Οδηγός Χρήσης: Προπαραγγελία στον Ιστότοπό σας με το GTG CRM

Sản phẩm đang hết hàng, nhưng bạn biết một đợt hàng sẽ về sau vài tuần và đã có người hỏi mua. Hướng dẫn này đi qua trọn vòng đó trên website của chính bạn: bật đặt hàng trước cho một sản phẩm, nhận đơn và tiền cọc khi hàng chưa về, xác nhận chuyển khoản, giao cho người mua đang chờ khi hàng về, và xử lý khi có người hủy hoặc không trả nốt phần còn lại. Cả quá trình, số tồn kho trên hệ thống vẫn đúng.

Dành cho chủ shop hoặc người phụ trách bán hàng đã có website xuất bản trong GTG CRM. Có ba người tham gia: bạn (người thiết lập và giao hàng), người duyệt hoàn tiền do bạn chọn tên (nếu shop chỉ có mình bạn thì chọn chính bạn), và người mua, họ chỉ dùng website của shop, không cần tài khoản vào GTG CRM. Tính năng này dành cho website của shop bạn, không phải nút đặt trước của Shopee hay TikTok.

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτόν τον οδηγό

Ενεργοποίηση προπαραγγελίας για ένα προϊόν → ο πελάτης κάνει παραγγελία και πληρώνει στον ιστότοπο → εσείς επιβεβαιώνετε ότι η μεταφορά έφτασε στον λογαριασμό → όταν έρθει το εμπόρευμα, το ελέγχετε και το παραδίδετε στους πελάτες που περιμένουν, με τη σειρά → όταν κάποιος ακυρώσει ή δεν πληρώσει το υπόλοιπο, αποφασίζετε για επιστροφή χρημάτων ή κράτηση της προκαταβολής σύμφωνα με τους δικούς σας όρους.

Προετοιμασία

#	Προϋπόθεση	Γιατί χρειάζεται
1	Ο ιστότοπος του καταστήματος έχει δημοσιευτεί	Ο πελάτης κάνει προπαραγγελία στον ιστότοπό σας. Αν δεν έχει δημοσιευτεί, ο διακόπτης δεν ενεργοποιείται και η κάρτα θα έχει το κουμπί Δημοσίευση ιστότοπου
2	Ένας τρόπος πληρωμής με προπληρωμή (online πληρωμή ή τραπεζική μεταφορά)	Η προπαραγγελία δέχεται χρήματα εκ των προτέρων μόνο με αυτούς τους δύο τρόπους, χωρίς είσπραξη κατά την παράδοση
3	Μία γραμμή αποθέματος για το προϊόν σε μία αποθήκη, μπορεί να είναι και με ποσότητα 0	Το κόστος αποστολής του πελάτη υπολογίζεται από αυτήν την αποθήκη
4	Το κείμενο των όρων και της επιστροφής χρημάτων γράφεται από εσάς (για καταστήματα στο Βιετνάμ: οι όροι πρέπει να είναι στα βιετναμέζικα)	Το σύστημα δεν συμπληρώνει κανένα κείμενο. Ο πελάτης διαβάζει και αποδέχεται ακριβώς αυτό το κείμενο κατά την παραγγελία. Για καταστήματα στο Βιετνάμ, ο διακόπτης δεν ενεργοποιείται χωρίς όρους στα βιετναμέζικα
5	Όνομα του εγκρίνοντος την επιστροφή χρημάτων	Όταν ακυρώνεται μια παραγγελία που έχει ήδη πληρωθεί, η επιστροφή χρημάτων ανατίθεται σε αυτό το πρόσωπο
6	Δικαίωμα επεξεργασίας προϊόντων για τη ρύθμιση· δικαίωμα καταχώρισης πληρωμών παραγγελιών για την επιβεβαίωση μεταφοράς	Όποιος έχει μόνο δικαίωμα προβολής προϊόντων μπορεί να δει την κάρτα αλλά δεν μπορεί να αλλάξει τίποτα

Βήμα 1 — Ενεργοποίηση προπαραγγελίας για ένα προϊόν

Η προπαραγγελία ενεργοποιείται ανά προϊόν, με προεπιλογή Ανενεργό. Ο διακόπτης ενεργοποιείται μόνο όταν έχετε απαντήσει σε όλα τα υποχρεωτικά πεδία, επειδή τα χρήματα που λαμβάνονται πριν από την παράδοση συνεπάγονται αποφάσεις που μόνο ο ιδιοκτήτης του καταστήματος μπορεί να πάρει.

1. Ανοίξτε το Πωλήσεις & CRM ▸ Κατάλογος ▸ Κέντρο προϊόντων, ανοίξτε το προϊόν που θέλετε να πουλήσετε εκ των προτέρων για επεξεργασία και επιλέξτε την καρτέλα Πληροφορίες πώλησης.
2. Βρείτε την κάρτα Προπαραγγελία στον ιστότοπό σας. Κάτω από τη φράση "Για να την ενεργοποιήσετε, κάντε τα παρακάτω (κάθε γραμμή έχει το δικό της κουμπί)" βρίσκεται η λίστα με όσα λείπουν. Κάντε τα ένα προς ένα με το κουμπί της κάθε γραμμής. Τα ονόματα των στοιχείων μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς, οπότε ακολουθήστε τις γραμμές που εμφανίζει η κάρτα. Αυτή τη στιγμή η κάρτα ζητά: Κείμενο όρων (προεπιλεγμένη γλώσσα)· για καταστήματα στο Βιετνάμ, μια επιπλέον γραμμή "Όροι στα …" με το όνομα της γλώσσας (βιετναμικά), αφού οι όροι πρέπει να υπάρχουν στα βιετναμικά για να ενεργοποιηθεί η λειτουργία· Κείμενο επιστροφής χρημάτων (απαιτείται τόσο για πλήρη πληρωμή όσο και για προκαταβολή)· Ποιος εγκρίνει την επιστροφή χρημάτων· Έλεγξα τον τρόπο καταχώρισης των χρημάτων που λαμβάνω πριν από την παράδοση (μια πρόταση που γράφετε εσείς, η οποία αποθηκεύεται μαζί με το όνομα και την ώρα)· Απόφαση για τον ΦΠΑ αυτού του προϊόντος (την επιλέγετε εσείς στο πεδίο ΦΠΑ του προϊόντος)· Μία αποθήκη για αυτό το προϊόν (γραμμή αποθέματος)· Ο ιστότοπος του καταστήματος είναι δημοσιευμένος· Ένας τρόπος πληρωμής προκαταβολής· και τα δύο πεδία Ποσότητα που μπορείτε να δεχτείτε και Αναμενόμενα από (κάθε πεδίο έχει δικό του κουμπί αποθήκευσης, βλ. επόμενο βήμα).

Η κάρτα περιλαμβάνει επίσης ένα τμήμα με τίτλο Οι όροι πώλησης που συνήθως περιλαμβάνονται στην αγορά σας: μια λίστα υπενθυμίσεων με χρόνο παράδοσης, τρόπο πληρωμής και επιστροφής χρημάτων, ανταλλαγές και επιστροφές με προθεσμίες και ποιος καλύπτει το κόστος, όρια ποσότητας, τρόπο υποβολής παραπόνων και ισχύ των προσφορών. Είναι απλώς υπενθυμίσεις για να ελέγξετε τους δικούς σας όρους: καμία λέξη δεν προστίθεται στο περιεχόμενό σας και καμία από αυτές δεν είναι υποχρεωτική για την ενεργοποίηση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: κάθε ολοκληρωμένη γραμμή εξαφανίζεται από τη λίστα· όταν δεν μένει καμία, ο διακόπτης μπορεί να ενεργοποιηθεί.

1. Ορίστε το Ποσότητα που δέχεστε (άθροισμα όλων των παραλλαγών) (ο συνολικός αριθμός μονάδων που είστε διατεθειμένοι να δεχτείτε, χωρίς να δεχτείτε περισσότερες από αυτόν τον αριθμό) και το Αναμενόμενα από (η ημερομηνία άφιξης των αναμενόμενων αγαθών, π.χ. 15/12/2026), με αποθήκευση για κάθε πεδίο ξεχωριστά. Αυτά τα δύο πεδία βρίσκονται στη λίστα εργασιών: ο διακόπτης δεν μπορεί να ενεργοποιηθεί όσο λείπουν. Μετακινήστε τον διακόπτη σε Ενεργό και στη συνέχεια ορίστε: Διατήρηση ανεξόφλητης παραγγελίας για (ώρες, το πολύ 72) (όταν λήξει η προθεσμία χωρίς πληρωμή, η παραγγελία ακυρώνεται αυτόματα και η ποσότητα επιστρέφει σε άλλους αγοραστές· το σύστημα απορρίπτει τιμές μεγαλύτερες από 72)· Μέγιστο ανά παραγγελία· Ο αγοραστής μπορεί να ακυρώσει, επιλέγοντας Μόνο αν επικοινωνήσει με το κατάστημα (προεπιλογή) ή Μέχρι να του παραδοθούν τα αγαθά.
2. Στην ενότητα Πληρωμή, επιλέξτε Πλήρης πληρωμή τώρα ή Προκαταβολή τώρα, υπόλοιπο αργότερα.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: η κάρτα εμφανίζει τον διακόπτη Ενεργό μαζί με τις ρυθμίσεις που μόλις ορίσατε. Κάθε αλλαγή καταγράφεται στη λίστα δραστηριότητας του προϊόντος, μαζί με το όνομα του χρήστη που την έκανε.

Αν επιλέξετε προκαταβολή, ορίστε έναν κανόνα για το προϊόν:

1. Επιλέξτε Σταθερό ποσό, ή Ποσοστό της τιμής μαζί με Ελάχιστο ποσό (προαιρετικό).
2. Ορίστε Προθεσμία εξόφλησης υπολοίπου σε (ημέρες, το πολύ 7): εισάγετε εσείς έναν αριθμό από 1 έως 7 ημέρες· δεν υπάρχει προκαθορισμένος αριθμός ημερών.
3. Γράψτε με δικά σας λόγια το Τι συμβαίνει με την πρώτη πληρωμή αν η παραγγελία ακυρωθεί. Δεν υπάρχει προκαθορισμένο κείμενο. Αυτό είναι το κείμενο που βλέπει ο αγοραστής πριν κάνει την παραγγελία.

Στη μορφή προκαταβολής, η κάρτα πρέπει να έχει και τα τρία στοιχεία (κανόνας προκαταβολής, αριθμός ημερών για την πληρωμή του υπολοίπου, περιεχόμενο για την πρώτη πληρωμή) για να μπορέσει να ενεργοποιηθεί ή να αποθηκευτεί. Η γραμμή κάτω από το πεδίο εισαγωγής υπολογίζεται αυτόματα και σας βοηθά: "Για αυτό το προϊόν, ο πελάτης πληρώνει … τώρα και … αργότερα." Παράδειγμα: προϊόν τιμής 1.500.000 ₫ με σταθερή προκαταβολή 300.000 ₫, ο πελάτης πληρώνει 300.000 ₫ τώρα και 1.200.000 ₫ αργότερα. Προϊόν 2.000.000 ₫ με προκαταβολή 15% και ελάχιστο 500.000 ₫: το 15% είναι μόνο 300.000 ₫, άρα ο πελάτης πληρώνει 500.000 ₫ τώρα (αυξάνεται στο ελάχιστο) και 1.500.000 ₫ αργότερα. Η προκαταβολή δεν ξεπερνά ποτέ την τιμή: αν το σταθερό ποσό είναι μεγαλύτερο από την τιμή, ο αγοραστής πληρώνει ολόκληρη την τιμή αμέσως. Το υπόλοιπο που βλέπει ο αγοραστής στο βήμα πληρωμής είναι το πραγματικό υπόλοιπο της παραγγελίας: αφού επιλέξει τρόπο αποστολής, το ποσό περιλαμβάνει ήδη τα έξοδα αποστολής, οπότε μπορεί να είναι μεγαλύτερο από αυτό που υπολογίζεται σε αυτή τη γραμμή.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: η αυτόματα υπολογισμένη γραμμή ταιριάζει με το ποσό που έχετε στο μυαλό σας. Αν δεν ταιριάζει, διορθώστε τον κανόνα πριν ανοίξετε την πώληση.

💡 Συμβουλή: ο κανόνας προκαταβολής και το περιεχόμενο για την επιστροφή χρημάτων είναι αυτά που ο αγοραστής διαβάζει πιο προσεκτικά. Γράψτε τα με προτάσεις που είστε έτοιμοι να πείτε ευθέως στον πελάτη μέσω μηνύματος, και κάντε μόνοι σας μια δοκιμαστική παραγγελία για να δείτε πώς τα διαβάζουν.

Βήμα 2 — Δείτε πώς κάνει προπαραγγελία ο αγοραστής στην ιστοσελίδα

Πριν ειδοποιήσετε τον πελάτη, σταθείτε για λίγο στη θέση του αγοραστή ώστε να δείτε τι βλέπει.

1. Ανοίξτε τη σελίδα του προϊόντος στην ιστοσελίδα του καταστήματος (καλό είναι να χρησιμοποιήσετε παράθυρο ανώνυμης περιήγησης). Η σελίδα εμφανίζει Προπαραγγελία, αναμενόμενη από με ημερομηνία και τιμή, μαζί με το κουμπί προσθήκης στο καλάθι. Η σελίδα δεν γράφει «εξαντλήθηκε» και ποτέ δεν αποκαλύπτει τον μέγιστο αριθμό παραγγελιών που δέχεστε. Όταν ο αριθμός των θέσεων συμπληρωθεί, ή όταν απενεργοποιήσετε την προπαραγγελία, η σελίδα του προϊόντος και η λίστα επιστρέφουν όπως σε ένα κανονικό εξαντλημένο προϊόν. Ο αγοραστής που έχει ήδη βάλει το προϊόν στο καλάθι θα ενημερωθεί στο βήμα παραγγελίας ότι οι θέσεις προπαραγγελίας έχουν εξαντληθεί, μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας του καταστήματος.

1. Προσθέστε στο καλάθι και μεταβείτε στο βήμα πληρωμής. Το τμήμα Όροι προπαραγγελίας περιλαμβάνει: το κουμπί Διαβάστε τους όρους του καταστήματος (οι όροι ανοίγουν αμέσως στην ίδια σελίδα), το πλαίσιο επιλογής Έχω διαβάσει τους όρους του καταστήματος (αν δεν είναι επιλεγμένο, το κουμπί παραγγελίας δεν μπορεί να πατηθεί), την ενότητα Η πληρωμή σας (τι πληρώνετε τώρα και τι αργότερα) και την Πολιτική επιστροφής χρημάτων του καταστήματος (το κείμενο που γράψατε αυτολεξεί στο Βήμα 1). Γίνονται δεκτές μόνο ηλεκτρονικές πληρωμές ή τραπεζική μεταφορά, χωρίς αντικαταβολή. Το σύστημα καταγράφει την έκδοση των όρων που αποδέχθηκε ο αγοραστής κατά την παραγγελία.

1. Αφού κάνει την παραγγελία, ο αγοραστής βλέπει τη σελίδα παραγγελίας με Αναμένουμε τα εμπορεύματα, αναμενόμενη από με ημερομηνία και Πληρώθηκε· στις παραγγελίες με προκαταβολή εμφανίζεται επιπλέον το Υπόλοιπο πληρωμής μετά. Το Απαιτείται ακόμη πληρωμή εμφανίζεται μόνο αφού αποστείλετε το προϊόν (Βήμα 4). Αν επιτρέπετε την ακύρωση μόνο με επικοινωνία με το κατάστημα, η σελίδα γράφει Για ακύρωση της παραγγελίας, επικοινωνήστε με το κατάστημα.

1. Από την πλευρά σας, ανοίξτε Λειτουργίες ▸ Εμπόριο ▸ Παραγγελίες πώλησης. Η νέα παραγγελία έχει κατάσταση Προπαραγγελία (αν τοποθετήσετε τον δείκτη πάνω της, θα δείτε "Αναμονή για άφιξη αποθέματος. Θα αποσταλεί όταν την παραδώσετε στον αγοραστή που περιμένει.").

1. Ανοίξτε την τελευταία καρτέλα, Προπαραγγελία. Για κάθε προϊόν και παραλλαγή βλέπετε Σε αναμονή, Πληρώθηκε (η προκαταβολή μετράει επίσης ως πληρωμένη), Δεν έχει πληρωθεί, Πρέπει ακόμη να αγοραστεί και Διαθέσιμο. Το Πρέπει ακόμη να αγοραστεί είναι ο αριθμός των τεμαχίων που πρέπει ακόμη να παραγγείλετε από τον προμηθευτή. Πατήστε Λήψη .xlsx αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον πίνακα για την παραγγελία σας.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: η δοκιμαστική παραγγελία βρίσκεται στην Προπαραγγελία, και τα αποθέματα του προϊόντος δεν αλλάζουν: το απόθεμα, το δεσμευμένο και το διαθέσιμο για πώληση μένουν όπως πριν, επειδή οι προπαραγγελίες καταγράφονται χωριστά και δεν είναι απόθεμα αποθήκης. Η παραγγελία που δεν έχει πληρωθεί ακυρώνεται αυτόματα όταν λήξει ο χρόνος κράτησης, και η ποσότητα επιστρέφει για άλλους αγοραστές. Το ίδιο ισχύει και για τις τραπεζικές μεταφορές: επιβεβαιώστε την είσπραξη (Βήμα 3) πριν λήξει ο χρόνος κράτησης. Αν το καλάθι περιέχει και διαθέσιμα προϊόντα και προϊόντα προπαραγγελίας, παραμένει μία παραγγελία, με σημείωση ότι τα διαθέσιμα θα σταλούν μαζί με τα προπαραγγελμένα. Ο αγοραστής μπορεί να αφαιρέσει τη γραμμή προπαραγγελίας για να λάβει αμέσως το υπόλοιπο.

Βήμα 3 — Επιβεβαίωση τραπεζικής μεταφοράς

Ο αγοραστής που πληρώνει με τραπεζική μεταφορά στέλνει τα χρήματα στον τραπεζικό λογαριασμό του καταστήματος, τον οποίο το σύστημα δεν μπορεί να δει. Γι' αυτό εσείς επιβεβαιώνετε ότι τα χρήματα έφτασαν. Οι παραγγελίες που πληρώνονται μέσω πύλης πληρωμών, όταν η πύλη μπορεί να επιβεβαιώσει την πληρωμή, επιβεβαιώνονται αυτόματα και δεν χρειάζεται να πατήσετε τίποτα.

1. Στην καρτέλα Προπαραγγελία, βρείτε τη γραμμή του αγοραστή που δεν έχει πληρώσει (για παράδειγμα, αγοραστής με 2 τεμάχια και σύνολο 300.000 ₫) και πατήστε Επιβεβαίωση παραλαβής τραπεζικής μεταφοράς.
2. Ανοίξτε την εφαρμογή της τράπεζάς σας και συνεχίστε μόνο αφού δείτε τα χρήματα στον λογαριασμό. Το παράθυρο διαλόγου υπενθυμίζει ακριβώς αυτό.
3. Συμπληρώστε το Ποσό που λάβατε (προεπιλογή το ποσό που οφείλεται άμεσα, και δεν μπορεί να υπερβαίνει το σύνολο της παραγγελίας), την Ημερομηνία άφιξης των χρημάτων στον λογαριασμό (προεπιλογή σήμερα, και δεν μπορεί να είναι μελλοντική ημερομηνία) και τη Περιγραφή μεταφοράς (προαιρετικό).
4. Πατήστε Επιβεβαίωση παραλαβής χρημάτων.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: η παραγγελία θεωρείται πληρωμένη (ή με εισπραγμένη προκαταβολή) και είναι έτοιμη να αποσταλεί με τη σειρά της. Αν έχετε ήδη καταχωρίσει χειροκίνητα αυτή την πληρωμή, το σύστημα τη λαμβάνει υπόψη χωρίς να την υπολογίσει δεύτερη φορά. Το ιστορικό δραστηριότητας της παραγγελίας δείχνει ποιος επιβεβαίωσε, πόσα χρήματα και ποια ημερομηνία.

Βήμα 4 — Όταν φτάσει το απόθεμα: έλεγχος και αποστολή στον αγοραστή που περιμένει

1. Khi παραλάβετε τα εμπορεύματα στην αποθήκη, το σύστημα εμφανίζει πόσες μονάδες που έχουν ήδη πληρωθεί περιμένουν αυτή την παρτίδα, μαζί με τον σύνδεσμο Άνοιγμα Προπαραγγελιών. Κάντε κλικ σε αυτόν ή ανοίξτε ξανά την καρτέλα Προπαραγγελίες.
2. Η ενότητα Προεπισκόπηση του προϊόντος εμφανίζεται διαθέσιμη όταν φτάσουν τα εμπορεύματα: το σύστημα απαριθμεί τι θα συμβεί, χωρίς να αλλάξει τίποτα. Η σειρά είναι πρώτα παραδίδεται η παλαιότερη πληρωμένη παραγγελία. Οι απλήρωτες παραγγελίες δεν υπολογίζονται ποτέ. Αν μια παραγγελία είναι μεγαλύτερη από τα εναπομείναντα τεμάχια, η παράδοση σταματά ακριβώς σε εκείνη την παραγγελία ώστε κανείς να μην παραλειφθεί κατά λάθος· τα αχρησιμοποίητα τεμάχια παραμένουν διαθέσιμα.
3. Όταν σας φαίνεται σωστό, κάντε κλικ στο Παράδοση στους αγοραστές που περιμένουν, ξαναδιαβάστε την ερώτηση «Παράδοση {n} μονάδων σε {m} παραγγελίες που περιμένουν;» και κάντε κλικ στο Ναι, παράδοση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: το αποτέλεσμα διαβάζεται παραγγελία προς παραγγελία: Παραδόθηκε, Παράλειψη: δεν έχει πληρωθεί ή Διακοπή: υπερβαίνει τα εναπομείναντα, μαζί με τον αριθμό των μονάδων Ακόμη σε αναμονή. Οι παραγγελίες χωρίς αποθήκη παραλαβής εμφανίζονται ως Παράλειψη: δεν υπάρχει αποθήκη (στην προεπισκόπηση: "δεν έχει επιλεγεί αποθήκη, θα παραλειφθεί"), γι' αυτό εισάγετε τα εμπορεύματα στην αποθήκη από την οποία παραλαμβάνουν οι παραγγελίες. Αν πατήσετε ξανά αμέσως μετά, δεν αλλάζει τίποτα. Οι παραδοθείσες παραγγελίες φεύγουν από τις Προπαραγγελίες, η ποσότητα μετατρέπεται σε πραγματικό δεσμευμένο απόθεμα, και η παραγγελία συνεχίζει όπως κάθε παραγγελία από τον ιστότοπο: εξάγετε από την αποθήκη και παραδίδετε στον μεταφορέα.

Για παραγγελίες με προκαταβολή: μετά την παράδοση, ο αγοραστής λαμβάνει email που τον ενημερώνει ότι απομένει να πληρώσει το υπόλοιπο, και η σελίδα της παραγγελίας εμφανίζει Πληρωμή του υπολοίπου. Η προθεσμία πληρωμής είναι ο αριθμός ημερών που ορίσατε στο Βήμα 1 (έως 7 ημέρες).

Αν τα εμπορεύματα δεν έχουν φτάσει εγκαίρως: κάντε κλικ στο Αλλαγή ημερομηνίας, το κουμπί που ανοίγει την κάρτα προϊόντος στο πεδίο Αναμενόμενα από· εισάγετε τη νέα ημερομηνία και αποθηκεύστε εκεί για να αλλάξετε την ημερομηνία για όσους περιμένουν. Ο αγοραστής ενημερώνεται για τη νέα ημερομηνία μόνο αφού εγκρίνετε το μήνυμα στις Εργασίες, και αυτό περνά από ένα πρότυπο αυτοματισμού που είναι απενεργοποιημένο by default (δείτε την ενότητα Σημειώσεις). Όσο το πρότυπο είναι απενεργοποιημένο, το σύστημα δεν ειδοποιεί κανέναν αυτόματα και ενημερώνετε εσείς τον αγοραστή. Το email για τη νέα ημερομηνία ενημερώνει επίσης τον αγοραστή για το πώς μπορεί να ζητήσει ακύρωση αν η νέα ημερομηνία δεν του εξυπηρετεί (το κουμπί ακύρωσης αν του επιτρέψατε να ακυρώνει μόνος του στο Βήμα 1, αλλιώς επικοινωνία με το κατάστημα), και υπενθυμίζει ότι το κατάστημα αποφασίζει για την επιστροφή χρημάτων σύμφωνα με τους όρους που αποδέχθηκε, και ότι κανένα ποσό δεν επιστρέφεται αυτόματα.

Βήμα 5 — Όταν ο αγοραστής ακυρώνει ή δεν πληρώνει το υπόλοιπο

Το σύστημα δεν επιστρέφει χρήματα αυτόματα και δεν κρατά την προκαταβολή αυτόματα. Δημιουργεί μια εργασία για το άτομο που επιλέξατε, και αυτό το άτομο καταγράφει την απόφασή του. Το email προς τον αγοραστή και ο τίτλος της εργασίας αναφέρουν το ποσό που εισπράχθηκε ως πρώτη πληρωμή, είτε πρόκειται για πλήρη πληρωμή είτε για προκαταβολή.

5α. Ακυρώθηκε παραγγελία που έχει πληρωθεί. Εξ ορισμού, ο αγοραστής επικοινωνεί με το κατάστημα, και εσείς κάνετε κλικ στο Ακύρωση στη σελίδα της παραγγελίας (ένα κλικ αρκεί για την ακύρωση, χωρίς παράθυρο επιβεβαίωσης). Η ποσότητα επιστρέφεται. Αν έχει πληρώσει, ο υπεύθυνος επιστροφών βλέπει στις Εργασίες μια εργασία με τίτλο "Προπαραγγελία {số đơn}: επιστροφή χρημάτων στον αγοραστή", η οποία ανοίγει με ένα μπλοκ Ακυρώθηκε μια προπαραγγελία που έχει πληρωθεί, με τον αγοραστή, την παραγγελία, το ποσό που πληρώθηκε και το κείμενο επιστροφής σας (μόνο για ανάγνωση).

1. Nhấn Mở thao tác Hoàn tiền của đơn hàng.
2. Hoàn tiền cho người mua qua kênh của bạn trước (chuyển khoản lại, hoặc cách khác), rồi nhấn Hoàn tiền trên đơn hàng để ghi vào sổ. Hoàn tiền trong GTG CRM chỉ ghi nhận khoản hoàn vào sổ sách, không chuyển tiền thay bạn.
3. Quay lại nhiệm vụ, đánh dấu Tôi đã hoàn tiền và nhấn Ghi nhận quyết định của tôi.

✅ Kết quả mong đợi: quyết định của bạn được ghi lại. Nếu không ai xử lý, nhiệm vụ sẽ được chuyển lên cấp trên (leo thang) vào ngày ghi ngay trên nhiệm vụ. Nhiệm vụ này vẫn chạy ngay cả khi bạn chưa từng mở phần Tự động hóa.

5b. Người mua tự hủy. Chỉ xảy ra khi bạn chọn Cho đến khi hàng được giao cho họ ở Bước 1, và chỉ sau khi bạn nhấn Giao cho người mua đang chờ ở Bước 4 cho đơn đó. Trang đơn hàng của họ có mục Hủy đơn đặt trước của tôi, kèm nội dung hoàn tiền của bạn ngay phía trên nút. Liên kết chỉ dùng được một lần. Sau khi hủy, họ thấy "Đơn đặt trước của bạn đã được hủy. Cửa hàng đã được yêu cầu hoàn lại số tiền bạn đã thanh toán." và nhiệm vụ hoàn tiền ở trên sẽ được tạo cho bạn, xử lý tiếp như mục 5a.

5c. Đơn đặt cọc không trả phần còn lại. Khi quá hạn mà người mua chưa thanh toán phần còn lại, đơn sẽ tự động hủy và số lượng hàng được trả về kho. Người duyệt hoàn tiền sẽ nhận nhiệm vụ Một đơn đặt hàng trước có tiền cọc đã bị hủy. Hãy quyết định xử lý khoản tiền cọc. (nếu không ai xử lý, nhiệm vụ sẽ được chuyển lên chủ shop), với hai lựa chọn: Tôi đã hoàn tiền hoặc Tôi không trả lại (quyết định của tôi). Không có lựa chọn nào được chọn sẵn. Trong danh sách Nhiệm vụ, nhiệm vụ này có tên "Đơn đặt trước {số đơn}: quyết định về khoản thanh toán đầu tiên". Nhiệm vụ hiển thị nguyên văn điều khoản mà người mua đã chấp nhận khi đặt hàng. Hãy chọn một lựa chọn và ghi nhận.

✅ Kết quả mong đợi: quyết định được ghi nhận là của người đã xác nhận, kèm thời điểm. Hãy đối chiếu với điều khoản bạn đã viết ở Bước 1. GTG CRM không thể xác định việc không trả lại tiền có hợp lệ hay không, vì vậy hãy hỏi người tư vấn của bạn về quy định hiện hành tại nước bạn.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Ενέργεια	Αποτέλεσμα που θα δείτε
Άνοιγμα της κάρτας πριν συμπληρώσετε όλα τα βήματα	Λίστα "Για να ενεργοποιήσετε, κάντε τα εξής βήματα", ο διακόπτης δεν μπορεί να ενεργοποιηθεί
Ολοκληρώστε όλα τα βήματα και μετακινήστε τον διακόπτη στο Ενεργό	Εμφανίζονται οι ρυθμίσεις: ποσότητα παραλαβής, προβλεπόμενη ημερομηνία, ώρα διατήρησης παραγγελίας, μέγιστος αριθμός ανά παραγγελία, πληρωμή, δικαίωμα ακύρωσης
Εισαγωγή ώρας διατήρησης μεγαλύτερης από 72	Το σύστημα την απορρίπτει
Επιλογή προκαταβολής, τιμή 1.500.000 ₫, σταθερή προκαταβολή 300.000 ₫	"Για αυτό το προϊόν, ο πελάτης πληρώνει 300.000 ₫ αμέσως και 1.200.000 ₫ αργότερα."
Προβολή της σελίδας προϊόντος στον ιστότοπο	"Προπαραγγελία, προβλεπόμενη από …", χωρίς ένδειξη εξαντλημένου, χωρίς μέγιστο αριθμό
Η ποσότητα παραλαβής έχει συμπληρωθεί, ή η προπαραγγελία είναι απενεργοποιημένη	Η σελίδα εμφανίζεται όπως ένα κανονικό εξαντλημένο προϊόν
Ο αγοραστής δεν έχει επιλέξει το πλαίσιο των όρων	Το κουμπί παραγγελίας δεν μπορεί να πατηθεί
Ο αγοραστής ολοκληρώνει την παραγγελία	Η παραγγελία βρίσκεται σε κατάσταση Προπαραγγελία, το απόθεμα δεν αλλάζει
Πατάτε Επιβεβαίωση παραλαβής χρημάτων	Η παραγγελία θεωρείται πληρωμένη (ή η προκαταβολή έχει ληφθεί)· το αρχείο καταγραφής καταγράφει το άτομο, το ποσό και την ημερομηνία
Άνοιγμα της καρτέλας Προπαραγγελία πριν φτάσει το προϊόν	Η ενότητα Προεπισκόπηση παραθέτει όσα θα συμβούν, χωρίς να αλλάξει τίποτα
Πατάτε Ναι, αποστολή	Αποστέλλεται: Παράλειψη αν δεν έχει γίνει πληρωμή, ή Διακοπή αν ξεπερνά την υπολειπόμενη ποσότητα, με ένδειξη Εξακολουθεί να αναμένεται· πατώντας ξανά δεν αλλάζει τίποτα
Πατάτε Αλλαγή ημερομηνίας	Η προβλεπόμενη ημερομηνία αλλάζει· ο αγοραστής ενημερώνεται μόνο αφού εγκρίνετε το μήνυμα στις Εργασίες (το πρότυπο αυτοματισμού είναι απενεργοποιημένο by default)
Ακυρώνετε μια πληρωμένη παραγγελία	Δημιουργείται η εργασία "Μια πληρωμένη προπαραγγελία ακυρώθηκε" για τον εγκρίνοντα την επιστροφή χρημάτων
Η προκαταβολή είναι ληξιπρόθεσμη για το υπόλοιπο	Η παραγγελία ακυρώνεται αυτόματα, εμφανίζεται η εργασία απόφασης για την προκαταβολή

Σημειώσεις

• Δικαιώματα, με απλά λόγια: η αλλαγή της κάρτας προπαραγγελίας απαιτεί δικαίωμα επεξεργασίας προϊόντος· η απλή ανάγνωση της κάρτας απαιτεί δικαίωμα προβολής προϊόντος. Το κουμπί επιβεβαίωσης τραπεζικής μεταφοράς εμφανίζεται μόνο σε όποιον έχει δικαίωμα καταγραφής πληρωμής παραγγελίας· ο εγκρίνων την επιστροφή χρημάτων χρειάζεται και αυτό το δικαίωμα για να καταγράψει την απόφασή του. Η αποστολή και η αλλαγή ημερομηνίας απαιτούν δικαίωμα επεξεργασίας παραγγελίας. Μια αυτοματοποιημένη διαδικασία, μια ενσωμάτωση ή ένας βοηθός AI δεν μπορεί να επιβεβαιώσει τραπεζική μεταφορά: το αν τα χρήματα έχουν φτάσει είναι κάτι που πρέπει να πει ένας άνθρωπος.
• Τίποτα δεν επιστρέφεται ή κρατείται αυτόματα. Η επιστροφή χρημάτων και η παρακράτηση της προκαταβολής είναι αποφάσεις δικές σας, και καταγράφονται ως δικές σας αποφάσεις. Η επιστροφή χρημάτων στο GTG CRM καταχωρείται στα βιβλία, δεν μεταφέρει χρήματα.
• Δεν εισπράττεται αντικαταβολή κατά την παράδοση. Η προπαραγγελία δέχεται μόνο online πληρωμή ή τραπεζική μεταφορά.
• Οι όροι, το περιεχόμενο της επιστροφής χρημάτων, οι κανόνες προκαταβολής, ο ΦΠΑ και ο τρόπος καταχώρισης των ποσών που λαμβάνονται προκαταβολικά αποφασίζονται από εσάς. Το σύστημα δεν συμπληρώνει τίποτα εκ των προτέρων, δεν προτείνει προεπιλογές και δεν λέει τι είναι έγκυρο. Ο λογιστικός χειρισμός και οι φορολογικές υποχρεώσεις για τα ποσά που λαμβάνονται προκαταβολικά διαφέρουν ανάλογα με το κατάστημα και τη χώρα· επιβεβαιώστε τα με τον λογιστή σας.
• Η προβλεπόμενη ημερομηνία είναι δική σας εκτίμηση, όχι δέσμευση του συστήματος. Μπορείτε να την αλλάξετε, και ο αγοραστής ενημερώνεται μόνο αφού εγκρίνετε εσείς την ειδοποίηση.
• Υπάρχουν τρία προαιρετικά πρότυπα αυτοματισμού (έγκριση όταν φτάσει το προϊόν, εργασία επιστροφής χρημάτων, ειδοποίηση αλλαγής ημερομηνίας), όλα απενεργοποιημένα by default· η καρτέλα Προπαραγγελία περιέχει συνδέσμους προς αυτά. Η εργασία επιστροφής χρημάτων και η απόφαση για την προκαταβολή στο Βήμα 5 εξακολουθούν να λειτουργούν ακόμη και αν όλα είναι απενεργοποιημένα.
• Προμήθεια παραπομπής: οι παραγγελίες προπαραγγελίας που περιμένουν ακόμη το προϊόν δεν δημιουργούν προμήθεια παραπομπής. Δείτε επίσης Πρόγραμμα παραπομπής πελατών.
• Η προπαραγγελία ισχύει μόνο για τον ιστότοπο που δημοσιεύετε εσείς. Τα Shopee και TikTok έχουν δικό τους διακόπτη προπαραγγελίας, που είναι άλλη υπόθεση.