záznam lze opravit. Můžete Nahradit záznam přesnějším důkazem nebo Smazat záznam. Původní záznam zůstane v historii. Smazání záznamu neznamená, že se kontakt stane odmítajícím: nabídky pro tento kontakt se jen znovu zastaví.
- GTG CRM neposkytuje právní poradenství. Záznam je prohlášením vaší firmy. GTG CRM neověřuje důkazy a zaznamenání samo o sobě neučiní seznam platným. Pokud si potřebujete být jisti, že váš seznam splňuje podmínky, obraťte se na svého právního experta.
Začněte se souborem, který již máte: nahrajte jej do GTG CRM, filtrujte podle Nezaznamenáno, abyste hned viděli, kolik kontaktů nemá záznam, a poté zaznamenejte souhlas pro skupinu, která skutečně souhlas udělila. Zbytek seznamu zůstane zachován, jen nebude dostávat nabídky, dokud nebudete moci doložit, že souhlas udělili a kdy a kde.
Bezplatná zkušební verze — kreditní karta není potřeba.
