Fra råmaterialer til færdige produkter – kend den nøjagtige kostpris, og prissætningen er ikke længere gætværk

Har du dette problem?

Anh Hùng driver et lille bageri i Binh Duong, som leverer kager til caféer. Ordrene kommer stabilt, og månedens omsætning ser fin ud, men ved årets udgang kan han ikke forstå, hvorfor der ikke er penge tilovers som forventet. Råvarerne noteres i en notesbog, lønnen til de to bagere beregnes månedligt, og udgifterne til ovnen opkræves som en "samlet omkostning". Når kunderne spørger om prisen på en ny kage, fastsætter han prisen intuitivt – han lægger bare råvarerne sammen og ganger med to. Nogle sorter giver god fortjeneste, mens andre koster mere at producere, jo mere han laver, og han ved ikke hvilke.

Dette er en fælles udfordring for alle småproducenter: de ved ikke, hvad det reelt koster at producere et produkt, så enhver beslutning om salgspris, rabatter eller modtagelse af engrosordrer er et sats. Og når ordrerne hober sig op, har han en anden bekymring: han ved ikke med sikkerhed, om de når at levere, fordi midt i et skift kan ingen sige, hvilken portion der er i ovnen, og hvilken der venter.

Hvad du virkelig ønsker at opnå

Anh Hùng har ikke brug for en kompliceret "produktionssoftware". Han har brug for et klart svar for hvert produkt: hvor meget koster det at producere én enhed i råvarer, arbejdskraft og maskinomkostninger – og hvad er det samlede beløb? Derudfra kan han fastsætte en salgspris med sikker fortjeneste, vide hvilke sorter han skal satse på, og hvilke han skal droppe. Han vil også gerne kunne se hvor langt virksomheden er nået i dag for at kunne love kunderne leveringsdatoer uden at skulle gætte. Og han ønsker, at alle disse tal automatisk skal indgå i resultatopgørelsen, uden at han skal sidde og regne i hånden hver måned.

Sådan hjælper GTG CRM dig med det

GTG CRM integrerer funktioner i en lukket produktionsproces, direkte på det system du bruger til salg, lagerstyring og bogføring:

1. Definer opskriften én gang (BOM) – for hver kagevariant, definer mængden af ingredienser (mel, sukker, smør... inkl. % spild) og processerne (blanding, bagning, færdiggørelse på hvilket team, hvor lang tid). Alle vil producere med de korrekte mængder og omkostninger.
2. Angiv timeløn og faste omkostninger for hvert team – én indtastning, og alle efterfølgende produktionsordrer beregner korrekt arbejdsomkostninger og maskinomkostninger, uden mere "skøn".
3. Udsted en produktionsordre, og systemet beregner automatisk produktionsomkostningerne – vælg produkt, opskrift, mængde; når det er færdigt, beregner systemet enhedsomkostninger = (råvarer + arbejdskraft + faste omkostninger) ÷ produceret mængde. Anh Hùng ser det faktiske tal for hver kagevariant.
4. Produktioinsomkostninger indgår automatisk i bogføringen (COGM) – færdigvarer bogføres i lageret til disse produktionsomkostninger, og posteringen registreres direkte i hovedbogen, så resultatopgørelsen er præcis, og der ikke længere er varer i beholdning til "0 kr.".
5. Planlæg indkøb og produktion (MRP) – systemet sammenligner lagerniveauer med kundeordrer og lagerbeholdning, og foreslår, hvilke råvarer der skal købes mere af, og hvor meget der skal produceres – så du ikke løber tør for mel midt i produktionen, og heller ikke binder kapital i ubrugt lager.

Når ordrerne hober sig op, vil Anh Hùng også gerne vide, om de kan nå at levere – og nu har han svaret. Med Gantt-diagrammet er partierne planlagt ud fra ovnkapacitet og antal bagere, og selv overgangen mellem to kagevarianter er inkluderet, så han kan love leveringsdatoer, der er tæt på virkeligheden i stedet for at gætte. Klik på I dag / 3 dage / Uge for at se den periode, du ønsker at gennemgå.

Og lige midt i det hele behøver du ikke længere løbe ned i køkkenet for at spørge. På en touchskærm placeret ved hver arbejdsstation kan medarbejderen åbne opgaverne for sin station, trykke Start, når den er færdig, trykke Afslut og indtaste antal producerede og antal fejl lige der – dataene sendes øjeblikkeligt ind i systemet og fordeles direkte til kostprisen. Et stort vægmonteret skærm (andon-tavle) giver dig et overblik over hele fabrikken med et enkelt blik: hvilken station der kører, hvilken der er ledig, hvor der er flaskehalse, og den samlede produktivitet. Hvis melet slipper op, eller ovnen fejler, trykker medarbejderen på en knap, og en alarm går til dig med det samme.

Når fabrikken vokser, hjælper de samme funktioner dig også med sporbarhed: tildel et partinummer til hver batch, så når en kunde giver feedback om kvaliteten, kan du spore tilbage til det præcise parti råvarer (forældreskab), der blev brugt, på få minutter; og modtag advarsler om udløbsdatoer for at undgå, at råvarer/færdigvarer overskrider datoen. Rådgivere foreslår også sikkerhedslager og produktionsmængder på en letforståelig måde – kend kostprisen, overhold ordrer, styr fabrikken i realtid og spor partier, alt sammen ét sted.

Se alle funktioner i artiklen Produktionsstyring, eller følg den trin-for-trin produktionsguide for at oprette stykliste, planlægge og drive fabrikken.

Resultater du opnår

• Grundlag for salgspriser: kend den præcise kostpris for hvert produkt, og fastsæt priser med fortjeneste i stedet for at gætte.
• Kend hvilke produkter der giver fortjeneste, og hvilke der giver tab: se den faktiske kostpris, beslut at satse på profitable produkter, og skær ned på produkter, der stille og roligt giver tab.
• Præcise profit- og tabsberegninger: kostprisen overføres direkte til bogføringen, slut med manuel addition og afvigende tal mellem forskellige programmer.
• Ingen mangel på råvarer, ingen bundet kapital i lager: planlæg ud fra kundernes ordrer og lagerets sikkerhedsniveauer for at købe det rigtige, producere det rigtige, på det rigtige tidspunkt.
• Overhold ordrer og se fabrikken i realtid: planlæg med Gantt-diagram baseret på kapacitet for at love korrekte leveringsdatoer; fabriksskærmen og andon-tavlen viser straks, hvor langt produktionen er, og hvor der er flaskehalse.
• Sporbarhed: spor partinumre + udløbsdato-advarsler for hurtig håndtering af kvalitetsproblemer og for at undgå at have varer, der er for gamle.
• Et enkelt system: salg, lager, bogføring og produktion taler samme sprog med de samme tal.

Ofte stillede spørgsmål

Min fabrik er lille, kun med få produkter, har jeg brug for så komplekst et system? Netop fordi den er lille, er det vigtigt at kende den reelle kostpris – en lille fejl på hvert produkt ganget med produktionsvolumen kan føre til store tab. Du behøver kun at indtaste opskriften én gang for hvert produkt og kan aktivere realtids-fabriksskærmen, når du er vant til processen.

Jeg registrerer mine opskrifter i Excel lige nu, er det besværligt at skifte? Nej. Upload din Excel/CSV-fil, og AI'en matcher automatisk kolonnerne, så du kan gennemgå og importere – overførslen er hurtig.

Overføres kostprisen automatisk til regnskabsrapporterne? Ja. Når produktionsordren er afsluttet, bogføres kostprisen for færdigvarer i hovedbogen, så profit- og tabsberegningerne afspejler den faktiske situation – direkte fra de tal, der er produceret i de enkelte faser.

Skal medarbejderne på fabrikken bruge computere? Computere er ikke nødvendige. Kun en touch-tablet placeret ved arbejdsstationen: medarbejderen trykker for at starte, afslutte og indtaste antal – det er lige så simpelt som at bruge en telefon.

Hvad hvis jeg både producerer lagerprodukter og producerer efter kundernes specifikke ordrer? Begge dele. Du kan producere til lager for at sælge, eller oprette en produktionsordre, der direkte kobles til en salgsordre for at dække det resterende behov.