Fejl ved udstedelse af fakturaer, der let medfører bøder: bøder, forældelsesfrister og håndtering

I skatteforvaltningens øjne er en faktura ikke blot et almindeligt regnskabsdokument, men også et direkte grundlag for skattemyndighederne til at fastslå virksomhedens omsætning, omkostninger og skattepligt. I praksis får mange virksomheder og selvstændige erhvervsdrivende bøder, ikke fordi de bevidst har overtrådt loven, men fordi de udsteder fakturaer på det forkerte tidspunkt, med den forkerte transaktions karakter eller bruger ugyldige fakturaer.

Nedenstående artikel opsummerer almindelige fejl ved fakturaudstedelse, der medfører bøder, sammen med specifikke bødestraffe, forældelsesfrister for sanktioner og procedurer for håndtering af allerede udstedte fejlagtige fakturaer, for at hjælpe virksomheder med proaktivt at undgå juridiske risici.

Fejl 1: Udstede fakturaer på det forkerte tidspunkt

Hvornår betragtes en faktura som udstedt på det forkerte tidspunkt?

En virksomhed betragtes som udstedende en faktura på det forkerte tidspunkt, når fakturaen ikke er udstedt på det tidspunkt, der er fastsat ved lov, herunder følgende almindelige situationer:

• Varer er leveret eller ydelser er fuldført, men fakturaen er udstedt for sent
• Faktura er udstedt før varelevering eller fuldførelse af ydelse
• Faktura er registreret i den forkerte regnskabsperiode, hvilket fører til afvigelser i omsætning og skattepligt
• Denne fejl opdages ofte, når skattemyndighederne afstemmer tidspunktet for den faktiske transaktion med dataene i den elektroniske faktura.

Bødestraf for at udstede fakturaer på det forkerte tidspunkt

I henhold til Dekret 125/2020/ND-CP (gælder indtil 16. januar 2026)

• Påtale: Anvendes ved udstedelse af faktura på forkert tidspunkt, men uden at forsinke skattepligten og med formildende omstændigheder
• Bøde fra 3.000.000 til 5.000.000 VND: Anvendes ved udstedelse af faktura på forkert tidspunkt, men uden at føre til forsinkelse af skattepligten
• Bøde fra 4.000.000 til 8.000.000 VND: Anvendes for handlingen at udstede en faktura, der ikke er påkrævet på det korrekte tidspunkt i henhold til reglerne for salg af varer og levering af ydelser

I henhold til Dekret 310/2025/ND-CP (gælder fra 16. januar 2026)

Bøden fastsættes ud fra antallet af fakturaer, der overtrædes:

• Bøde for påtale: Kampagneprodukter, reklamer, prøver, gaver, sponsorater; interne transaktioner; udlevering af varer i form af lån, udlån eller returnering af varer; udstedelse af 01 fakturanummer
• Bøde fra 500.000 - 1.500.000 VND: Fra 02 - under 10 fakturanumre (udlevering af varer i form af lån, udlån eller returnering af varer); 01 fakturanummer (udstedelse af faktura på et forkert tidspunkt ved salg af varer og tjenester)
• Bøde fra 2.000.000 - 5.000.000 VND: Fra 10 - under 50 fakturanumre (udlevering af varer i form af lån, udlån eller returnering af varer); Fra 01 - under 10 fakturanumre (udstedelse af faktura på et forkert tidspunkt ved salg af varer og tjenester)
• Bøde fra 5.000.000 - 15.000.000 VND: Fra 50 - under 100 fakturanumre (udlevering af varer i form af lån, udlån eller returnering af varer); Fra 10 - under 20 fakturanumre (udstedelse af faktura på et forkert tidspunkt ved salg af varer og tjenester)
• Bøde fra 15.000.000 - 30.000.000 VND: Fra 100 fakturanumre eller derover (udlevering af varer i form af lån, udlån eller returnering af varer); Fra 10 - under 20 fakturanumre (udstedelse af faktura på et forkert tidspunkt ved salg af varer og tjenester)
• Bøde fra 30.000.000 - 50.000.000 VND: 50 - under 100 fakturanumre (salg af varer, levering af tjenester)
• Bøde fra 50.000.000 - 70.000.000 VND: Fra 100 fakturanumre eller derover (salg af varer, levering af tjenester)

Håndtering, når der er udstedt en faktura på et forkert tidspunkt

For sælger

• Identificer igen tidspunktet for den faktiske transaktion
• Indberet moms og registrer indkomst til selskabsskatten i den periode, transaktionen fandt sted, ikke i henhold til fakturadatoen
• Juster skatteindberetningen, hvis der er indberettet forkert periode

For køber

• Indberet moms for input i den periode, fakturaen blev modtaget
• Registrer omkostninger til selskabsskatten i den periode, den faktiske transaktion fandt sted

Hvis der opdages en faktura udstedt på et forkert tidspunkt, bør køber anmode sælger om rettidig korrektion for at undgå risikoen for at bruge en ugyldig faktura.

Illustrativt eksempel

Faktura udstedt den 01/01/2026, men varen blev faktisk leveret den 31/12/2025:

• Sælger registrerer indkomst og indberetter skat i december 2025
• Køber indberetter moms i januar 2026, men registrerer omkostninger i 2025

Fejl 2: Udstedelse af falsk faktura eller brug af ulovlig faktura

Hvad er en falsk faktura?

En falsk faktura er en faktura, der ikke afspejler den faktiske økonomiske transaktion, herunder:

• Falske fakturaer uden reel transaktion: Fakturaer indeholder fuldstændige oplysninger, men transaktioner for køb og salg af varer eller tjenester har ikke fundet sted i virkeligheden eller kun delvist.
• Afspejler ikke den reelle værdi: Fakturaer angiver en højere eller lavere værdi end den reelle værdi af solgte varer eller tjenester.
• Fakturaer mangler obligatorisk indhold: Fakturaer mangler oplysninger som navn, adresse, skattenummer for sælger og køber, dato, beskrivelse af varer/tjenester, enhed, antal, enhedspris, og totalpris i henhold til reglerne.
• Fakturaer er blevet slettet eller ændret forkert: Fakturaer er blevet slettet eller ændret uden overholdelse af reglerne for fakturaændringer.
• Forskelle mellem kopier af fakturaen: Værdierne på de forskellige kopier af fakturaen afviger og stemmer ikke overens.
• Brug af fakturaer fra andre enheder eller personer til at legitimere: Anvendelse af fakturaer, der ikke tilhører egen virksomhed, til at dokumentere købte eller solgte varer eller tjenester.
• Brug af fakturaer, som myndighederne har fastslået er ulovlige: Fakturaer, som skattemyndighederne, politiet eller andre relevante myndigheder har fastslået er anvendt ulovligt.
• Fakturaer udstedt af enheder uden bemyndigelse til at udstede fakturaer, eller fakturaer, der endnu ikke er gyldige.

Bøder for at udstede falske fakturaer

Sanktioner for forkert erklæring, der resulterer i lavere skattebetaling eller højere skattefradrag/refusion/tilbagebetaling

Bøde på 20% af den undererklærede skat eller den overskydende skattefradrag/refusion/tilbagebetaling for brug af ulovlige fakturaer eller dokumenter til at registrere værdien af indkøbte varer eller tjenester, hvilket reducerer den skyldige skat eller øger den skat, der skal refunderes, eller som er fritaget/reduceret, men når skattemyndighederne inspicerer, og køberen kan bevise, at den ulovlige brug af fakturaer/dokumenter er sælgers fejl, og køberen har foretaget fuld regnskabsmæssig bogføring i henhold til reglerne.

Sanktioner for skatteunddragelse (Artikel 17 i Dekret 125/2020/ND-CP): Afhængigt af overtrædelsens omfang og skærpende/formildende omstændigheder er de specifikke bøder som følger:

• Bøde svarende til 1 gang det unddragne skattebeløb, hvis der foreligger en eller flere formildende omstændigheder.
• Bøde svarende til 1,5 gange det unddragne skattebeløb, hvis der hverken er skærpende eller formildende omstændigheder.
• Bøde svarende til 2 gange det unddragne skattebeløb, hvis der foreligger en skærpende omstændighed.
• Bøde svarende til 2,5 gange det unddragne skattebeløb, hvis der foreligger to skærpende omstændigheder.
• Bøde svarende til 3 gange det unddragne skattebeløb, hvis der foreligger tre eller flere skærpende omstændigheder.

I alvorlige tilfælde kan enkeltpersoner og erhvervsdrivende retsforfølges i henhold til straffeloven.

Hvordan man håndterer opdagelsen af potentielt falske fakturaer

Når der opdages fakturaer, der ikke afspejler transaktionen korrekt:

• Stop using that invoice for tax declarations
• Review all contracts, delivery documents, and payment documents
• Adjust accounting records and tax files if incorrectly accounted for
• Proactively work with tax authorities in cases of high risk

Continuing to use incorrect invoices after discovery can be considered intentional violation, leading to heavier penalties.

Statute of limitations for invoice violations

According to the law on administrative sanctions for violations in the field of tax and invoices, the statute of limitations for administrative sanctions for invoice violations is 02 years

How to determine the start of the limitation period:

• For completed violations, the limitation period is calculated from the date the violation ended
• For ongoing violations, the limitation period is calculated from the date the competent authority detected it

This means that even if the business has corrected the error, the risk of penalties still exists for 02 years.

Conclusion

Invoice issuance errors, from incorrect timing to issuing fictitious invoices, all have clear penalty frameworks and a statute of limitations extending up to 02 years. In the context of increasingly data-driven tax management, issuing invoices that do not reflect the nature of transactions carries significant risks of penalties, back taxes, and legal liability.

Proactively controlling sales transactions, revenue, and invoice issuance times from the outset is a key factor for businesses to minimize risks. With a centralized management platform like GTG CRM, businesses can track orders, revenue, and invoices in the same system, thereby issuing invoices at the correct time, ensuring transparent sales data, and supporting the rationalization of tax obligations, especially for sole proprietorships and small businesses facing pressure from lump-sum taxes and tax audits.