Benutzerhandbuch: Personalwesen & Gehaltsabrechnung mit GTG CRM

Was werden Sie nach Befolgen dieser Anleitung können?

Aktivieren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktion und wählen Sie einen nationalen Datensatz aus → passen Sie die gesetzlichen Kennzahlen (Sätze, Freibeträge, Steuerklassen) an Ihre Situation an → fügen Sie Mitarbeiter hinzu → erstellen Sie Arbeitsverträge mithilfe von KI → führen Sie die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung durch → prüfen und finalisieren Sie die Gehälter → sehen Sie die automatischen Buchungen im Hauptbuch ein → senden Sie die Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter. Der gesamte HR- und Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess befindet sich im selben System wie Vertrieb und Buchhaltung.

Sie kennen die Funktionen noch nicht? Dann schauen Sie sich zunächst den Bereich Personalmanagement & Gehaltsabrechnung an.

Bereiten Sie sich im Voraus vor

1. Melden Sie sich bei GTG CRM an und lassen Sie sich die Berechtigungen für Personalmanager/Gehaltsabrechnungsmanager gewähren. – Die Aktivierung der Gehaltsabrechnung, die Anpassung von Datensätzen und der Abschluss der Gehaltsabrechnung sind Aufgaben des Personalmanagers.

2. Das Kontenplansystem ist in der Buchhaltung bereits vorhanden. – Dadurch können Lohn- und Gehaltskosten im Hauptbuch erfasst werden.

3. Ermitteln Sie das für Ihr Unternehmen relevante Land. — Um den richtigen Lohnabrechnungsdatensatz auszuwählen (Standard ist Vietnam).

Schritt 1 – Aktivieren Sie die Gehaltsabrechnung und wählen Sie einen Länderdatensatz aus.

1. Personalabteilung öffnen → Einstellungen .
2. Lohnabrechnung aktivieren .
3. Wählen Sie den Länderdatensatz aus – standardmäßig ist Vietnam ausgewählt (Sozialversicherung/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung + progressive Einkommensteuer). Wenn Ihr Unternehmen in einem anderen Land ansässig ist, wählen Sie dieses Land aus.

✅ Erwartetes Ergebnis : Die Gehaltsberechnung ist aktiviert; im Abschnitt „Einstellungen“ wird der Datensatz des ausgewählten Landes zusammen mit einer Liste rechtlicher Bestimmungen angezeigt.

Schritt 2 – Gehaltsabrechnungsdatensatz anzeigen und anpassen (optional, aber empfohlen)

1. Öffnen Sie in den Lohnabrechnungseinstellungen die Liste der rechtlichen Angaben (Sozialversicherungssatz, Schwellenwert, Einkommensteuerklasse, Höchstgrenze...).
2. Bei jedem Eintrag werden die Standard-GTG-Nummer, die Referenzquelle und das Gültigkeitsjahr angezeigt.
3. Klicken Sie auf „Element bearbeiten “, geben Sie Ihren tatsächlichen Wert ein und klicken Sie dann auf „Speichern“ .
4. Möchten Sie zur GTG-Nummer zurückkehren? Klicken Sie auf „Auf Standard zurücksetzen“ .

✅ Erwartetes Ergebnis : Der von Ihnen angepasste Wert wird gespeichert und für die nächste Abrechnungsperiode verwendet. Mit der Schaltfläche „Standardwert zurücksetzen“ wird der Artikel auf den GTG-Wert zurückgesetzt. Alle Änderungen werden im Aktivitätsprotokoll der Abrechnungseinstellungen protokolliert (wer hat die Änderung vorgenommen, von welchem ​​Wert zu welchem ​​Wert?).

💡 Tipp : Wenn Sie sich unsicher sind, behalten Sie einfach den Standardwert von GTG bei – das ist die Zahl mit der angegebenen Quelle. Sie (oder Ihr Steuerberater) können ihn jederzeit anpassen, wenn sich die Gesetzeslage oder die Situation ändert.

Schritt 3 – Mitarbeiter hinzufügen

1. Gehen Sie zu Personalwesen → Mitarbeiter und klicken Sie dann auf Mitarbeiter hinzufügen.
2. Bitte geben Sie Ihre grundlegenden Informationen an (vollständiger Name, Titel, Abteilung, Ausweis-/Passnummer usw.).

✅ Erwartetes Ergebnis : Der Mitarbeiter erscheint mit einem vollständigen Profil in der Liste.

💡 Sie haben bereits eine Mitarbeiterliste in Excel? Nutzen Sie den Massenimport per CSV, um das gesamte Team in wenigen Minuten zu importieren.

Schritt 4 – Arbeitsvertrag erstellen und mithilfe von KI entwerfen

1. Mitarbeiterprofil öffnen → Arbeitsvertrag erstellen (Vertragsart, Laufzeit, Grundgehalt, Zulagen).
2. Klicken Sie auf „Mit KI generieren“ , um einen Standard-Arbeitsvertrag zu erstellen (in den das Firmenbranding automatisch eingefügt wird) – oder laden Sie eine unterschriebene Version hoch.

✅ Erwartetes Ergebnis : Ein schriftlicher Arbeitsvertrag (DOCX/PDF), der dem Mitarbeiter beigefügt wird.

Schritt 5 – Vertrag aktivieren

1. Klicken Sie im Vertrag auf „Aktivieren“ .

✅ Erwartetes Ergebnis : Der Vertrag ist in Kraft; jeder Mitarbeiter hat jeweils nur einen gültigen Vertrag.

Schritt 6 – Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung

1. Gehen Sie zu Personalwesen → Gehaltsabrechnung und erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungszeitraum für den Monat.
2. Das System berechnet für jeden Mitarbeiter auf Basis des Datensatzes (angepasst in Schritt 2) das Bruttogehalt → Sozialversicherung/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung → Einkommensteuer → Nettogehalt .

✅ Erwartetes Ergebnis : Die Gehaltsabrechnungstabelle zeigt alle Spalten für Bruttogehalt, Abzüge, Steuern und Nettogehalt für jeden Mitarbeiter an.

Schritt 7 – Gehalt prüfen und abschließen

1. Überprüfen Sie die Zahlen; fügen Sie gegebenenfalls außerplanmäßige Zahlungen/Bonuszahlungen hinzu.
2. Klicken Sie auf „Abschließen“ .

✅ Erwartetes Ergebnis : Der Lohnabrechnungsbogen wird abgeschlossen; das System generiert automatisch den Lohnkostenbuchungssatz.

Schritt 8 – Automatische Lohnbuchungen im Hauptbuch anzeigen

1. Buchhaltung öffnen → Hauptbuch / Journalbuchung .

✅ Erwartetes Ergebnis : Es wird ein Buchungssatz erstellt, um die Gehaltskosten auszugleichen (Gehaltskosten belasten / Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern 334 + Abzüge gutschreiben); die Einkommensteuer wird separat verbucht, wenn sie anfällt.

Schritt 9 – Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter senden

1. Auf Grundlage der endgültigen Gehaltsabrechnung werden den Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen zugesandt.

✅ Erwartetes Ergebnis : Die Mitarbeiter erhalten ihre Gehaltsabrechnungen per E-Mail direkt von der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens .

Kurzübersichtstabelle für erwartete Ergebnisse

Wählen Sie einen Länderdatensatz aus – es wird eine Liste der Gesetze dieses Landes angezeigt.

Ändern Sie einen Tarif und speichern Sie ihn – auf der nächsten Gehaltsabrechnung wird Ihre Nummer verwendet; die Änderung wird protokolliert.

Klicken Sie auf „Auf Standardeinstellungen zurücksetzen“ – der Artikel wird auf die GTG-Nummer (mit Quellenangabe) zurückgesetzt.

Erstellen Sie eine monatliche Gehaltsabrechnung – Spalten für Bruttogehalt, Abzüge, Steuern und Nettogehalt für jede Person.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsabschluss – Automatische Generierung von Lohn- und Gehaltskostenbuchungen im Hauptbuch.

Notiz

• Sie bestimmen die Zahlen : Der Standard-GTG-Wert wird angegeben; den endgültigen Wert für die Gehaltsberechnung legen Sie selbst fest. Prüfen Sie, ob sich die Gesetzeslage oder die Geschäftssituation geändert hat.
• Gehaltsdaten sind sensibel : Nur autorisiertes Personal kann Gehalts-/Bank-/Steuerinformationen einsehen; das System protokolliert, wer sie eingesehen hat.
• Land : Standardmäßig ist Vietnam ausgewählt; GTG verfügt über vorgefertigte Datensätze für viele andere Länder – wählen Sie einfach das richtige Land aus, und es funktioniert.