Denne artikel guider dig trin for trin gennem processen med at eksportere elektroniske fakturaer (e-fakturaer) ved hjælp af GTG CRM — fra den indledende opsætning til daglig fakturering og fejlhåndtering.
Trin 0: Forberedelse Før Start
Før du kan eksportere e-fakturaer, skal du have følgende klar:
| Emne | Beskrivelse |
|---|---|
| ✅ Registreret skatteidentifikationsnummer (MST) | Har et skatteidentifikationsnummer (personligt eller virksomhedens) |
| ✅ Registreret e-faktura hos CQT | Registreret til at anvende e-fakturaer hos det relevante skattekontor |
| ✅ Digitale certifikat (Token/USB til digital signatur) | Anvendes til at digitalt signere fakturaer |
| ✅ GTG CRM Konto | Registreret på gtgcrm.com |
Trin 1: Opsætning af Virksomhedsoplysninger
Log ind på GTG CRM → Indstillinger → Virksomhedsoplysninger:
```
Virksomhedsnavn: ABC Company Limited
Skatteidentifikationsnummer: 0123456789
Adresse: 123 Nguyen Van A Street, District 1, HCMC
Telefon: 028 1234 5678
E-mail: info@abc.com.vn
Repræsentant: Nguyen Van A
```
Trin 2: Opsætning af Fakturaskabelon
Gå til Fakturastyring → Skabelonindstillinger:
- Vælg fakturatype:
- Momsfaktura (skattesatser 5%, 8%, 10%)
- Salgskvittering (uden moms)
- Vælg visuel skabelon:
- Virksomhedslogo
- Sidefodsoplysninger
- Standardbemærkninger
- Opsætning af fakturakode:
- Skabelonkode: 1C24TAA (eksempel)
- Systemet genererer automatisk fortløbende fakturanumre
Trin 3: Manuel Fakturaeksport
Metode 1: Opret ny faktura
- Gå til Fakturaer → Opret ny
- Indtast køberoplysninger:
- Virksomhedsnavn / Personnavn
- Skatteidentifikationsnummer (hvis det er en virksomhed)
- Adresse
- Tilføj produkter/tjenester:
- Varenavn
- Enhed
- Antal
- Enhedspris
- Skattesats (0%, 5%, 8%, 10%)
- Tjek den samlede pris
- Klik "Signer & Eksporter faktura"
- Signer digitalt med token/USB
- Fakturaen sendes til CQT (hvis e-fakturaen har en kode) og sendes til kunden via e-mail
Metode 2: Eksporter faktura fra en ordre
- Gå til Ordrer → vælg en fuldført ordre
- Klik "Eksporter faktura"
- Systemet udfylder automatisk oplysninger fra ordren:
- Køberoplysninger (fra CRM)
- Produktliste (fra ordren)
- Samlet pris
- Tjek → Signer & Eksporter
Trin 4: Automatisk Fakturaeksport (Automatisering)
Opsæt automatisering, så systemet automatisk eksporterer e-fakturaer:
```
Trigger: Ordre ændrer status til "Afsluttet"
↓
Handling 1: Opret e-faktura (oplysninger fra ordren)
↓
Handling 2: Automatisk digital signering (hvis HSM digitalt certifikat er tilgængeligt)
↓
Handling 3: Send til CQT
↓
Handling 4: Send e-mail til kunden (vedhæftet PDF-faktura)
```
Bemærk: Automatisk digital signering kræver et HSM (Hardware Security Module) digitalt certifikat — anderledes end et almindeligt USB-token. Kontakt din digitale certifikatudbyder for opgradering.
Trin 5: Masseeksport af Fakturaer
Når du skal eksportere flere fakturaer på én gang:
- Gå til Ordrer → vælg flere ordrer (marker med flueben)
- Klik "Masseeksport af fakturaer"
- Systemet opretter fakturaer for alle valgte ordrer
- Gennemgå listen over fakturaer
- Signer & Eksporter alle
Trin 6: Fejlhåndtering
Faktura med forkert navn/adresse (ikke forkert skatteidentifikationsnummer eller beløb):
- Gå til den faktura, der skal rettes
- Vælg "Meddel fejl"
- Systemet sender en meddelelse til CQT
- Ingen ny faktura skal eksporteres
Faktura med forkert skatteidentifikationsnummer, beløb eller skattesats:
- Gå til den faktura, der skal rettes
- Vælg "Eksporter erstatningsfaktura" eller "Eksporter korrigerende faktura"
- Indtast de korrekte oplysninger
- Signer & Eksporter den nye faktura
- Den gamle faktura markeres som "Erstattet/Korrigeret"
Annullering af faktura:
- Vælg faktura → "Annuller faktura"
- Indtast årsag til annullering
- Systemet sender en annulleringsmeddelelse til CQT
Trin 7: Rapportering & Styring
Fakturadashboardet giver dig:
- Samlet antal eksporterede fakturaer (pr. dag/måned/år)
- Samlet omsætning fra fakturaer
- Fakturaer efter status (eksporteret, annulleret, korrigeret)
- Mulighed for at eksportere til Excel/PDF til bogholderen
Konklusion ###
Eksport af elektroniske fakturaer med GTG CRM er designet til at forenkle hele processen: fra opsætning af virksomhedsoplysninger, oprettelse af fakturaer, digital signering, afsendelse til skattemyndighederne til efterfølgende styring og opslag. Takket være direkte integration med ordrer, produkter og kundedata kan du oprette fakturaer hurtigt, reducere manuel dataindtastning og minimere fejl.
Når det kombineres med automatisering, kan virksomheder også opsætte automatiserede processer: ordre afsluttet → faktura oprettet → digitalt signeret → sendt til kunden. Dette sparer tid, sikrer overholdelse af regler og gør fakturahåndteringen klar og nemmere at kontrollere i den daglige forretningsdrift.
Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)
Q: Hvor mange credits skal jeg bruge for at eksportere 1 faktura?
A: Omkostningen for e-fakturering afhænger af brugspakken. Med Basis-pakken (199K/måned, 80.000 credits) kan du eksportere tusindvis af fakturaer/måned.
Q: Understøttes fakturaer i udenlandsk valuta?
A: Ja. GTG CRM understøtter eksport af fakturaer i VND og udenlandsk valuta (USD, EUR osv.) med konverteringskurs.
Q: Hvad sker der, hvis internetforbindelsen mistes?
A: E-fakturaer kræver internetforbindelse for at blive sendt til CQT. Du kan oprette udkast til fakturaer (draft), mens du er offline, og derefter signere & eksportere dem, når du har internetadgang.
Q: Hvordan modtager kunderne fakturaer?
A: Via e-mail (vedhæftet PDF) eller online opslag ved hjælp af opslagskoden på fakturaen.
