Sie haben in Excel eine alte Kundendatei, mit einigen hundert oder tausend Zeilen, gesammelt über viele Verkaufsjahre. Zum Jahresende möchten Sie eine Werbeaktion versenden. Bevor Sie auf Senden klicken, beantworten Sie kurz eine Frage: Wer von diesen Kontakten hat zugestimmt, Ihre Angebote zu erhalten, wo hat er zugestimmt, wann, und wo liegt der Nachweis? Die Datei enthält nur Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Eine Spalte für diese Antwort gibt es nicht.
In Vietnam verlangt die Regelung zu Werbung per E-Mail und SMS (Dekret 91/2020/NĐ-CP), dass Werbende nur an Empfänger senden, die vorher zugestimmt haben, und dies auf Nachfrage belegen können. Eine E-Mail-Adresse in einer Kundenliste ist noch keine Zustimmung. Vielleicht erinnern Sie sich, welche Kunden sich auf Ihrer Website angemeldet haben und welche auf einer Messe ihre Visitenkarte hinterlassen haben, doch wenn Sie es belegen müssen, ist die Erinnerung kein Nachweis. (Dies ist eine allgemeine Beschreibung und keine Rechtsberatung.)
GTG CRM hält Angebote zurück, bis eine Einwilligung erfasst wurde
In Vietnam erhalten Ihre Jahresend-Angebote nur Personen, deren Einwilligung erfasst wurde. Fragt jemand „Wann und wo hat dieser Kontakt zugestimmt, und wo ist der Nachweis?“, öffnen Sie die Kontaktseite und sehen die Antwort auf einem Bildschirm, statt die Excel-Datei durchzusuchen.
Wenn Ihr Unternehmen in einem Land mit Opt-in-Pflicht ansässig ist (in diesem Beitrag Vietnam), versendet GTG CRM keine Marketing-E-Mails, SMS oder Chat-Nachrichten an einen Kontakt, bis jemand in Ihrem Unternehmen erfasst hat, dass dieser Kontakt zugestimmt hat. Sie müssen keine Einstellung aktivieren oder einzelne Versände überwachen: Die Prüfung läuft vor jeder Marketing-Nachricht, von E-Mail-Kampagnen bis zu den Abläufen im Bereich Automatisierung.
Sie geben drei Angaben ein und setzen den Haken bei einer Bestätigung:
- Wo hat die Person zugestimmt, Ihre Angebote zu erhalten?: Formular auf der Website, persönlich, Papierformular, Antwort-E-Mail, auf einer Veranstaltung, per Telefonanruf oder auf andere Weise.
- Der Nachweis, den Sie aufbewahren, und wo er liegt, zum Beispiel „Exportierte Anmeldeliste aus meinem Formular, gespeichert auf Google Drive“.
- Zugestimmt am oder vor dem Datum: das Datum, an dem die Person zugestimmt hat. Es darf kein zukünftiges Datum sein.
Die Bestätigung lautet: Mein Unternehmen bewahrt diese Einwilligung auf und kann sie auf Anfrage vorlegen.
GTG CRM speichert diese Angaben unter dem Namen der erfassenden Person, zusammen mit dem Zeitpunkt der Erfassung. GTG CRM speichert Ihren Nachweis nicht und prüft ihn auch nicht: Der Nachweis bleibt dort, wo Sie ihn abgelegt haben. Setzen Sie den Haken daher nur, wenn Sie den Nachweis tatsächlich haben.
Drei Wege zur Erfassung, je nachdem wie viele Kunden Sie haben
Ein Kunde: direkt auf der Kontaktseite
Gehen Sie zu Vertrieb & CRM → Kontakte, öffnen Sie einen Kunden und scrollen Sie am Ende des Tabs Übersicht zum Abschnitt Einwilligung zu Marketing. Kunden ohne Eintrag zeigen Keine Einwilligung erfasst und die Schaltfläche Einwilligung erfassen. Füllen Sie die drei Felder aus, setzen Sie den Haken bei der Bestätigung und speichern Sie. Der Abschnitt wechselt zu Einwilligung erfasst, mit dem Namen der erfassenden Person, dem Erfassungsdatum, dem Ort der Zustimmung und dem Nachweis. Im Tab Aktivitäten des Kunden erscheint ein zusätzlicher Eintrag, der diesen Vorgang festhält.
Eine ganze Liste: auswählen und in einem Schritt erfassen
Filtern Sie in der Kontaktliste nach Marketing-Einwilligung und wählen Sie Nicht erfasst, um zu sehen, bei wem noch ein Eintrag fehlt. Die Spalte Marketing-Einwilligung zeigt Ihnen außerdem den Status jeder Person. Wählen Sie die Kontakte aus, bei denen Sie tatsächlich eine Einwilligung haben, und klicken Sie auf Einwilligung erfassen. Vor dem Speichern zeigt Ihnen das Fenster, wie viele Kontakte ausgewählt sind, und danach das Ergebnis: wie viele Personen nun einen Eintrag haben, wie viele unverändert bleiben, weil sie bereits einen Eintrag hatten, und wie viele übersprungen wurden, weil sie den Empfang abgelehnt haben.
Beim Datei-Import: ein Kontrollkästchen
Im Schritt Überprüfen des Bildschirms Daten importieren gibt es den Bereich Marketing-Einwilligung für diese Datei (optional) mit dem Kästchen Alle Personen in dieser Datei haben zugestimmt, Angebote meines Unternehmens zu erhalten. Setzen Sie dieses Häkchen und füllen Sie die drei Angaben wie oben aus, dann erhält jeder importierte Kontakt einen Einwilligungseintrag unter Ihrem Namen. Ohne Häkchen wird die Liste trotzdem importiert, die Kontakte haben dann aber den Status Einwilligung noch nicht erfasst.
Wenn Sie eine Spalte der Datei (zum Beispiel die Spalte „Einwilligung“) einem Einwilligungsfeld zuordnen, verwendet GTG CRM diese Spalte trotzdem nicht zur Erfassung: Die Spalte wird übersprungen, und der letzte Bildschirm nennt sie ausdrücklich. Eine nicht zugeordnete Spalte wird nicht importiert. Der letzte Bildschirm zeigt außerdem Einwilligung für N von M Kontakten erfasst. Der Rest sind Personen, die den Empfang abgelehnt haben, bereits einen Eintrag hatten oder nicht importiert wurden.
Bevor Sie eine E-Mail-Kampagne versenden, wissen Sie, wer eine Einwilligung hat und wer nicht
In Vietnam erreichen Angebote nur Personen, deren Einwilligung erfasst wurde. Bei E-Mail-Kampagnen sehen Sie außerdem, wie viele Personen zurückgehalten werden, noch bevor Sie auf Senden klicken, und nicht erst, nachdem alles verschickt wurde.
Beim Versand einer E-Mail-Kampagne zeigt der Schritt Einstellungen vorab: Kontakte übersprungen, weil keine Einwilligung erfasst ist: 1 von 2, dazu der Hinweis „Erfassen Sie vorher die Einwilligung für diese Personen, sofern Sie sie haben, dann werden sie berücksichtigt“ und der Link Einwilligung erfassen, der genau das Fenster für die von Ihnen ausgewählten Personen öffnet. Die Schaltfläche Senden ist nicht blockiert: Die übrigen Personen erhalten die E-Mail trotzdem.
Jeder zurückgehaltene Kontakt erhält eine Zeile im Tab Aktivität. Der Kontoinhaber bekommt jeden Tag eine Benachrichtigung, dass ein Angebot noch nicht versendet wurde. Sie enthält nur das Datum, aber keine Namen. Bei einem Ablauf im Bereich Automatisierung wird der E-Mail-Schritt übersprungen, und der Ausführungsverlauf des Ablaufs vermerkt den Grund. Der Ablauf meldet keinen Fehler. Ein zurückgehaltenes Angebot wird nicht gespeichert, um es später automatisch zu senden: Nach der Erfassung der Einwilligung geht der nächste Versand an diesen Kontakt, ein verpasstes Angebot müssen Sie selbst erneut senden.
Wer erfasst werden kann und was GTG CRM nicht tut
- Nur Personen mit der Berechtigung, Einwilligungen zu erfassen, können sie erfassen. Vertriebsmitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen den Status der Kontakte trotzdem, aber die Schaltflächen sind ausgegraut und der Hinweis lautet "Bitte bitten Sie einen Administrator, die Einwilligung zu erfassen." Keine Automatisierung kann eine Einwilligung erfassen: Das ist eine Entscheidung, die ein Mensch treffen muss.
- Wer den Empfang abgelehnt hat, erhält niemals Marketing-E-Mails von Ihnen. Kein Einwilligungsdatensatz kann diese Ablehnung ersetzen, und bei der Massenerfassung werden diese Kontakte übersprungen.
- Fehlerhafte Einträge lassen sich korrigieren. Sie können einen Datensatz ersetzen, wenn Sie besseren Nachweis haben, oder einen Datensatz löschen. Der vorherige Datensatz bleibt im Verlauf erhalten. Das Löschen eines Datensatzes macht einen Kontakt nicht zu einer abgelehnten Person: Das Angebot für diesen Kontakt wird lediglich wieder zurückgehalten.
- GTG CRM ist keine Rechtsberatung. Ein Datensatz ist die Aussage Ihres Unternehmens. GTG CRM prüft keine Nachweise, und die Erfassung macht eine Liste nicht automatisch rechtskonform. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihre Liste zulässig ist, fragen Sie bitte Ihren rechtlichen Berater.
Beginnen Sie mit der Datei, die Sie bereits haben: Importieren Sie sie in GTG CRM und filtern Sie nach Nicht erfasst, um sofort zu sehen, wie viele Kontakte noch keinen Datensatz haben. Erfassen Sie anschließend die Einwilligung für die Gruppe, bei der Sie tatsächlich eine Einwilligung haben. Der Rest der Liste bleibt bestehen, erhält aber kein Angebot, bis Sie sagen können, wo und wann sie zugestimmt haben.
Kostenlos testen — keine Kreditkarte erforderlich.
