Predstavenie funkcie
Jedna úloha zriedka býva len jednou položkou „potrebné urobiť“. „Príprava uvedenia produktu na trh“ je v skutočnosti desať malých úloh; „Uzavretie zmluvy s klientom A“ zahŕňa telefonát, zaslanie cenovej ponuky, dohodnutie podpisu. S plochým zoznamom úloh buď nahádžete všetko do jedného riadku a zabudnete, kde ste, alebo vytvoríte desiatky samostatných úloh, ktoré nedokážete zaradiť. Komunikácia je roztrúsená po chate a e-mailoch a keď sa šéf spýta „kto má najviac práce?“, len hádate.
To dnes končí.
Správa úloh 2.0 zhromažďuje všetko na jedno miesto: každá úloha môže byť rozdelená na dvojúrovňové podúlohy s automatickým sčítaním postupu, má kontrolný zoznam, komentáre a @mená spoluhráčov priamo v úlohe, dá sa pripojiť k obchodom, produktom, objednávkam, faktúram a má záložku Analýza, ktorá zobrazuje záťaž práce každého jednotlivca. Zoznam bol redizajnovaný, farebne označený podľa stavu a termínu, aby ste na prvý pohľad videli, ktorá úloha je oneskorená.
Problémy, ktorým čelia firmy
| Starý prístup | Dôsledky |
|---|---|
| Plochý zoznam úloh, nedá sa rozdeliť | Veľká úloha v nejasnom riadku, ľahko zabudnuteľné detaily |
| Neviete, aká časť veľkej úlohy je hotová | Hlásenie postupu na základe pocitu, šéf nemá prehľad o realite |
| Nevidíte, ktoré úlohy sa blížia alebo už prekročili termín | Pamätanie si termínov nazpamäť, ľahko sa úloha oneskorí bez toho, aby ste si to všimli |
| Komunikácia o úlohách rozptýlená na chate/e-maile | Stratené informácie, zainteresované osoby nie sú informované |
| Neviete, kto má najviac práce | Nerovnomerné rozdelenie, preťažený jednotlivec, ktorého manažér nevidí |
Správa úloh 2.0 premieňa úlohy na štruktúrovaný strom úloh, s farebnými upozorneniami na termíny, priestorom na komunikáciu a transparentnými údajmi — všetko pevne spojené s vašimi obchodnými údajmi.
Hlavné body
1. Dvojúrovňové podúlohy + automatické sčítanie postupu
- Rozdelenie úloh: rozdeľte veľkú úlohu na podúlohy (až dve úrovne), každá podúloha má vlastného zodpovedného, termín a stav.
- Automatický výpočet postupu: po dokončení podúloh sa postup materskej úlohy automaticky sčíta — nie je potrebné manuálne aktualizovať %.
- Na prvý pohľad vidíte, koľko zostáva: ukazovateľ postupu okamžite zobrazí, ako ďaleko je veľká úloha.
2. Kontrolný zoznam pri vytváraní úlohy
- Začnite s položkami od začiatku: pridajte kontrolný zoznam krokov hneď pri vytváraní úlohy, nie je potrebné sa vracať a dopĺňať.
- Žiadny vynechaný krok: všetky potrebné kroky sú na jednom mieste a prispievajú k postupu.
3. Dokončenie zaznamenané systémom
- Spoľahlivý čas dokončenia: stav a čas dokončenia zaznamenáva server, nie hodiny osobného počítača — konzistentné údaje pri porovnávaní a reportovaní.
4. Pripojenie k obchodom, produktom, objednávkam, faktúram + Aktivita 360
- Prepojenie súvisiacich objektov: pripojte úlohu k obchodu, produktu, objednávke, faktúre, aby ste vedeli, ktorú príležitosť/objednávku táto úloha obsluhuje.
- Aktivita 360: ľahko čitateľná časová os zobrazujúca všetky udalosti týkajúce sa úlohy — kto, čo a kedy urobil.
- Jednoduché sledovanie: z obchodu alebo objednávky okamžite uvidíte súvisiace úlohy a ich stav.
5. Redizajnovaný zoznam — farebné označenie podľa stavu a termínu + tabuľka „Dnes“
- Farba okamžite zobrazuje stav: Čaká sa, Prebieha, Hotovo, Zrušené — každý stav má jemný, ľahko čitateľný odtieň.
- Upozornenie na termín priamo na riadku: úlohy, ktorých termín sa blíži, sú označené jantárovo, prekročené termíny sú označené červeno — na prvý pohľad vidíte, ktoré úlohy treba riešiť prednostne.
- Tabuľka „Dnes“: priamo na vrchu stránky sú zoskupené „prekročené termíny · termíny dnes · blízke termíny · vysoká priorita · moje úlohy“, kliknutím prejdete na príslušný filtrovaný zoznam.
💡 Potrebujete plán priority na deň? Kliknite na „AI Navrhni“ a asistent vám zoradí úlohy, ktoré by ste mali vykonať ako prvé (funkcia používa kredity).
6. Komentáre v rámci úlohy + @mená spoluhráčov
- Diskusia priamo v úlohe: všetky diskusie sú umiestnené priamo pri úlohe, nie sú stratené na chate/e-maile.
- @Mená spoluhráčov: zadajte
@a vyberte osobu zo skupiny; spomenuté meno je zvýraznené na zeleno, ľahko viditeľné, a daná osoba okamžite dostane notifikáciu v aplikácii. - Pridajte e-mail podľa potreby: zapnite možnosť odoslať e-mail osobe, ktorá je spomenutá, aby ste zapojili aj offline osoby.
7. Tabuľa analýzy úloh — záťaž práce podľa jednotlivca
- Okamžitý prehľad: celkový počet úloh, prebiehajúce, dokončené, oneskorené, miera dokončenia a miera včasného dokončenia — spolu s porovnaním s predchádzajúcim obdobím.
- Záťaž práce podľa jednotlivca: graf zobrazuje, kto má najviac práce, kto má voľno — včasné prerozdelenie.
- Kliknite na jednotlivca: prezrite si podrobne, na čom daná osoba pracuje na rôznych úlohách.
8. Schvaľovateľ a Reportér — teraz s podporou viacerých schvaľovateľov, vrátane Času začatia & Súvisiacich osôb
- Viac schvaľovateľov (Reviewers): priradíte jedného alebo viacerých schvaľovateľov pre úlohy vyžadujúce viacero schvaľovacích krokov.
- Reportér (Reporter): osoba, ktorá vytvorila/monitoruje úlohu, aby získala konečný výsledok.
- Čas začatia & Súvisiace osoby: nastavte čas začatia a pridajte zoznam súvisiacich osôb, aby mohli sledovať postup.
9. Prílohy z knižnice & vkladanie vnútorných odkazov
- Prílohy z knižnice médií (Media Library): vyberte súbory/obrázky dostupné v celom pracovnom priestore, nie je potrebné ich opätovne nahrávať z počítača.
- Vkladanie vnútorných odkazov: rýchlo pripojte odkazy na webové stránky, landing pages alebo články pracovného priestoru — nie je potrebné manuálne vkladať URL.
10. Automatizácia úloh — prideľovanie úloh, zmena stavu, dokončenie, @mená prostredníctvom e-mailu
- Automatické prideľovanie úloh: proces automaticky vytvára/prideľuje úlohy správnym osobám pri určitých udalostiach (obchod prešiel do ďalšej fázy, nová objednávka atď.).
- Upozornenie pri zmene stavu / dokončení: automaticky informuje súvisiace osoby pri zmene stavu alebo dokončení úlohy.
- E-mail pri @menovaní: zapnite, aby osoby @menované dostali aj e-mail — zapnutie/vypnutie priamo na záložke Automatizácia úlohy.
- Tieto scenáre sú umiestnené v Katalógu automatizácie (pozri článok o automatizácii).
Výhody pre firmy
| Funkcia | Skutočné výhody pre vás |
|---|---|
| Podúlohy + automatické sčítanie postupu | Veľké úlohy sú jasne rozdelené, postup je transparentný, nie je potrebné manuálne aktualizovať |
| Farebne označený zoznam + tabuľka „Dnes“ | Na prvý pohľad vidíte úlohy s blížiacim sa/prekročeným termínom, začnite deň správne zameraný |
| Komentáre + @mená | Diskusia je sústredená v úlohe, správne osoby sú informované — žiadne stratené informácie |
| Analýza podľa jednotlivca | Vidíte, kto je preťažený, môžete včas prerozdeliť prácu |
| Viacero Schvaľovateľov / Reportérov | Jasná zodpovednosť, v prípade potreby viacero schvaľovacích krokov |
| Prílohy z knižnice + vnútorné odkazy | Opätovné použitie zdrojov pracovného priestoru, bez opustenia systému |
| Pripojenie k obchodom/produktom/objednávkam/faktúram + Aktivita 360 | Všetky úlohy sú prepojené s obchodnými údajmi, ľahko sledovateľné |
| Automatizácia úloh | Úlohy neprepadnú, znižuje sa manuálne pripomínanie |
Pre koho je vhodný?
- Obchodné tímy spravujúce mnoho úloh okolo každého obchodu (telefonáty, cenové ponuky, dojednanie podpisu).
- Prevádzkové / projektové tímy potrebujúce rozdelenie veľkých úloh, diskusiu priamo v úlohe a sledovanie reálneho postupu.
- Manažéri potrebujúci vidieť záťaž práce podľa jednotlivca a presné hlásenia postupu namiesto pýtania sa jednotlivcov.
Ako začať?
Prejdite do CRM → Úlohy, vytvorte úlohu, pridajte kontrolný zoznam a podúlohy, pripojte ju k súvisiacemu obchodu/objednávke, potom skúste komentovať @menom spoluhráča a otvorte záložku Analýza. Pozrite si návod Správa úloh 2.0 krok za krokom na sledovanie a ďalej si prečítajte o Automatizácii, aby úlohy bežali samé.
Skúste zadarmo — kreditná karta nie je potrebná.
