Εγχειρίδιο Χρήσης: Αυτοματοποίηση Εσόδων στο GTG CRM

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτόν τον οδηγό

Άνοιγμα της οθόνης Αυτοματισμού Εσόδων → ενεργοποίηση ενός σεναρίου → άνοιγμα του "Προβολή ροής εργασίας" για επεξεργασία περιεχομένου/στόχων → (προαιρετικά) σύνδεση καναλιού αποστολής → εκτέλεση της ενέργειας ενεργοποίησης στην οθόνη CRM για την εκτέλεση του σεναρίου → προβολή αρχείων καταγραφής εκτέλεσης → απενεργοποίηση/επανενεργοποίηση.

Προετοιμασία

#	Συνθήκη	Γιατί χρειάζεται
1	Σύνδεση σε έναν χώρο εργασίας στον οποίο έχετε δικαιώματα εγγραφής.	Για την ενεργοποίηση σεναρίων και τη δημιουργία δεδομένων ενεργοποίησης.
2	(Προαιρετικά) Ένα συνδεδεμένο κανάλι αποστολής (Messaging → Channels) + παράμετροι (διεύθυνση email, αναγνωριστικό τμήματος).	Για να εκτελεστεί πλήρως το βήμα αποστολής email/SMS/διαφήμισης. Χωρίς αυτό, το σενάριο θα εκτελεστεί, αλλά το βήμα αποστολής θα αναφέρει σφάλμα-όπως-αναμενόταν.

Βήμα 1 — Άνοιγμα της οθόνης Αυτοματισμού Εσόδων

1. Στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά, ανοίξτε Αύξηση Εσόδων (Increase Revenue) → Αυτοματισμός (Automation) → Κατάλογος Αυτοματισμού (Automation Catalog).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Μια λίστα σεναρίων ομαδοποιημένων ανά στάδιο του χωνιού (Acquire/Προσέλκυση · Convert/Μετατροπή · Close/Ολοκλήρωση · Retain/Διατήρηση · Expand/Επέκταση · Win-back/Επαναπροσέλκυση). Κάθε γραμμή: εύκολο στην κατανόηση όνομα + περιγραφή + διακόπτης ενεργοποίησης/απενεργοποίησης — περισσότερα από 30 σενάρια, ομαδοποιημένα ανά χωνί.

Βήμα 2 — Ενεργοποίηση ενός σεναρίου

1. Ενεργοποιήστε ενεργοποιήστε ένα σενάριο (π.χ. "Deal won → onboarding πελάτη" ή "Ανάκτηση καλαθιού αγορών").

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Ο διακόπτης ενεργοποιείται· εμφανίζεται ένα μήνυμα επιτυχίας· εμφανίζεται ο σύνδεσμος "Προβολή ροής εργασίας" (↗) σε αυτή τη γραμμή. Το σενάριο είναι πλέον μια Ενεργή ροή εργασίας που κατέχετε (φαίνεται στο Αυτοματισμός → Ροές Εργασίας).

Βήμα 3 — Άνοιγμα του "Προβολή ροής εργασίας" και επεξεργασία περιεχομένου

1. Πατήστε "Προβολή ροής εργασίας" στη γραμμή του σεναρίου που μόλις ενεργοποιήσατε.
2. Στον επεξεργαστή, δείτε το διάγραμμα (Trigger → βήματα → End). Επεξεργαστείτε το περιεχόμενο email, την καθυστέρηση, το αναγνωριστικό τμήματος στόχου, το όριο στις παραμέτρους των κόμβων → Αποθήκευση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Ανοίγει ο σωστός επεξεργαστής ροής εργασίας του σεναρίου· οι παράμετροι είναι επεξεργάσιμες και αποθηκεύσιμες.

Βήμα 4 — (Προαιρετικό) Σύνδεση καναλιού αποστολής

1. Ανοίξτε Messaging → Channels και συνδέστε έναν λογαριασμό email/SMS· επιστρέψτε στον επεξεργαστή και συμπληρώστε τα κενά πεδία (διεύθυνση email, αναγνωριστικό τμήματος/στόχου).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Μετά τη σύνδεση + συμπλήρωση παραμέτρων, το βήμα Αποστολή μηνύματος / Προσθήκη στο κοινό διαφημίσεων θα εκτελεστεί πλήρως (αντί να αναφέρει σφάλμα-όπως-αναμενόταν ελλείψει διαμόρφωσης).

Βήμα 5 — Ενεργοποίηση του trigger στην αντίστοιχη οθόνη CRM

1. Μεταβείτε στην οθόνη CRM που αντιστοιχεί στο σενάριο και εκτελέστε την ενέργεια ενεργοποίησης. Για παράδειγμα:

• Καλωσόρισμα & εκπαίδευση νέου lead: CRM → Επαφές → δημιουργία νέας επαφής (με όνομα + email).
• Deal won → onboarding: CRM → Deals → μετακίνηση ενός deal στο Won.
• Παραγγελία παραδόθηκε → κριτική & NPS: CRM → Προϊόντα & Παραγγελίες → σήμανση της παραγγελίας ως Παραδόθηκε.
• Κλείσιμο ραντεβού: επιβεβαίωση & υπενθύμιση: CRM → Ραντεβού → Επιβεβαίωση ενός ραντεβού.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το workflow του σεναρίου **πυροδοτείται** αμέσως μόλις συμβεί το γεγονός.

Βήμα 6 — Προβολή ημερολογίου εκτέλεσης

1. Ανοίξτε Αυτοματισμοί → Workflows → ανοίξτε το workflow → ημερολόγια εκτέλεσης.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Βλέπετε την τελευταία εκτέλεση: κάθε βήμα εκτελείται με τη σειρά. το βήμα αποστολής είναι επιτυχές αν έχει συνδεθεί κανάλι (ή αναφέρει "απαιτείται ρύθμιση" αν όχι — όπως αναμένεται).

Βήμα 7 — Απενεργοποίηση και επανενεργοποίηση (διατήρηση ρυθμίσεων)

1. Επιστρέψτε στην οθόνη Revenue Automations, απενεργοποιήστε το σενάριο.
2. Ενεργοποιήστε το ξανά.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Όταν απενεργοποιείται: ο διακόπτης είναι απενεργοποιημένος, ο σύνδεσμος "Προβολή workflow" εξαφανίζεται και στα Workflows είναι κρυφό (απενεργοποιημένο αλλά διατηρημένο, όχι διαγραμμένο). Όταν επανενεργοποιείται: λειτουργεί άμεσα, χωρίς να χρειάζεται εκ νέου δημιουργία — οι ρυθμίσεις σας διατηρούνται.

Πίνακας γρήγορης αναφοράς αναμενόμενων αποτελεσμάτων

Ενέργεια	Αποτέλεσμα που θα δείτε
Άνοιγμα οθόνης (Βήμα 1)	Λίστα σεναρίων ομαδοποιημένη ανά φίλτρο + διακόπτης για κάθε γραμμή
Ενεργοποίηση (Βήμα 2)	Toast + σύνδεσμος "Προβολή workflow"; είναι ένα workflow σε Κατάσταση: Ενεργό που σας ανήκει
Προβολή workflow (Βήμα 3)	Άνοιγμα επεξεργαστή; επεξεργασία περιεχομένου/καθυστέρησης/αντικειμένου + Αποθήκευση
Σύνδεση καναλιού (Βήμα 4)	Το βήμα αποστολής εκτελείται πλήρως μετά τη συμπλήρωση παραμέτρων
Ενεργοποίηση trigger (Βήμα 5)	Το workflow πυροδοτείται όταν συμβαίνει ένα γεγονός στην οθόνη CRM
Ημερολόγιο εκτέλεσης (Βήμα 6)	Προβολή εκτέλεσης + κατάσταση κάθε βήματος
Απενεργοποίηση/επανενεργοποίηση (Βήμα 7)	Απενεργοποίηση = κρυφό + διατήρηση; επανενεργοποίηση = άμεση εκτέλεση, χωρίς εκ νέου δημιουργία

Σημειώσεις

• Βήμα αποστολής που απαιτεί ρύθμιση: αν δεν έχει συνδεθεί κανάλι ή συμπληρωθεί παράμετροι (λογαριασμός email, αναγνωριστικό τμήματος), το σενάριο εξακολουθεί να πυροδοτείται και να εκτελείται, αλλά μόνο το βήμα αποστολής θα αναφέρει σφάλμα — αυτές είναι παράμετροι που ο πελάτης πρέπει να συμπληρώσει, όχι σφάλμα προϊόντος. Η αποστολή μηνυμάτων καταναλώνει πιστώσεις — ο χώρος εργασίας πρέπει να έχει επαρκείς πιστώσεις για να ολοκληρωθεί το βήμα αποστολής.
• Εξωτερικό webhook lead: το σενάριο "αυτόματη επιβεβαίωση εξωτερικού lead" απαιτεί τη ρύθμιση του ονόματος συμβάντος webhook στο trigger (Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις).
• Ορισμένα σενάρια απαιτούν αντίστοιχα πραγματικά δεδομένα (π.χ. το round-robin χρειάζεται προσωπικό για ανάθεση) — δείτε την περιγραφή κάθε σεναρίου.